Comment recueillir le consentement de son destinataire via le gestionnaire de consentements AR24 ?

Obtenir le consentement de vos destinataires permet de s’assurer que ces derniers sont bien en mesure de recevoir un recommandé électronique, à savoir s’ils disposent d’une adresse email et qu’elle est régulièrement consultée. Une fois obtenu, ce consentement sera valable pour tous les futurs envois adressés à ce même destinataire. Il faudra cependant conserver une preuve écrite de ce consentement en cas de litige.

AR24 vous accompagne dans cette étape en mettant à votre disposition un gestionnaire de consentements en ligne. Intuitif et ergonomique, cet outil permet d’accélérer et de simplifier vos démarches.

Pour cela, rendez-vous dans l’onglet « consentements » accessible depuis votre compte ar24.

Vous avez alors deux possibilités :

• Générer un lien et l’envoyer par vous-même à vos destinataires dans un mail personnalisé en cliquant sur « générer mon lien ». Choisissez votre type de courrier : LRE, ERE ou si vous êtes syndic vous pourrez aussi choisir l’Avis Electronique. Vous pouvez ajouter des options (références dossier ou client par exemple). Cliquez ensuite sur « Générer mon lien ». Votre lien s’affiche, vous n’avez plus qu’à le copier et le coller dans un email. Un exemple d’email personnalisé est disponible si vous le souhaitez. Vous pourrez à tout moment retrouver vos liens générés en cliquant sur « Gérer mes liens actifs ». Sur cette page, vous pourrez supprimer vos liens et retrouver les informations concernant vos liens (le type de courrier, vos références dossier ou client et le nombre de consentements obtenus).
• Vous pouvez aussi envoyer une demande de consentement via AR24. Cela signifie que nous nous occupons de notifier votre ou vos destinataires pour vous. Pour cela, retournez dans l’onglet « consentements », cliquez sur « commencer ». Vous pouvez soit envoyer une demande de consentement à un unique destinataire, soit à plusieurs.
  Dans le premier cas renseignez son adresse email, son nom et son prénom et éventuellement sa raison sociale. Ensuite, vous serez amené à entrer quelques informations comme le délai de réponse*, le type de courrier ou encore les références client ou dossier. Enfin, cliquer sur « envoyer ».

Dans le deuxième cas, si vous avez beaucoup de destinataires, vous pouvez importer un document excel comportant leurs adresses email. Pour cela, cliquez sur commencer. Nous vous invitons à télécharger notre modèle excel d’ajout de consentement. Vous n’avez plus qu’à entrer les coordonnées de vos destinataires (Email, raison sociale, nom, prénom et référence client ou dossier). Attention, à bien respecter l’ordre des colonnes. Une fois enregistré, il ne vous reste plus qu’à importer le fichier en cliquant sur « parcourir ».  Cliquez ensuite sur « ajouter ». Ensuite, vous serez amené à entrer quelques informations comme le délai de réponse, le type de courrier ou encore les références client ou dossier. Enfin, cliquer sur « envoyer ».

À tout moment, vous pouvez suivre le statut de vos consentements, en retournant dans l’onglet « consentements » et en vous rendant en bas de la page.

*Le délai de réponse correspond au temps dont le destinataire va disposer pour répondre à la notification où AR24 lui demande s’il souhaite donner son consentement. En absence de réponse de sa part au-delà du délai indiqué, le consentement est considéré comme en étant refusé