Pourquoi la LRE répond-elle à la dématérialisation des échanges prévue par le Code de la Commande publique ?

Le code de la commande publique impose depuis 2018 des échanges sous une forme dématérialisée. Les courriers doivent alors s’échanger via des lettres recommandées électroniques (LRE). Cependant, la plupart des échanges sont confidentiels et dans tous les cas, il faut assurer la sécurité de ces transmissions. Comment la lettre recommandée électronique fait-elle pour assurer ces points lors d’une passation de marché public, par exemple ? Explications et détails se trouvent dans la suite de cet article.

Sommaire :

1. Le fonctionnement de la LRE dans le cadre d’un marché public
2. Zoom sur les avantages de la LRE

1. Le fonctionnement de la LRE dans le cadre d’un marché public

Les échanges sont essentiels entre un acheteur et des soumissionnaires dans le cadre d’un marché public. Ces derniers transmettent des documents à l’acheteur via une plateforme sécurisée puisqu’ils doivent se faire sous une forme numérique. La LRE proposée par AR24 est une solution pratique, rapide et fiable.

Dans un premier temps, l’expéditeur doit procéder à l’écriture du contenu de sa lettre directement via la plateforme. Il est bien sûr nécessaire de renseigner les informations de son destinataire. En quelques clics, la transmission des documents peut se faire. Avant de transmettre les courriers, AR24 vérifie l’identité des deux parties. Le destinataire est alors informé par e-mail de l’existence d’une lettre recommandée électronique lui étant adressée. À partir de cette étape, l’expéditeur est informé de toutes les actions de son destinataire afin de suivre le cheminement de son courrier.

Ainsi, il est courant de l’acceptation et de la date de celle-ci par son destinataire. Dans le cas contraire, il est aussi notifié du refus de prise de connaissance ou bien de la négligence de son destinataire, si tel est le cas. Ces preuves permettent aux parties de suivre très précisément les échanges et d’avoir des éléments de preuve en cas de besoin. C’est souvent le cas lorsque des délais doivent être précisément respectés pour l’envoi de documents.

AR24 permet d’obtenir plusieurs preuves matérielles lors des échanges par LRE :

• Le dépôt du courrier dans la boîte de réception du destinataire,
• L’accusé de réception si l’autre partie accepte la LRE,
• Le refus de la LRE, le cas échéant,
• La preuve de la négligence si le destinataire n’ouvre pas son courrier dans les 15 jours après l’envoi.

Il faut noter que chaque envoi depuis la plateforme AR24 est certifié par un horodatage effectué par des prestataires qualifiés. Ainsi, les échanges sont totalement sécurisés. Il est, par exemple, impossible pour le soumissionnaire d’opposer à l’expéditeur le fait que son courrier était vide ou sans pièce jointe.

2. Zoom sur les avantages de la LRE

La lettre recommandée électronique est le mode de transmission idéal pour répondre aux obligations du code de la commande publique. En effet, le législateur impose depuis 2018 la communication entre acheteur et soumissionnaire par voie dématérialisée. C’est donc pour répondre à ce besoin qu’AR24 propose une plateforme sécurisée pour envoyer ses courriers sous la forme d’une lettre recommandée électronique. Cette solution a plusieurs avantages.

Comme nous l’avons vu, la LRE est une solution sécurisée. Les documents transitent par e-mail et les parties peuvent suivre son acheminement par la réception de preuves à chaque nouvelle étape. Il faut aussi noter que les courriers et les pièces jointes sont conservés sur des serveurs sécurisés pendant 10 ans. La confidentialité de ces derniers est aussi certifiée dans les conditions générales de la plateforme.

Enfin, cette solution a l’avantage d’être pratique. Elle permet en quelques clics aux parties de communiquer des éléments importants qui conditionnent les actions prochaines. Dans le cadre des marchés publics, il faut souvent réagir vite. La dématérialisation des échanges via la LRE par la plateforme AR24 permet donc de réagir rapidement pour répondre à une demande d’un acheteur en lui fournissant tous les documents justificatifs nécessaires.