Peut-on envoyer les convocations d’assemblée générale par email ?

Publié le 4 mars 2021  —  Dernière modification le 16 avril 2021

Peut-on envoyer les convocations d’assemblée générale par email ?

Selon l’union des Syndicats de l’immobilier (UNIS), c’est plus de 16 millions de convocations d’assemblée générale qui sont envoyées chaque année par les Syndics de copropriété. Cela représente un montant d’environ 170 millions d’euros. Bien entendu, l’envoi de ces documents ne peut pas être fait par email. Mais si nous vous disions qu’il est cependant possible de dématérialiser facilement les envois des convocations d’AG, tout en réduisant leurs coûts et en conservant toute la valeur légale ?

Sommaire :

  1. Envoyer les convocations d’assemblée générale par email ?
  2. Réduire les coûts de ces envois règlementés
  3. Dématérialiser également vos PV d’AG et vos mises en demeure

 

1. Envoyer les convocations d’assemblée générale par email ?

Convocations d’AG envoyées sous plis réglementés

Vous le savez, les convocations d’AG et les documents qui les complètent, doivent être envoyés à l’aide de l’un des procédés réglementés suivants :

 

  • Lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR)
  • Lettre recommandée électronique eIDAS (LRE)
  • Ou Avis Electronique (AE uniquement dédié aux Syndics)

 

Traditionnellement, les convocations d’AG devaient obligatoirement être expédiées par pli réglementé avec accusé de réception sous peine de nullité (une annulation décalerait l’AG et obligerait le Syndic à procéder à de nouvelles convocations). Inutile donc de vous préciser que l’email serait obligatoirement nul pour les convocations d’assemblée générale en copropriété ; celui-ci n’ayant aucune valeur juridique et aucun moyen de prouver l’accusé réception. Dommage, nous direz-vous, car c’est un outil simple et très utilisés par tous les copropriétaires.

Alors comment faire aussi simple que l’email ? Il existe des solutions très proches qui permettent l’envoi de convocations d’AG par voie 100% électronique : LRE ou avis électronique – d’ailleurs l’avis électronique est envoyé sous le format d’un email.

 

L’avis électronique pour les Syndics – « comme un email »

Facile à envoyer et encore plus simple à réceptionner, l’avis électronique est idéal pour simplifier l’envoi des convocations d’AG.

Côté Syndic, la création de l’avis électronique se fait soit en ligne sur le site d’AR24, soit depuis votre logiciel métier (si l’avis électronique n’était pas encore intégré dans votre logiciel syndic, n’hésitez pas à nous contacter, nos équipes peuvent intervenir et vous accompagner rapidement).

Et côté réception, le copropriétaire reçoit sa convocation d’AG sous le format d’un email : il n’a plus qu’à cliquer sur le lien contenu dans cet email pour accéder à ses documents.

Une fois « l’email » ouvert, le Syndic reçoit la preuve d’AR en quelques secondes. Simple et efficace, l’avis électronique répond au décret 2020-834 du 2 juillet 2020 et permet aux syndics d’envoyer leurs convocations d’AG en quelques clics.

 

2. Réduire les coûts de ces envois règlementés

L’avis électronique possède un tarif unique de 1,99 € HT / envoi. Le prix ne varie pas, peut importe le volume de pièces jointes que vous ajoutez à la convocation d’AG. En effet vous pourrez ajouter jusqu’à 256 Mo de pièces jointes par envoi (soit environ 19.000 documents).

En passant dès à présent à ce procédé électronique règlementé vous réduirez donc forcément vos coûts : que vous utilisiez la lettre recommandée électronique (qui possède également un tarif unique) ou la lettre recommandée avec accusé de réception papier (qui voit son coût varier en fonction du poids contenu dans l’enveloppe envoyée).

Selon votre nombre de convocations d’AG à envoyer, vous pourrez dorénavant prévoir vos coûts à l’avance. Enfin, l’avis électronique est bien entendu refacturable à la copropriété.

 

3. Dématérialiser également vos PV d’AG et vos mises en demeure

Nous ne l’avions pas précisé précédemment, mais l’avis électronique n’est pas uniquement dédié à l’envoi des convocations d’assemblée générale en copropriété. Il est aussi valable pour envoyer les PV d’AG ainsi que les mises en demeure. Très pratique pour simplifier ces envois (et pour réduire leurs coûts également).

 

Ainsi, l’avis électronique AR24 vous permet de gérer 3 envois réglementés beaucoup plus simplement et « sous le format d’un email ».

Attention, pour les autres envois réglementés que vous retrouverez en copropriété, vous devrez utiliser la lettre recommandée dans son format digital ou dans sa version papier.

 

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