La gestion des courriers recommandés peut rapidement devenir chronophage lorsqu’elle concerne de nombreux collaborateurs et repose encore sur des opérations papier. Préparation des documents, traitement des envois, suivi des recommandés : ces différentes étapes mobilisent du temps et s’intègrent difficilement dans une organisation qui souhaite dématérialiser ses processus.
Dans la continuité de son projet de dématérialisation des archives, le courtier en assurances Filhet Allard a choisi de remplacer progressivement les recommandés papier par des recommandés électroniques avec AR24. Nous avons rencontré Marjorie Hansel, responsable de la gestion des flux au sein des Services Généraux, pour comprendre comment la solution a été déployée, comment les collaborateurs ont été accompagnés et quelles évolutions ont permis de répondre à leurs besoins.
Sommaire :
Créé à Bordeaux en 1846, Filhet-Allard est un groupe familial spécialisé dans le courtage d’assurances. Il accompagne les entreprises et les collectivités dans différents domaines, notamment les risques d’entreprise, la protection sociale, le crédit, le maritime et le transport.
Dans une organisation de cette envergure, la gestion des flux documentaires constitue un enjeu quotidien. De nombreux services utilisent régulièrement le recommandé pour transmettre des courriers nécessitant un suivi précis. La dématérialisation de ces envois doit permettre de réduire les tâches liées au papier, de fluidifier leur traitement et de faciliter leur suivi.
Notre premier enjeu concernait nos archives. Nous avons souhaité les numériser afin de pouvoir travailler uniquement en dématérialisé.
La suite s’est imposée naturellement. Nous avons délaissé les recommandés papier au profit des recommandés électroniques.
La mise en place d’AR24 au sein de Filhet-Allard a été un réel travail d’équipe.
Nous avons pu collaborer afin de créer un support pour aider nos collaborateurs et les accompagner dans leur formation. L’objectif était qu’ils puissent être autonomes dans l’utilisation de la solution. Nous avons vraiment bénéficié d’un suivi de qualité.
Cette collaboration nous a permis d’obtenir une meilleure traçabilité, une utilisation plus fluide et une optimisation des coûts.
La solution AR24 était très attendue dans nos services, puisque les collaborateurs utilisent régulièrement les recommandés et que leur gestion leur prenait beaucoup de temps.
La solution est pour eux beaucoup plus fluide et beaucoup plus rapide. Nous avons pu déployer ce fonctionnement dans 17 services au sein de Filhet-Allard.
Les collaborateurs sont vraiment très satisfaits de cette solution et, pour rien au monde, ils ne souhaiteraient revenir en arrière.
AR24 nous a permis de fluidifier nos processus et de gérer efficacement le suivi de nos recommandés.
La solution nous a également permis d’asseoir notre volonté de travailler de manière totalement dématérialisée.
Nos collaborateurs nous ont fait part de problématiques sur lesquelles nous avons pu travailler.
AR24 nous a accompagnés dans la création d’un annuaire qui permet aux gestionnaires d’être sûrs de l’interlocuteur auquel ils envoient leurs courriers. Cela les sécurise et leur fait gagner du temps, puisqu’ils n’ont plus besoin de rechercher les adresses e-mail dans leur répertoire personnel.
Les collaborateurs ont complètement adopté cet annuaire, qui leur simplifie vraiment la vie.
Vous souhaitez dématérialiser la gestion de vos recommandés ?
Contactez notre équipe commerciale pour découvrir comment AR24 peut accompagner votre organisation et faciliter l’adoption du recommandé électronique par vos collaborateurs.
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