Les syndics de copropriétés sont aujourd’hui plus nombreux à avoir recours à la lettre recommandée électronique (LRE) pour échanger avec les copropriétaires, notamment dans le cadre des convocations aux assemblées générales. Aujourd’hui, il existe une solution qui permet de sécuriser un peu plus ces échanges : la LRE eIDAS (I.). Le choix d’une LRE par rapport à un format papier présente de nombreux avantages pour les parties (II.). Le numérique permet aux entreprises comme aux particuliers de simplifier l’ensemble des procédures.
Sommaire :
Depuis le 1er janvier 2019, il est possible d’envoyer des recommandés électroniques avec une « mention » eIDAS. Cette solution trouve sa place à côté de la LRE simple (sans qualification eIDAS) ; la réglementation eIDAS ayant pour objectif de renforcer la sécurité mais aussi la confiance des utilisateurs dans les communications numériques avec force probante.
Pour cela, de nouvelles obligations sont mises en place pour garantir un échange optimal entre les deux parties. La vérification de l’identité de l’expéditeur (à un niveau élevé) et de celle du destinataire (à un niveau substantiel). Le choix d’une LRE qualifiée est généralement favorisé par la sécurité que cette dernière procure aux parties ; elle est à valeur probante et strictement équivalente au courrier recommandé papier avec AR.
Le prestataire doit toujours vérifier l’identité de l’expéditeur et du destinataire lorsqu’il a la charge de l’acheminement d’une lettre recommandée qualifiée eIDAS. Il doit aussi être qualifié comme prestataire de service de confiance « QeRDS » pour pouvoir envoyer ces LRE.
Depuis le 1er janvier 2019, le prestataire chargé de l’acheminement des lettres recommandées doit respecter certains critères pour pouvoir acheminer des LRE eIDAS qualifiées : horodatage, preuves électroniques, vérification d’identité, etc.
Ces mesures viennent alors considérablement renforcer la confiance des utilisateurs dans ces envois. En utilisant ce service, les syndics renforcent ainsi la sécurité des communications au sein de leurs copropriétés ; ils font également gagner du temps à leur destinataires copropriétaires en leur permettant de s’identifier à distance.
La LRE présente de nombreux avantages pour les syndics de copropriété.
En premier lieu, cette solution numérique facilite les échanges en les rendant plus rapides. Les délais d’acheminement sont raccourcis avec cette solution. Plus besoin de faire passer en impression, en direct ou à distance, tous les courriers recommandés papiers à envoyer ; ceux-ci sont dorénavant 100% dématérialisés ; ils sont créés et envoyés en quelques clics, depuis le site d’AR24 ou depuis votre solution éditique (à condition que celle-ci nous ait intégré en API).
De plus, les coûts liés aux envois sont aussi diminués : les frais postaux réduits sont très rapidement appréciables. Il n’y a pas de surcoût lié au volume de documents envoyés.
Enfin, le choix d’une LRE démontre la volonté du syndic de faire évoluer les échanges avec les copropriétaires afin de les rendre plus simples et plus rapides. Avec le choix du numérique, il n’est pas nécessaire d’imprimer les convocations d’assemblée générale. Les copropriétaires pourront faire le choix eux-mêmes de les imprimer ou non.
La LRE eIDAS, est une solution particulièrement intéressante à mettre en avant pour réduire vos frais et votre emprunte carbone : les copropriétaires étant aujourd’hui sensibles à ces engagements tarifaires et écologiques de la part des syndics de copropriétés.
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