7 bonnes raisons de dématérialiser vos mises en demeure

Lorsqu’on parle de dématérialisation, il ne s’agit pas seulement de l’envoi d’une mise en demeure par email mais d’une notification certifiée permettant d’attester de l’heure, et de la date d’envoi et de réception grâce à un horodatage numérique. Connue sous le nom de Lettre Recommandée Electronique (LRE), ce mode d’envoi vous permet de bénéficier de la plus haute protection juridique. Ces dernières années, le courrier recommandé 100% électronique est devenu le moyen de communication privilégié des professionnels de l’assurance.

À suivre, 7 raisons de faire de la dématérialisation de vos procédures de recouvrement une priorité !

Sommaire :

Adopter une solution innovante et juridiquement valable
Optimiser son temps et gagner en productivité
Accélérer le règlement des primes impayées et les délais légaux
Faciliter les règlements
Optimiser les coûts d’impression et de gestion des documents
S’adapter aux nouveaux modes de travail
Moderniser votre image

1. Adopter une solution innovante et juridiquement valable

La valeur juridique de la lettre recommandée électronique n’est plus à démontrer. Depuis le 1^er janvier 2019, elle est le strict équivalent juridique de la LRAR papier (article L.100 du Code des postes et des communications électroniques), et pourra par conséquent être utilisée dans toutes les situations où le Code des assurances exige le recours à un courrier recommandé avec avis de réception. Mais ce n’est pas tout : la LRE est le seul courrier recommandé qui peut garantir la preuve de contenu grâce à l’horodatage qualifié ; un avantage non négligeable dans une procédure de recouvrement. Autrement dit, le contenu même du courrier, mais également ses pièces jointes, seront considérés comme exactes et intègres en cas de litige avec un assuré.

Afin de bénéficier de cette protection juridique, l’expéditeur devra faire appel à un prestataire de confiance qualifié par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI), qui est en charge de contrôler les prestataires de LRE qualifiées et de s’assurer qu’ils répondent bien aux conditions et exigences en matière de sécurité, imposées par le règlement eIDAS, en vigueur au sein de l’Union Européenne. En tant que 1^er achemineur de LRE qualifiées (qualification obtenue en 2018), AR24 notifie aussi bien les particuliers que les professionnels par courrier recommandé électronique ayant la même valeur qu’une LRAR papier.

Tout indiquée dans le cas d’un retard de paiement des primes, la lettre recommandée électronique permet en quelques clics seulement, de mettre en demeure un assuré tout en accélérant la procédure de recouvrement.

2. Optimiser son temps et gagner en productivité

Dématérialiser les envois de mises en demeure permet aux professionnels de l’assurance de gagner un temps précieux, notamment en se libérant des tâches chronophages, qui peuvent freiner leur productivité, mais aussi de se concentrer sur leur cœur de métier : protéger, assurer et satisfaire les assurés.

Directement depuis ar24.fr ou depuis votre logiciel métier (après avoir demandé une connexion API), vous pouvez mettre un assuré en demeure en quelques clics et lui permettre de payer les sommes dues. La gestion de vos recouvrements est donc largement optimisée puisque aucune impression, ni mise sous plis, ni classement n’est nécessaire. Les courriers, pièces jointes et preuves sont conservés et accessibles sur votre espace AR24 ; un réel gain de temps pour les professionnels de l’assurance.

De plus, avec la fonctionnalité d’envoi de courriers par lot d’AR24, vous pouvez envoyer simultanément plusieurs mises en demeure et en quelques clics seulement. Il est possible d’adresser les mêmes pièces jointes à l’ensemble de vos destinataires ou au contraire, les personnaliser selon le destinataire ; de quoi optimiser la gestion de vos impayés.

3. Accélérer le règlement des primes impayées et les délais légaux

À l’identique d’un acheminement par voie postale, l’expéditeur reçoit immédiatement après l’envoi, une preuve de dépôt et d’envoi, celle-ci est identique à l’avis de passage et permet dans de nombreux cas, de faire courir les délais légaux.

Dans le cas de la mise en demeure pour non-paiement des primes d’assurance, elle est envoyée dans les 10 jours suivant l’échéance de paiement (article L113-3 du Code des assurances). La mise en demeure dématérialisée est envoyée instantanément et permet par conséquent, de faire courir plus rapidement le délai de 30 jours accordé à l’assuré pour régulariser sa situation avant la suspension automatique et de plein droit, de son contrat et des garanties d’assurance, puisque les délais d’acheminement sont supprimés.

L’assuré est notifié directement sur sa boite email et pourra accuser réception de la mise en demeure 7j/7, 24h/24, sans avoir à se déplacer. Vous recevez alors une preuve d’accusé de réception, de refus, ou de négligence, si votre courrier reste ignoré par l’assuré durant les 15 jours suivant l’envoi et en dépit des 4 relances envoyées par AR24. À noter qu’un refus ou une ignorance n’a aucune incidence sur la procédure de recouvrement. Autrement dit, la procédure ne pourra être ni suspendue, ni interrompue puisque le délai court à compter de l’envoi de la mise en demeure (la date d’envoi étant certifiée grâce à l’horodatage électronique).

Si l’assuré procède au règlement au cours de la période de suspension des garanties, le contrat est remis en vigueur le lendemain midi du jour du paiement. Dans le cas contraire et en l’absence de régularisation, le contrat est résilié unilatéralement : soit la résiliation est mentionnée dans la lettre de mise en demeure, soit l’assurance adresse une lettre de résiliation une fois encore, par courrier recommandé électronique.

4. Faciliter les règlements

Un oubli ou un retard de paiement peut vite arriver, c’est pourquoi il est important de relancer l’assuré ; cette fois-ci, l’Envoi Recommandé Electronique simple (ERE simple) sera suffisant. Ce mode d’envoi permet de s’assurer de la bonne réception du courrier ; l’expéditeur reçoit une preuve à l’envoi et à la réception. Cependant, il n’est en aucun cas un équivalent de la LRAR et ne requiert aucune vérification d’identité à distance côté destinataire pour ouvrir le courrier, contrairement à la LRE. En revanche, la date d’envoi aura une valeur probatoire et le contenu de l’ERE est certifié avec l’horodatage qualifié.

Afin de faciliter le règlement de la prime d’assurance, vous avez la possibilité d’ajouter un lien de paiement directement dans votre lettre de relance ou de mise en demeure ; ce qui est très apprécié par les assurés. L’ajout du lien de paiement permet la plupart du temps, d’accélérer le règlement des primes impayées en permettant aux assurés d’effectuer le paiement à distance en toute sécurité et de manière instantanée.

5. Optimiser les coûts d’impression et de gestion des documents

Chez AR24, toutes les solutions de recommandés électroniques (LRE, ERE simple, LRO) sont disponibles à un prix unique sans frais supplémentaires. Deux à cinq fois moins chère qu’un courrier recommandé papier classique, la LRE permet de réaliser des économies substantielles, compte tenu du fait que le prix reste fixe quel que soit le volume de pièces jointes ajouté à l’envoi ou la destination.

Les coûts liés à la gestion de vos recouvrements pourront également être optimisés du fait de la dématérialisation de vos procédures.

6. S’adapter aux nouveaux modes de travail

Dématérialiser vos mises en demeure permet de gérer vos dossiers tout en mobilité et de notifier vos assurés n’importe où et n’importe quand. Par ailleurs, vous avez la possibilité de créer depuis votre espace AR24, une équipe de travail depuis laquelle vous pouvez modifier et envoyer un courrier à la place de votre collaborateur, mais aussi consulter et suivre un courrier ; ce qui facilite grandement le suivi de vos procédures de recouvrement.

7. Moderniser votre image

Enfin, la dématérialisation permet de moderniser votre image, en plus de simplifier et de sécuriser les échanges avec vos assurés. D’après une étude d’EY datant de 2018, plus de 80% des consommateurs désirent échanger avec leur assurance via des canaux et outils numériques. À plus forte raison qu’ils sont demandeurs de solutions toujours plus innovantes.

Par ailleurs, cette digitalisation est d’autant plus indispensable, compte tenu des nouveaux acteurs qui se développent sur le marché et qui proposent des offres toujours plus digitalisées.

Professionnels de l’assurance : ce qu’il faut retenir de la mise en demeure dématérialisée

La mise en demeure dématérialisée apparait comme une solution incontournable dans ce secteur en pleine mutation afin de simplifier et accélérer les procédures de recouvrement à l’amiable qui aboutissent, dans de nombreux cas, par une régularisation de la situation de l’assuré.

Les solutions de recommandés électroniques AR24 s’adaptent à vos modes de travail tout en vous permettant de réaliser des économies multiples.

Et vous ? Avez-vous déjà pensé à dématérialiser vos mises en demeure ? Pour cela, rien de plus simple, créez gratuitement votre compte sur ar24.fr et envoyez dès maintenant vos premiers courriers recommandés électroniques.