Sommaire :
Procédure indispensable avant la clôture de l’exercice ou la réalisation du bilan, le lettrage comptable est une opération permettant d’identifier les factures clients et fournisseurs en attente de règlement. Bien qu’elle ne soit pas considérée comme une obligation comptable, cette procédure pourrait vous faire gagner de nombreuses heures et vous apporter une vision d’ensemble claire si elle est réalisée de façon efficace et précise. Retrouvez dans ce guide tout ce que vous devez savoir sur le lettrage comptable, mais aussi comment AR24 peut vous aider à régulariser un écart ou une anomalie détectée.
Le lettrage comptable est l’action d’associer deux ou plusieurs écritures de votre comptabilité qui concernent la même transaction (par exemple, une facture et son paiement). Si, par exemple, un client règle dans un premier temps un acompte, puis, dans un second temps le solde de la facture, le comptable de l’entreprise rapproche chaque paiement à la facture. Par conséquent, les paiements enregistrés au crédit du compte client vont naturellement annuler le débit créé par la facture émise.
Ainsi, l’entreprise va pouvoir s’assurer que chaque facture émise a été réglée, mais aussi repérer rapidement les créances et retards de paiement. De cette façon, la gestion comptable de l’entreprise est simplifiée.
Pour ce qui est des factures fournisseurs, le comptable va vérifier les factures qui n’ont pas encore été réglées par l’entreprise et le cas échéant procéder à leur régularisation.
À noter : le rapprochement bancaire est une tout autre opération consistant à contrôler les mouvements bancaires et à les rapprocher des mouvements enregistrés dans le compte comptable. Dans cette opération, le comptable ne va donc pas vérifier les factures clients et fournisseurs.
En plus d’avoir une meilleure vision d’ensemble sur les factures impayées, le lettrage comptable aide à préparer la clôture de l’exercice comptable et le bilan comptable. L’objectif est de simplifier les recherches des opérations et d’assurer une cohérence dans la comptabilité de l’entreprise.
Le lettrage comptable a un impact direct sur les process de relances et de recouvrement, et par conséquent sur la relation client. En effet, si un paiement n’a pas été correctement lettré, cela pourrait conduire à relancer le client par erreur et donc à fragiliser la relation commerciale.
C’est pourquoi il est important de mettre en place un lettrage client efficace, précis et régulier. Ainsi, il sera possible d’intervenir rapidement en cas de retard de paiement et de réaliser au plus tôt les premières relances client. En résumé, détecter rapidement une anomalie comptable permet d’optimiser son processus de recouvrement et de mettre en place des stratégies efficaces.
Si les encaissements clients sont lettrés de façon efficace et régulière, la trésorerie pourra être disponible plus rapidement pour l’entreprise. Cela lui permettra de mieux anticiper ses besoins financiers, d’optimiser la gestion de son fonds de roulement et de réaliser des investissements.
Enfin, pour ce qui est du lettrage des factures fournisseurs, assurer un contrôle et un suivi régulier permet d’éviter le paiement des pénalités de retard. Toutefois, il est important de régler les fournisseurs au bon moment, c’est-à-dire, une fois que les clients ont régularisé leurs factures afin d’anticiper les difficultés de trésorerie. En somme, lettrer les comptes clients et les comptes fournisseurs est indispensable pour maintenir une trésorerie saine et ces deux actions doivent être menées conjointement.
Il existe deux façons de lettrer les comptes clients et les comptes fournisseurs.
Cette méthode est la plus fastidieuse. Concrètement, le comptable rapproche un à un les règlements avec leurs factures. Il va répertorier une à une les opérations du compte. Ce lettrage manuel nécessite donc une gestion rigoureuse et régulière. Dans le cas contraire, l’entreprise risque de relancer trop tard ses clients ou de voir la relation avec ses partenaires se fragiliser.
Une gestion non régulière peut également conduire à une mauvaise anticipation des flux de trésorerie. L’entreprise risque, en effet, de mal évaluer les liquidités disponibles.
Enfin, des incohérences pourraient apparaître ainsi que des erreurs d’imputation, avec pour conséquence un retard sur les clôtures comptables, un rallongement ou une complexification lors d’un éventuel contrôle fiscal.
Il est possible de lettrer rapidement les comptes clients et les comptes fournisseurs. Certains logiciels permettent de rapprocher automatiquement les paiements de leurs factures. Grâce à ce type de solution, l’importation des données, l’analyse des transactions, l’identification des correspondances ou encore le lettrage des comptes se fait alors de façon automatique.
Certains logiciels intègrent l’intelligence artificielle à leurs fonctionnalités afin de réaliser des lettrages complexes. De plus, les systèmes d’IA peuvent rapidement repérer les anomalies et les erreurs de lettrage et envoyer une alerte aux comptables lorsque celles-ci sont détectées.
Avec l’intégration de l’IA dans les processus de comptabilité, les entreprises peuvent gagner du temps, réduire considérablement leurs coûts et éviter les pertes financières importantes en corrigeant rapidement les erreurs.
De plus, l’IA permet d’analyser des données en temps réel. Les entreprises peuvent ainsi prendre des décisions de façon plus éclairée.
Cependant, les entreprises doivent prendre en charge des coûts initiaux d’installation et la formation des comptables.
Dans le cadre des processus comptables, l’envoi recommandé électronique peut être utilisé dans différentes situations où un écart ou une anomalie a été constaté.
Concrètement, les entreprises pourront utiliser l’envoi recommandé électronique pour relancer une facture, mettre en demeure un client, demander des informations ou encore formaliser une demande à un client ou à un fournisseur.
Il arrive souvent qu’un lettrage mette en évidence une facture impayée, un trop perçu ou un double règlement. Dans cette situation, l’envoi recommandé électronique s’impose comme une solution simple et efficace pour relancer un client ou lui demander des explications.
Ce mode d’envoi vous assure une parfaite conformité avec la législation en vigueur. Au niveau européen, c’est l’article 43.1 du Règlement eIDAS qui encadre juridiquement ce type de courrier dématérialisé. Et son utilisation, dans le cadre des procédures de recouvrement, notamment pour ce qui est du recouvrement des créances, est autorisée par l’article 1344 du Code civil modifié par l’Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016 – art. 3.
Enfin, AR24, en tant que prestataire qualifié, est en mesure de délivrer des preuves horodatées à l’envoi et à la réception du courrier. Celles-ci sont indispensables en cas de litige avec un client et resteront disponibles à tout moment via votre espace AR24.
Que vous ayez besoin d’utiliser l’envoi recommandé électronique pour relancer un client, optimiser vos processus de recouvrement, contester une facture émise par un fournisseur ou demander des informations complémentaires ou des explications à un client ou à un fournisseur, l’usage de l’ERE AR24 repose sur la simplicité et la rapidité
L’envoi est généré en quelques clics seulement et le destinataire peut quant à lui prendre connaissance de l’Envoi Recommandé Électronique 7j/7, 24h/24.
Enfin, les solutions d’envois recommandés électroniques d’AR24 sont disponibles à un tarif unique qui reste fixe indépendamment du volume de pièces jointes ou du pays de destination, contrairement à un recommandé papier traditionnel dont le prix est susceptible d’évoluer en fonction des paramètres que nous venons de citer. Des économies conséquentes peuvent donc être générées par les entreprises et cela dès les premiers envois.
Vous souhaitez intégrer les solutions d’AR24 à vos processus comptables ? Contactez nos experts pour en savoir plus sur nos offres.
Pour voir les vidéos Youtube, vous devez accepter les cookies associés. Vous pouvez modifier vos préférences en termes de cookies en cliquant ici.
