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Au cours de leur activité, les entreprises peuvent être confrontées à des impayés. En tant que créancier, vous pouvez gérer vous-même l’envoi de vos relances et mises en demeure ou alors confier le recouvrement de vos factures à un cabinet de recouvrement.
Découvrez dans ce guide, les bonnes pratiques pour accélérer les règlements de vos factures et réduire votre DSO. Retrouvez également en fin d’article un modèle de courrier à envoyer par Envoi Recommandé Electronique (ERE).
La mise en demeure consiste à obliger le débiteur à faire face à ses obligations qu’il n’a pas exécuté dans les délais impartis. Cette lettre officielle est un moyen de recouvrer une dette à l’amiable en forçant un débiteur à respecter ses obligations dans un délai déterminé. C’est donc un moyen d’éviter les recours judiciaires qui peuvent entraîner des procédures coûteuses et longues.
La mise en demeure ne concerne pas uniquement des sommes d’argent, elle peut aussi porter sur d’autres obligations contractuelles non respectées, comme un prestataire qui n’a pas livré un bien ou n’a pas réalisé la prestation de service.
À noter qu’une mise en demeure peut être adressée à une personne morale ou à une personne physique, par exemple, un locataire qui n’a pas payé son loyer ou un propriétaire qui n’a pas effectué des travaux.
Par ailleurs, la mise en demeure pourra être produite comme preuve devant les tribunaux attestant que vous, le créancier, avez tout tenté pour régler le litige à l’amiable.
La loi n’impose aucun délai pour envoyer une mise en demeure. En revanche, elle est généralement envoyée 30 jours après la relance restée sans réponse, ce qui est un délai raisonnable. Après l’envoi de la mise en demeure, le débiteur doit s’acquitter de ses dettes dans un délai de 30 jours.
Ce délai peut être ramené à 8 jours en cas de procédure progressive, autrement dit si vous avez effectué plusieurs relances au préalable.
Pour être conforme, le courrier de mise en demeure doit comporter quelques mentions obligatoires, telles que :
Dans le cas où l’entreprise (le créancier) fait appel à un cabinet de recouvrement, ses coordonnées devront figurer dans le courrier de mise en demeure ainsi que les alinéas 3 et 4 de l’article 32 de la loi du 9 juillet 1991 :
« Sauf s’ils concernent un acte dont l’accomplissement est prescrit par la loi, les frais de recouvrement entrepris sans titre exécutoire restent à la charge du créancier. Toute stipulation contraire est réputée non écrite. Cependant, le créancier qui justifie du caractère nécessaire des démarches entreprises pour recouvrer sa créance peut demander au juge de l’exécution de laisser tout ou partie des frais ainsi exposés à la charge du débiteur de mauvaise foi. ».
De plus en plus utilisé pour les procédures de recouvrement, l’ERE est un procédé 100% dématérialisé permettant de notifier un destinataire (personne physique ou personne morale). Ce courrier est régi par l’article 43.1 du Règlement eIDAS.
Oui, l’ERE, grâce à ses preuves qui disposent un horodatage qualifié, peut être utilisé pour l’envoi des lettres de relances et de mises en demeure.
En effet, l’article 1344 du Code civil modifié par l’Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016 – art. 3 stipule que « le débiteur est mis en demeure de payer soit par une sommation ou un acte portant interpellation suffisante, soit, si le contrat le prévoit, par la seule exigibilité de l’obligation. »
De ce fait, l’ERE peut constituer un moyen rapide et sécurisé d’envoyer une mise en demeure et les preuves d’envoi et de réception pourront être portées comme preuve devant le juge en cas de recours judiciaire. Ces preuves attesteront que vous avez tenté de recouvrer les créances à l’amiable.
Grâce à son instantanéité d’envoi, l’ERE permet de supprimer les délais d’acheminement. Le débiteur est donc instantanément notifié et peut prendre connaissance de sa lettre de mise en demeure.
Bien souvent, cet acte juridique est suffisant pour que la personne morale ou physique se rappelle ses obligations et régularise sa situation dans les délais prévus par la mise en demeure.
Si, malgré vos relances et votre mise en demeure, le recouvrement des créances à l’amiable n’aboutit pas, il serait alors judicieux de lancer une procédure d’injonction de payer. Le créancier ou son avocat déposera alors une requête auprès du tribunal judiciaire ou de commerce selon les cas. L’ordonnance d’injonction de payer est ensuite signifiée par un commissaire de justice (anciennement huissier de justice).
Si le destinataire de la mise en demeure envoyée par ERE refuse d’accuser réception de son courrier, ne vous inquiétez pas. Vous n’êtes en aucun cas tenu de lui adresser un nouveau courrier par ERE ou de lui envoyer une lettre recommandée papier.
En effet, la preuve de dépôt et d’envoi générée automatiquement lors de l’envoi d’un ERE, grâce à son horodatage qualifié, peut constituer un élément de preuve susceptible d’être présenté devant le juge en cas de procédure judiciaire.
Par conséquent, un refus d’ERE n’a pas pour conséquence d’interrompre ou de suspendre la procédure de recouvrement. La prochaine étape sera donc naturellement de déposer une demande d’injonction de payer auprès du juge afin d’obtenir le règlement de la dette. Nous vous recommandons de vous faire assister par un avocat pour effectuer cette démarche juridique.
[Raison sociale du débiteur]
[Adresse]
[Téléphone]
[Email]
[N°SIRET]
[Raison sociale du créancier]
[Nom et prénom du créancier]
Fait à [Ville], le [../../….]
Objet : Mise en demeure envoyée par ERE
Madame, Monsieur,
Malgré nos nombreuses relances restées à ce jour sans réponse, nous vous rappelons par la présente que nous sommes toujours dans l’attente du règlement de la facture n°[numéro de la facture] pour la prestation réalisée le [../../….].
Conformément à nos engagements contractuels, la facture est arrivée à échéance depuis le [../../….]. En conséquence, nous vous mettons en demeure de procéder au règlement de l’intégralité de la créance dont le montant s’élève à [montant de la créance] dans un délai de 8 jours calendaires, soit avant le [../../….].
Le règlement pourra être fait par carte bancaire en vous rendant sur le lien suivant [lien de règlement] ou par virement bancaire : [coordonnées bancaires].
En l’absence de règlement dans les délais impartis, nous nous verrons contraints d’engager une procédure judiciaire.
Dans l’attente de votre retour, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
[Nom et prénom et signature]
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