Mode d’emploi : comment envoyer vos mises en demeure par lot ?

Vous avez un grand nombre de notifications et mises en demeure à envoyer par courrier recommandé avec accusé de réception ? Grâce à l’envoi par lot d’AR24, vous avez la possibilité d’envoyer en même temps et en quelques clics seulement, des dizaines de lettres recommandées électroniques (LRE). Rappelons que la LRE est le strict équivalent juridique de la LRAR (article L.100 du Code des postes et des communications électroniques). Notre solution vise à simplifier et accélérer le recouvrement des impayés et la résolution de certains de vos litiges. Peu importe votre domaine d’activité, l’envoi par lot s’adapte à tous vos besoins.

Focus sur les étapes à suivre pour envoyer des LRE par lot :

 

1. L’importation de votre base de données

Entièrement sécurisée, l’importation de votre base de données se fait en quelques clics. Pour démarrer un envoi par lot, cliquez sur « courriers par lot » dans votre espace AR24. Vous devez alors compléter votre base de données sous Excel ou Calc de la manière suivante :

• Colone B : Indiquer la référence des pièces jointes (voir 2.) ;
• Colone C : Indiquer le nom ou la raison sociale du destinataire ;
• Colone E : Indiquer l’adresse email du destinataire.

 

2. La personnalisation de vos pièces jointes

Il est possible d’envoyer des pièces jointes différentes à chaque destinataire ou au contraire identiques. Pour cela, la référence indiquée dans la colonne B de votre base de données doit apparaître dans le nom du fichier original se trouvant sur votre ordinateur. Vous devez ensuite cocher la case dans votre espace AR24 vous demandant si les pièces jointes sont identiques ou spécifiques à chaque destinataire. Enfin, importez toutes vos pièces jointes.

 

3. La rédaction de votre courrier

Vous y êtes presque ! Passez à la rédaction de votre courrier. N’oubliez pas de vérifier le récapitulatif avant de valider l’envoi et de modifier le cas échéant.

 

4. Les preuves

Avec la LRE AR24, vous disposez de 4 preuves :

• La preuve de dépôt et d’envoi : disponible immédiatement après l’envoi sur votre espace personnel (équivalente à un avis de passage) ;
• La preuve d’accusé de réception ;
• La preuve de refus ;
• La preuve de négligence.

 

Vous pouvez accéder à tout moment à vos preuves et LRE. Elles sont conservées sur nos serveurs sécurisés et situés en France.

 

De nombreux professionnels, tous secteurs confondus, font confiance à AR24 pour accélérer leurs procédures de recouvrement. Dès les premiers envois électroniques, ils ont pu constater une simplification et une accélération dans la gestion des impayés mais également, une réduction de leurs coûts d’envoi par 2 voir par 5 par rapport à un acheminement papier.

Et vous, avez-vous déjà commencé à envoyer vos mises en demeure par lot ?  Créez dès à présent votre compte AR24 !