Secteur public : comment assurer la transition du recommandé papier vers la LRE ?

Dans le secteur public, la transition numérique s’opère de différentes manières et c’est notamment le cas avec l’utilisation de la lettre recommandée électronique (LRE). Cette nouvelle solution permet en effet de digitaliser l’envoi de lettre recommandée avec accusé de réception. La transition doit donc s’opérer de manière organisée et structurée pour qu’agents et usagers puissent appréhender ce changement comme il se doit et donc se sentir à l’aise avec cette nouvelle solution.

Sommaire :

1. La lettre recommandée électronique, c’est quoi ?
2. Pourquoi privilégier la LRE ?
3. Comment assurer la transition vers ce nouveau modèle ?

1. La lettre recommandée électronique, c’est quoi ?

La lettre recommandée électronique est une solution qui permet de digitaliser l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception. Ce système est adopté par de plus en plus de particuliers, d’entreprises, et bien sûr d’organisation du secteur public.

Le destinataire doit notamment disposer de l’adresse email de son destinataire. Directement depuis le site AR24, ce dernier va donc pouvoir envoyer sa lettre recommandée électronique.

Comme pour une version papier, le destinataire est notifié, mais ne sait pas de qui vient le courrier et ce qu’il contient. Pour le savoir, il va devoir accuser réception de son courrier en effectuant un parcours de vérification d’identité à distance rapide et sécurisé. L’expéditeur reçoit alors une preuve d’accusé de réception qui dispose de la même valeur légale que la version papier. En effet, l’article L.100 du Code des postes et des communications électroniques reconnait la LRE comme le strict équivalent juridique du recommandé papier.

2. Pourquoi privilégier la LRE ?

Si la LRE est privilégiée par de plus en plus d’organisations, c’est qu’elle offre différents avantages non négligeables et qui peuvent faire toute la différence. Tout d’abord, elle n’implique pas d’impression étant donné que le courrier est 100% dématérialisé de l’envoi à la réception ; ce qui permet d’avoir une certaine maîtrise sur son empreinte carbone. La lettre recommandée électronique est aussi plus rapide et plus économique.

Pour les organisations du secteur public, elle peut donc représenter un véritable gain d’efficacité grâce à sa simplicité et sa rapidité d’envoi ainsi que des économies conséquentes en raison du tarif unique et sans surcoût d’AR24. Ce tarif comprend l’acheminement du courrier partout dans le monde ainsi que l’ajout de 256 Mo de pièces jointes.

3. Comment assurer la transition vers ce nouveau modèle ?

Dans une administration, tout changement implique bien souvent un certain temps d’adaptation. Dès lors, les cadres et dirigeants se doivent d’accompagner cette transition comme il se doit.

a. Choisir le bon service

La mise en place de la LRE implique de faire appel à un service tiers. Il est alors capital de faire le bon choix afin de disposer d’un outil qui saura répondre à ses attentes. Il est également impératif d’opter pour un service qui respecte le cadre légal et réglementaire, soit le règlement eIDAS. Cela garantit sécurité et confidentialité aux différents courriers.

A noter que seul un prestataire de confiance qualifié est en mesure d’acheminer des LRE ayant la même valeur légale qu’une LRAR papier. C’est le cas d’AR24, premier prestataire de confiance qualifié et leader sur son marché.

b. Informer et former le personnel

Le succès de la dématérialisation des flux recommandés repose également sur l’information et la formation du personnel. En effet, chacun doit se sentir suffisamment à l’aise avec ce nouvel outil pour l’utiliser avec efficacité. Informer chacun sur les avantages de cette nouvelle solution permet de faire en sorte que ce changement soit plus facilement accepté.

En optant pour la LRE AR24, l’administration disposera d’un outil simple à prendre en main et à utiliser. La LRE devra également être incluse dans les différents processus en place pour venir peu à peu entièrement remplacer l’utilisation de la lettre recommandée papier.

c. Sensibiliser les usagers

Enfin, les usagers sont aussi directement concernés par cette transformation. Le rôle de l’administration va donc être de sensibiliser le plus grand nombre à l’adoption de cette nouvelle solution. Chacun doit être préparé à ne plus recevoir ses courriers recommandés par voie postale, mais par voie électronique.

Par ailleurs, la loi oblige les expéditeurs de LRE à recueillir le consentement de leurs destinataires avant de les notifier par LRE. Ce prérequis légal est indispensable afin de vérifier l’adresse mail du destinataire. AR24 propose aux expéditeurs différentes méthodes afin de recueillir le consentement de leurs destinataires. Il est possible de l’obtenir via un formulaire CERFA grâce à une clause de consentement. Cette clause pourra aussi être ajoutée à un contrat de travail ou un avenant afin de recueillir le consentement des collaborateurs.

 

En conclusion, la transition du recommandé papier vers la lettre recommandée électronique (LRE) dans le secteur public représente un tournant significatif vers la modernisation et l’efficacité des processus. Cette évolution offre des avantages notables en termes de rapidité, de traçabilité et d’optimisation des coûts. Pour mettre en place dès maintenant la LRE au sein de votre structure, créez votre compte gratuitement et en quelques clics.