8 avantages à utiliser l’avis électronique en copropriété

L’avis électronique apporte son lot d’avantages pour les Syndics de copropriété. De son expédition à sa réception, en passant par son acheminement exécuté par un prestataire de confiance qualifié par l’ANSSI. Facilitant certaines communications réglementées en copropriété, ce tout nouveau procédé électronique conforme à la règlementation en vigueur, présente aussi quelques points de vigilance à respecter lors de son utilisation. Entre avantages et points de vigilance, AR24 vous donne les clés pour optimiser la dématérialisation de vos notifications et mises en demeure en copropriété.

Sommaire :

1. Les avantages à l’utilisation de l’avis électronique
2. Les points de vigilance

 

1. Les avantages à l’utilisation de l’avis électronique en copropriété

1. La facilité d’utilisation

Pour commencer à envoyer des avis électroniques, vous devez vous connecter sur AR24.fr (ou créer un compte et ajouter un moyen de paiement si vous n’en avez pas déjà un) et faire le point sur les consentements recueillis de vos copropriétaires particuliers et professionnels. Vous n’avez plus qu’à concevoir vos avis électroniques directement en ligne.

AR24 est peut-être déjà intégré dans votre logiciel métier ? Contactez-nous si vous souhaitez plus d’informations à ce sujet.

 

2. Un gain de temps

La transmission d’un avis électronique est instantanée. Vous n’êtes pas dépendant d’un acheminement papier qui prendrait plusieurs jours. Au moment où vous appuyez sur « envoyer » votre notification ou votre mise en demeure est acheminée instantanément et votre destinataire copropriétaire peut accuser réception.

 

3. Simplification de la réception par le destinataire

Le destinataire reçoit son avis électronique directement sur sa boîte email. Il accuse réception depuis son mobile ou depuis son ordinateur par un simple clic sur son email de notification. De plus, le nom de l’expéditeur et l’objet de l’envoi sont affichés en clair.

 

4. Pas d’identification du destinataire

Différemment du procédé de réception d’une lettre recommandée électronique, lors de l’ouverture d’un avis électronique, le copropriétaire n’a pas besoin de s’identifier pour accéder au contenu de la communication.

 

5. Preuve de dépôt et de transmission

Une fois l’acheminement réalisé, l’expéditeur reçoit instantanément une preuve de dépôt et de transmission. Attestant de la bonne remise de l’avis dans la boite email du destinataire, elle fait courir les délais légaux.

 

6. Des preuves supplémentaires avec AR24

Parce qu’il est important pour un syndic de savoir si ses copropriétaires ont bien réceptionné leur avis électronique, AR24 vous fournit une preuve associée à l’action effectuée par le destinataire : réception ou négligence.

 

7. Relances automatiques du destinataire

Si votre destinataire n’accuse pas réception dans les 48h suivant l’envoi de l’avis électronique, AR24 lui envoie régulièrement des relances automatiques pendant les 21 jours qui suivent l’envoi. De quoi améliorer simplement votre taux d’accusé réception.

 

8. Conservation sécurisée pendant 1 an

L’avis électronique, les pièces jointes et les preuves sont conservés pendant 1 an sur les serveurs d’AR24, situés en France. Vous avez accès à ces éléments dès que vous le souhaitez depuis votre compte AR24.

2. Les points de vigilance

1. Recueillir le consentement du destinataire

Il est obligatoire de recueillir le consentement de votre destinataire copropriétaire. Que vous décidiez de notifier un particulier ou un professionnel avec un avis électronique, vous devez lui demander son consentement. Vous devez le faire à une date exacte (lors de la signature d’un contrat, lors d’une AG ou grâce au gestionnaire de consentements AR24).

 

2. Prévenir le destinataire 15 jours avant l’envoi

Il est préférable de prévenir le destinataire au moins 15 jours avant l’envoi. Le décret 2020-834 incite les Syndics à le faire. Cependant, vous pouvez envoyer l’avis électronique sans que cette formalité soit prescrite à peine d’irrégularité de l’acte – vous ne serez donc pas dans une situation irrégulière si vous envoyez directement vos avis électroniques sans prévenir vos copropriétaires dans les 15 jours qui précèdent l’envoi.

 

3. Sélectionner un achemineur qualifié

Afin que votre procédé électronique réponde parfaitement au décret l’encadrant (le décret 2020-834 du 2 juillet 2020), vous devez absolument choisir un prestataire qualifié eIDAS. Cela signifie qu’il doit avoir reçu la qualification QeRDS de l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information). AR24 est un prestataire achemineur de confiance qualifié QeRDS par l’ANSSI depuis 2018.

 

4. Respecter le décret 2020-834 (utilisation encadrée)

Enfin, le procédé électronique n’est valable que dans 3 situations en copropriété :

-lors des convocations d’assemblée générale,

-pour les PV d’AG,

-pour l’envoi de mises en demeure.

Pour toutes les autres communications règlementées, vous devrez utiliser la LRE qualifiée.

 

Syndics de copropriété, pour en savoir plus sur l’avis électronique, et pour commencer à en envoyer dès maintenant, rendez-vous sur notre page dédiée.
Vous aurez notamment accès à des contenus vidéos et à des webinaires gratuits et vous pourrez contacter notre expert métier spécialiste de votre secteur d’activité.