La dématérialisation des communications en copropriété a connu une accélération majeure ces deux dernières années. Après le décret fondateur de 2020 qui avait posé les bases du procédé électronique, deux textes sont venus transformer en profondeur les pratiques des syndics : la loi n° 2024-322 du 9 avril 2024 (dite « loi Habitat dégradé ») et son décret d’application n° 2025-1292 du 22 décembre 2025, entré en vigueur le 25 décembre 2025. L’avis électronique est désormais la norme, et non plus l’exception.
Sommaire :
C’est le renversement le plus important à retenir. Avant 2024, l’envoi d’un avis électronique à un copropriétaire était subordonné à son accord explicite. Depuis la loi Habitat dégradé du 9 avril 2024, les notifications et mises en demeure sont dématérialisées, l’envoi postal devenant une exception là où il constituait auparavant la norme. L’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965, réécrit par la loi du 9 avril 2024, dispose désormais que les notifications et mises en demeure sont valablement faites par voie électronique, que les copropriétaires peuvent à tout moment et par tout moyen demander à les recevoir par voie postale, et que le syndic doit les informer des moyens pour conserver ce mode d’envoi.
Le décret du 22 décembre 2025 est ensuite venu préciser les modalités techniques et pratiques de cette nouvelle règle.
Le procédé électronique repose sur les étapes suivantes :
1. La collecte et la tenue à jour des adresses électroniques : L’adresse électronique de chaque copropriétaire figure désormais de façon obligatoire dans la liste des copropriétaires, tenue et mise à jour par le syndic, sans que ceux-ci n’aient à donner leur accord. Attention toutefois : le syndic ne peut pas utiliser une quelconque adresse électronique du copropriétaire si ce dernier n’a pas confirmé qu’il s’agissait de l’adresse officielle à laquelle il souhaite recevoir ses notifications.
2. L’information obligatoire sur le droit d’option postale : L’article 64-2 du décret du 17 mars 1967 impose au syndic de mentionner, dans les avis d’appels de fonds ainsi que dans la convocation d’assemblée générale, la possibilité pour le copropriétaire de recevoir ces notifications et mises en demeure par voie postale.
3. L’envoi de l’avis électronique : Le syndic envoie simplement un e-mail à l’adresse du copropriétaire. Cet e-mail contient un lien sécurisé sur lequel le copropriétaire clique pour accéder aux les documents joints (convocation d’AG, PV d’AG ou mise en demeure). L’avis reste disponible via ce lien pendant 21 jours.
4. Le point de départ des délais : Le délai court à partir du lendemain de la transmission de l’avis électronique. C’est une précision importante pour les convocations d’AG et les mises en demeure, dont les délais sont réglementés.
5. Conservation sécurisée : Toutes les preuves sont conservées sur des serveurs sécurisés en France pendant un an. Le copropriétaire dispose quant à lui d’un accès illimité aux documents une fois téléchargés.
L’avis électronique fait partie d’un nouveau procédé électronique conforme à la nouvelle réglementation à destination des syndics de copropriété. Utilisable dans 3 situations distinctes, il est uniquement dédié à un usage en copropriété. L’utilisation de ce procédé dans d’autres cas d’usage n’est ni autorisée, ni réglementée et ne vous apportera aucune protection juridique en cas de litige, que ce soit en copropriété ou hors copropriété.
Les situations uniques dans lesquels vous pouvez utiliser l’avis électronique sont les suivantes :
Pour toutes les autres communications réglementées (demandant un suivi et des preuves d’envoi et de réception), les syndics, autant que les copropriétaires devront utiliser la lettre recommandée électronique ou papier.
Quel que soit le procédé choisi, une règle reste non négociable : la loi maintient l’exigence que les notifications soient effectuées via un prestataire de service de confiance qualifié (PCSO) par l’ANSSI, garantissant que les communications électroniques respectent les normes de sécurité et de conformité élevées. Sans cette condition, l’avis électronique n’a aucune valeur juridique et ne vous protégera pas en cas de litige.
AR24 est prestataire de confiance qualifié par l’ANSSI. Notre solution garantit la conformité de vos envois avec l’ensemble du cadre réglementaire en vigueur.
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