L’avis électronique, qu’est-ce que c’est ?

L’avis électronique fait partie d’un récent procédé électronique parfaitement conforme à la nouvelle réglementation qui a pour objectif de simplifier les communications règlementées en copropriété. Utilisable depuis l’entrée en vigueur, le 2 juillet 2020, du décret 2020-834, les syndics de copropriété ont tout intérêt à s’en servir au quotidien afin de simplifier certains cas d’usage récurrents en copropriété.

Alors, l’avis électronique, qu’est-ce que c’est ? Pour quels types de communications syndics-copropriétaires l’utiliser ?

Sommaire :

1. L’avis électronique – Un nouveau procédé électronique pour les syndics de copropriété
2. Une solution simplifiée pour les communications réglementées en copropriété

 

1. L’avis électronique – Un nouveau procédé électronique pour les syndics de copropriété

L’avis électronique fait partie des 4 étapes qui composent le nouveau « procédé électronique » encadré par le décret 2020-834. Si l’avis électronique représente 1 des 4 étapes qui sont listées ci-dessous, elle reste la plus importante car c’est elle qui permet aux copropriétaires de récupérer les documents envoyés par le syndic de copropriété.

Les 4 étapes composant l’envoi du procédé électronique sont :

1. Le recueil du consentement obligatoire du destinataire copropriétaire (professionnel, administration et/ou particulier) auprès duquel sera envoyé l’avis électronique. Comme pour le recueil de consentement d’une lettre recommandée électronique, celui-ci doit être effectué à une date exacte.

2. L’information du destinataire copropriétaire par le biais d’une notification lui indiquant de l’envoi très prochain d’un avis électronique. Réalisée dans les 15 jours qui précèdent l’envoi de l’avis, cette notification est conseillée par le décret, mais non obligatoire. Le syndic a tout intérêt à la respecter pour augmenter son taux d’accusé réception d’avis électronique.

3. L’envoi de l’avis électronique vers la boîte e-mail du destinataire ; l’avis sera disponible pendant 21 jours. Il contient un lien hypertexte qui redirigera le copropriétaire sur une page récapitulative et sécurisée lui permettant de télécharger les documents et pièces jointes envoyés par le syndic dans le cadre de sa communication (AG, PV d’AG ou mise en demeure).

4. La conservation et l’accès à l’historique d’envoi des avis électroniques (historique, éventuels accidents, avis, preuves et pièces jointes) pendant 1 an sur des serveurs sécurisés. L’expéditeur et le Syndic y ont accès pendant 1 an gratuitement. En ce qui concerne le destinataire, il a accès à son avis électronique et aux documents téléchargés de manière illimitée sur son ordinateur (une fois le téléchargement effectué, bien entendu).

Pour plus d’informations, rendez-vous sur notre page dédiée à l’avis électronique.

 

2. Une solution simplifiée pour les communications réglementées en copropriété

L’avis électronique fait partie d’un nouveau procédé électronique conforme à la nouvelle réglementation à destination des syndics de copropriété. Utilisable dans 3 situations distinctes, il est uniquement dédié à un usage en copropriété. L’utilisation de ce procédé dans d’autres cas d’usage n’est ni autorisée, ni réglementée et ne vous apportera aucune protection juridique en cas de litige,  que ce soit en copropriété ou hors copropriété.

Les situations uniques dans lesquels vous pouvez utiliser l’avis électronique sont les suivantes :

• La notification des convocations d’AG aux copropriétaires
• Communiquer les PV d’Assemblée générale
• Envoyer des mises en demeure en copropriété.

Pour toutes les autres communications réglementées (demandant un suivi et des preuves d’envoi et de réception), les syndics, autant que les copropriétaires devront utiliser la lettre recommandée, dans sa version papier ou dans sa version 100% dématérialisée, laquelle devra être qualifiée eIDAS pour être à valeur probante.

Produit innovant pour communiquer en copropriété, l’avis électronique présente plusieurs avantages pour les syndics et leurs copropriétaires. Il faudra cependant faire attention à un point très précis :

 

• Si ce procédé électronique est simple à utiliser, il est encadré par un décret qui impose que l’avis électronique soit acheminé par un prestataire de confiance qualifié par l’ANSSI, sous peine que votre avis électronique n’ait aucune valeur.

 

AR24 est le 1^er prestataire de confiance qualifié par l’ANSSI. Nous acheminons instantanément vos avis électroniques en toute sécurité, en leur apportant la valeur juridique dont ils ont besoin pour être parfaitement conformes au décret 2020-834.