Lettre au Syndic : Peut-on utiliser la lettre recommandée électronique en cas de problème grave ?

La lettre recommandée électronique peut tout à fait être utilisée afin de signaler de façon formelle à son syndic un problème rencontré. En effet, il se peut parfois qu’il soit nécessaire de faire part d’un problème à son syndic de copropriété ; utiliser la lettre recommandée électronique peut alors être un bon moyen de gagner du temps tout en gardant une trace du courrier qui a été envoyé. Alors dans quel cas peut-on signaler un problème à son syndic ? Pourquoi privilégier l’utilisation de la lettre recommandée électronique ? Comment l’envoyer ? Réponses !

Sommaire :

1. Dans quel cas peut-on signaler un problème à son syndic ?
2. Pourquoi utiliser la lettre recommandée électronique ?

 

1. Dans quel cas peut-on signaler un problème à son syndic ?

Le syndic de copropriété a pour rôle la gestion administrative et financière de la copropriété et de nombreuses tâches lui sont donc confiées pour assurer cette mission.

Comme vous le savez, les Assemblées Générales avec le syndic de copropriété sont les seules réunions annuelles qui permettent d’aborder différents points comptables et administratifs, mais aussi de faire un bilan sur les besoins et les projets de la copropriété, et de traiter des problèmes inhérents à la copropriété.

En dehors des AG, un syndic professionnel ne sera pas sur place en permanence et n’aura donc pas l’œil sur le bien-être de la copropriété au quotidien. Il peut donc parfois être nécessaire de signaler un problème lorsqu’il est rencontré afin d’en informer le syndic et que ce dernier puisse jouer son rôle.

Le syndic de copropriété étant impliqué dans bien des aspects de la vie de la copropriété, il peut être concerné par de nombreuses problématiques. Il peut par exemple s’agir d’un problème rencontré avec un prestataire engagé par le syndic, de problèmes rencontrés lors de travaux effectués dans les parties communes de l’immeuble, de conflits entre différents copropriétaires, d’un manquement au respect des règles communes ou encore aux obligations du syndic vis-à-vis de la copropriété.

Les raisons pour lesquelles un problème peut être signalé à un syndic peuvent donc être nombreuses et utiliser la lettre recommandée électronique peut être une solution.

 

2. Pourquoi utiliser la lettre recommandée électronique ?

La lettre recommandée électronique peut parfaitement être utilisée par les syndics afin de transmettre leurs courriers aux copropriétaires comme par exemple les convocations aux Assemblées Générales (notez qu’aujourd’hui il existe l’avis électronique – qui simplifie grandement l’envoi et la réception des convocation d’AG, côté Syndic et côté copropriétaire. En savoir plus)

Les copropriétaires pourront eux aussi adresser leurs demandes au syndic par le biais de la lettre recommandée électronique (uniquement par lettre recommandée électronique car l’avis électronique n’est pas valable pour ce type de communication) et tout particulièrement lorsqu’il y a un problème.

En effet, la présence d’une problématique se doit d’être signalée de préférence par le biais d’une lettre recommandée avec accusé de réception pour s’assurer que la lettre aura bien été reçue et également pouvoir prouver la date à laquelle elle a été reçue en cas de litige.

La lettre recommandée électronique (LRE) est le strict équivalent de la lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) sur le plan juridique (vous bénéficiez de la même protection et du même suivi). 100% dématérialisée, elle vous permet d’éviter d’avoir à vous déplacer pour envoyer votre courrier.

Qui plus est, l’utilisation de la LRE va véritablement permettre de gagner du temps puisqu’elle pourra être envoyée depuis votre ordinateur, votre smartphone ou encore votre tablette en quelques clics. Le délai de l’acheminement ne sera pas à prendre en compte car la lettre recommandée électronique sera remise immédiatement à son syndic de copropriété. Le gain de temps est également un avantage à prendre en considération et d’autant plus lorsque l’on rencontre une problématique que l’on souhaiterait vite voir réglée. La réponse du syndic de copropriété pourra également se faire par le biais d’une LRE, ce qui permettra au copropriétaire à qui elle s’adresse de recevoir une réponse rapidement.

Pour effectuer l’envoi d’une LRE, il suffit de se rendre sur le site d’un prestataire agréé tel que AR24, d’entrer ses coordonnées, celles de son destinataire et d’ajouter sa lettre. Le destinataire sera alors prévenu qu’une lettre recommandée électronique lui a été adressée et il pourra l’accepter, la refuser ou l’ignorer. L’expéditeur recevra une preuve de dépôt, puis selon le choix effectué, un accusé de réception, une preuve de refus ou une preuve de négligence.

 

NB : Si votre syndic est un professionnel, vous pouvez directement lui envoyer votre recommandé sur son adresse pro. Si celui-ci n’a pas d’adresse professionnelle, il vous faudra le prévenir et lui demander son consentement pour lui écrire sur son adresse email personnelle.