Il est parfaitement possible d’adresser une lettre recommandée électronique qualifiée (LRE) à un destinataire copropriétaire qui serait un professionnel / une entreprise. Sur le plan légal, la LRE possède la même valeur juridique que son équivalent papier la LRAR. Elle est aussi simple à utiliser qu’un e-mail. Afin de vous aider à y voir plus clair et pour vous permettre d’adopter les bons réflexes pour envoyer une LRE à un copropriétaire professionnel (une entreprise), retrouvez ci-dessous quelques informations pratiques.
Sommaire :
Au même titre qu’une lettre recommandée papier, la LRE est reconnue par la loi française (Article L.100 du CPCE) et doit aujourd’hui répondre à la réglementation européenne eIDAS, et au Décret n° 2018-347 du 9 mai 2018 relatif à la lettre recommandée électronique entré en vigueur le 1er Janvier 2019 ; elle bénéficie d’une présomption de fiabilité et possède la même valeur juridique que son homologue papier.
Tout comme la lettre recommandée papier traditionnelle, la lettre recommandée électronique qualifiée vous permet de notifier une entreprise (ici votre copropriétaire professionnel) en toute sécurité et en toute légalité.
Toutes les situations dans lesquelles vous utiliseriez la lettre recommandée papier (LRAR) sont bonnes pour utiliser la lettre recommandée électronique qualifiée comme par exemple :
– Les convocations d’assemblées générales – Le procès-verbal d’AG – Les communications entre syndics et copropriétaires – Les notifications de travaux ou d’interventions d’un professionnels tiers dans la copropriété, – Etc.
Après accord du copropriétaire pro, vous pouvez lui faire parvenir tous vos documents suivis par lettre recommandée électronique eIDAS qualifiée.
– Aussi rapide à envoyer qu’un simple email, les délais légaux sont de fait raccourcis puisque la présentation au destinataire est consécutive à l’envoi. Celui-ci reçoit un avis de passage sous forme d’email et dispose de 15 jours pour accuser réception. Plus besoin de se préoccuper des délais lors des notifications entre professionnels, les envois sont instantanés.
– Elle est économique car son coût est 2 à 5 fois moindre que la lettre recommandée papier, car la LRE n’a pas de frais indirects (coût du papier, de l’encre, du stockage, de l’affranchissement, etc). La solution proposée par AR24 ne contient aucun frais caché.
– Ne nécessitant pas de papier, d’encre ou encore de transport, elle est plus écologique. En l’utilisant, l’entreprise améliore sa politique RSE et s’engage un peu plus dans la réduction de sa consommation carbone.
– La LRE d’AR24 donne la possibilité d’envoyer jusqu’à 256 Mo de pièces jointes, soit l’équivalent de plusieurs dizaines de milliers de pages au format électronique, mais aussi des photos, des vidéos, etc.
– Les services de LRE d’AR24 sont disponibles 24h/24, 7j/7. De quoi envoyer des notifications à tout moment lorsque vous devez tenir des délais serrés.
– Le contenu de vos envois de LRE est certifié par deux organismes indépendants, rendant impossible toute contestation en justice du contenu de vos notifications. Par ailleurs, vos envois sont parfaitement confidentiels. Ni l’achemineur AR24, ni personne d’autre que votre entreprise ou celle destinataire (après avoir accusé réception) n’a accès au contenu de vos recommandés électroniques.
– L’offre d’AR24 permet de conserver durant 10 ans les preuves, contenus et pièces jointes de vos LRE en toute sécurité et sans frais cachés. Le syndic expéditeur et les copropriétaires destinataires y ont accès.
– Avec AR24, vous bénéficiez d’un suivi de vos envois. Ainsi, vous recevez chaque semaine un compte rendu de vos LRE envoyées et en attente d’accusé-réception. Tandis que le destinataire reçoit de son côté des notifications de relance jusqu’à ce que la LRE soit considérée comme négligée s’il décidait de ne pas la réceptionner.
Par rapport à ce dernier point, une fois le recommandé envoyé, vous recevez la preuve de dépôt/envoi qui commence à faire courir les délais légaux dans des nombreux cas. Si l’entreprise destinatrice décidait de négliger sa LRE, inutile de lui faire parvenir un recommandé papier : la preuve de dépôt/envoi fait foi en ce qui concerne les convocations d’assemblée générale ou les notifications de PV d’AG.
Pour commencer, il vous faut créer un compte en ligne sur le site d’un prestataire d’acheminement qualifié tel qu’ AR24 et vous authentifier via des identifiants numériques que vous aurez également commandés auprès de votre prestataire AR24.
Ensuite, il suffit que vous prépariez en ligne, depuis votre espace personnel, votre courrier comme vous le feriez pour une version papier, en renseignant l’ensemble des informations demandées (nom, prénom, adresse mail, raison sociale). Pensez à télécharger les pièces jointes avant d’envoyer votre LRE à votre destinataire.
La facture détaillée présente pour chaque LRE : l’expéditeur, le destinataire, la date d’acheminement et les références si elles sont renseignées.
A noter qu’ AR24 permet l’envoi des LRE par équipe afin qu’un seul compte utilisateur soit en charge de la facturation globale pour toute la structure qu’il administre ; idéal si vous devez de votre côté vérifier les courriers avant qu’ils ne soient acheminés.
Enfin, en conformité avec l’article 42-1 de la Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, vous êtes tenus de demander le consentement de votre copropriétaire à être notifié par voie électronique, peu importe son statut (particulier ou professionnel).. N’hésitez pas à retrouver plus d’informations au sujet du gestionnaire de consentements d’AR24.
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