La transformation numérique est un enjeu majeur des années à venir et la dématérialisation des flux, même les plus sensibles, a pris une importance croissante. L’enjeu pour les décideurs est de déterminer quelle stratégie adopter pour entamer cette transition en toute sécurité. Des sommes d’argent importantes ont déjà été perdues dans la poursuite de la digitalisation sans véritable réflexion (à lire sur le sujet : l’article de CIO Online).
En application du Règlement de l’Union européenne eIDAS, de nouvelles règles régiront la lettre recommandée électronique en France à partir du 1er Janvier 2019. D’autres règles régissaient déjà la signature électronique. Plusieurs moyens sont disponibles en fonction de vos enjeux, qu’ils soient plus axés sur l’efficacité opérationnelle, la réduction des coûts ou le cryptage des informations.
La signature électronique, par exemple, est une façon simple et extrêmement sécurisée de vous assurer de l’identité des signataires d’un contrat.
La lettre recommandée électronique permet de transmettre des documents avec une preuve de dépôt/envoi et un accusé de réception. Voici 5 raisons de mettre en place la LRE dans votre entreprise :
Envoyer un recommandé papier est chronophage, alors qu’envoyer une lettre recommandée électronique est aussi rapide qu’envoyer un e-mail. Non seulement vous n’aurez besoin que de quelques minutes pour effectuer l’envoi, mais l’acheminement sera instantané. Par conséquent, les délais légaux de votre envoi commenceront à courir plus tôt, ce qui sera avantageux lors de vos envois de mise en demeure ou lors de contentieux avec vos fournisseurs ou clients.
Le gain de temps sera également conséquent en ce qui concerne le suivi de vos preuves et pièces justificatives. En effet, tout est accessible sur la plateforme d’envoi (ou sur votre logiciel métier dans certains cas).
Les envois de lettres recommandées classiques coûtent cher et ces coûts peuvent vite devenir exorbitants dès qu’il faut envoyer un nombre important de feuilles. Le coût d’un recommandé déposé en bureau de poste va de 5,20€ pour quelques feuilles, jusqu’à 12,40€ pour de gros dossiers.
Les lettres recommandées en ligne disponibles sur le marché présentent une grande échelle de prix, justifiée par des niveaux de sécurité croissants. Tout de même, elles coûtent en moyenne 70% de moins qu’un recommandé papier, ce qui peut engendrer des économies importantes lorsque vous envoyez ne serait-ce que quelques centaines de recommandés par an.
Non seulement vous gagnerez du temps lors de l’envoi de vos recommandés, mais vous gagnerez également en efficacité dans tout le processus des flux sortants. En dématérialisant à la source, vous n’aurez plus besoin de scanner des documents pour les inclure à vos archives ou vos dossiers en ligne. Chez certains prestataires, tout sera automatiquement ajouté à vos dossiers par intégration API à votre logiciel métier. Consultez notre documentation API.
Ceci permettra à vos collaborateurs de libérer du temps pour des activités ayant une plus grande valeur ajoutée pour la société.
Un des plus importants avantages de la LRE est la sécurité accrue du transport de vos données : beaucoup de prestataires cryptent votre envoi, ainsi que les pièces jointes (ce qui représente souvent le document de nature sensible).
De cette façon, vous êtes assurés qu’uniquement vous et votre destinataire verront le document que vous lui transférez. De plus, vous pourrez prouver le contenu du document devant un tribunal, ce qui n’est pas possible avec un recommandé papier, ou un simple email. La LRE, si effectuée dans les bonnes conditions et par les bons prestataires, a une valeur légale irréfutable.
En 2019, la lettre recommandée électronique offrira une sécurité supplémentaire au niveau de l’identification du destinataire, aspect capital de l’envoi recommandé.
Que vous opériez au sein d’un cabinet de quelques personnes ou dans une multinationale, il est souvent difficile de changer les habitudes. L’implémentation d’une nouvelle technologie doit donc s’inscrire dans un parcours déjà existant ou qui affecte peu les processus internes.
Il est donc primordial que l’innovation soit facile et peu contraignante à mettre en place et à utiliser. Dans ce registre, tout comme la signature électronique, le recommandé électronique ne demande pas d’engagement. Il vous suffit d’arrêter d’utiliser le service s’il ne vous convient pas. La prise en main est simple, qu’elle soit intégrée directement à votre logiciel métier par API, ou à travers une interface web. Vous devrez uniquement créer un compte pour commencer à utiliser le service de LRE. La procédure sera très similaire à l’envoi d’un mail classique.
Si vous êtes intéressé par une solution de lettres recommandées 100% électroniques, prenez contact avec nous.
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