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Lorsqu’un dommage survient, l’assureur est un allié indispensable tout au long de la prise en charge du sinistre. Son rôle est d’accompagner et protéger les entreprises des imprévus dans le cadre de leur activité. Quel que soit le type de sinistre, la déclaration à l’assureur est indispensable, que la responsabilité du professionnel assuré soit engagée ou non. Cette déclaration doit se faire selon une procédure bien précise et respecter le délai prévu dans le contrat. Découvrez comment simplifier et accélérer la déclaration de vos sinistres et retrouvez en fin d’article, un modèle de courrier à envoyer par lettre recommandée électronique.
Seules certaines professions et entreprises sont concernées par l’obligation de souscrire à une assurance Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro). En effet, les professions réglementées définies et encadrées par le Code des assurances sont soumises à cette obligation. Il s’agit des professionnels du droit, de la santé, du bâtiment, du tourisme, mais aussi des architectes, des agents immobiliers, etc.
Bien qu’elle ne soit pas obligatoire pour les autres professions, l’assurance RC Pro est indispensable pour assurer la pérennité de l’entreprise et éviter ainsi des conséquences financières importantes.
Il existe d’autres types d’assurance comme l’assurance multirisque professionnelle qui couvre les risques liés aux biens matériels, tels que les locaux, le matériel, les marchandises ou encore les données informatiques.
Bien souvent, le contrat est adapté à l’activité et aux besoins du professionnel. Sa souscription n’est généralement pas obligatoire, mais reste fortement conseillée afin d’être couvert en cas d’incendie, de dégât des eaux ou encore de cambriolage.
Parmi les assurances professionnelles, on retrouve également la mutuelle d’entreprise. Depuis le 1er janvier 2016, toutes les entreprises et associations du secteur privé ont l’obligation de proposer à tous leurs salariés, quelle que soit leur ancienneté, une assurance santé complémentaire.
Dès la survenance du sinistre, il est préconisé de vérifier si vous êtes couvert dans cette situation, mais aussi si des exclusions s’appliquent à votre contrat qui vous empêcheraient d’être indemnisé.
Tous les assureurs n’ont pas les mêmes exclusions, ce point est abordé lors, de la signature du contrat. Il est donc essentiel de choisir dès le départ la bonne couverture et de consulter tout document qui pourrait vous être transmis.
Etant donné que les délais pour déclarer un sinistre sont relativement courts, il est impératif de vérifier ce point au plus tôt. Pour cela, référez vous à votre contrat. Vous pouvez aussi directement contacter votre assureur si vous avez un doute.
Il pourrait être utile de demander si les dommages sont pris en charge dans le cadre de votre contrat, quels sont les plafonds de remboursement et le montant de la franchise, s’il existe des clauses spécifiques ou des exclusions.
Pour la pérennité de l’entreprise, il est impératif de percevoir rapidement l’indemnisation. En effet, un sinistre peut avoir des conséquences économiques importantes sur votre activité ou vous empêcher d’accueillir vos clients. Afin de vous indemniser au plus vite, l’assureur a besoin d’évaluer de façon précise les dommages subis suite au sinistre.
S’il s’agit d’un bien meuble, il sera généralement indemnisé selon sa valeur de remplacement en prenant en compte sa vétusté. Ce mode d’indemnisation est prévu par le contrat. Quant au bien immeuble, l’assureur prend généralement en compte la valeur du bien à neuf ou la valeur vénale.
Pour réaliser cette estimation, l’assureur fait appel à un expert. Pour s’assurer de percevoir une indemnisation rapide, il est important de communiquer à la compagnie d’assurance tous les justificatifs des biens endommagés (factures, photographies, vidéos, certificats de garantie, etc.).
Bon à savoir :
Pour vous assurer que l’expert a correctement évalué la valeur du bien, vous devez prendre la valeur actuelle du bien et y soustraire le pourcentage de vétusté.
À titre d’information un bien audiovisuel ou informatique, très rapidement considéré comme obsolète, est soumis à un pourcentage de vétusté de 25% par an et ne pourra dépasser les 80%.
Prenons l’exemple d’un ordinateur professionnel acheté il y a deux ans à 1200 €. L’expert a évalué sa valeur actuelle à 1000€ et y applique un pourcentage de vétusté de 50%. 1000 € x 50% = 500 € 1000 € – 500 € = 500 €
L’assureur vous versera une indemnisation de 500 € pour l’ordinateur.
Le délai de versement de l’indemnisation suite à un sinistre peut prendre entre 30 et 60 jours à partir du moment où l’assureur dispose de tous les justificatifs en sa possession pour estimer avec exactitude les dommages subis par son assuré. A noter que s’il existe un désaccord entre l’assureur et l’assuré sur le montant de l’expertise et qu’une contre-expertise a lieu, le délai ne court qu’une fois l’accord trouvé ou après décision judiciaire en cas de litige.
S’agissant des dommages de faible valeur, le délai peut être raccourci. Pour un sinistre plus important lié à une catastrophe naturelle après adoption et publication d’un arrêté interministériel, le délai peut être rallongé sans que l’assureur en soit responsable.
Dans le cas d’un incendie, l’assureur est tenu de verser à son assuré l’indemnisation dans les trois mois suivant la survenance du sinistre. Des dommages et intérêts pourraient être versés par l’assureur en cas de retard de versement (article L122-2 du Code des assurances).
Si vous êtes professionnel et qu’un sinistre survient, vous êtes dans l’obligation de le déclarer à votre assureur, que vous soyez mis en cause ou bien que vous en soyez la victime. Cette déclaration doit se faire le plus rapidement possible. Les délais de déclaration de sinistre prévus par le Code des assurances varient selon la nature du sinistre.
En cas de dégâts des eaux, d’incendie, ou tout autre dommage couvert par le contrat, le délai de déclaration est généralement de 5 jours à compter du moment où vous en avez eu connaissance.
Par exemple, si un dégât des eaux survient pendant la semaine annuelle de fermeture de votre entreprise, le délai de prévenance commence à courir à partir du moment où vous avez eu connaissance du sinistre et non à la date à laquelle ont eu lieu les dommages.
Ce délai est réduit à 2 jours en cas de vol, cambriolage ou encore vandalisme. En cas de catastrophe naturelle ou technologique, vous disposez de 10 jours à compter de la publication de l’arrêté ministériel.
De façon générale, il est recommandé de se fier au délai prévu par le contrat puisque celui-ci peut varier d’une assurance à une autre. À savoir qu’une déclaration tardive pourra entrainer un refus de la part de l’assureur à prendre en charge le sinistre. En effet, l’assureur pourra invoquer la déchéance de garantie et refuser de vous indemniser.
Par ailleurs, cette déclaration pourra se faire à l’aide d’une lettre recommandée électronique (LRE) ou papier, email, téléphone, etc.
Cependant, nous préconisons dans cette situation l’usage de la LRE qui vous apportera toute la protection juridique dont vous avez besoin.
Fournir tous les justificatifs demandés vous permettra d’obtenir l’indemnisation la plus juste possible par rapport aux dégâts que vous avez subis.
Quelle que soit la nature du sinistre, il est important de pouvoir communiquer au plus tôt à votre assureur :
Plus il vous sera possible d’apporter des informations précises, plus il sera facile pour l’expert de réaliser son compte-rendu.
L’assureur est en droit de refuser d’indemniser son assuré à condition d’avoir un motif légitime prévu par le contrat. Les motifs de refus d’indemnisation et de déchéance de garantie les plus courants sont :
A noter qu’il revient à l’assureur d’apporter la preuve du préjudice subi suite à une déclaration tardive du sinistre. De plus, en cas de force majeure, la déclaration tardive du sinistre ne peut être considérée comme un motif légitime.
Si vous estimez que le refus d’indemnisation de votre assureur est injustifié, plusieurs recours s’offrent à vous. Tout d’abord, il est recommandé de tenter de trouver un accord à l’amiable en contactant dans un premier temps votre assureur et en lui demandant des éclaircissements.
Cependant, si vous avez rassemblé tous les justificatifs demandés et que le motif n’est pas mentionné dans le contrat, nous vous invitons à vous rapprocher du service réclamation par le biais d’une lettre de contestation envoyée par lettre recommandée électronique. Cela vous permettra de conserver une trace de votre réclamation.
Si cette dernière reste sans réponse ou n’aboutit pas, il sera alors nécessaire de saisir le médiateur de l’assurance. Et dans le cas où aucun accord à l’amiable ne serait trouvé, votre dernier recours est d’engager une procédure judiciaire à l’encontre de votre assureur.
En plus de vous permettre de conserver une trace écrite de l’envoi, la lettre recommandée électronique AR24 vous apporte une protection juridique élevée. Strict équivalent du recommandé papier avec accusé de réception (article L.100 du Code des postes et des communications électroniques), la LRE vous apporte des preuves à l’envoi et à la réception de votre courrier.
Ces preuves sont équivalentes à celles que vous recevez habituellement lors d’un envoi papier. A savoir, une preuve de dépôt et d’envoi (avis de passage), preuve d’accusé de réception, preuve de refus, preuve de négligence. L’ensemble de ces preuves seront accessibles à tout moment avec votre courrier et vos pièces jointes depuis votre espace AR24.
De plus, AR24 vous permet d’envoyer n’importe où, n’importe quand et en quelques clics seulement vos courriers recommandés électroniques. Vous pouvez les envoyer depuis notre plateforme en ligne après avoir créé gratuitement votre compte, ou depuis votre logiciel métier si ce dernier dispose d’une connexion API à la solution AR24.
Une fois que vous vous êtes connecté à votre espace AR24, vous serez invité à vous identifier. L’identification permet de sécuriser l’envoi de vos lettres recommandées électroniques. Il est possible de s’identifier grâce à un certificat d’identification numérique si vous en possédez un.
Par exemple, si vous êtes notaire ou avocat, vous pouvez vous identifier au moyen de votre clé REAL ou Avocat. Si vous ne possédez pas de certificat d’identification, vous pouvez commander sur ar24.fr un identifiant LRE qui permet de générer des codes à usage unique.
Lorsque vous vous serez identifié, il ne vous restera plus qu’à rédiger votre message, ajouter vos éventuelles pièces jointes et envoyer votre courrier.
Votre destinataire sera alors notifié instantanément sur sa boîte email et pourra accuser réception de sa LRE après avoir vérifié son identité auprès de nos services.
LRE : jusqu’à 256 Mo de documents
Enfin, avec AR24 il est possible d’ajouter jusqu’à 256 Mo de pièces jointes. Notre solution de recommandés électroniques accepte tous les formats de pièces jointes : PDF, image, vidéo, audio, etc. Ce qui pourrait s’avérer très utile tout particulièrement lors de la déclaration de vos sinistres à votre assurance puisqu’il est généralement conseillé de joindre à votre déclaration des photos ou des vidéos montrant les dommages que vous avez subis ou encore des factures d’achats concernant des biens endommagés.
Par ailleurs, l’envoi de ces documents volumineux par AR24 n’engendre aucun coût supplémentaire. En effet, nos tarifs sont uniques et restent fixes, quel que soit le poids, le format des pièces jointes ou la destination.
Ce qui vous permet de réaliser des économies conséquentes par rapport à un envoi papier dont les coûts peuvent varier en fonction du poids des documents joints ou encore du pays de destination.
Nous l’avons évoqué l’expert remet son rapport afin que vous puissiez bénéficier des garanties prévues par votre contrat. En cas de désaccord avec le montant estimé par l’expert, vous pouvez contester ledit rapport.
Dans ce cas, la contre-expertise sera à votre charge. Si aucun accord n’est trouvé après la seconde expertise, un troisième expert est nommé afin de trancher le litige. Ses honoraires sont partagés entre l’assureur et l’assuré.
Une fois l’accord trouvé entre les deux parties, l’expert fait alors signer un accord sur dommages à l’entreprise assurée. La compagnie d’assurance en conserve une copie et vous verse le montant de l’indemnisation. Les éventuels travaux et la réparation des dégâts suite au sinistre pourront alors débuter.
Votre société
N° SIRET
Nom et prénom du représentant légal
Adresse du siège social
Code postal / Ville
N° Tél
Adresse email
Coordonnées de votre assureur
Fait à (Ville), le (Date).
Lettre Recommandée Electronique
Objet : Déclaration de sinistre
Vos références : Police numéro [numéro de votre contrat d’assurance]
Madame, Monsieur,
Par cette lettre, je vous informe que le [date à laquelle vous avez pris connaissance du sinistre], nous avons constaté dans les locaux de notre société situés au [adresse des locaux] les faits suivants : [préciser la nature du sinistre].
Nous évaluons notre perte financière à [x] €. Nous vous adressons ci-joint l’ensemble des documents qui justifient ce coût ainsi que tous les éléments qui vous permettront de constater les dommages [joindre si besoin : une copie du récépissé relatif à votre dépôt de plainte à la police, le constat amiable, des photos et vidéos des dégâts, une liste des problèmes constatés ou des objets manquants en cas de vol, etc.].
Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir prendre en charge ce sinistre dans les meilleurs délais.
Dans l’attente d’être contacté(e) par votre expert, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
Signature
Vous êtes un professionnel ou une entreprise et vous souhaitez envoyer vos déclarations de sinistre ainsi que les documents nécessaires pour sa prise en charge par LRE ? La lettre recommandée électronique AR24 permet de faciliter la déclaration des sinistres et l’envoi de vos justifications, mais aussi, dans la majorité des cas, d’être indemnisé plus rapidement. Pour cela, rien de plus simple ! Créez gratuitement votre compte AR24.
Envoyez dès aujourd’hui votre première LRE ! Comment ça marche ? Il suffit de créer votre compte et votre recommandé électronique est envoyé en quelques clics seulement.
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