Etape indispensable et parfois même obligatoire, selon la profession concernée ou la situation de l’entreprise, la souscription à une assurance professionnelle permet à l’entreprise d’assurer sa pérennité et de la prémunir des risques auxquels elle peut être exposée. Tout au long de la durée de vie du contrat d’assurance, la déclaration de sinistre est une étape clé. Quelles que soient les circonstances, que la responsabilité de l’entreprise soit engagée ou au contraire que cette dernière en soit la victime, la déclaration de sinistre est primordiale et doit être réalisée le plus rapidement possible. Quelles sont les démarches à effectuer pour déclarer un sinistre ? Pourquoi et comment utiliser la lettre recommandée électronique AR24 dans cette situation ? Réponses.
Sommaire
Les délais pour déclarer un sinistre peuvent varier selon la nature du sinistre. Selon l’article L. 113-2 du Code des assurances, l’assuré dispose d’un délai de 5 jours à compter de la date à laquelle il a eu connaissance du sinistre pour effectuer la déclaration. Ce délai est ramené à 2 jours en cas de vol et 10 jours en cas de catastrophe naturelle ou technologie. Dans ce dernier cas, le délai de déclaration commence à courir à compter de la date de parution de l’arrêté au Journal Officiel. Plus tôt la déclaration sera effectuée et moins il y a de risques pour que l’assurance ne prononce la déchéance de garanties ; ce qui aura pour conséquence la perte des droits d’indemnisation.
Cette sanction sera appliquée par l’assurance lorsque l’assuré a averti tardivement cette dernière concernant la survenance du sinistre. L’assureur pourra invoquer la déchéance des garanties sous certaines conditions :
• Les conditions d’application de la déchéance de garantie sont prévues dans le contrat ; • La déclaration tardive du sinistre a causé des préjudices financiers à l’assureur dus à l’aggravation des dommages ; • La déclaration tardive est due à une négligence de la part de l’assuré.
La déclaration d’un sinistre peut être réalisée de différentes manières : par lettre recommandée électronique (LRE) ou papier, par email, par téléphone, etc. Toutefois, il est préférable d’avoir recours à un courrier recommandé avec accusé de réception afin de :
• Garder une trace écrite de l’envoi ; • Suivre l’acheminement de son courrier ; • Bénéficier d’une sécurité juridique.
De plus, nous préconisons l’usage de la version électronique du courrier recommandé. Sécurisée, rapide et efficace, la LRE possède de nombreux avantages. Pour faciliter vos démarches administratives, AR24 met à disposition des professionnels, un modèle de déclaration de sinistre à envoyer par lettre recommandée électronique.
Strict équivalent juridique du recommandé papier traditionnel avec accusé de réception, la lettre recommandée électronique permet de simplifier et d’accélérer les démarches administratives qui peuvent être parfois fastidieuses. Comme le prévoit l’article L.100 du Code des postes et des communications électroniques, elle peut être utilisée dans toutes les situations nécessitant l’usage d’un courrier recommandé. Comme par exemple, lors des échanges avec votre assurance, pour demander la clôture de votre compte bancaire professionnel ou encore pour notifier un licenciement. Tout comme son homologue papier, la LRE vous apporte des preuves qui pourront être produites devant les tribunaux. Ces preuves 100% électroniques disposent d’un horodatage qualifié qui permet d’établir l’heure et la date d’envoi et de réception. Depuis votre espace AR24, vous pouvez à tout moment consulter et télécharger ces preuves.
Aussi simple et rapide que l’envoi d’un email, la lettre recommandée électronique est prête à être envoyée en quelques clics seulement. Acheminée instantanément, elle permet d’accélérer vos procédures étant donné que les délais légaux courent plus rapidement que lors d’un envoi papier ; c’est la preuve de dépôt et d’envoi (équivalente à l’avis de passage) reçue immédiatement, qui permet dans de nombreuses situations de faire courir ces délais. Par exemple, lorsqu’un sinistre survient, votre assureur est averti plus rapidement des dommages subis et pourra prendre en charge le sinistre plus rapidement. Par conséquent, vous pouvez être plus rapidement indemnisé. Par ailleurs, la plateforme AR24 sur laquelle vous pouvez envoyer vos lettres recommandées électroniques est intuitive et facile à utiliser. Vous avez également la possibilité d’envoyer vos LRE AR24 depuis votre logiciel métier si celui-ci a intégré la solutions d’AR24 en API.
Avec AR24, le prix reste fixe, quel que soit le volume ou le format des pièces jointes ou encore la destination du courrier. Ce qui vous permet de réaliser d’importantes économies. En moyenne, le coût d’une lettre recommandée électronique est deux à cinq fois plus bas que celui d’un recommandé papier classique dont le prix est variable en fonction du pays de destination, du poids des documents ou encore du niveau de garanties. En cas de sinistre, il n’est pas rare que l’assuré soit amené à communiquer à son assurance divers documents tels que des photos, des vidéos, des factures, etc. AR24 permet d’envoyer jusqu’à 256 Mo de pièces jointes, quel que soit le format (PDF, image, vidéo, audio, etc.). En plus de réduire vos coûts d’envoi, la dématérialisation des flux recommandés a également pour effet d’optimiser vos frais liés à l’impression et au stockage des documents puisque de l’envoi jusqu’à la réception, la lettre recommandée est 100% électronique.
Vous l’avez compris, la lettre recommandée électronique AR24 vous permet de simplifier et d’accélérer la déclaration de vos sinistres. Pour procéder à l’envoi de vos LRE, il vous suffit de :
• Créer votre compte AR24 ou si vous en possédez déjà un, de vous connecter à notre plateforme en ligne ou à votre logiciel métier si AR24 a été au préalable intégré en API ; • Vous munir d’un moyen d’identification : il peut s’agir d’un identifiant LRE (codes à usage unique) que vous pouvez commander sur le site d’AR24, ou d’un certificat d’identification numérique telle qu’une clé Avocat ou REAL ; • Rédiger votre courrier et ajouter les documents nécessaires à la prise en charge du sinistre par votre assureur (factures, photos et vidéos des dommages, etc.) ; • Vous munir de l’adresse email de votre assureur et cliquer sur envoyer.
La lettre recommandée électronique AR24 est une solution digitale à valeur probante et l’alliée des professionnels, quel que soit leur domaine d’activité. Rapide, simple d’utilisation et fiable juridiquement, la LRE vous permet de gagner en temps et en productivité pour vous permettre de vous focaliser sur votre activité et votre cœur de métier. Pour dématérialiser dès maintenant vos échanges avec votre assureur, créez votre compte AR24 gratuitement.
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