Dans un cabinet d’avocats, l’Envoi Recommandé Electronique simple ou ERE peut être un excellent moyen de relancer ses clients en cas d’impayé. Plus officielle et sûre que l’envoi d’un email, cette solution 100% digitale comporte de nombreux atouts si vous souhaitez relancer vos clients efficacement et sera utilisée avant la mise en demeure, qui sera elle, envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception.
À suivre, 7 raisons d’utiliser l’Envoi Recommandé Electronique simple pour relancer vos clients.
Sommaire :
La relance d’un client intervient le plus souvent lorsque ce dernier n’a pas réglé une note d’honoraires qui lui a été adressée. Une situation que de nombreux avocats connaissent et qui peut véritablement impacter leur organisation et leur comptabilité. Dès lors, la mise en place d’un processus adéquat avec des moyens adaptés permet de gagner un temps précieux et bien entendu de récupérer son dû de manière plus efficace.
Avant la mise en demeure qui a un caractère plus officiel, c’est généralement la lettre de relance qui est la plus plébiscitée et qui suffit bien souvent à obtenir le résultat escompté, soit le paiement de la note d’honoraires. Pour cela, on peut utiliser un courrier simple ou recommandé postal, mais on peut aussi choisir l’Envoi Recommandé Electronique qui est un moyen rapide et fiable pour relancer votre client.
L’ERE ou Envoi Recommandé Electronique simple est utilisé lorsque la loi n’impose pas l’usage d’un recommandé avec accusé de réception, tel est le cas pour l’envoi de la lettre de relance. Accessible depuis une plateforme en ligne dédiée, il peut être envoyé en quelques clics. Le suivi dématérialisé du courrier permet de s’assurer qu’il a bien été reçu par son destinataire, ce qui rend l’ERE plus sûr qu’un courrier simple ou qu’un simple email qui pourrait très bien arriver dans le dossier spam de son destinataire. Qui plus est, on peut compter au moins 7 avantages qu’il y a à choisir l’ERE !
L’envoi d’un ERE est très rapide puisqu’il ne nécessite ni mise sous pli ni acheminement postal. Il s’agit donc d’une solution très intéressante lorsque les délais sont serrés. Par ailleurs, AR24 met à disposition des avocats un modèle de lettre de relance qui est bien évidemment à adapter selon le cas de figure. Il est également possible d’ajouter un lien de paiement au contenu du courrier. Ainsi, votre client pourra régler vos honoraires en quelques clics seulement ; de quoi satisfaire votre clientèle.
Ce type d’envoi permet de limiter les dépenses, ce qui peut être tout particulièrement pertinent pour un cabinet d’avocats souhaitant faire des économies. En effet, toutes nos solutions de recommandés électroniques sont accessibles à un tarif unique incluant l’envoi et l’acheminement du courrier et des pièces jointes partout dans le monde. De plus, aucun surcoût ne sera appliqué en fonction du poids des documents joints.
Dans un envoi recommandé électronique, il est possible d’ajouter plus qu’un simple courrier, car ce sont aussi 256 Mo qui peuvent être ajoutés en pièce jointe et sans surcoût. L’occasion par exemple d’associer la facture à la lettre de relance. AR24 accepte tous les types de formats : PDF, image, audio, vidéo, etc.
À la différence d’un acheminement par voie postale, l’envoi recommandé électronique permet un accès et un envoi à tout moment. Il suffit de disposer d’une tablette, d’un smartphone ou encore d’un ordinateur qui soit connecté à internet.
L’ERE donne aussi à l’expéditeur et au destinataire la possibilité de consulter le courrier, les pièces jointes et les preuves n’importe où et n’importe quand. Ces documents sont conservés et accessibles uniquement par l’expéditeur et le destinataire. Cela permet d’éviter d’avoir à archiver ce type de document, mais d’en retrouver tout de même l’accès au besoin et durant une longue période.
Avec l’envoi par ERE, le courrier est également horodaté au moment de l’envoi et de la réception ce qui permet de bénéficier d’un contenu certifié et confidentiel également. Cet horodatage permet de certifier la date d’envoi et de réception des courriers.
Enfin, l’accès à nos solutions de recommandés électroniques se fait très facilement en ligne. Il suffit de créer un compte gratuitement sur ar24.fr pour pouvoir envoyer ses courriers recommandés. Le tout se fait sans coûts cachés (tout du moins chez AR24), ce qui vous évite toute mauvaise surprise.
Pour envoyer votre première lettre de relance, créez votre compte ou contactez-nous pour plus de renseignements.
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