Comment notifier une entreprise par lettre recommandée électronique ?

Lorsque vous envoyez vos communications suivies à une entreprise par le biais d’une lettre recommandée électronique vous bénéficiez d’un gain de temps et d’argent non négligeable.

Pour faire en sorte que votre destinataire soit correctement notifié et puisse accuser réception de la manière la plus aisée possible, et aussi pour que la protection juridique propre à la LRE vous soit garantie, nous vous donnons ici quelques recommandations simples à suivre lorsque vous souhaitez notifier une entreprise, ou un membre de la société, par LRE.

Sommaire :

1. Notifier une entreprise par LRE
2. Notifier une personne spécifique au sein d’une entreprise par LRE
3. Notifier un salarié de votre entreprise par LRE

 

1. Notifier une entreprise par LRE

Si vous souhaitez envoyer une lettre recommandée électronique à une entreprise, mais que vous ne connaissez pas le nom et le prénom de la personne destinataire qui effectuera la procédure de réception, vous pouvez :

 

• envoyer la LRE à une adresse email de contact générique (par exemple : contact@ar24.fr) sans mentionner de NOM et de prénom au moment de renseigner les informations du destinataire. En plus de l’adresse email de destination, vous devrez uniquement mentionner une raison sociale (nom de l’entreprise) et cocher la case « Professionnel ».

Exemple 
Email : contact@ar24.fr
Société : AR24

 

Toute personne ayant accès à l’adresse de réception pourra commencer la démarche de réception en soumettant un extrait KBIS ou le SIRET de l’entreprise.

Ensuite toute personne physique dont le nom apparaît sur l’extrait KBIS de l’entreprise pourra s’identifier pour accuser réception de votre courrier.

L’extrait KBIS contient des informations relatives au dirigeants de l’entreprise mais aussi aux divers administrateurs et aux éventuels commissaires aux comptes.

 

2. Notifier une personne spécifique au sein d’une entreprise par LRE

Si vous souhaitez notifier un salarié de l’entreprise dans le cadre de son activité au sein de l’entreprise, deux possibilités s’offrent à vous :

 

• envoyer la LRE à une adresse email professionnelle privée en mentionnant aussi le NOM et prénom de votre destinataire

Exemple
Email : marieleblanc@ar24.fr
NOM : LEBLANC
Prénom : Marie
Société : AR24

 

• envoyer la LRE à une adresse email de contact générique (ex. contact@ar24.fr ) en mentionnant le NOM et prénom de la personne qui pourra réceptionner l’envoi.

Exemple
Email : contact@ar24.fr
NOM : LEBLANC
Prénom : Marie
Société : AR24

 

Dans ces deux cas de figure seul le destinataire dont vous avez renseigné le NOM et prénom pourra accuser réception du courrier recommandé, pour le compte de l’entreprise. Le destinataire accédera directement au procédé d’identification visuelle à distance pour faire vérifier son identité ; la présentation du KBIS ou du numéro de SIRET ne sera donc pas nécessaire.

Si vous connaissez les noms et prénoms de la personne qui pourra réceptionner votre courrier (et éventuellement son email professionnel privé), nous vous suggérons de privilégier ce mode de fonctionnement.
Dans les deux cas n’oubliez pas de cocher la case attribuant à votre destinataire un statut de professionnel.

 

3. Notifier un salarié de votre entreprise par LRE

Lorsque vous êtes employeur et que vous souhaitez notifier un salarié de votre propre entreprise dans le cadre de votre relation de travail, vous vous adressez à lui en tant que non-professionnel.

Dans ce cas de figure il est donc nécessaire de recueillir son accord à être notifié par lettre recommandée électronique qualifiée, même si vous le notifiez sur son adresse professionnelle.
L’obtention de l’accord préalable d’un destinataire particulier est une étape indispensable d’un point de vue juridique (au regard de l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques) ; elle doit précéder l’envoi de LRE et vous permet de bénéficier de la protection juridique que la LRE garantit.