La transformation numérique à laquelle nous avons assisté pendant l’année 2020, fortement accélérée par la crise du Covid-19, entraîne une réorganisation des services au sein des entreprises et les incite aussi à repenser leur stratégie. La digitalisation est un enjeu incontournable pour tous les professionnels dont les organisations internes et les business models sont bouleversés.
Ainsi, la transformation numérique est passée du statut de tendance à un statut d’élément central de la stratégie des entreprises et les acteurs qui proposent d’accompagner les professionnels dans leurs processus de digitalisation sont de plus en plus nombreux.
Nous nous concentrons aujourd’hui sur un top 5 des outils de digitalisation proposés par Docaposte. La filiale numérique du Groupe La Poste propose une des offres les plus larges du marché permettant de couvrir tous les besoins pour toutes les organisations avec des solutions sur mesure, en API ou prêtes à l’emploi et s’appuyant sur les expertises de ses marques et filiales.
Zoom sur 5 solutions numériques proposées par les filiales de Docaposte :
Les Français sont de gros consommateurs de lettres recommandées, avec 240 millions d’envois chaque année (source : Le Point Economie). La loi permet désormais d’envoyer des courriers recommandés dits « électroniques ».
Créé en 2015, AR24 a été le premier acteur en France à proposer une solution de lettre recommandée électronique qualifiée selon le règlement européen eIDAS. AR24 est le seul service de LRE à proposer un dispositif de vérification d’identité à distance du destinataire (par vidéo). Qualifiée par l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information) depuis plusieurs années, AR24 vous permet de notifier par LRE tous vos destinataires particuliers et professionnels. Seule condition préalable : avoir obtenu le consentement du destinataire particulier à recevoir des recommandés électronique à l’adresse email de son choix.
La lettre recommandée électronique 100% dématérialisée d’AR24 possède la même valeur juridique que la LRAR papier traditionnelle. L’expéditeur reçoit la preuve de dépôt/envoi, correspondant à l’avis de passage, quelques minutes après l’envoi du recommandé. Les autres preuves lui seront également remises au format électronique suivant les actions des destinataires (accusé réception, négligence ou refus). Beaucoup d’avocats, de juristes, de notaires et de syndics font confiance à ce service et s’en servent au quotidien.
L’archivage électronique concerne plus de 10 milliards de documents à ce jour. Le domaine de l’archivage numérique s’est complexifié au gré des évolutions réglementaires, mais aussi parce que la data est, de manière croissante, au cœur des préoccupations.
Avec l’acquisition de CDC Arkhineo, filiale de la Caisse des Dépôts, annoncée en mai 2020, Docaposte a renforcé sa position de leader de l’archivage numérique à vocation probatoire en France et a consolidé son offre de solutions de confiance.
Les équipes d’Arkhineo sont spécialisées dans l’archivage à vocation probatoire des données numériques (factures, bulletins de salaire, contrats de prêt…).
Avec sa double certification NF461 « systèmes d’archivage électronique » et NF544 « numérisation fidèle », Docaposte est l’un des rares prestataires certifiés du marché qui propose une offre complète couvrant tous les besoins des entreprises en termes de dématérialisation et d’archivage sécurisé.
Avec des serveurs installés sur le territoire national, l’entreprise propose une offre d’hébergement souverain répondant à l’ensemble des exigences et normes des marchés adressés.
Maileva vend des prestations en ligne de créations et diffusions de messages, documents et courriers aux entreprises. La solution Maileva Bulletins de Paie permet d’envoyer en une fois, en quelques minutes et depuis une interface unique, l’ensemble des bulletins de paie, qu’ils soient au format dématérialisé déposés dans les coffres forts numériques des salariés ou au format papier envoyés par voie postale.
Depuis le 1er Janvier 2017, grâce à la Loi Travail, les services RH des entreprises peuvent dématérialiser les bulletins de paie sans l’accord préalable des salariés. Ces derniers conservent le droit de demander à les recevoir au format papier : les 2 canaux de diffusion, papier et numérique coexistent. Pour les bulletins de paie dématérialisés, les données sont traitées et les bulletins déposés dans les coffres forts numériques Digiposte personnels et sécurisés des salariés, accessibles en ligne ou depuis une application mobile.
La dématérialisation des bulletins de paie offre plusieurs avantages non négligeables comme la simplicité (orientation automatique du document vers le bon canal selon le choix du salarié, suivi en temps réel des adhésions des salariés au coffre-fort numérique Digiposte), le gain de temps (mise en place, traitement et envoi), les économies réalisées (réduction des coûts d’affranchissement) et la sécurité (hébergement en France des données et documents, conformité réglementaire, traçabilité).
La solution « Signer en ligne » de Maileva s’intègre parfaitement au fonctionnement des petites et moyennes entreprises ainsi qu’à celui des grands groupes.
Accessible depuis ordinateur, tablette ou smartphone, cette solution packagée permet la création de circuits de signature et le suivi en toute autonomie via un portail dédié. Il suffit à l’utilisateur de charger ses documents, de définir ses destinataires et signataires et de lancer le circuit de signature.
La solution est disponible à l’unité ou en abonnement, en version standard ou premium. Des services annexes tels qu’un coffre-fort individuel d’archivage et la vérification d’identité du signataire avec l’Identité Numérique La Poste sont disponibles, pour répondre aux exigences de toutes les entreprises.
Leader dans le domaine des élections et expert du vote électronique depuis près de 15 ans, Voxaly déploie des solutions de vote par Internet et de vote multicanal au service des entreprises du secteur privé, des collectivités et organismes de la fonction publique territoriale et hospitalière, des banques, mutuelles et assurances. Voxaly accompagne également toutes les entreprises dans la mise en place de leur dialogue social : de l’organisation du CSE jusqu’à la gestion des instances représentatives du personnel.
Le vote électronique permet de gagner du temps tout en assurant un haut niveau de sécurité, de fiabilité et de confidentialité. Voter par Internet, c’est permettre aux électeurs de voter sans contrainte horaire ou géographique, favorisant ainsi l’accessibilité et la participation. Les électeurs peuvent voter depuis leur domicile, lieu de travail, sur une tablette, un smartphone, un ordinateur, et via tous les navigateurs. Cette solution de votes assure un dépouillement en quelques minutes.
Ces outils de digitalisation simples et dont les usages se sont démultipliés participent grandement à la transformation numérique. Fini les bureaux qui débordent de papiers. Fini les documents à imprimer, signer et renvoyer en triple ! Fini l’attente. Ce n’est pas qu’une simple transition : la dématérialisation a créé des innovations dans la façon de gérer les documents, et dans l’organisation du travail de chacun.
Les exigences sont également de plus en plus nombreuses, tant sur le plan technologique que sur plan législatif, avec un catalogue des normes qui s’est étoffé de manière importante ces 20 dernières années : le règlement européen eIDAS, le RGPD, la NF461 (« archivage électronique »), la norme NF544 (« numérisation fidèle »), etc.
Dans tous les secteurs, la transformation numérique devient un impératif. Les entreprises doivent faire le choix du partenaire qui saura leur proposer un accompagnement et le meilleur des solutions pour une digitalisation de leur processus efficace et responsable. Docaposte, tiers de confiance numérique est ce partenaire.
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