La dématérialisation des échanges au sein des communications professionnelles s’accélère. Toutefois, certaines procédures doivent se conformer à des normes bien précises pour être valables aux yeux de la loi. C’est le cas de la lettre recommandée sous un format électronique. Avec la loi pour une République Numérique 2016, la lettre recommandée électronique (LRE) obtient la même valeur juridique que le courrier recommandé papier. Il lui manquait toutefois un niveau de sécurité qui a été mis en place par le Règlement eIDAS; vérifiant notamment l’identité de l’expéditeur et du destinataire avec différents degrés de confiance.
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Le recours à la LRE présente de nombreux avantages pour les entreprises : comme le coût de 2,99 € HT / recommandé*, le gain de temps pour les envois de masses 100% dématérialisés, la facilité des envois, etc.
Utiliser cette solution se révèle intéressant pour les professionnels qui ont régulièrement recours aux lettres recommandées tel que ceux du secteur juridique (avocats, notaires). De même, pour le monde de l’immobilier, pouvant simplifier les échanges entre syndics et copropriétaires.
L’ère du tout numérique présente de nombreux avantages indéniables comme la simplification des procédures, le coût et les gains de temps. Cependant, ces outils dématérialisés imposent la mise en place d’une sécurité importante pour éviter les dérives.
Le renforcement de la sécurité est fait depuis l’entrée en vigueur de la réglementation au 1er janvier 2019. Cette dernière met en place un système obligatoire de vérification d’identité des parties à un niveau élevé pour l’expéditeur et à un niveau substantiel pour le destinataire.
Avec cette nouvelle qualification, il est désormais obligatoire de se plier à de nouvelles normes pour garantir une sécurité renforcée de la procédure. Dans un premier temps, il faut obligatoirement que le prestataire chargé d’acheminer la LRE réalise une vérification d’identité de l’expéditeur à un niveau élevé, mais aussi du destinataire, à un niveau substantiel.
Il doit ensuite horodater le courrier électronique, qui sera stocké sur des serveurs qui répondent à certains critères de sécurité, et fournir différentes preuves justificatives au format électronique.
La durée d’hébergement des preuves, des documents envoyés et des LRE peut varier d’un prestataire à l’autre. Quant à l’achemineur de confiance, pour pouvoir l’être, il doit lui aussi être « approuvé ». C’est l’ANSSI qui est chargée de vérifier que la société répond bien à tous les critères imposés par le règlement eIDAS.
Une fois chose faite, la société se voit attribuer l’acronyme QeRDS (Qualified electronic registered delivery service) et est affichée sur la liste de confiance européenne (Trusted List France).
Désormais, les obligations sont plus rigoureuses pour garantir aux utilisateurs une prestation valide juridiquement lorsqu’ils font le choix d’utiliser la lettre recommandée sous un format électronique.
En définitive, les nouvelles réglementations viennent considérablement renforcer la confiance des utilisateurs pour l’utilisation quotidienne des lettres recommandées électronique pour leurs activités professionnelles, notamment avec l’obligation d’une vérification d’identité des parties. Ils peuvent alors se tourner vers des achemineurs qualifiés et validés pour acheminer plus rapidement et de manière plus économique leurs recommandés au quotidien. Des atouts qui favorisent un peu plus chaque jour la démocratisation de LRE auprès des professionnels.
*Tarif en vigueur au 13 février 2020.
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