Indispensable au bon déroulement des Assemblées Générales (AG), l’ordre du jour liste toutes les résolutions soumises à la discussion et au vote des copropriétaires. Quelles sont les règles à respecter pour sa rédaction et sa transmission ? Quels délais prévoir ? Enfin, comment simplifier vos procédures avec des outils dématérialisés comme l’Avis Électronique AR24 ?
Dans cet article, découvrez tout ce qu’il faut savoir pour gérer efficacement l’ordre du jour de vos AG.
Sommaire :
L’ordre du jour est un document qui liste toutes les résolutions qui seront discutées ou votées lors de la prochaine AG. Communiqué à l’ensemble des copropriétaires, ce programme permet de planifier la prochaine séance. Joint à la convocation d’AG, l’ordre du jour est transmis avec d’autres documents indispensables à la réflexion des copropriétaires. Notez que cette convocation doit impérativement être envoyée 21 jours avant la prochaine AG.
En fin de séance, un compte-rendu appelé « procès-verbal » est établi par le syndic de copropriété et remis aux copropriétaires.
L’ordre du jour est en principe composé des résolutions suivantes :
Vient ensuite l’examen des questions financières :
Enfin, d’autres besoins spécifiques des copropriétaires sont abordés :
Toutes les résolutions sont examinées dans l’ordre de leur inscription à l’ordre du jour.
L’ordre du jour de l’Assemblée Générale est établi par le syndic de copropriété. Toutefois, selon l’article 26 du décret du 17 mars 1967, ce document doit être rédigé avec l’aide du conseil syndical.
En pratique, cette obligation n’est pas sanctionnée si elle n’est pas appliquée. En effet, son irrespect ne peut entrainer l’annulation de l’AG.
Pour inscrire une question à l’ordre du jour, les copropriétaires doivent la rédiger avec clarté et précision. Ils sont également tenus d’envoyer tous les documents nécessaires à la compréhension de leur projet pour permettre le vote éclairé des copropriétaires. Une fois tous les documents recueillis, ils n’ont plus qu’à envoyer leur requête au syndic par lettre recommandée papier ou électronique (LRE).
Bon à savoir : Pour qu’une demande soit effectivement ajoutée à l’ordre du jour, elle doit préalablement être soumise au syndic avant l’envoi des convocations d’AG. Les copropriétaires ont ainsi l’obligation d’anticiper leur demande pour laisser le temps au syndic de compléter l’ordre du jour.
Pour s’assurer de respecter les délais légaux, les copropriétaires ont deux options :
Option 1 : Envoyer leur demande dès qu’ils connaissent la date de la prochaine AG. En effet, selon le décret n°2019-650 du 27 juin 2019, le syndic doit impérativement afficher la date de la prochaine AG, par exemple dans le hall de l’immeuble, et ce dans un délai raisonnable. Ainsi, dès que vous avez connaissance de la date de la prochaine AG, sollicitez votre syndic.
Option 2 : Les copropriétaires peuvent aussi envoyer leurs requêtes en cours d’année. Le syndic intègrera la demande à l’ordre du jour si elle parvient avant la tenue de l’AG ; sinon, elle sera reportée à la séance suivante.
Le saviez-vous ? Le syndic ne peut refuser d’inscrire une résolution à l’ordre du jour dès lors que celle-ci respecte les règles de formulation. Quant aux locataires, ils ne disposent pas du droit à l’inscription de résolutions à l’ordre du jour.
Les résolutions doivent être examinées telles qu’elles ont été formulées dans l’ordre du jour. Les copropriétaires et syndics n’ont pas le droit de changer le sens de la résolution.
Toutefois, il est possible d’amender l’ordre du jour au cours de l’AG pour préciser certaines questions. Au cours de la séance, une question imprévue dans l’ordre du jour peut éventuellement faire l’objet d’une discussion qui ne débouche pas sur un vote.
Connaissez-vous l’Avis Electronique ? Utilisable en copropriété depuis l’entrée en vigueur du décret 2020-834 du 2 juillet 2020, l’Avis Electronique est un procédé 100% dématérialisé dédié aux syndics. Cet outil simplifie et accélère l’envoi des convocations d’AG, PV d’AG et autres mises en demeure. Syndics, il vous suffit de quelques clics pour envoyer vos communications règlementées. L’Avis Electronique facilite également la vie des copropriétaires, lesquels accusent réception de leur courrier directement sur leur boîte mail. Plus rapide qu’une convocation papier, l’Avis Electronique supprime le délai d’acheminement de vos courriers tout en faisant courir vos délais légaux plus rapidement. De quoi considérablement accélérer vos procédures.
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Il comprend les services suivants :
L’ordre du jour constitue donc un élément clé du bon fonctionnement d’une AG de copropriété. De sa rédaction à son envoi, chaque étape doit respecter les obligations légales pour assurer une gestion transparente et efficace. Avec l’Avis Électronique AR24, facilitez vos convocations et gagnez en rapidité et sécurité dans vos procédures.
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