Étape obligatoire pour toutes les sociétés à capital social dont les SAS, SA, SARL, EURL, etc… l’ouverture d’un compte bancaire professionnel se fait au nom de l’entreprise (personne morale). Pour les entreprises individuelles, il sera seulement nécessaire d’ouvrir un compte (particulier ou professionnel) dédié à leur activité à partir du moment où le chiffre d’affaires dépasse 10 000 euros durant deux années consécutives. Dans certaines situations, il arrive que l’établissement financier soit contraint de refuser l’ouverture du compte professionnel. Compte tenu de ses nombreux avantages, de plus en plus de professionnels de la banque et de la finance ont recours à la lettre recommandée électronique (LRE) pour l’envoi de l’avis de refus. Mais un certain nombre d’entre eux se demandent si le recueil du consentement de la société en tant que destinataire de la LRE, est nécessaire. Réponses.
Sommaire :
Même si la banque n’a aucune obligation d’informer le professionnel sur les raisons qui la poussent à refuser l’ouverture d’un compte professionnel, il s’agit bien souvent d’incidents bancaires à répétition qui entrainent la méfiance des établissements financiers. Surendettement, interdiction bancaire, chèques sans provision, incident de remboursement d’un crédit… les raisons d’un refus par la banque peuvent être nombreuses ; cela dépend de la politique commerciale mise en place.
L’établissement bancaire devra adresser au plus vite, aux professionnels présentant un risque, une lettre de refus d’ouverture de compte bancaire professionnel. L’envoi de l’avis de refus devra se faire en recommandé avec accusé de réception et ne pourra être refacturé au professionnel. Dans ce courrier, l’établissement financier devra également informer la société désireuse d’ouvrir un compte bancaire professionnel, sur son droit au compte. Cette procédure pourra être lancée auprès de la Banque de France ; l’avis de refus sera à joindre au dossier.
Compte tenu des courts délais dont disposent les professionnels de la banque et de la finance pour l’envoi de l’avis de refus, ils sont de plus en plus nombreux à avoir recours à la LRE qualifiée. En effet, l’envoi par voie électronique est instantané et permet de supprimer les délais d’acheminement puisque votre destinataire reçoit son courrier directement sur sa boite email. La société pourra alors constituer plus rapidement son dossier et faire valoir son droit au compte. Pour rappel, le capital social des sociétés est à déposer sur un compte bancaire professionnel pour l’obtention d’un certificat de dépôt de fonds remis par la banque. Ce certificat est nécessaire pour l’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).
Immédiatement après l’envoi, vous recevez la preuve de dépôt et d’envoi (identique à un avis de passage). La preuve d’accusé de réception et la preuve de refus (également identiques à un envoi papier) seront accessibles directement sur votre espace AR24. Dans les cas où et malgré les 4 relances automatiques envoyées par AR24, le destinataire n’accuse pas réception de son courrier dans les deux semaines suivant l’envoi, la lettre recommandée électronique est alors considérée comme ignorée et vous recevez une preuve de négligence valable dans ce type de procédure. Ces preuves horodatées numériquement seront conservées et mises à votre disposition 7j/7, 24h/24 sur nos serveurs ultra-sécurisés et cela gratuitement.
Si le destinataire refuse ou ignore le courrier recommandé électronique, pas d’inquiétude ! Il ne sera pas nécessaire de doubler votre envoi avec un recommandé papier, ni de renvoyer une deuxième LRE, vous êtes protégé puisque ce mode d’envoi est strictement équivalent à son homologue papier (article L.100 du Code des postes et des communications électroniques).
Parmi les avantages de ce mode d’envoi, il est important de parler du gain de temps. En effet, le courrier de refus sera prêt en quelques clics seulement. Vous pouvez l’envoyer directement depuis le site ar24.fr ou bien, pour une utilisation encore plus rapide, choisir d’intégrer AR24 à votre logiciel métier tout en restant en conformité avec les protocoles bancaires en matière de sécurité. Une fois votre compte créé sur le site AR24 ou l’intégration API finalisée par nos équipes techniques, il vous suffira de vous identifier avec un moyen d’identification afin de sécuriser votre envoi, de rédiger votre courrier et de vous munir de l’adresse email de votre destinataire que vous pouvez recueillir au préalable dans le formulaire de demande d’ouverture de compte. Dématérialiser ce type de procédure vous permettra de faire gagner un temps précieux à vos équipes en agence mais surtout, à votre pôle courrier.
Pour tous les envois adressés par courrier recommandé électronique aux destinataires professionnels, il ne sera pas nécessaire de recueillir leur consentement. En revanche pour les recommandés électroniques destinés aux particuliers ainsi qu’aux administrations, obtenir le consentement de manière écrite et à une date exacte, est une obligatoire légale (article L.100 du CPCE).
Les sociétés, les commerçants, les professions libérales, les artisans et tous les travailleurs indépendants ne sont donc pas concernés. Il est cependant conseillé d’obtenir leur consentement afin d’augmenter votre taux d’accusé de réception. En effet, le recueil du consentement du destinataire permet de l’avertir qu’il peut potentiellement être notifié par voie électronique. Cette étape permet également de vérifier l’adresse email du destinataire et de s’assurer qu’il est en capacité de la consulter.
Pour aller plus loin : Dans le but d’augmenter votre taux d’accusé et de réception, AR24 vous propose de pré-notifier gratuitement votre destinataire. Pour cela rien de plus simple, il vous suffira de sélectionner la case de pré-notification au moment de l’envoi. Cette pré-notification permettra d’avertir le professionnel destinataire qu’une lettre recommandée 100% électronique en provenance d’AR24 sera délivrée, dès les prochains jours, dans sa boîte email professionnelle. Cette fonctionnalité est disponible aussi bien pour les envois effectués depuis AR24 que pour ceux transmis via votre logiciel métier. Attention, la pré-notification ne peut pas être substituée à un recueil de consentement.
Afin d’optimiser le recueil de vos consentements, AR24 vous propose différentes solutions :
– Consulter rapidement le statut des consentements ; – Insérer manuellement un consentement.
Bon à savoir : Les professionnels de la banque et de la finance peuvent avoir recours à la LRE AR24 dans tous les cas de figure où l’usage d’un recommandé avec accusé de réception est nécessaire. Dans ces situations (autres qu’un refus d’ouverture de compte), il est également possible de recueillir le consentement de votre destinataire en insérant une clause dans une convention d’ouverture de compte, un contrat d’assurance, un avenant ou un contrat de travail pour un envoi recommandé en interne.
Enfin, quel que soit le mode d’utilisation d’AR24 (en ligne ou via un logiciel métier), les professionnels de la banque et de la finance bénéficient d’un tarif unique. Le coût de votre lettre recommandée électronique est fixe et sans frais supplémentaire peu importe la destination ou le volume des pièces jointes (jusqu’à 256 Mo, peu importe le format – audio, vidéo, image, etc.). Dès les premiers envois, de réelles économies se feront ressentir puisque la LRE AR24 est deux à cinq fois plus économique qu’un recommandé papier. Plus de 600 professionnels du secteur bancaire et financier ont fait le choix d’optimiser leurs coûts d’envoi avec AR24. Pourquoi pas vous ? Créez dès à présent votre compte et dématérialisez facilement vos envois d’avis de refus d’ouverture de compte.
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