Une clôture de compte d’un client particulier à l’initiative de l’établissement bancaire doit respecter une procédure stricte. C’est pourquoi de nombreux professionnels de la banque et de la finance ont fait le choix de dématérialiser leurs flux recommandés. En effet, la lettre recommandée électronique (LRE) vous apporte toute la protection juridique dont vous avez besoin dans le cadre de la procédure de clôture de compte (article L.100 du Code des postes et des communications électronique).
Utilisée afin de notifier les titulaires de la fermeture effective de leur compte, la LRE permet d’accélérer ce type de procédure puisque l’envoi électronique est instantané. Mais que se passe-t-il si votre client particulier refuse ou ignore la lettre de clôture de compte ? On fait le point.
Sommaire :
Compte inactif, non-respect de la convention de compte, comportement gravement répréhensible envers le personnel de l’établissement bancaire, litige vous opposant à un client particulier, compte entrainant trop de frais pour l’établissement, etc. ; les motifs de clôture de compte sont nombreux et plus fréquents qu’on pourrait le penser.
Comme vous le savez, vous n’êtes pas tenus de motiver votre décision auprès de votre client particulier ; à l’exception des comptes ouverts par le biais d’une procédure de droit au compte. En revanche, les professionnels de la banque et de la finance sont dans l’obligation de respecter un délai de préavis de 60 jours afin que votre client particulier puisse prendre les dispositions nécessaires pour le transfert de son compte dans un autre établissement bancaire. Ce délai devra être prévu dans la convention de compte ou dans les conditions générales de la banque. Dans certains cas, comme par exemple, un comportement répréhensible de la part du client, il ne sera pas nécessaire de respecter le délai de préavis.
Les comptes bancaires considérés comme inactifs, c’est-à-dire ceux qui n’ont enregistré aucune opération depuis un an pour les comptes courants et depuis 5 ans pour les produits d’épargne, devront être conservés pendant 10 ans. Les fonds seront ensuite transférés à la CDC (Caisse des dépôts et consignations). A l’exception des comptes dont le titulaire est décédé, l’établissement financier devra les conserver pendant 3 ans. La banque pourra continuer de prélever des frais et des commissions liés à la bonne tenue du compte. La loi Eckert impose aux professionnels de la banque et de la finance d’informer les titulaires de comptes inactifs afin de les inciter à effectuer une opération mais aussi de consulter régulièrement le Répertoire national d’identification des personnes physiques (RNIPP) afin de vérifier si le titulaire du compte est toujours vivant. En revanche, rien n’oblige un établissement financier d’effectuer une recherche d’héritiers dans le cas où le titulaire du compte serait décédé.
Dans le but d’augmenter votre taux d’accusé de réception, AR24 relance automatiquement le destinataire par email à 4 reprises durant les 2 semaines accordées au destinataire pour accuser réception de la LRE.
Il y a 3 possibilités :
Toutes ces preuves ainsi que la preuve de dépôt et d’envoi accessible immédiatement après l’envoi, sont conservées sur nos serveurs sécurisés gratuitement et pendant 10 ans.
Il existe un ensemble de bonnes pratiques qui vous permettent d’améliorer votre taux d’accusé de réception de la lettre de clôture de compte. Tout d’abord, veillez à bien renseigner les données du destinataire (nom, prénom, adresse e-mail). Ensuite, le recueil de consentement permet dans de nombreux cas d’augmenter votre taux d’accusé de réception. Etape obligatoire avant l’envoi d’une LRE pour les destinataires particuliers et les administrations (article L.100 du Code des postes et des communications électroniques), le recueil de consentement permet de prévenir vos clients destinataires qu’ils seront désormais notifiés par voie électronique en leur demandant au préalable leur accord à recevoir des courriers recommandés électroniques.
AR24 vous propose plusieurs solutions pour recueillir en toute simplicité le consentement de vos destinataires :
· Le gestionnaire de consentements d’AR24 conçu comme un carnet d’adresses permet d’obtenir à une date exacte, le consentement de vos destinataires en quelques clics seulement. Son design ergonomique, vous permet de gérer facilement les consentements, de voir leur statut (en attente ou réaccueilli) ou encore d’insérer manuellement un consentement. Assurez-vous de toujours obtenir un consentement écrit de la part de votre destinataire avant l’envoi d’une LRE. Ce consentement sera valable sans limite de temps pour tous les prochains envois ;
· La clause de consentement : en tant que professionnels de la banque et de la finance, vous pouvez ajouter une clause de consentement dans une convention d’ouverture de compte, un contrat d’assurance ou un avenant. Il reviendra au gestionnaire de compte de renseigner le client sur la lettre recommandée 100% électroniques et ses avantages pour le destinataire (réception des LRE 7 jours /7, 24h/24, depuis n’importe quel appareil connecté à internet, dématérialisation et conservation sur un cloud sécurisé des lettres et documents reçus par sa banque, assistance téléphonique gratuite, etc.).
Cependant, votre destinataire pourrait oublier d’avoir donné son consentement. C’est pour cette raison qu’il est préconisé de pré-notifier votre client particulier avant l’envoi d’une lettre recommandée 100% électronique. Chez AR24, cette option est gratuite et disponible directement sur votre espace personnel. Il vous suffira, au moment de l’envoi, de sélectionner la case « envoyer un mail de pré-notification ». Le titulaire du compte recevra alors de la part d’AR24, une notification l’informant de l’acheminement imminent par voie électronique, d’une lettre recommandée électronique provenant de sa banque. Dans la majorité des cas, la pré-notification conduit votre client destinataire à accuser réception de la LRE.
Pour en savoir plus sur les bonnes pratiques vous permettant d’augmenter votre taux d’accusé de réception, vous pouvez lire notre article : les 5 règles d’or pour améliorer le taux d’A/R de vos lettres recommandées électroniques eIDAS qualifiées.
Il arrive que malgré la mise en œuvre de ces best practices, un titulaire de compte n’accuse pas réception de la lettre de résiliation. La première chose que vous devez savoir c’est que vous n’avez pas besoin d’adresser une nouvelle lettre recommandée électronique ou de doubler votre envoi par un recommandé papier. En effet, la LRE qualifiée est l’équivalent juridique de la LRAR. Un seul envoi, électronique ou papier, est donc suffisant pour lancer la procédure de clôture de compte ; c’est la preuve de dépôt et d’envoi ou l’avis de passage qui fait courir les délais légaux. Avec AR24, l’expéditeur reçoit cette preuve immédiatement après l’envoi. Vous êtes donc protégés en cas de refus ou de négligence. En revanche, pour le titulaire du compte, le refus ou la négligence d’une LRE pourra avoir de lourdes conséquences puisque sa responsabilité pourra être engagée. De plus, le refus ou la négligence de la lettre de clôture de compte ne pourra en aucun cas suspendre ou annuler la clôture de compte à la condition que les réglementations bancaires en vigueur pour ce type de procédure aient bien été respectées par l’établissement financier. En résumé, si vous avez respecté le délai de préavis et averti le titulaire de la fermeture imminente de son compte, votre client particulier ne pourra s’opposer à la fermeture du compte ni demander de dédommagements. En dernier recours, il pourra faire une demande de droit au compte auprès de la Banque de France. Avec l’envoi numérique, vous bénéficiez d’un avantage supplémentaire, la LRE qualifiée est le seul courrier recommandé dont le contenu pourra être prouvé en cas de contentieux avec l’un de vos clients grâce à l’horodatage qualifié des preuves.
Cependant, afin de bénéficier de cette protection juridique et de tous les avantages de la LRE, il sera nécessaire de choisir un prestataire de confiance qualifié par l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information). De nombreux professionnels de la banque et de la finance ont choisi AR24 pour l’envoi de leur lettre de clôture de compte mais également pour tous les échanges qui ont lieu avec leurs clients, de l’entrée jusqu’à la fin de la relation. En effet, notre qualification obtenue en 2018, nous permet de notifier aussi bien vos clients particuliers que vos clients professionnels tout en étant en conformité avec les règlements en vigueurs (eIDAS, RGPD, LCB-FT) ainsi qu’aux procédures KYC.
Rapide et sécurisée, la LRE s’adapte aux besoins et problématiques des professionnels de la banque et de la finance tout en accélérant leurs processus métier. Envoyez une lettre de clôture de compte en quelques clics seulement, c’est possible ! Pour cela rien de plus simple, créez votre compte AR24 ou contactez notre expert du secteur bancaire et financier.
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