Comment la lettre recommandée électronique optimise le télétravail dans les cabinets d’avocats ?

Pour les professionnels du droit et en particulier pour les avocats, le travail à distance n’est pas toujours simple à mettre en place. Aux questions de logistique viennent en effet s’ajouter des questions déontologiques.

Pour assurer le respect du secret professionnel et la sécurité des dossiers, le cabinet d’avocats doit mettre à disposition de ses collaborateurs une connexion sécurisée ainsi qu’une série d’outils spécifiques. La LRE qualifiée (eIDAS) proposée par AR24 répond à ces impératifs et optimise le télétravail des collaborateurs. Explications.

Sommaire :

1. La LRE : une solution digitale disponible aussi en télétravail
2. Envoi d’une LRE en télétravail : le recommandé électronique est sécurisé et fiable
3. Les nombreux autres avantages de la LRE pour votre cabinet
4. Avocats en télétravail : comment envoyer une LRE avec AR24 depuis chez vous ?

 

1. La LRE : une solution digitale disponible aussi en télétravail

Difficile d’organiser l’envoi de recommandés lorsque nos équipes sont dispersées. Grâce à une clé d’identification numérique (Clé REAL ou clé e-barreau par exemple), votre collaborateur peut, depuis chez lui, se charger lui-même, en quelques clics et à tout moment, de l’envoi des LRE pour votre cabinet. Disponible 24h/24 et 7j/7, ce service supprime les déplacements au bureau de poste et fera gagner du temps précieux à vos équipes.

Vous ne disposez pas de certificat numérique mais votre collaborateur souhaite néanmoins envoyer des LRE eIDAS qualifiées en utilisant AR24 ? Commandez une clé AR24 ou une clé OTP. Toutes deux pourront être envoyées directement au domicile de ce dernier.

Retrouvez ici la liste des certificats d’identification numérique que nous acceptons.

2. Envoi d’une LRE en télétravail : le recommandé électronique est sécurisé et fiable

N’ayez aucune crainte : même en télétravail votre collaborateur bénéficie d’un outil fiable et parfaitement sécurisé.

Depuis le décret n° 2018-347 du 9 mai 2018, La LRE électronique se voit doublement sécurisée et encadrée par des normes bien précises. L’identification de l’expéditeur est par exemple réalisée à un degré de confiance élevé. Un niveau de confiance substantiel est requis pour l’identification du destinataire.

Par ailleurs, que la LRE qualifiée soit envoyée depuis votre étude ou depuis le domicile de votre collaborateur, elle conserve strictement la même valeur juridique que son homologue papier (la LRAR) et ce, en vertu de l’article L-100 du Code des postes et des communications électroniques.

Enfin, avec la lettre recommandée en ligne AR24, la confidentialité des envois effectués par vos collaborateurs en télétravail est garantie. Seul l’expéditeur et le destinataire du courrier ont accès à son contenu. Grâce au procédé d’identification visuelle AR24, aucun risque de remettre le courrier recommandé à la mauvaise personne. La confidentialité de vos échanges est ainsi garantie !

 

3. Les nombreux autres avantages de la LRE pour votre cabinet

Qu’ils soient en télétravail ou non, la LRE qualifiée offre par ailleurs de nombreux avantages à vos collaborateurs et à votre cabinet.

 

• Plus rapide : les délais d’acheminement sont purement et simplement supprimés
• Plus économique : tous frais confondus, la LRE coûte 2 à 5 fois moins cher que son équivalent papier
• Pièces jointes jusqu’à 256 Mo, soit environ 19 000 pages de texte, sans aucun surcoût
• Conservation des LRE, pendant 10 ans, par AR24 sur des serveurs localisés uniquement en France
• Contenu du recommandé certifié et immuable grâce à l’horodatage
• Sans engagement et sans coûts cachés

 

4. Avocats en télétravail : comment envoyer une LRE avec AR24 depuis chez vous ?

Tout simplement, comme si vous étiez dans les locaux de votre étude. Connectez-vous au compte AR24 de votre étude ou créez-en un si nécessaire. Munissez-vous d’un moyen d’identification ou commandez-en un sur le site AR24. Rédigez votre courrier, attachez vos pièces jointes. Votre LRE eIDAS est prête à être envoyée.

 

Une dernière précision : si votre destinataire est un particulier, pensez à recueillir au préalable son consentement. En effet le destinataire particulier doit exprimer son accord à être notifié par recommandé électronique à une adresse email précise ; cet accord doit être formellement donné à un moment précis et sur un support prouvable (clause d’un contrat, gestionnaire de consentements AR24…). Il s’agit d’une condition essentielle à la validité juridique de votre LRE.

Pour optimiser le télétravail de vos collaborateurs, pensez à la lettre recommandée électronique AR24. Simple, rapide et sûre, elle est aussi économique et écologique car il n’y aucune obligation de passer par l’impression des documents envoyés.  Pour une utilisation optimale, vous pouvez même l’intégrer en API au sein de votre cabinet d’avocats. Contactez-nous sans plus tarder pour recevoir une offre sur-mesure et profiter d’un tarif dégressif sur vos envois en volume.