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Au sein des collectivités territoriales, on ne parle pas d’Assemblée Générale. En revanche, dans certaines structures du secteur public, par exemple, les organismes présentant un statut hybride, c’est-à-dire ceux portant une mission publique ou financés par des capitaux publics, sont régis par des règles de droit privé et peuvent donc tenir une Assemblée Générale. On peut citer les sociétés d’économie mixte (SEM), les sociétés publiques locales (SPL), les offices publics de l’habitat (OPH) ou encore les groupements d’intérêt public (GIP). Le cadre juridique, les modalités et les délais de convocation peuvent différer de celles d’une Assemblée Générale traditionnelle. En effet, plusieurs questions peuvent se poser quant à la convocation des élus à une AG dans le secteur public. Qui peut convoquer une AG et dans quel contexte ? Que doit contenir la convocation ?
Bien plus qu’une simple formalité administrative, convoquer les élus à une Assemblée Générale doit respecter certaines étapes et règles précises pour garantir la conformité juridique et la validité des décisions prises (découvrez notre article sur le modèle d’une convocation à l’Assemblée Générale). Qu’il s’agisse d’une convocation adressée aux actionnaires d’une société (SAS, SARL, etc.), aux membres d’une association, aux copropriétaires convoqués par un syndic ou aux représentants d’une société d’économie mixte ou d’une société publique locale, rien ne doit être laissé au hasard : délai, mentions obligatoires, ordre du jour, etc.
Les règles peuvent différer selon la structure (société d’économie mixte, société publique locale, etc.). C’est généralement le président, le directeur général ou le conseil d’administration qui est compétent pour convoquer l’Assemblée Générale. Dans certaines structures du secteur public, on distingue, comme en entreprise, en association ou en AG des copropriétaires, deux types d’AG :
Indispensable à la prise de décisions, l’ordre du jour comporte les sujets à aborder durant l’AG et qui seront soumis au vote des élus. Chaque sujet doit être précis, complet et transmis en même temps que la convocation avec les documents (bilans, rapports, etc.) s’y rapportant.
Les délibérations lors de l’Assemblée générale devront impérativement suivre l’ordre du jour préalablement établi. Si ce n’est pas le cas, les sujets seront reportés à la prochaine AG pour une prise de décisions ultérieure.
Dans le cas où un élu ne pourrait assister à une AG, il peut, dans la majorité des cas, se faire représenter, mais cela dépend une fois encore de la structure. Il donne alors un mandat prévoyant la délégation de vote et reste libre de choisir son mandataire. La procuration doit impérativement être établie par écrit. Bien souvent, un mandataire ne peut recevoir plusieurs délégations de vote. Pour des raisons de simplicité, de rapidité et de preuve, une lettre recommandée électronique (LRE) pourra être utilisée pour donner procuration à un mandataire.
A noter que le vote à distance est parfois possible, comme le fait d’assister à une Assemblée générale en visioconférence.
La convocation doit impérativement comporter plusieurs mentions sous peine d’être considérée comme non-conforme et retarder la prise de décisions.
Doivent donc figurer sur la convocation :
La convocation pourra mentionner tous les documents annexes nécessaires à la prise de décisions.
En principe, les délais d’envoi des convocations d’AG sont prévus par les statuts. Ils peuvent varier selon qu’il s’agisse d’une société d’économie mixte, d’une société publique locale ou de toute autre structure.
Pour une Assemblée générale ordinaire, le délai est généralement compris entre 15 et 30 jours. Cependant, un délai plus long pourra être prévu dans les statuts. Pour ce qui est des Assemblées générales extraordinaires, le délai pourra être plus court sous réserve d’un motif légitime.
Le délai entre la date d’envoi de la convocation et la tenue de l’AG doit permettre aux membres d’examiner les documents annexes, de s’organiser, afin d’être présents le jour de l’assemblée ou de désigner un mandataire le cas échéant.
Un délai de convocation d’AG non respecté ou une convocation non-conforme peut entraîner l’annulation des décisions prises lors de l’assemblée ou même des conséquences juridiques plus importantes pour la société ou la structure.
Vous l’aurez compris, le respect des modalités prévues dans les statuts juridiques est primordial, tout comme le fait de tracer chaque étape de la procédure de convocation. Dans ce cadre, l’utilisation de la lettre recommandée électronique s’avère être indispensable compte tenu des garanties juridiques qu’elle apporte et de son horodatage qualifié garantissant une traçabilité certaine.
A noter que l’utilisation d’un recommandé avec avis de réception n’est pas forcément imposée par la loi, mais se tourner vers une solution à valeur probante est préconisée afin d’éviter tout risque de litige ou de contestation.
Oui, il est tout à fait possible de transmettre aux membres la convocation aux Assemblées générales par voie dématérialisée. Néanmoins, il est important de s’assurer de la traçabilité de l’envoi en cas de litige et d’obtenir des preuves certifiant la date d’envoi et de réception.
Pendant longtemps, les convocations étaient transmises par courrier recommandé papier. Pour des raisons de traçabilité, de fiabilité et de rapidité, le président, le directeur général ou le conseil d’administration ont désormais recours à une lettre recommandée électronique (LRE) qui est le seul équivalent juridique de la LRAR papier (article L.100 du code des postes et des communications électroniques).
AR24, premier prestataire de confiance qualifié, permet de suivre ses envois en temps réel depuis son espace personnel sur lequel vous pouvez également télécharger les preuves relatives à l’envoi :
Ces preuves sont horodatées, ce qui permet de certifier la date d’envoi et de réception. Cet horodatage qualifié permet également d’obtenir une preuve de contenu du courrier des pièces jointes, ce qui n’est pas possible avec un courrier recommandé papier traditionnel.
Cette preuve de contenu est un avantage indéniable, tout particulièrement lorsque l’on sait qu’une convocation non-conforme peut conduire à une nullité de l’Assemblée générale.
Un autre avantage de la LRE AR24 est son instantanéité d’envoi et d’acheminement. Les destinataires sont ainsi notifiés instantanément et peuvent prendre leur disposition quant à la tenue de l’Assemblée générale.
Par ailleurs, l’acheminement instantané de la lettre recommandée électronique s’avère particulièrement avantageux dans ce type de procédure où il est nécessaire de respecter des délais légaux.
Enfin, la dématérialisation de la convocation permet de gagner du temps. En effet, AR24 permet d’envoyer des LRE en toute simplicité et en quelques clics seulement sans pour autant perdre en fiabilité, étant donné qu’il s’agit d’une solution qui répond aux règles les plus strictes en matière de sécurité d’acheminement conformément au règlement eIDAS.
La lettre recommandée électronique AR24 est deux à cinq fois moins chère qu’un recommandé papier traditionnel.
En effet, un recommandé papier traditionnel peut voir son tarif évoluer en fonction de la destination ou du volume de documents transmis, contrairement à l’envoi d’une LRE dont le prix reste fixe, quel que soit le pays de destination ou le nombre de pièces jointes.
AR24 permet d’envoyer jusqu’à 256 Mo de pièces jointes, quel que soit le format (PDF, image, audio, vidéo, etc.).
Les documents annexés à une convocation d’AG peuvent être relativement volumineux, on estime donc que, dans cette situation, la LRE AR24 est cinq fois moins cher par rapport à son homologue papier.
La convocation à l’AG pourra être envoyée depuis votre logiciel métier si AR24 y a été au préalable intégré ou depuis le site AR24. Pour s’assurer de l’identité de l’expéditeur, AR24 vous demandera de vous identifier avec un moyen d’identification tel qu’un certificat numérique.
Si vous n’en possédez pas, vous pourrez commander un identifiant LRE sur le site AR24. Il s’agit d’un document papier contenant une clé OTP permettant de générer des codes à usage unique de façon illimitée.
Ce moyen d’identification est conforme au règlement eIDAS et permet d’envoyer des LRE en toute sécurité.
Une fois cet identifiant en votre possession, l’envoi se fait en quelques clics. Il vous suffit de renseigner les coordonnées du destinataire, de rédiger la convocation et d’ajouter les pièces jointes.
Bon à savoir : La dématérialisation de la convocation nécessite de recueillir le consentement des destinataires. Ce consentement doit être obtenu par écrit et à une date exacte. En règle générale, ce consentement doit être obtenu 20 jours avant la date de la prochaine AG. Une fois obtenu, ce consentement est valable pour toutes les prochaines AG et sans limite de temps. Par ailleurs, la personne ayant donné son consentement pourra se rétracter au minimum 20 jours avant la prochaine AG. AR24 vous accompagne dans le recueil de consentements avec son gestionnaire dédié permettant de faciliter cette démarche.
Accélérez et simplifiez dès maintenant l’envoi de vos convocations aux Assemblées générales grâce à la dématérialisation. Fiable, rapide et économique, la lettre recommandée 100% électronique est l’allié des acteurs du secteur public. En alliant modernité, réduction des coûts et conformité, AR24 se positionne comme un acteur stratégique et un outil juridique indispensable. Vous avez des questions ? Contactez-nous ! Un expert dédié à votre secteur d’activité vous accompagnera dans la dématérialisation de vos flux recommandés.
Comment ça marche ? Il suffit de créer votre compte et votre recommandé électronique est envoyé en quelques clics seulement.
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