Suivi de vos lettres recommandées électroniques AR24 : une fonctionnalité aussi simple qu’indispensable

Envoyer un courrier recommandé est obligatoire dans plusieurs situations bien définies par la loi. Par exemple lors de la résiliation d’un contrat avec un client, un prestataire ou un collaborateur, lors d’une mise en demeure, pour réaliser un acte d’achat immobilier en VEFA, pour faire courir les délais de rétractation conformément à la loi SRU etc.

Envoyer un recommandé est simple, mais lorsqu’il s’agit de procéder à des envois multiples à des destinataires différents, tout en vous assurant de bien suivre les envois et de réceptionner les preuves liées à chaque courrier, vous pouvez très vite vous retrouver débordés. Afin de répondre efficacement à ce type de situation, votre espace personnel AR24 vous permet d’accéder à un tableau de bord dédié dans lequel vous pouvez retrouver et suivre l’ensemble des courriers recommandés électroniques que vous avez envoyés.

Sommaire :

1. Pourquoi suivre l’envoi de vos lettres recommandées électroniques dans votre tableau de bord ?
2. Comment se passe le suivi de vos lettres recommandées électroniques AR24 ?

 

1. Pourquoi suivre l’envoi de vos lettres recommandées électroniques dans un tableau de bord ?

Les avantages de pouvoir suivre le statut de vos envois recommandés (LRE ou envois recommandés simples) sont nombreux et ne manqueront pas de simplifier la gestion de vos procédures au quotidien.

Vous pouvez notamment :

• Retrouver en temps réel l’état de vos envois, en fonction des actions de votre destinataire (s’il accuse réception, refuse ou néglige son courrier).
• Avoir un suivi global du statut de vos lettres recommandées électroniques, de vos envois recommandés simples et des consentements recueillis.
• Retrouver à tout moment les preuves, les contenus et les pièces jointes des LRE envoyées (et ce pendant une durée de 10 ans).
• Télécharger au format compressé (.zip) le contenu et les preuves de chaque lettre, ou de manière séparée, chaque document au format PDF.

 

2. Comment se passe le suivi de vos lettres recommandées électroniques AR24 ?

Depuis votre espace personnel AR24, la page « Mes envois » vous présente un tableau de bord regroupant l’ensemble des lettres recommandées envoyées. Tous vos courriers, les pièces jointes et les preuves associées et les consentements (obtenus ou refusés) y sont conservés gratuitement pendant une durée de 10 ans.

Ce tableau de bord présente des informations pour chaque envoi telles que :

• Les coordonnées de l’expéditeur
• Le nom et/ou la raison sociale du destinataire
• La date et l’heure de l’envoi (pour chaque LRE vous retrouverez la date et l’heure exacte à laquelle votre courrier a été expédié. Il s’agit d’un horodatage qualifié que nous apposons, conformément à la réglementation eIDAS, sur chaque recommandé électronique).
• Le statut de l’envoi en temps réel : en cours, envoyé, A/R, négligé…
• Le coût de l’envoi.

 

Non seulement vous y retrouvez toutes vos lettres recommandées qualifiées envoyées, mais aussi vos envois recommandés électroniques simples et vos demandes de consentements.

Pour chaque élément (LRE, envoi simple ou consentement), vous disposez d’un identifiant unique ainsi que de la référence dossier ou client associée. Grâce à la barre de recherche il vous est possible de retrouver facilement un courrier acheminé : il vous suffit d’y taper un des éléments mentionnés (référence dossier ou référence client, adresse de votre destinataire, etc.).

Nous avons tout conçu pour que vous ayez un suivi optimal de vos courriers et pour que l’organisation de votre travail soit la plus simple possible.

 

Où retrouver ce tableau de bord ?

• Connectez-vous à votre compte AR24,
• Puis rendez-vous sous l’onglet « Mes envois » : vous aurez ainsi accès à tous les envois effectués depuis la création de votre compte AR24

 

Enfin, si vous êtes également destinataire de courriers recommandés électroniques, vous pouvez aussi y retrouver les envois que vous avez réceptionnés. Pour cela, rendez-vous dans votre espace dédié en cliquant sur Mon Compte > Mes courriers reçus.

Le règlement eIDAS impose au prestataire qualifié, achemineur de LRE, de conserver et de rendre disponible au destinataire et à l’expéditeur, l’ensemble des courriers 100% électroniques qualifiés envoyés ou réceptionnés, les pièces jointes ainsi que les preuves associées pendant 7 ans.

Chez AR24, marque de Docaposte, nous avons décidé d’appliquer cette règle aux LRE et aux envois recommandés simples, tout en vous donnant accès à l’ensemble des contenus mentionnés ci-dessus pendant 10 ans. Il n’y a bien entendu aucun coût supplémentaire.

Ainsi, vous réalisez des économies d’acheminement, d’impression et d’hébergement électronique tout en réduisant votre empreinte carbone.