Dans le cadre de la gestion de leurs portefeuilles clients, les professionnels de la banque et de la finance sont régulièrement amenés à envoyer de nombreux courriers : envoi de documents sensibles, notification de débiteur, communications juridiques, traitement des incidents de paiements, modifications des tarifaires bancaires, clôture de compte, etc. Des démarches administratives souvent contraignantes, coûteuses et qui prennent du temps. C’est pourquoi de nombreux professionnels de la banque et de la finance font le choix de dématérialiser l’envoi de leurs courriers recommandés.
Découvrez comment mettre en place de manière progressive la dématérialisation de vos flux recommandés au sein de votre établissement bancaire.
Sommaire :
Depuis plusieurs années, l’utilisation de la lettre recommandée 100% électronique (LRE) s’est répandue dans le secteur bancaire et financier. Strict équivalent du recommandé papier (article L.100 du Code des postes et des communications électroniques), la LRE AR24 peut être utilisée pour notifier aussi bien des destinataires professionnels que des particuliers.
Rapide, fiable et économique, ce recommandé dématérialisé est l’allié des professionnels de la banque et de la finance. Cependant, pour bénéficier de cette parfaite équivalence et de tous les avantages de la dématérialisation, il est nécessaire de respecter certains prérequis tels que :
AR24 propose aux expéditeurs différents moyens pour recueillir le consentement de leurs destinataires particuliers,par exemple l’ajout d’une clause de consentement dans un document contractuel ou encore l’utilisation du gestionnaire de consentements disponible sur leur espace AR24.
Une autre solution est également très appréciée par les professionnels de la banque et de la finance : la Lettre Recommandée Optimale (LRO). Alternative à la LRE, la LRO permet aux expéditeurs de recueillir le consentement de leurs destinataires et de mettre en place la dématérialisation de leurs flux recommandés de manière progressive.
En effet, certains de vos clients pourraient exprimer une certaine réticence à la dématérialisation. C’est pourquoi il est important de les rassurer et d’obtenir leur accord afin de les notifier par voie électronique. Ou de continuer à les notifier par lettre recommandée papier si ils préfèrent cette dernière.
En effet la lettre recommandée optimale est une excellente alternative à la LRE puisqu’elle offre aux destinataires la possibilité de choisir leur mode de réception : électronique ou papier.
Vous l’avez compris, la lettre recommandée optimale est la solution idéale pour dématérialiser vos courriers recommandés en toute simplicité.
Pour envoyer une LRO, il vous suffit de créer votre compte gratuitement sur ar24.fr ou de demander une intégration d’AR24 à votre logiciel métier si tel n’est pas déjà le cas. Vous devez ensuite vous connecter à votre compte et vous identifier afin qu’AR24 puisse vérifier votre identité.
Pour cela, vous pouvez utiliser un identifiant LRE qu’il faudra commander au préalable sur le site d’AR24 et qui permet de générer des codes à usage unique. Une fois l’identification effectuée, il faudra choisir la solution AR24 que vous souhaitez utiliser. Dans notre cas, il s’agit de la LRO.
Ensuite, il vous sera demandé d’entrer l’adresse email de votre destinataire, d’écrire le contenu de votre courrier et enfin, d’ajouter vos éventuelles pièces jointes (jusqu’à 256 Mo).
Côté destinataire, ce dernier sera notifié par AR24 qu’un recommandé lui étant adressé est en attente de réception. Il sera invité à choisir son mode de réception : électronique ou papier.
S’il choisit de recevoir son courrier de façon 100% dématérialisée, il sera alors notifié par lettre recommandée électronique. Son consentement sera alors ajouté à votre gestionnaire de consentements que vous pouvez retrouver depuis votre espace AR24. Il sera alors possible en cas de litige avec votre destinataire de télécharger depuis notre solution une preuve de consentement valable devant les tribunaux.
Quant à la réception de la LRE, elle se fera en toute simplicité, n’importe où et n’importe quand. Plusieurs solutions seront proposées à votre destinataire pour qu’il puisse accuser réception de son courrier en toute sécurité :
Si au contraire, votre destinataire ne donne pas son consentement à être notifié par voie électronique, AR24 se chargera d’imprimer et d’envoyer par voie postale votre courrier recommandé ainsi que ses pièces jointes.
Très appréciée par les expéditeurs, la lettre recommandée optimale vous permet de gagner du temps tout en réalisant des économies importantes. Le courrier recommandé pourra être envoyé sans que vous n’ayez à vous déplacer, 7j/7, 24h/24 et en quelques clics seulement. Quant à vos destinataires, ils n’en seront que plus satisfaits. Ceux ne souhaitant pas se déplacer pourront réceptionner leurs courriers en quelques clics seulement et à l’inverse ceux n’étant pas favorables à ce recommandé dématérialisé pourront continuer de recevoir leurs courriers recommandés par voie postale.
Vous souhaitez envoyer dès maintenant votre première lettre recommandée optimale ? Créez sans plus tarder votre compte et commencez à mettre en place la dématérialisation de vos flux recommandés.
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