Avec le déploiement du télétravail et l’accélération de la transformation digitale qui touche tous les secteurs, mettre en place des solutions digitales à valeur probante est devenue une nécessité. Et les professionnels de la banque et de la finance l’ont bien compris. De plus en plus nombreux à utiliser des solutions de recommandés électroniques, ces professionnels sont soucieux de la conformité et de la fiabilité de ces solutions. Découvrez dans cet article pourquoi faire confiance à AR24, leader du recommandé digital en France et comment nos solutions de recommandés électroniques répondent à tous vos besoins.
Sommaire :
La lettre recommandée électronique (LRE) est l’alternative numérique au recommandé papier avec avis de réception. L’article L.100 du Code des postes et des communications électroniques ainsi que le règlement eIDAS reconnaissent la LRE comme étant le seul équivalent juridique à la LRAR papier à la condition que ce courrier dématérialisé réponde à des critères stricts liés à l’acheminement.
Pour vous en assurer, il suffit de faire appel à un prestataire de confiance qualifié tel qu’AR24, premier achemineur de LRE et qui aujourd’hui reste leader de son secteur. Etant donné que la valeur juridique d’une LRE est strictement équivalente à celle d’une LRAR papier, ce mode d’envoi peut être utilisé dans toutes les procédures nécessitant l’envoi d’un recommandé avec avis de réception. Par exemple, pour clôturer un compte, lors d’un fichage bancaire ou encore en cas d’incident de paiement.
Tout comme un courrier recommandé papier traditionnel, la lettre recommandée électronique délivre des preuves horodatées qui bénéficient d’une valeur probante. La seule différence avec son homologue papier est que tout se fait en ligne.
L’expéditeur prépare et envoie son courrier depuis le site AR24 ou depuis son logiciel métier si AR24 y a été au préalable intégré. Ce dernier s’identifie avec un moyen d’identification comme le prévoit le règlement eIDAS. Bien souvent, les professionnels de la banque et de la finance utilisent un identifiant LRE qui permet de générer, de façon illimitée, des codes à usage unique. Avec l’identifiant LRE, l’identification se fait en quelques clics, ce qui permet à AR24 de s’assurer de l’identité de l’expéditeur. Ce dernier renseigne ensuite l’adresse mail de son destinataire.
Notez que l’expéditeur a la possibilité de faire des envois groupés, s’il en a l’utilité. Ensuite, il ajoute ses pièces jointes ainsi qu’un message d’accompagnement. Il peut ajouter jusqu’à 256 Mo de pièces jointes et nous acceptons tous les types de formats (PDF, image, audio, vidéo, etc.) Enfin, il vérifie son courrier avant de l’envoyer.
Nos services sont accessibles 7j/7, 24h/24 aussi bien du côté des expéditeurs que des destinataires ; ce qui est idéal en télétravail puisque vous n’avez plus à vous déplacer et vous n’êtes plus dépendants des horaires du service courrier.
Vous l’avez compris utiliser une lettre recommandée électronique est un moyen plus rapide, plus efficace et plus simple lorsque l’on souhaite notifier un destinataire qu’il soit un professionnel ou un particulier.
Bon à savoir : Si votre destinataire est un particulier ou une administration, assurez-vous d’obtenir son consentement avant de le notifier par voie électronique. Cette formalité pourra être effectuée en toute simplicité en insérant une clause de consentement dans une convention d’ouverture de compte, un contrat d’assurance, un avenant ou tout autre document contractuel. Vous pouvez également utiliser le gestionnaire de consentements AR24 qui permet en quelques clics seulement d’envoyer des demandes de consentement.
L’Envoi Recommandé Electronique simple est un courrier dématérialisé qui permet d’obtenir des preuves à l’envoi et à la réception de votre courrier. Cependant, ce courrier possède une force probante limitée par rapport à une lettre recommandée électronique ou papier. Toutefois, les preuves obtenues lors de l’envoi d’un ERE simple possèdent une certaine valeur juridique. Pour toutes les situations nécessitant l’usage d’un recommandé, il est préconisé d’utiliser une LRE.
Pour d’autres cas, par exemple si vous souhaitez conserver une trace de votre envoi mais que la loi n’impose pas l’usage d’une LRE ou d’une LRAR papier, l’utilisation d’un ERE simple est tout à fait adaptée. Les cas d’usage les plus courants dans le secteur bancaire et financier sont la communication de documents confidentiels ou sensibles comme la transmission de codes personnels, l’envoi de lettres d’information ou encore la modification des tarifications bancaires.
Il est donc très pratique de maintenir vos activités et gérer vos dossiers même en télétravail. Et lorsque vous avez besoin d’une preuve ou de suivre vos courriers, vous pouvez accéder à votre compte AR24 n’importe où et n’importe quand. Depuis cet espace, vous pouvez effectuer vos envois, suivre vos courriers, consulter et télécharger vos preuves, envoyer des demandes de consentements, consulter vos factures, etc.
L’envoi d’un ERE simple est très similaire à celui d’une LRE. A la différence, que le recueil du consentement du destinataire particulier n’est pas une obligation, mais reste conseillé afin d’augmenter votre taux d’accusé de réception.
Notez que, quelle que soit la solution utilisée (LRE ou ERE simple), AR24 vous permet d’optimiser vos coûts grâce à nos tarifs uniques. L’un des premiers avantages de la dématérialisation des flux recommandés est qu’elle ne nécessite aucun acheminement ni impression des documents.
Les frais sont donc considérablement réduits puisque d’une part le tarif AR24 reste fixe quels que soient la destination et le volume de pièces jointes.
D’autre part, les frais liés à l’impression et au stockage des documents n’ont plus lieu d’être. Vos courriers recommandés électroniques, pièces jointes et preuves sont conservés sur nos serveurs sécurisés et hébergés en France.
Certains établissements bancaires et financiers préfèrent dématérialiser leurs envois recommandés électroniques de manière progressive. C’est tout à fait possible de le faire avec la lettre recommandée optimale AR24. Il s’agit d’une solution qui laisse le choix au destinataire quant au mode de réception : électronique ou papier.
La préparation et l’envoi du courrier se déroulent en ligne, de la même façon que si vous envoyiez une LRE. Vous pouvez donc utiliser librement cette solution en télétravail. Une fois que votre courrier est prêt et que son envoi a été confirmé, le destinataire reçoit une notification sur sa boite email de la part d’AR24 lui précisant qu’un courrier recommandé est en attente de réception et qu’il est libre d’en choisir le mode de réception.
Si le destinataire choisi le format électronique, ce dernier reçoit alors une lettre recommandée électronique qui possède la même valeur juridique qu’une LRAR papier.
Dans le cas où le destinataire choisit le format papier, AR24 procédera à l’impression du courrier et des éventuelles pièces jointes et se chargera de les acheminer par voie postale.
Ce mode d’envoi est donc tout à fait adapté si certains de vos clients particuliers sont un peu réticents au passage au numérique et que vous n’avez pas encore obtenu leur consentement.
En conclusion, les trois solutions AR24 présentées dans cet article s’avèrent être des outils indispensables pour les professionnels de la banque et de la finance en télétravail. Ces solutions de courriers recommandés électroniques offrent non seulement une efficacité accrue dans la gestion des documents sensibles, mais elles garantissent également la conformité aux réglementations strictes du secteur financier et celles liées à la communication et aux échanges électroniques.
De plus, ces solutions AR24 contribuent à réduire les coûts d’envoi, à accélérer les procédures bancaires et à améliorer encore davantage la relation client. Pour commencer à envoyer vos premiers courriers recommandés dès maintenant, il vous suffit de créer un compte AR24 en quelques clics.
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