L’ordonnance du 4 octobre 2017 relative à la dématérialisation des relations contractuelles dans le secteur financier a permis de mettre les supports digitaux sur le même pied d’égalité que le support papier, posant ainsi un cadre juridique qui repose sur certaines règles. Dans une optique de transparence, cette dématérialisation a permis de simplifier les relations entre les banques et leurs clients. Comprenant l’opportunité que représentait cette transformation digitale, les professionnels de la banque et de la finance à la recherche de solutions digitales innovantes et fiables ont très vite placé la dématérialisation au centre de leur priorité. Ils sont déjà nombreux à faire confiance à AR24, leader du recommandé électronique en France et qui accompagne les acteurs de ce secteur dans la dématérialisation de leurs flux recommandés.
A suivre 3 situations dans lesquelles l’Envoi Recommandé Electronique simple est indispensable dans le secteur bancaire et financier
Sommaire :
Au cours de la relation client, l’établissement bancaire et financier pourra être amené à transmettre à un débiteur une lettre d’information. Ce type de courrier est généralement envoyé en cas de compte débiteur non autorisé ou lors de la survenance d’un incident de paiement. Il arrive que ces cas de figure soient récurrents. La banque est alors tenue d’informer son client des conséquences que représentent de tels incidents.
La procédure peut varier selon le type d’incident. S’agissant des chèques émis sans provision, l’établissement bancaire doit impérativement informer l’émetteur qu’un chèque se présente et que celui-ci sera rejeté si ce dernier n’approvisionne pas son compte dans les plus brefs délais. Dans ce courrier, la banque devra également mentionner les conséquences d’un rejet de chèque.
En revanche, si un prélèvement ou un virement est rejeté, la banque n’a pas l’obligation d’avertir son client au préalable. Mais il arrive que certains établissements le fassent pour éviter à leurs clients tout désagrément.
Pour ce qui est des découverts non autorisés également, rien n’oblige les banques à avertir les débiteurs, mais la plupart envoient une lettre d’information à leurs clients à qui elles facturent l’envoi de cette dernière.
Quel que ce soit le type d’incident, nous préconisons d’envoyer la lettre d’information par Envoi Electronique simple (ERE). Bien qu’il ne s’agisse pas du strict équivalent juridique de la LRAR papier, ce mode d’envoi permet de s’assurer de la bonne réception du courrier grâce à des preuves d’envoi et de réception. Les professionnels de la banque et de la finance apprécient particulièrement ce courrier 100% dématérialisé et l’utilise lorsque la législation n’impose pas l’usage d’un recommandé avec accusé de réception comme c’est le cas pour l’envoi des lettres d’information.
Bon à savoir : Après l’envoi d’une première lettre d’information, il est généralement d’usage d’envoyer un courrier plus formel. Comme c’est le cas par exemple en cas d’émission de chèque sans provision. Si l’émetteur du chèque n’approvisionne pas son compte dans les délais impartis, le chèque est rejeté et la banque lui transmet une lettre d’injonction qui doit être envoyée cette fois-ci par lettre recommandée électronique (LRE) ou papier. S’il s’agit d’une série d’incidents, il sera possible d’envoyer les lettres d’injonction qui suivent par ERE simple, mais assurez-vous bien d’envoyer la première par LRE ou lettre recommandée électronique qui est le seul équivalent juridique à la LRAR papier (article L.100 du Code des postes et des communications électroniques).
Avec l’Envoi Recommandé Electronique simple, il est possible de transmettre à vos clients particuliers ou professionnels toutes les communications sensibles que vous n’avez pas l’obligation d’envoyer par recommandé avec accusé de réception. Il peut s’agir par exemple de codes confidentiels. L’utilisation de l’ERE simple dans ce cas de figure est très apprécié à la fois par les professionnels de la banque et de la finance, mais aussi par leurs clients.
Contrairement à un courrier acheminé par voie postale, l’Envoi Recommandé Electronique simple est instantané. Dès le moment où vous envoyez votre courrier recommandé électronique, votre destinataire peut en prendre connaissance immédiatement d’un simple clic depuis sa boite email. A la différence d’un email classique, l’ERE simple bénéficiera d’une présomption de fiabilité. Il est par conséquent plus fiable et plus sécurisé qu’un simple email. Toute de suite après l’envoi, vous recevez une preuve de dépôt et d’envoi et dès que votre client destinataire aura pris connaissance du courrier recommandé électronique, vous recevez une preuve de réception.
Ces preuves seront disponibles à tout moment depuis votre espace AR24 accessible 7j/7, 24h/24. Sur ce même espace, vous pouvez consulter vos courriers envoyés, leurs pièces jointes ainsi que vos factures.
Côté destinataire, ce dernier aura la possibilité de transférer les courriers reçus d’un simple clic vers son coffre-fort Digiposte. Ce coffre-fort numérique permet de stocker tous les documents importants tout en conservant leur valeur juridique. Cette boite aux lettres intelligente est donc idéale pour conserver précieusement des codes confidentiels envoyés par la banque.
Selon l’article L312-1-1 du Code monétaire et financier, « les établissements de crédit sont tenus de mettre à la disposition, sur support papier ou sur un autre support durable, de leur clientèle et du public les conditions générales et tarifaires applicables aux opérations relatives à la gestion d’un compte de dépôt, selon des modalités fixées par un arrêté du ministre chargé de l’économie. »
Il n’est pas rare qu’un établissement bancaire et financier prenne la décision d’augmenter le tarif de ses produits et services. C’est d’ailleurs le cas pour un établissement sur deux. Cette augmentation a lieu généralement tous les ans en début d’année. Lorsque cela se produit, la banque doit avertir ses clients deux mois avant la date d’effet des modifications tarifaires.
Une fois encore, l’utilisation de l’ERE simple aura de nombreux avantages. Hormis les avantages concernant la simplicité et la rapidité de l’envoi, la solution d’AR24 vous permet de gagner un temps précieux en notifiant d’un simple clic et simultanément des dizaines de clients destinataires. Il existe également une option vous permettant d’enregistrer vos modèles de courriers ; ce qui facilite et optimise la gestion de vos tâches administratives.
Aussi simple et rapide que l’envoi d’un mail, l’ERE simple est une solution AR24 et pourra être utilisée directement depuis le site AR24 ou bien depuis votre logiciel métier si AR24 ainsi que l’ERE simple y ont été préalablement intégrés. En effet, toutes nos solutions (LRE, LRO, ERE) peuvent être intégrées en API au logiciel que vous utilisez dans le cadre de votre métier. Vous n’êtes donc pas obligé de toutes les intégrer, vous pouvez choisir uniquement la ou les solutions d’AR24 que vous utilisez le plus.
Pour commencer, il faudra créer gratuitement un compte AR24. Lors de l’envoi, il vous sera demandé les coordonnées de votre destinataire c’est-à-dire son nom, son prénom, son adresse email et éventuellement sa raison sociale. Vous devrez ensuite ajouter un message ou utiliser un modèle de courrier pré-enregistré. Puis, ajouter vos pièces jointes si vous en avez et éventuellement des références dossier ou client. Enfin, vous pourrez valider l’envoi.
Rapide, sécurisé et économique, l’Envoi Recommandé Electronique est une solution adaptée à tous vos besoins et vos problématiques, quel que soit le pôle bancaire auquel vous êtes rattaché. Ce mode d’envoi est 100% électronique est vous permet d’envoyer en un clic vos lettres d’information ou encore vos documents sensibles comme la communication de codes confidentiels. Pour dématérialiser dès maintenant vos échanges avec vos clients, créez votre compte AR24 et envoyez votre premier ERE simple.
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