Le processus Order-to-Cash occupe une place stratégique pour la santé financière des entreprises. La qualité de la relation client, la fiabilité des encaissements, l’efficacité des relances ou encore la réduction du DSO sont des étapes essentielles du cycle de vie du processus commercial également appelé Order-to-Cash. Si ces étapes ne sont pas optimisées, elles peuvent générer des retards de paiement, alourdir la charge administrative des équipes, faire stagner le taux d’impayés et dans les cas les plus critiques, entraîner une dégradation de la trésorerie.
C’est pourquoi il est indispensable de structurer, de digitaliser et de sécuriser chaque étape du processus afin de garantir un recouvrement efficace et durable. Dans cet article, nous allons découvrir pourquoi l’Envoi Recommandé Électronique (ERE) peut devenir un atout majeur dans votre stratégie de recouvrement.
Sommaire :
Le processus Order-to-Cash peut être défini comme un cycle stratégique qui débute au moment de la commande jusqu’à l’encaissement. Ce cycle englobe toutes les interactions financières et opérationnelles entre une entreprise et ses clients :
Par conséquent, l’O2C nécessite l’intervention de nombreuses fonctions commerciales. On peut par exemple, citer la gestion des stocks, le service commercial, la logistique, la facturation, le service client, la comptabilité, la production ou encore l’équipe en charge du recouvrement.
L’O2C s’appuie sur une série d’étapes essentielles pour sécuriser la trésorerie et garantir la pérennité de l’entreprise. Voici les 6 principales :
Tout commence par la prise et la validation de commande. On entend par là également la vérification des informations fournies par le client, les conditions tarifaires, la disponibilité des produits ou encore la capacité du prestataire à réaliser la prestation.
Dès que la commande est validée, l’entreprise peut alors engager toutes les actions qui sont nécessaires pour la livraison des produits ou la réalisation de la prestation. Là encore, plusieurs services seront sollicités, tels que la production, les achats ou la logistique. La qualité de l’exécution est essentielle dans cette situation afin de préserver la satisfaction client et la suite du cycle.
La livraison des produits ou la réalisation du service doit être conforme aux engagements pris en ce qui concerne la qualité, les délais ou encore la quantité. Cette étape permet d’émettre la facture, garantir le paiement et éviter les contestations.
Une fois la livraison effectuée, il est temps d’émettre la facture avec les mentions obligatoires (montant, coordonnées, conditions de paiement, références de la commande, etc.). Ce processus est à réaliser avec précision et précaution car une erreur pourrait générer des retards de paiement.
Cette étape englobe différentes sous-étapes : le suivi des échéances, les relances, la gestion des retards de paiement et si nécessaire, la mise en place d’actions de recouvrement. Ici, la performance du process de recouvrement, qu’il soit automatisé ou non, va jouer un rôle central dans la réduction du DSO. Avec un processus optimisé, il devient possible de réduire le taux d’impayés, accélérer les encaissements et améliorer la trésorerie de l’entreprise. Si vous ne recevez pas le paiement à la date d’échéance, vous êtes en droit d’envoyer une lettre de relance.
Une fois la facture réglée, le paiement doit être enregistré dans les systèmes comptables et financiers. L’enregistrement du paiement permet d’avoir une vision en temps réel de la trésorerie, des créances et de la performance du cycle O2C. Plus vite les impayés sont identifiés et plus vite, l’entreprise pourra engager des actions de recouvrement.
Le processus Order-to-Cash ne va pas seulement impacter la gestion administrative, mais aussi la satisfaction client, la fluidité des opérations internes ou encore les délais de paiement. Ce cycle aura donc un impact direct sur la santé financière de l’entreprise.
Dans ce contexte, les entreprises ont tout intérêt à instaurer un cycle O2C performant afin d’éviter les erreurs de facturation, les contestations, les retards de livraison, les oublis de relance ou toute autre action susceptible de dégrader la relation client ou de ralentir les encaissements.
En utilisant le cycle O2C comme un levier de performance globale, les entreprises peuvent améliorer leur trésorerie, optimiser les processus internes et renforcer la relation client.
Le recouvrement à l’amiable est une étape clé du processus Order-to-Cash. Cependant, les méthodes traditionnelles peuvent limiter l’efficacité des processus de recouvrement et entraîner un allongement des délais de paiement. En voici quelques-unes :
Suivre l’encaissement des paiements et les relances de façon manuelle affecte considérablement votre DSO et augmente le taux d’impayés. De plus, la perte de temps est conséquente, tout comme les erreurs humaines.
Envoyer des courriers de relances et de mises en demeure par recommandé papier engendre des coûts d’impression et d’affranchissement conséquents, des délais d’acheminement plus longs ou encore des risques de pertes ou une non-distribution.
C’est pourquoi de nombreuses entreprises font le choix de dématérialiser leurs courriers avec l’Envoi Recommandé Électronique (ERE) AR24.
Les outils traditionnels ne permettent pas toujours de suivre en temps réel l’historique des échanges avec le client, les dates exactes d’envoi des relances et de mises en demeure, ou encore le statut en temps réel des courriers. Il existe des solutions comme AR24 qui permettent de suivre et de gérer ses recommandés électroniques accessibles partout et à tout moment en quelques clics seulement. AR24 permet également d’optimiser la gestion des preuves d’envoi et de réception ainsi que la conservation des courriers envoyés. Ils restent accessibles n’importe où et n’importe quand et sont hébergés sur des serveurs français.
L’ERE constitut l’alternative numérique idéale aux relances et mises en demeure papier. Il permet d’envoyer tout type de courriers et de pièces jointes à un destinataire particulier ou professionnel de façon instantanée.
En raison de sa fiabilité juridique, l’ERE s’impose comme une solution indispensable, adaptée aux enjeux du recouvrement.
Adopter l’Envoi Recommandé Électronique dans votre stratégie de recouvrement permet de profiter de nombreux atouts :
Contrairement au recommandé papier, l’ERE est acheminé de façon instantanée. De ce fait, le destinataire prend immédiatement connaissance de son recommandé électronique. Par ailleurs, le gain de temps se fait également ressentir au niveau de la préparation du courrier, car il n’est plus nécessaire d’imprimer, plier ou affranchir les lettres.
Même dans un contexte de recouvrement, l’ERE préserve la relation commerciale en offrant une communication plus transparente et plus professionnelle. Le destinataire peut recevoir immédiatement son courrier, l’ouvrir d’un simple clic et prendre connaissance de la relance ou de la mise en demeure.
L’ERE AR24 est une solution nettement plus économique que le recommandé papier. En supprimant les coûts d’impression et de préparation, l’ERE réduit significativement les dépenses liées au recouvrement. En plus de permettre aux entreprises de maîtriser leurs coûts, AR24 propose des tarifs transparents et fixes peu importe la destination et le volume du courrier jusqu’à 256 Mo par envoi. Si vous traitez des volumes d’envoi important, vous pouvez bénéficier de tarifs dégressifs et transparents.
Comme de nombreuses entreprises, accélérez votre recouvrement en adoptant dès à présent l’Envoi Recommandé Électronique. Pour en savoir plus sur l’Envoi Recommandé Electronique, n’hésitez pas à nous contacter. Un expert dans votre secteur d’activité vous répondra ou il suffit de créer votre compte AR24 gratuitement et en quelques clics seulement.
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