Depuis l’entrée en vigueur du décret n° 2018-347 au 1er janvier 2019, les envois recommandés électroniques doivent satisfaire plusieurs critères pour pouvoir être strictement équivalents aux envois recommandés papier.
Sommaire :
Au titre de l’article 44 §1 b) du règlement eIDAS et de l’article R. 53-1 du code des postes et des communications électroniques, l’expéditeur doit s’identifier à un degré de confiance élevé, avant de pouvoir procéder à l’envoi d’une lettre recommandée électronique. Cela garantit un niveau de confiance élevé sur l’identité alléguée par la personne. En plus de prouver l’identité de la personne, un identifiant de niveau de garantie élevé peut aussi inclure le nom de l’organisation représentée par la personne.
En ce qui concerne le destinataire, il doit s’identifier à un degré de confiance substantiel pour pouvoir accuser réception de la LRE. L’objectif est de réduire substantiellement le risque d’utilisation abusive ou d’altération de l’identité. Dans cette optique, AR24 a mis en place l’identification visuelle à distance pour tous.
Avant de notifier tout destinataire particulier, l’expéditeur devra procéder au recueil du consentement de ce dernier, à être notifié par voie électronique. Pour cela, vous pouvez insérer une clause de consentement dans un contrat, ou utiliser le gestionnaire de consentement d’AR24.
D’un point de vue légal, le recueil de consentement n’est pas nécessaire lorsqu’il s’agit de notifier un professionnel, mais nous vous recommandons d’informer le mieux possible votre destinataire quant à la réception d’une LRE par le biais d’AR24. Pour cela, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de pré-notification d’AR24.
AR24 s’appuie sur un horodatage qualifié pour sécuriser au maximum chaque LRE envoyée. Un horodatage est une contremarque de temps apposée sur une donnée spécifique.
L’horodatage des LRE AR24 est réalisé par un prestataire qualifié afin d’assurer :
AR24 vous offre la possibilité de joindre jusqu’à 256 Mo de pièces jointes sans surcoût. Ceci correspond à des centaines de millier de pages de document de texte.
AR24 peut envoyer tout type de fichier, assurez-vous juste que votre destinataire dispose d’un logiciel capable d’ouvrir correctement le fichier envoyé.
Sachez également que les pièces jointes, ainsi que les contenus et les preuves des LRE, seront stockées gratuitement et pendant une durée de 10 ans sur le cloud sécurisé d’AR24.
L’expéditeur recevra à chaque envoi qualifié :
La preuve de dépôt et d’envoi est envoyée à l’expéditeur dans les instants qui suivent l’envoi qualifié. Ceci représente une économie remarquable en termes de temps : en réduisant à néant les temps de l’acheminement, les délais légaux commencent à courir plus rapidement qu’avec un envoi papier.
En fonction de l’action du destinataire, l’expéditeur recevra aussi une preuve de réception ou de refus ou de non-réclamation. Pour en savoir plus sur ces 3 preuves, consultez notre article dédié.
La lettre recommandée au format électronique est la seule à pouvoir garantir à l’expéditeur la preuve du contenu.
Fort d’un horodatage qualifié, une fois horodaté, le contenu de la LRE est présumé exacte, intègre, et reste à disposition de l’expéditeur, contrairement au contenu d’un recommandé papier. Ceci permet à l’expéditeur de pouvoir produire en justice une preuve solide en cas de contentieux.
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