Le règlement eIDAS instaure un cadre législatif uniforme pour l’identification électronique pour l’ensemble des pays de l’Union européenne. Ainsi, les concurrents doivent s’aligner sur un système identique pour procéder à la vérification d’identité de l’expéditeur lors de l’envoi de lettres recommandées électroniques. C’est aussi le cas pour la vérification de l’identification du destinataire. Ces dispositions visent à faciliter la mise en place d’un marché unique au sein du secteur numérique dans l’Union européenne. Détails sur les dispositifs dans l’article suivant.
Sommaire :
Le règlement eIDAS met en place un cadre précis au niveau de l’Union européenne pour obtenir une meilleure reconnaissance mutuelle des moyens de vérification d’identité entre Etats membres. Les concurrents doivent alors tous s’aligner sur les mêmes dispositifs. Cette reconnaissance concerne aussi les signatures électroniques notamment dans les échanges entre les organismes du secteur public et les usagers.
Pour procéder à la bonne vérification d’identité à distance, il faut suivre les dispositifs légaux. Ainsi, l’expéditeur doit être identifié au minimum par l’un des deux moyens :
Ce document numérique permet de procéder à la validation de l’existence du lien entre la signature électronique et la personne signataire. Ce certificat est alors demandé par des prestataires spécifiques qui souhaitent procéder au bon envoi de leur lettre recommandée sous un format électronique. L’ensemble des concurrents sont alors concernés par cette mesure.
Généralement, ces types de vérification sont utilisés par des professionnels particuliers comme les professionnels du droit (notaires, avocats) ou encore les banquiers qui souhaitent envoyer des documents importants à leurs clients sous la forme d’une lettre recommandée électronique (LRE).
Il existe des cas où l’expéditeur ne dispose pas d’un certificat. Pour autant, celui-ci peut toujours réussir à envoyer de manière légale sa lettre recommandée sous une forme numérique. Dans cette situation, il faut demander des identifiants uniques. Il faut alors nous commander ces identifiants uniques papier et ils seront ensuite envoyés et remis en main propre contre vérification de l’identité de la personne concernée.
Il est nécessaire d’anticiper un minimum cette demande puisqu’elle prend le plus souvent 48h à une semaine (cela dépend des délais postaux). Il est donc important d’anticiper vos besoins pour ne pas vous retrouver hors délais si vous souhaitez réaliser des lettres recommandées sous un format électronique.
Dans certaines entreprises, plusieurs collaborateurs sont concernés par l’envoi des lettres recommandées numériques. Dans ce cas, il existe une solution pour éviter d’avoir à exiger des identifiants à chaque fois. Vous pouvez désormais utiliser un système de mise en file d’attente.
L’objectif est alors de renvoyer la lettre terminée à un collaborateur pour lequel la vérification de l’identité est faite.
De cette façon, le système d’AR24 notifie à heure fixe toutes les demandes de lettres recommandées numériques à envoyer pour simplifier la procédure tout en respectant parfaitement les règles imposées par le règlement européen. Les systèmes peuvent être différents chez les concurrents, mais ils doivent tous suivre ces dispositions.
Il n’est pas suffisant de procéder à l’identification de l’expéditeur. Il faut aussi vérifier l’identité de la personne qui souhaite recevoir la lettre recommandée électronique. Mais alors, comment cette procédure fonctionne avec AR24 ?
Si le destinataire dispose déjà d’un moyen d’identification reconnu, plusieurs alternatives sont également acceptées. Les titulaires d’une Identité Numérique La Poste peuvent l’utiliser directement pour accuser réception. Les détenteurs d’un identifiant LRE peuvent également s’en servir à cet effet, dans le cadre d’un envoi réalisé par un notaire, cet identifiant leur est remis directement par ce dernier. Enfin, les professionnels tels que les notaires, avocats ou autres titulaires d’un certificat numérique RGS** peuvent utiliser leur clé d’identification numérique pour s’authentifier auprès d’AR24.
La vérification d’identité du destinataire peut également se réalise à distance en vidéo, au moment où celui-ci souhaite accuser réception de la lettre recommandée électronique. Selon son profil, le destinataire devra se munir des éléments suivants :
Pour tout destinataire :
Pour un destinataire professionnel, il faudra également fournir :
À tout moment, le destinataire peut consulter la liste des titres d’identité acceptés par AR24 et tester son équipement (smartphone et connexion internet) afin de vérifier qu’il est en mesure de réceptionner des lettres recommandées électroniques via le procédé d’identification à distance.
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