Retour

5 questions les plus posées par les notaires

Dans le cadre de leurs fonctions, les notaires sont souvent confrontés à des questions complexes et récurrentes concernant la digitalisation des processus juridiques. L’un des outils numériques les plus utilisés par cette profession réglementée est la Lettre Recommandée Électronique (LRE).

Bien que cette solution digitale à valeur probante soit adoptée depuis plusieurs années dans le domaine juridique, la LRE soulève encore des interrogations quant à son utilisation, son cadre juridique et son acceptabilité par les destinataires.

Cet article vise donc à répondre aux 5 questions les plus fréquemment posées par les notaires sur ce sujet important.

Nous aborderons la valeur juridique de la LRE, les situations dans lesquelles elle peut être utilisée, la facilité avec laquelle les destinataires peuvent en prendre connaissance, leur familiarité avec ce type de courrier, ainsi que les méthodes pour récupérer les preuves dématérialisées.

Sommaire :

  1. Quelle est la valeur juridique de la lettre recommandée électronique ?
  2. Dans quels cas de figure peut-on utiliser la LRE et comment ça marche ?
  3. Les destinataires particuliers sont-ils habitués à recevoir ce type de courrier dématérialisé ?
  4. Mon destinataire peut-il prendre connaissance facilement de sa LRE ?
  5. Comment récupérer les preuves dématérialisées ?

1. Quelle est la valeur juridique de la lettre recommandée électronique ?

La Lettre Recommandée Électronique (LRE) possède une valeur juridique strictement équivalente à celle de la Lettre Recommandée avec Accusé de Réception (LRAR) papier. Cette équivalence est explicitement reconnue par l’article L.100 du Code des postes et des communications électroniques, qui confère à la LRE le même poids juridique que sa version papier.

A noter que pour bénéficier de cette parfaite équivalence, il est indispensable de faire appel à un prestataire de confiance qualifié pour l’acheminement de ses lettres recommandées électroniques.

Au niveau européen, la LRE est encadrée par le règlement eIDAS, adopté dans le but de renforcer la confiance dans les transactions électroniques. Ce règlement impose un cadre légal commun aux États membres, garantissant ainsi une sécurité accrue dans l’acheminement et l’identification des envois électroniques. En vertu de ce règlement, la lettre recommandée électronique bénéficie d’un niveau de sécurité et de fiabilité élevé, comparable à celui des envois postaux traditionnels.

L’un des principaux avantages de la LRE réside dans la nature de ses preuves dématérialisées, qui sont équivalentes à celles fournies par la LRAR papier. Lorsqu’une LRE est envoyée, l’expéditeur reçoit une preuve de dépôt et d’envoi ainsi qu’une preuve de réception, toutes deux dotées d’une valeur probante. Ces preuves sont conservées de manière sécurisée et peuvent être présentées en cas de litige pour attester de l’envoi et de la réception du courrier.

Un autre aspect crucial de la valeur juridique de la lettre recommandée électronique est la preuve de contenu. Grâce à l’horodatage qualifié, il est possible de garantir l’intégrité du contenu envoyé. L’horodatage qualifié, conforme aux exigences du règlement eIDAS, permet de certifier que le contenu n’a pas été modifié depuis l’envoi. Cette fonctionnalité renforce encore la fiabilité de la LRE en tant qu’outil de communication légale.

 

2. Dans quels cas de figure peut-on utiliser la LRE et comment ça marche ?

En raison de sa parfaite équivalence avec le recommandé papier, la lettre recommandée électronique peut être utilisée par les notaires dans toutes les situations où ils utilisent habituellement une Lettre Recommandée avec Accusé de Réception (LRAR). Cela inclut des cas variés et fréquents tels que :

  • La transmission du compromis de vente (SRU).
  • Les notifications de Vente en l’État Futur d’Achèvement (VEFA).
  • L’envoi des formulaires de Déclaration d’Intention d’Aliéner (DIA).
  • Les avis de mutation au syndic.

Comment ça marche ?

L’envoi d’une lettre recommandée électronique est un processus simple et efficace. Voici les étapes à suivre :

Tout d’abord, créez votre compte gratuitement sur ar24.fr ou connectez-vous à votre logiciel métier si AR24 y est intégré.

Conformément au règlement eIDAS, vous devez vous identifier à un niveau de confiance élevé. Cette identification permet au prestataire de confiance de vérifier votre identité en tant qu’expéditeur. En tant que notaire, vous pouvez utiliser votre clé REAL pour vous identifier sur les services AR24. Si vous ne possédez pas de clé REAL, vous pouvez commander un identifiant LRE qui génère des codes à usage unique de manière illimitée.

Ensuite, renseignez les coordonnées de votre destinataire, notamment son nom, prénom et adresse email. Insérez votre message ainsi que vos pièces jointes, jusqu’à 256 Mo, quel que soit le format. Vous pouvez également ajouter des références client ou dossier si nécessaire.

Notez que si votre destinataire est un particulier ou une administration, il est impératif de recueillir son consentement pour recevoir la LRE comme le prévoit le règlement eIDAS. Cela permet de vérifier l’adresse email du destinataire. Ce consentement est généralement obtenu lors d’un rendez-vous client par le biais d’une clause insérée dans un document contractuel.

Une fois toutes ces informations complétées, le courrier électronique est prêt à être envoyé.

En suivant ces étapes, les notaires peuvent facilement et en toute sécurité utiliser la LRE pour leurs communications juridiques, bénéficiant ainsi de la rapidité et de la fiabilité des envois électroniques tout en respectant les exigences légales.

 

3. Les destinataires particuliers sont-ils habitués à recevoir ce type de courrier dématérialisé ?

Oui, les destinataires particuliers sont de plus en plus habitués à recevoir des courriers dématérialisés. En effet, une étude récente révèle qu’un Français sur quatre a déjà reçu une lettre recommandée électronique via AR24.

D’autant plus que, lors d’un rendez-vous client, vous pouvez obtenir son consentement pour l’envoi de la LRE et lui remettre un code à usage unique qui lui sera utile pour s’identifier et recevoir sa lettre recommandée électronique. Ainsi, le client sera préparé et ne sera pas surpris de recevoir une LRE de votre part.

De plus, les quatre relances automatiques envoyées par AR24 rappellent au destinataire qu’un courrier recommandé électronique est en attente de réception, garantissant ainsi que le courrier recommandé parvienne à son destinataire.

Cette familiarité ne se limite pas aux particuliers. Les professionnels, tous secteurs confondus, adoptent également la lettre recommandée électronique pour simplifier et accélérer leurs procédures. La dématérialisation des courriers recommandés offre des avantages significatifs en termes de rapidité, de traçabilité et de réduction des coûts. Ainsi, qu’il s’agisse de transactions immobilières, de notifications légales ou de communications administratives, la LRE est devenue un outil courant et accepté par un large éventail de destinataires, tant particuliers que professionnels.

Cette évolution vers le numérique répond aux attentes contemporaines de rapidités et d’efficacités, faisant de la LRE un choix privilégié pour de nombreuses interactions juridiques et administratives.

 

4. Mon destinataire peut-il prendre connaissance facilement de sa LRE ?

Oui, votre destinataire peut accuser réception de son courrier recommandé électronique en toute simplicité. Si vous envoyez une LRE Notaires, il pourra s’identifier avec un code à usage unique que vous lui aurez remis.

Si vous envoyez une LRE, il pourra s’identifier via grâce au parcours de vérification d’identité à distance, L’Identité Numérique La Poste ou un identifiant LRE.

Par ailleurs, si votre destinataire rencontre des difficultés lors de la réception de la LRE, un service d’assistance pour les destinataires est disponible (informations sur le site ar24.fr).

 

5. Comment récupérer les preuves dématérialisées ?

Lors de l’acheminement d’une lettre recommandée électronique, des preuves équivalentes à celles habituellement reçues lors d’un envoi papier sont générées. Ces preuves bénéficient d’un horodatage qualifié, attestant de la date et de l’heure d’envoi et de réception. On distingue cinq types de preuves :

  • La preuve de dépôt et d’envoi : Elle atteste que le courrier a bien été envoyé à une date et une heure précises.
  • La preuve d’accusé de réception : Elle confirme que le destinataire a bien reçu et pris connaissance du courrier électronique.
  • La preuve de refus : Elle indique que le destinataire a refusé de recevoir le courrier.
  • La preuve de négligence : Elle est générée en cas de refus du courrier durant les deux semaines qui suivent l’envoi et cela malgré les relances envoyées par AR24.
  • La preuve de non-distribution : Elle est fournie en cas de boîte email de réception pleine ou indisponible, ou si l’adresse email de destination est inexistante.

Ces preuves sont accessibles 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 depuis l’espace AR24 de l’utilisateur. Ce dernier peut les consulter et les télécharger à tout moment, garantissant ainsi une traçabilité et une transparence totales des envois dématérialisés.

Les notaires l’ont constaté depuis quelques années déjà, la lettre recommandée 100% électronique est un outil indispensable pour les notaires, offrant une solution moderne et sécurisée pour leurs communications juridiques. Grâce à sa présomption de fiabilité, la LRE assure une sécurité et une fiabilité équivalentes à celles des méthodes traditionnelles tout en simplifiant les procédures.

 

Pour profiter des avantages de la lettre recommandée 100% électronique, créez dès maintenant votre compte sur AR24 ou contactez-nous pour en savoir plus sur l’intégration API et comment elle peut optimiser votre pratique notariale.