Pratique, économique et fiable, l’envoi d’un contrat par voie électronique comporte de nombreux avantages. Il est toutefois nécessaire de respecter certains prérequis pour que le contrat soit applicable par l’ensemble des parties et que leurs accords soient sans équivoque.
De nombreuses entreprises, mais aussi professionnels de l’immobilier et de l’assurance ont adopté la LRE AR24 pour l’envoi de leurs contrats.
Sommaire :
La lettre recommandée électronique (LRE) a fait son apparition il y a déjà plusieurs années. Devenue incontournable pour les professionnels quel que soit leur secteur d’activité aujourd’hui, la LRE est la
version dématérialisée du recommandé papier avec accusé de réception et produit par conséquent les mêmes effets juridiques que celui-ci (article L.100 du Code des postes et des communications électroniques).
De ce fait, la lettre recommandée électronique pourra être utilisée pour l’envoi de vos contrats, mais également pour toutes les autres situations nécessitant l’envoi d’un courrier recommandé avec accusé de réception.
Vous l’avez compris, la LRE bénéficie de la même valeur juridique qu’un courrier recommandé papier. Encadré par le règlement eIDAS en vigueur sur le sol européen, la lettre recommandée électronique répond à des critères stricts afin d’accroitre la confiance dans les échanges et transactions électroniques et sécuriser ainsi l’envoi des courriers recommandés électroniques.
Seul un prestataire de confiance qualifié par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information est donc habilité à acheminer des LRE ayant la même force probante qu’une LRAR papier.
En effet, il est le seul à garantir la vérification de l’expéditeur à un degré de confiance élevé et celle du destinataire à un degré de confiance substantiel. Mais aussi, à générer des preuves bénéficiant d’un horodatage qualifié. Ou encore, à garantir la confidentialité et la sécurité de vos échanges électroniques en conservant vos LRE, courriers, pièces jointes et preuves sur des serveurs français.
AR24, premier prestataire de confiance qualifié en France, permet d’envoyer tout type de document contractuel aussi bien à des professionnels qu’à des particuliers et délivre aux expéditeurs des preuves équivalentes à celles obtenues habituellement lors d’un envoi papier.
A savoir :
Que ce soit pour envoyer un contrat de travail à un nouveau collaborateur, un contrat de prestation de service, un contrat d’assurance à un nouvel assuré, envoyer un compromis de vente à chaque acheteur ou encore pour envoyer un contrat de réservation dans le cadre d’une VEFA, la LRE est préconisée.
Plus rapide, plus économique et plus fiable qu’un courrier recommandé papier classique, la lettre recommandée électronique est très appréciée par les entreprises, mais aussi par les professionnels de l’immobilier et de l’assurance.
D’une part, l’envoi d’une LRE est simple et rapide. Les entreprises et les professionnels de l’immobilier et de l’assurance peuvent transmettre leurs contrats en quelques clics seulement.
Pour cela, il suffit de :
Côté destinataire, ce dernier pourra accuser réception de son contrat en quelques clics et le stocker sur son coffre-fort Digiposte qui permet de gérer les documents administratifs de manière sécurisée tout en conservant leur valeur juridique.
Bon à savoir : Si le destinataire est un particulier, c’est le cas lorsqu’une entreprise embauche un nouveau collaborateur, lorsqu’un promoteur transmet à l’acquéreur le contrat de réservation dans le cadre d’une VEFA ou encore lorsqu’une compagnie d’assurance signe un contrat avec un assuré, l’expéditeur est tenu de récupérer au préalable, par écrit et à une date exacte, son consentement.
Une fois le consentement obtenu, il sera valable pour tous les futurs envois adressés à ce même destinataire. Par exemple, une entreprise qui obtient le consentement de son collaborateur pour l’envoi de son contrat de travail, ne sera pas tenue d’obtenir à nouveau son consentement si elle doit lui faire signer un avenant.
C’est le cas également pour une compagnie d’assurance obtenant le consentement de son assuré au moment de l’entrée en relation. Cette dernière ne sera pas tenue de l’obtenir à nouveau si elle doit le mettre en demeure de payer sa prime d’assurance.
Lors du premier envoi, le consentement pourra être obtenu grâce à une clause de consentement ou grâce au gestionnaire de consentements d’AR24.
D’autre part, la lettre recommandée 100% électronique est économique. Deux à cinq fois moins chère qu’un recommandé papier classique, la LRE AR24 permet d’envoyer jusqu’à 256 Mo de pièces jointes, quel que soit le format (PDF, image, audio, vidéo, etc.) et cela sans surcoût. Ce qui est très pratique pour les entreprises, les professionnels de l’assurance et de l’immobilier qui doivent envoyer des contrats volumineux et y joindre bien souvent des annexes.
En plus de cela, l’envoi 100% dématérialisé vous permet de réaliser des économies sur vos frais d’impression tout en réduisant votre empreinte carbone.
Enfin, la LRE est plus fiable que son homologue papier. Non seulement elle bénéficie d’une présomption de fiabilité, mais elle permet également d’apporter à l’expéditeur une preuve de contenu du courrier et des pièces jointes ; ce qui n’est pas le cas avec un courrier recommandé papier classique.
Vous le savez, la digitalisation et tout particulièrement la dématérialisation des flux recommandés offre non seulement un gain de temps, en permettant aux professionnels de se reconcentrer sur le cœur de métier, mais aussi une optimisation des coûts d’envoi. Entreprises, professionnels de l’assurance et de l’immobilier, n’attendez plus !
Pour envoyer dès à présent votre première lettre recommandée 100% électronique, créez votre compte ou contactez-nous, si vous souhaitez une intégration API.
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