Finance : 5 étapes pour mettre en place la LRE

Dans un secteur aussi rigoureux et sensible que celui de la finance, la dématérialisation des communications réglementées devient une nécessité incontournable. Passer à la lettre recommandée 100% électronique offre aux professionnels de la finance des avantages considérables en termes de rapidité, de sécurité et de traçabilité. AR24 ? pionnier et leader du recommandé digital, accompagne les acteurs de ce domaine en leur proposant des solutions adaptées et efficaces. A suivre cinq étapes essentielles pour réussir la dématérialisation de vos courriers recommandés.

Sommaire :

Comprendre le cadre juridique et les avantages de la lettre recommandée 100% électronique
Choisir un prestataire de confiance qualifié
Evaluer vos besoins et déterminez vos cas d’usage
Former et sensibiliser vos collaborateurs
Informer les clients destinataires

1. Comprendre le cadre juridique et les avantages de la lettre recommandée 100% électronique

a. Le cadre juridique de la LRE

La lettre recommandée électronique (LRE) est régie par le règlement eIDAS, qui établit un cadre commun pour les échanges et transactions électroniques sécurisés entre citoyens, entreprises et autorités publiques. Ce règlement vise à renforcer la confiance dans les services numériques, en garantissant un niveau élevé de sécurité et de fiabilité.

De ce fait, la valeur juridique de la LRE est équivalente à celle de la lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) papier. Elle permet d’obtenir des preuves équivalentes, notamment grâce à l’horodatage qualifié. Cet horodatage, comparable au cachet de la poste, atteste de la date et de l’heure de l’envoi et de la réception, ainsi que du contenu du courrier et des pièces jointes.

Il est important de noter qu’il existe une condition pour que la LRE dispose de la même équivalence que le recommandé papier traditionnel : l’expéditeur doit faire appel à un prestataire de confiance qualifié pour l’acheminement de ses courriers recommandés électroniques. AR24, premier prestataire à avoir obtenu cette qualification en 2018, répond à cette exigence, garantissant ainsi la sécurité et la fiabilité de vos communications réglementées.

b. Les avantages de la LRE AR24

Adopter la lettre recommandée électronique présente de nombreux avantages pour les professionnels de la finance, offrant simplicité, rapidité et accessibilité.

L’envoi d’une LRE avec AR24 se fait en quelques clics, éliminant la complexité des procédures traditionnelles. Plus besoin de se déplacer, tout se fait directement en ligne.

De plus, la LRE permet de supprimer les délais d’acheminement inhérents à l’acheminement par voie postale, car l’envoi est instantané, ce qui accélère considérablement les échanges et les procédures.

La plateforme AR24 est également disponible 7 jours sur 7, 24 heures sur 24, offrant une flexibilité totale.

Pour le destinataire, la LRE est tout aussi avantageuse : il n’est plus nécessaire de se déplacer pour récupérer un courrier recommandé. Ce dernier peut accuser réception de son courrier à tout moment et depuis n’importe quel endroit, en toute simplicité.

2. Choisir un prestataire de confiance qualifié

Choisir un prestataire de confiance qualifié est crucial pour garantir la sécurité et la fiabilité de vos communications réglementées. Un prestataire bien sélectionné comprend les exigences spécifiques de votre secteur et peut fournir des solutions adaptées à vos besoins.

AR24 est l’allié idéal des professionnels de la finance. Nos experts, formés aux marchés bancaires et financiers, comprennent parfaitement vos problématiques et besoins spécifiques. Ils sont en mesure de vous accompagner tout au long de votre transformation digitale, en proposant des solutions sur mesure pour la dématérialisation de vos communications.

Plus de 2100 professionnels de la banque et de la finance font déjà confiance à AR24 pour l’envoi de leurs communications réglementées. Cette confiance témoigne de notre expertise et de notre capacité à répondre aux attentes les plus élevées de ce secteur exigeant.

3. Evaluer vos besoins et déterminez vos cas d’usage

Avant toute chose, il est essentiel d’identifier vos cas d’usage, autrement dit, les situations où vous avez recours à un courrier recommandé avec accusé de réception. Dans le domaine de la banque et de la finance, les cas d’usage les plus fréquents sont :

La clôture de compte bancaire;
L’envoi de documents sensibles ;
La notification de débiteur ;
L’inscription au FICP;
L’incident de paiement ;
Les communications juridiques ;
Etc.

Une fois ces cas d’usage identifiés, évaluez le nombre de courriers recommandés envoyés chaque mois. Cette évaluation permet aux conseillers AR24 de vous proposer une offre adaptée à vos volumes d’envoi, avec des tarifs dégressifs. Vous pouvez ainsi réaliser des économies significatives tout en optimisant vos processus de communication.

4. Former et sensibiliser vos collaborateurs

Étant donné que les solutions AR24 sont simples à utiliser et intuitives, vos collaborateurs pourront les prendre en main rapidement.

La mise en place est tout aussi rapide : la création d’un compte AR24 ne prend que quelques minutes, et les solutions AR24 sont accessibles immédiatement après la création du compte. Il est également possible que votre logiciel métier ait déjà intégré AR24. Dans ce cas, il suffit d’ouvrir votre logiciel métier et d’envoyer votre première LRE.

De plus, AR24 peut être utilisé en équipe, ce qui facilite encore plus son déploiement.

Toutefois, il est recommandé d’informer vos collaborateurs que votre établissement utilise désormais la LRE AR24. Cela garantit que la dématérialisation de vos flux recommandés sera un succès.

Pour simplifier encore plus cette transition numérique, vos collaborateurs peuvent s’inscrire à nos webinaires pour en apprendre davantage sur la LRE, son cadre juridique et son fonctionnement. Lors de ces sessions, un conseiller AR24 réalisera un envoi en direct, offrant ainsi l’opportunité de poser toutes vos questions et de comprendre pleinement le processus.

5. Informer les clients destinataires

Vous avez récemment décidé de passer au recommandé électronique ? Il est alors nécessaire de prévenir vos clients destinataires que la lettre recommandée papier est désormais remplacée par son équivalent juridique, la lettre recommandée électronique. Déjà bien adopté par les entreprises, ce mode d’envoi ne devrait pas surprendre vos clients professionnels ;

Cependant, certains destinataires particuliers pourraient se montrer réticents au digital. C’est pourquoi il est préconisé de leur expliquer les avantages de la LRE : réception 7 jours sur 7, 24 heures sur 24, et suppression de la nécessité de se déplacer. Informez-les également qu’un service d’assistance aux destinataires est disponible gratuitement pour les aider en cas de difficultés à accuser réception de leur courrier.

AR24 a également mis en place une série de tutoriels vidéo pour aider les expéditeurs et les destinataires lors de l’envoi et de la réception de courriers recommandés électroniques. Ces ressources pédagogiques faciliteront la transition et garantiront une adoption fluide et efficace de la LRE par tous vos clients.

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5 étapes pour dématérialiser vos communications réglementées quand on est un professionnel de la finance