Depuis plusieurs années, la transformation digitale est au cœur des stratégies des professionnels. Cette digitalisation s’est intensifiée depuis la pandémie bouleversant ainsi les habitudes de travail des Français dans de nombreux secteurs. Aujourd’hui, le travail hybride mixant télétravail et travail en présentiel est devenu la norme. La mise en place de solutions digitales à valeur probante est donc désormais indispensable pour faire face aux défis organisationnels et managériaux engendrés par cette hybridation du travail.
Entreprises, avocats, professionnels de l’assurance, découvrez comment AR24 simplifie vos communications réglementées en télétravail.
Sommaire :
Pour les entreprises, quelle que soit leur taille, la dématérialisation des flux recommandés est devenue une priorité et plus particulièrement en télétravail afin de maintenir l’activité en distanciel.
Les professionnels indépendants, les petites et moyennes entreprises ainsi que les grands comptes font confiance à AR24, premier prestataire de confiance qualifié, pour l’acheminement de leurs courriers recommandés électroniques.
Les solutions d’AR24 peuvent être utilisées par tous les départements : Ressources Humaines, achats, contentieux, etc. et s’adaptent à tous les besoins et problématiques.
Voici 3 situations dans lesquelles la LRE est indispensable pour les entreprises.
Dans le cadre de l’envoi de vos convocations aux assemblées générales adressées aux actionnaires d’une SA ou aux associés d’une SARL, la lettre recommandée électronique ou LRE est tout à fait adaptée.
Qu’il s’agisse d’une assemblée générale ordinaire qui a lieu chaque année ou bien d’une assemblée générale extraordinaire qui peut intervenir à n’importe quel moment et lors de laquelle des décisions pouvant impacter les statuts de la société sont prises, la LRE permet de notifier instantanément les actionnaires ou les associés tout en respectant les formalités d’envoi de la convocation.
D’une part, la lettre recommandée électronique vous assure une conformité et une sécurité juridique. En effet, selon l’article L.100 du Code des postes et des communications électroniques, elle est strictement identique à la LRAR papier.
D’autre part, la suppression des délais d’acheminement grâce à l’envoi électronique permet de ne pas s’inquiéter des délais. Pour rappel, la convocation doit être envoyée au moins 15 jours avant la date prévue pour l’AG.
Par ailleurs, il sera nécessaire de joindre à cette notification tous types de documents souvent volumineux et nécessaires à la prise de décision des actionnaires ou des associés tel que le rapport de gestion. Choisir la LRE AR24 vous permettra d’optimiser vos coûts d’envoi grâce à son tarif unique qui reste fixe peu importe le volume de pièces jointes, leur format ou la destination dans laquelle se trouve le destinataire.
Enfin, cette convocation pourra être envoyée simultanément à des dizaines d’actionnaires ou d’associés et ne nécessite aucun déplacement ni impression ; vous pouvez donc effectuer cette démarche même lorsque vous êtes en télétravail. L’envoi se fait directement depuis notre plateforme en ligne ou depuis votre logiciel métier si ce dernier a intégré AR24 en API. Pour effectuer vos envois groupés, il vous suffit d’importer un fichier Excel comportant les adresses email de vos destinataires.
Bon à savoir : L’article L100 du CPCE impose que le consentement des destinataires particuliers ainsi que des administrations soit recueilli préalablement à l’envoi d’une LRE. Ce consentement pourra être recueilli par échange de mails ou via le gestionnaire de consentements d’AR24, l’essentiel est d’avoir une preuve de consentement obtenue à une date certaine.
De la convocation à l’entretien préalable jusqu’à la notification de licenciement, la LRE AR24 est l’alliée des professionnels en télétravail.
Tout d’abord, elle permet de gagner du temps grâce à un processus d’envoi simplifié. Les courriers recommandés 100% dématérialisés sont prêts en quelques clics seulement et peuvent être envoyés n’importe où et n’importe quand. Le salarié est alors notifié instantanément sur sa boîte email.
Bon à savoir : Pour éviter toute contestation de la part du salarié, la convocation à l’entretien préalable doit être adressée au minimum 5 jours avant l’entretien et doit contenir des mentions obligatoires (objet de l’entretien, date, lieu et heure de l’entretien). Tandis que la lettre de licenciement doit parvenir au salarié au moins 2 jours ouvrables après la date de l’entretien. Avec la LRE AR24 vous n’avez pas à vous préoccuper des délais d’acheminement puisque son envoi est instantané.
De plus, ce mode d’envoi possède la même valeur juridique qu’un recommandé papier avec accusé de réception et vous apporte des preuves identiques (preuve de dépôt et d’envoi, preuve d’accusé de réception, preuve de refus, preuve de négligence. Elles sont accessibles 7j/7, 24h/24 tout comme les courriers et les pièces jointes et pourront être utilisées en cas de contentieux avec le salarié.
Enfin, la lettre recommandée électronique vous permet de réduire considérablement vos volumes d’impression et par conséquent de réduire votre empreinte carbone ; ce qui s’inscrit dans l’objectif zéro papier déjà adopté par de nombreuses entreprises.
Bon à savoir : Dans cette situation également, il sera nécessaire de recueillir le consentement du salarié que vous envisagez de licencier. Pour ce faire, vous pouvez insérer une clause dans un contrat de travail ou un avenant.
Le recours à lettre recommandée électronique est une pratique de plus en plus fréquente.De nombreuses assurances privilégient déjà ce mode de communication, votre assureur ne sera donc pas surpris de recevoir une LRE de votre part.
Que ce soit pour déclarer un sinistre, faire évoluer votre contrat d’assurance professionnel ou encore pour le résilier, la LRE vous permet d’effectuer vos démarches en toute simplicité que vous soyez au sein des locaux de votre entreprise ou en télétravail.
Juridiquement viable, cette notification à valeur probante vous apporte des preuves équivalentes à celles d’un envoi papier et vous apportera une aide précieuse en cas de litige, tout particulièrement en cas de résiliation.
Bon à savoir : Dans cette situation, il n’est pas nécessaire de recueillir le consentement de votre destinataire puisque ce dernier est un professionnel. Cette étape est seulement conseillée pour augmenter votre taux d’accusé de réception.
Compte tenu de sa parfaite équivalence avec la LRAR papier (article L.100 du CPCE), de sa praticité et de sa fiabilité, la lettre recommandée électronique AR24 répond parfaitement aux besoins des avocats.
De par leur profession, les avocats peuvent s’identifier au moyen de leurs clés Avocats pour envoyer des lettres recommandées électroniques puisque cette clé permet une identification à un niveau de confiance élevé comme le prévoit le règlement eIDAS.
Voici 3 situations dans lesquelles la LRE est indispensable pour les cabinets d’avocats.
Utiliser la LRE dans cette situation est très appréciable non seulement pour les avocats qui gagnent du temps à l’envoi, mais aussi pour les époux et les notaires. Tout d’abord, l’avocat spécialisé en divorce doit envoyer à l’époux qu’il assiste, le projet de convention par lettre recommandée avec accusé de réception.
Opter pour sa version numérique permet à ces professionnels du droit de gagner du temps puisqu’avec l’envoi électronique, les délais d’acheminement sont supprimés.
Ce gain de temps va également se faire ressentir au niveau du traitement des données grâce à la preuve de réception 100% dématérialisée qui permet de calculer automatiquement la première date de signature possible. Cette preuve ainsi que toutes les autres preuves, le courrier et les pièces jointes sont conservés sur nos serveurs hébergés en France et accessibles à tout moment.
De plus, l’envoi se fait en quelques clics depuis votre logiciel métier si AR24 a été au préalable intégré à ce dernier ou en ligne directement sur ar24.fr. Les avocats peuvent donc envoyer les projets de convention n’importe où et n’importe quand et ne dépendent plus des services courrier ; un véritable avantage en télétravail.
Par ailleurs, le tarif fixe de la LRE AR24 incluant l’ajout de 256 Mo de pièces jointes, quelle que soit la destination, permet de réaliser des économies conséquentes et cela dès les premiers envois ; idéal pour transmettre les conventions de divorce qui sont des documents bien souvent volumineux.
Enfin, le projet de convention est envoyé directement sur la boite email des époux et conserve sa valeur juridique, ces derniers pourront en accuser réception 7j/7, 24h/24h depuis n’importe quel appareil connecté à internet. Quant aux notaires, ils centralisent plus facilement les preuves de réception et peuvent vérifier plus rapidement le respect du délai de réflexion. Pour rappel, ce délai est de 15 jours.
Bon à savoir : Préalablement à l’envoi du projet de convention, il sera nécessaire de recueillir le consentement de l’époux que vous représentez afin de vérifier son adresse email. Pour cela, vous pouvez par exemple, ajouter une clause dans une convention d’honoraires.
La mise en demeure est une procédure courante en cabinet d’avocats. Ces professionnels du droit peuvent agir pour leur propre compte ou bien pour le compte de leurs clients. Envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception, la mise en demeure permet de rappeler à une personne physique ou morale ses obligations.
Il peut s’agir d’un paiement qui n’a pas été honoré ou bien de la réalisation d’un service. Cette mise en demeure est la dernière étape avant d’entamer une procédure judiciaire et intervient après avoir relancé la personne concernée.
Bon à savoir : Pour faciliter vos démarches, AR24 met à disposition des avocats un modèle de lettre de mise en demeure
Pour des raisons de sécurité juridique et de fiabilité, les avocats envoient généralement leurs mises en demeure par LRE. En effet, compte tenu de sa parfaite équivalence juridique avec la LRAR papier, la lettre recommandée électronique délivre des preuves équivalentes à celles du courrier recommandé (preuve de dépôt et d’envoi, preuve d’accusé de réception, preuve de refus, preuve de négligence) qui sont accessibles à tout moment depuis votre espace AR24.
De plus, avec AR24, les avocats ont la possibilité d’envoyer des lettres recommandées par lot et ainsi mettre en demeure des dizaines de débiteurs ou prestataires de manière simultanée. L’envoi se fait en quelques clics seulement et ne nécessite ni déplacement ni impression ; ce qui permet de réduire son empreinte carbone.
Enfin, la LRE vous apporte une protection juridique supplémentaire puisqu’il s’agit du seul recommandé pouvant vous apporter une preuve du contenu du courrier et des pièces jointes envoyés ; ce qui pourrait s’avérer très utile si l’affaire se poursuit devant les tribunaux.
Bon à savoir : Comme le prévoit l’article L.100 du CPCE, le recueil de consentement sera seulement obligatoire si votre destinataire est un particulier. Il pourra être obtenu par échange d’emails, en insérant une clause dans un contrat ou en utilisant le gestionnaire de consentements d’AR24.
La LRE permet également de simplifier la résiliation de vos contrats de prestation de services qui pourra se faire à distance, un réel avantage pour les avocats en télétravail. Il faudra cependant respecter les conditions de résiliation inscrites dans le contrat.
Par exemple, pour un contrat à durée déterminée, la résiliation pourra se faire seulement en cas de commun accord ou de faute de l’une des deux parties, contrairement au contrat à durée indéterminée dont la résiliation est plus simple et qui pourra avoir lieu dès la fin du préavis.
Résilier un contrat de prestation de services par LRE permettra de prouver en cas de dénonciation du contrat que la résiliation a bien été faite dans les règles autrement dit que le délai de préavis a bien été respecté et que l’autre partie en a bien été informée notamment grâce à la preuve de contenu qu’apporte ce mode d’envoi.
Bon à savoir : Dans cette situation, il n’est pas nécessaire de recueillir le consentement de votre destinataire puisque ce dernier est un professionnel. Cette étape est seulement conseillée pour améliorer votre taux d’accusé de réception.
Dans le secteur de l’assurance également, la dématérialisation des flux recommandés s’est accélérée et permet d’optimiser sa productivité en télétravail. En effet, la LRE AR24 simplifie et accélère les tâches administratives des professionnels de l’assurance pour qu’ils puissent se concentrer sur leur cœur de métier : prévenir les risques afin de protéger les particuliers et les entreprises dans leur quotidien.
Voici 3 situations dans lesquelles la LRE est indispensable pour les professionnels de l’assurance.
Avec la loi Hamon et la loi du 14 juillet 2019 relative au droit de résiliation sans frais de contrats de complémentaire santé, les assurés ont la possibilité de résilier leurs contrats d’assurance à tout moment après un an de souscription du contrat, sans frais ni pénalité.
Sont concernés, les contrats d’assurance multirisque habitation, automobile, moto, affinitaire, mais également les contrats de santé individuels ou collectifs à adhésion obligatoire ou facultative.
Dans la majorité des situations, le nouvel assureur prend en charge la résiliation du contrat avec l’ancienne assurance. Ce dispositif permet une continuité de la couverture de l’assuré.
Résilier l’ancien contrat de votre nouvel assuré par lettre recommandée électronique permet de supprimer les délais d’acheminement. Par conséquent, le délai légal de 30 jours à l’issue duquel la résiliation est effective court plus rapidement ; l’entrée en relation est donc accélérée.
Mais aussi, la LRE permet de gagner du temps lors de l’envoi puisque le courrier est prêt en quelques clics et qu’il peut être envoyé n’importe où, depuis vos locaux professionnels ou bien depuis votre domicile en télétravail.
De plus, ce mode d’envoi vous apporte une sécurité juridique grâce aux preuves horodatées et vous assure une résiliation en bonne et due forme. L’ensemble des preuves sont conservées avec les courriers et les pièces jointes et accessibles à tout moment depuis votre espace AR24.
Enfin, cette démarche engendre des coûts pour le nouvel assureur, mais AR24 permet aux professionnels d’amoindrir ces frais grâce au tarif unique de la LRE.
Bon à savoir : Dans cette situation, il n’est pas nécessaire de recueillir le consentement de votre destinataire puisque ce dernier est un professionnel. Néanmoins, il peut arriver que la nouvelle assurance ne dispose pas de l’adresse email de l’ancienne assurance.
Pour faciliter vos démarches, AR24 met à disposition des professionnels de l’assurance les registres à jour de la FFA, de la FNMF et du CTIP. A savoir qu’AR24 dispose également de son propre registre.
Les professionnels de l’assurance peuvent être régulièrement confrontés à des situations d’impayés. De la mise en demeure jusqu’à la résiliation : AR24 vous accompagne tout au long de vos procédures de recouvrement à l’amiable.
En cas de prime impayée, la procédure peut se faire de manière 100% dématérialisée et en 3 étapes seulement :
· Envoi de la lettre de relance par ERE simple (Envoi Recommandé Electronique). Cette solution 100% digitale est utilisée lorsque le code des assurances n’impose pas l’usage d’un recommandé avec accusé de réception, mais permet toutefois de bénéficier d’une présomption de fiabilité.
· Envoi de la mise en demeure par LRE. En effet, dans cette situation, il est nécessaire d’avoir recours à un courrier recommandé avec accusé de réception. Pour rappel, avec la mise en demeure, l’assuré dispose de 30 jours pour régulariser sa situation. En l’absence de règlement, le contrat est suspendu pour une période de 10 jours.
Bon à savoir : Afin d’accélérer et de simplifier les règlements, vous pouvez insérer directement dans le contenu de vos lettres de relance ou de mise en demeure, un lien de paiement.
· Si à l’issue de la période de suspension du contrat, la situation de l’assuré n’est toujours pas régularisée, le contrat est automatiquement résilié à condition que cette résiliation ait bien été mentionnée dans la mise en demeure. Dans le cas contraire, l’assuré devra adresser à l’assuré une lettre de résiliation ; cette fois-ci encore par LRE.
Cette dématérialisation de vos procédures de recouvrement à l’amiable vous permet non seulement de réaliser des économies conséquentes grâce au tarif unique de la LRE AR24, mais également de réduire votre empreinte carbone puisque ce mode d’envoi 100% électronique ne nécessite aucune impression.
Bon à savoir : A noter que si votre destinataire est un particulier et que vous avez recours à une LRE, vous êtes dans l’obligation d’obtenir son consentement. Cet accord pourra être obtenu grâce à une clause insérée dans un contrat ou un avenant.
A contrario, l’utilisation de l’ERE simple ne requiert pas le consentement du destinataire, il s’agit seulement d’une recommandation pour vérifier l’adresse email de votre destinataire.
Dans le cadre des expertises, les experts d’assurance sont régulièrement amenés à transmettre les convocations ainsi que les rapports d’expertise. Cette communication se fait généralement par courrier recommandé avec accusé de réception.
Dans cette situation l’usage de la LRE AR24 permet de réduire vos coûts d’envoi par deux voire par cinq.
Cette estimation se base sur le coût d’envoi d’un recommandé papier dont le prix peut varier en fonction du volume des pièces jointes, de la destination ou encore du niveau de garantie, contrairement à la lettre recommandée électronique AR24 dont le prix reste fixe, quel que soit le volume de pièces jointes ou la destination. Lors de la transmission des rapports d’expertise par LRE on estime que les coûts d’envoi sont divisés par cinq, compte tenu du fait que le rapport ainsi que ses annexes sont des documents volumineux.
Par ailleurs, ce mode d’envoi est très apprécié par les experts d’assurance puisque les solutions de recommandés d’AR24 permettent d’ajouter jusqu’à 256 Mo de pièces jointes quel que soit le format et il arrive très souvent que des photos ou vidéos doivent être jointes au rapport d’expertise.
Enfin, AR24 vous permet d’optimiser vos tâches administratives puisque la transmission de vos convocations et rapports d’expertise se fait en quelques secondes 7j/7, 24h/24h. Compte tenu du fait
que l’envoi est 100% dématérialisé, vous limitez votre empreinte carbone puisque vous n’avez pas à vous déplacer ni à imprimer les documents.
Entreprises, avocats, professionnels de l’assurance, vous souhaitez simplifier vos communications réglementées en télétravail ? N’attendez plus, créez gratuitement votre compte AR24 et commencez à utiliser nos solutions de recommandés électroniques dès maintenant. Vous avez des questions concernant nos solutions ? Contactez-nous, un expert de votre secteur d’activité vous accompagnera lors de vos premiers envois.
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