En 2021, dans un monde en perpétuelle évolution, il devient plus que nécessaire pour une entreprise de favoriser son passage au tout-numérique et de multiplier ses actions en ligne. Une multitude de solutions existent pour permettre une transformation numérique optimale. Parmi ces solutions digitales nous nous focalisons sur la lettre recommandée électronique et sur comment envoyer un courrier recommandé en ligne.

Sommaire :

1. La lettre recommandée électronique, qu’est-ce que c’est ?
2. Quels sont les avantages de la LRE par rapport à la LRAR ?
3. Comment envoyer un courrier recommandé en ligne sur AR24 ?

 

1. La lettre recommandée électronique, qu’est-ce que c’est ?

Depuis le 1er Janvier 2019, la LRE (Lettre Recommandée Electronique) eIDAS est l’équivalent absolu du courrier recommandé avec avis de réception acheminé par voie postale.

En plus de la méthode classique d’acheminement par voie postale, il est donc désormais possible d’envoyer un courrier recommandé en ligne et de le recevoir également en ligne, et ce de manière tout à fait légale car les deux recommandés ont la même valeur juridique(cf. Article L100 du CPCE et décret 2018-347).

Il faut pourtant s’assurer que ce courrier recommandé en ligne soit bien une lettre recommandée électronique au sens du Règlement eIDAS et du décret d’application n° 2018-347 du 9 mai 2018.

Concernant son fonctionnement, la LRE est très pratique puisqu’elle offre un gain de temps  important : plus besoin de mettre sa lettre sous pli, de remplir la liasse de recommandé, plus besoin de se déplacer au bureau de poste, etc. Si vous choisissez une lettre recommandée 100% électronique acheminée par un prestataire qualifié tel que AR24, tout se fait en ligne sur le site dédié. De même, le destinataire n’a plus besoin de se déplacer au bureau de poste en cas d’absence lors du passage du facteur. Le destinataire aura alors la possibilité de lire le contenu de son courrier recommandé, de l’enregistrer sur son ordinateur ou smartphone, voire de  l’imprimer s’il le souhaite.

 

2. Quels sont les avantages de la LRE par rapport à la LRAR ?

La lettre recommandée électronique (LRE) d’AR24 a plusieurs avantages non-négligeables que la lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) n’a pas :

 

• Une vérification d’identité de l’expéditeur,
• Toutes les preuves dématérialisées et à réception immédiate,
• La conservation gratuite des preuves et des courriers sur nos serveurs sécurisés en France,
• Un prix fixe (2 à 5 fois moins cher que le recommandé papier) et comprenant 256 Mo de pièces-jointes (soit des milliers de pages électroniques).

 

Le seul point commun entre le courrier recommandé en ligne et le recommandé papier est la vérification de l’identité du destinataire ; et bien sûr la valeur juridique du courrier, qui est strictement équivalente.

 

3. Comment envoyer un courrier recommandé en ligne sur AR24 ?

Envoyer un recommandé en ligne est donc possible sur ar24.fr et afin d’en tirer pleinement profit il est important d’en connaitre le fonctionnement.

La première étape consiste à sélectionner les documents que vous souhaitez envoyer. Vous pouvez le faire de plusieurs manières, depuis votre ordinateur ou votre mobile ; depuis le site ar24.fr ou votre logiciel métier, ci celui-ci a intégré la LRE AR24 en API.

Il faut savoir qu’envoyer un recommandé en ligne est semblable à l’envoi d’un e-mail. L’expéditeur se connecte sur son espace personnel AR24 et s’authentifie à l’aide de son moyen d’identification. S’il n’en a pas il devra en commander un, toujours sur AR24.fr.

Une fois identifié, il renseigne le nom, le prénom et l’adresse e-mail de son destinataire, puis complète le contenu de sa LRE et peut ajouter jusqu’à 256 Mo de pièces jointes.

Une fois ces étapes complétées la LRE sera instantanément acheminée par AR24 dans la boîte e-mail du destinataire. Celui-ci aura 15 jours pour s’identifier et accuser réception de son courrier recommandé dématérialisé. Une fois la vérification de son identité effectuée, il pourra accéder au contenu de sa LRE directement depuis sa boite e-mail.

De plus, la LRE AR24 s’inscrit dans un processus entièrement électronique, de l’envoi à la réception.

Concernant le délai d’acheminement, celui-ci est inexistant. Effectivement, peu importe la date, l’heure et la situation géographique de l’expéditeur ou du destinataire, l’envoi d’un recommandé en ligne se déroule toujours de la même manière. Etant 100% dématérialisé, le courrier voit son délai d’acheminement supprimé car celui-ci est instantané.

 

Nous pouvons donc conclure que l’envoi d’un recommandé en ligne a de nombreux avantages comme son tarif unique, la conservation de son contenu dématérialisé, un délai d’acheminement instantané ou encore une empreinte carbone faible.

 

Envoyer ses lettres de licenciement économique par voie électronique, c’est possible ! Découvrez quelles sont les mentions à ne surtout pas oublier pour assurer la validité de votre courrier.

Pour accroître l’efficacité de votre entreprise, vous avez tout intérêt à dématérialiser vos processus RH. Parmi toutes les méthodes disponibles, la lettre recommandée électronique avec accusé de réception (LRE) s’impose comme un moyen sûr, rapide et efficace. La lettre de licenciement économique ne fait pas exception. Mais, comme pour la version papier, afin de garantir la conformité juridique de votre courrier, certaines mentions demeurent obligatoires. Voici lesquelles.

Sommaire :

1. Licencier économiquement par LRE : que dit la loi ?
2. Quelles mentions obligatoires dans la LRE pour un licenciement économique ?

 

1. Licencier économiquement par LRE : que dit la loi ?

Le code du travail impose à l’employeur de procéder au licenciement économique du salarié « par lettre recommandée avec avis de réception. » (Art. L1233-15).

Or, en 2016, la loi Numérique introduit dans le code des postes et des communications électroniques un article 100 disposant que « L’envoi recommandé électronique est équivalent à l’envoi par lettre recommandée ».

Par conséquent, un licenciement quel qu’il soit peut désormais être notifié par lettre recommandée électronique.

En dehors des considérations techniques, la validité de la dématérialisation de ce processus demeure toutefois soumise à son acceptation préalable par le destinataire. L’article 100 précise en effet que « Dans le cas où le destinataire n’est pas un professionnel, celui-ci doit avoir exprimé à l’expéditeur son consentement à recevoir des envois recommandés électroniques. ».

Une clause du contrat de travail ou un avenant doit donc prévoir cette possibilité.

2. Quelles mentions obligatoires dans la LRE pour un licenciement économique ?

Le licenciement économique d’un ou plusieurs salariés doit impérativement respecter une procédure stricte, prévue par les articles L.1233-3 et suivants du Code du travail. Cette rupture de contrat doit notamment être notifiée au salarié concerné par une lettre de licenciement envoyée par recommandé avec accusé de réception, après un délai minimum de 7 jours ouvrables suivant l’entretien (15 jours en cas de licenciement individuel d’un cadre).

La LRE doit obligatoirement préciser les informations suivantes :

• Les motifs économiques du licenciement
• La possibilité de bénéficier d’une priorité de réembauche pendant un an à dater de la rupture du contrat de travail
• Les conditions de mise en œuvre de cette éventuelle réembauche
• Le délai de prescription pour contester la régularité ou la validité du licenciement, soit 12 mois après la notification.

 

Par ailleurs, la LRE doit également mentionner :

• La possibilité pour le salarié de bénéficier d’un contrat de sécurisation professionnelle (CSP)
• La possibilité de bénéficier d’un congé de reclassement, si l’entreprise possède au moins 1 000 salariés
• L’impossibilité de reclassement, si celui-ci n’est pas envisageable.

 

Lorsque vous rédigez vos contrats de travail, pensez désormais à ajouter une clause de consentement de vos salariés à être notifiés par lettre recommandée électronique. Pour les employés déjà en poste, un avenant au contrat suffit. De cette manière, vous serez en mesure d’effectuer les échanges avec vos salariés par LRE. Une façon simple et efficace de gagner du temps et de l’argent !

Lorsqu’un propriétaire souhaite résilier le bail de son bien immobilier auprès de son locataire, il est nécessaire de prendre en compte les réglementations en vigueur. En effet, un propriétaire ne peut pas résilier le bail de son locataire à n’importe quel moment et de n’importe quelle façon. Alors comment résilier le bail d’un locataire ? Quelles sont les réglementations à prendre en compte ? Réponses !

Sommaire :

1. Comment donner congé à son locataire ?
2. Utiliser la lettre recommandée électronique pour donner congé à son locataire
3. L’obtention du consentement du destinataire non-professionnel

 

1. Comment donner congé à son locataire ?

Lorsque le propriétaire d’un bien immobilier en location souhaite donner congé à son locataire, il devra suivre les réglementations en vigueur. En effet, la loi encadre la possibilité de donner congé à un locataire et les règles sont dites « d’ordre public » lorsqu’il s’agit de la résidence principale du locataire. Tout d’abord, le congé ne peut être donné au locataire qu’au moment de l’échéance du contrat. La date d’échéance est donc précisée sur le bail et ce n’est qu’à ce moment-là qu’il peut être envisageable de donner congé à son locataire.

Qui plus est, le propriétaire ne peut donner congé à son locataire que de trois façons différentes qui sont la lettre recommandée avec demande d’avis de réception, l’acte d’huissier et la remise en main propre contre récépissé ou émargement.

Il est également nécessaire de donner le motif de cette décision lorsqu’il s’agit de la résidence principale du locataire. Il peut s’agir de la reprise dite « personnelle » du logement, de la vente du logement ou encore d’un motif légitime et sérieux. Un délai de préavis est également à respecter. Le délai de préavis est de six mois en location vide et de trois mois en location meublée. Le propriétaire se doit donc de respecter ces différentes réglementations afin de donner congé à son locataire de façon légale. Le locataire devra alors quitter les lieux à la date d’échéance du contrat et il sera possible de réaliser l’état des lieux de sortie.

2. Utiliser la lettre recommandée électronique pour donner congé à son locataire

Il existe plusieurs méthodes permettant de donner congé à son locataire telles que l’acte d’huissier, la remise en main propre contre récépissé ou émargement ou encore la lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Il est donc tout à fait possible d’opter pour la lettre recommandée avec accusé de réception par voie postale pour donner congé à son locataire, mais il est également possible d’utiliser la lettre recommandée électronique. En effet, la lettre recommandée électronique a la même valeur juridique que la lettre recommandée classique et elle permettra également de recevoir un accusé de réception.

 

3. L’obtention du consentement du destinataire non-professionnel

Si vous n’êtes pas dans le cadre d’un contrat entre professionnels, l’obtention du consentement du locataire à recevoir les lettres recommandées au format électronique est obligatoire.

Il est donc possible d’opter pour un envoi en lettre recommandée électronique en envoyant une demande de consentement à son destinataire au préalable de l’envoi. Le destinataire peut alors accepter ou non de recevoir les futurs courriers de la part de son expéditeur au format électronique.

Une fois que le destinataire aura donné son consentement pour recevoir une lettre recommandée électronique il sera possible d’envoyer la lettre recommandée électronique à son locataire. Ce dernier aura la possibilité de l’accepter et donc d’accéder à son contenu ou de la refuser. L’expéditeur recevra alors soit un accusé de réception, soit une preuve de refus, soit une preuve de négligence.

Notez que la demande de consentement n’est pas obligatoire dans le cadre d’un contrat de bail professionnel.

 

La lettre recommandée électronique permet donc d’effectuer l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception par voie électronique. Celle-ci aura la même valeur juridique qu’une lettre recommandée avec accusé de réception classique. Il est donc tout à fait possible de donner congé à son locataire en utilisant la lettre recommandée électronique en veillant à avoir obtenu le consentement du locataire au préalable, ci celui ci n’est pas un professionnel. De cette manière vous respecterez parfaitement les réglementations en vigueur.

 

Selon l’union des Syndicats de l’immobilier (UNIS), c’est plus de 16 millions de convocations d’assemblée générale qui sont envoyées chaque année par les Syndics de copropriété. Cela représente un montant d’environ 170 millions d’euros. Bien entendu, l’envoi de ces documents ne peut pas être fait par email. Mais si nous vous disions qu’il est cependant possible de dématérialiser facilement les envois des convocations d’AG, tout en réduisant leurs coûts et en conservant toute la valeur légale ?

Sommaire :

1. Envoyer les convocations d’assemblée générale par email ?
2. Réduire les coûts de ces envois règlementés
3. Dématérialiser également vos PV d’AG et vos mises en demeure

 

1. Envoyer les convocations d’assemblée générale par email ?

Convocations d’AG envoyées sous plis réglementés

Vous le savez, les convocations d’AG et les documents qui les complètent, doivent être envoyés à l’aide de l’un des procédés réglementés suivants :

 

• Lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR)
• Lettre recommandée électronique eIDAS (LRE)
• Ou Avis Electronique (AE uniquement dédié aux Syndics)

 

Traditionnellement, les convocations d’AG devaient obligatoirement être expédiées par pli réglementé avec accusé de réception sous peine de nullité (une annulation décalerait l’AG et obligerait le Syndic à procéder à de nouvelles convocations). Inutile donc de vous préciser que l’email serait obligatoirement nul pour les convocations d’assemblée générale en copropriété ; celui-ci n’ayant aucune valeur juridique et aucun moyen de prouver l’accusé réception. Dommage, nous direz-vous, car c’est un outil simple et très utilisés par tous les copropriétaires.

Alors comment faire aussi simple que l’email ? Il existe des solutions très proches qui permettent l’envoi de convocations d’AG par voie 100% électronique : LRE ou avis électronique – d’ailleurs l’avis électronique est envoyé sous le format d’un email.

 

L’avis électronique pour les Syndics – « comme un email »

Facile à envoyer et encore plus simple à réceptionner, l’avis électronique est idéal pour simplifier l’envoi des convocations d’AG.

Côté Syndic, la création de l’avis électronique se fait soit en ligne sur le site d’AR24, soit depuis votre logiciel métier (si l’avis électronique n’était pas encore intégré dans votre logiciel syndic, n’hésitez pas à nous contacter, nos équipes peuvent intervenir et vous accompagner rapidement).

Et côté réception, le copropriétaire reçoit sa convocation d’AG sous le format d’un email : il n’a plus qu’à cliquer sur le lien contenu dans cet email pour accéder à ses documents.

Une fois « l’email » ouvert, le Syndic reçoit la preuve d’AR en quelques secondes. Simple et efficace, l’avis électronique répond au décret 2020-834 du 2 juillet 2020 et permet aux syndics d’envoyer leurs convocations d’AG en quelques clics.

2. Réduire les coûts de ces envois règlementés

L’avis électronique possède un tarif unique de 1,99 € HT / envoi. Le prix ne varie pas, peut importe le volume de pièces jointes que vous ajoutez à la convocation d’AG. En effet vous pourrez ajouter jusqu’à 256 Mo de pièces jointes par envoi (soit environ 19.000 documents).

En passant dès à présent à ce procédé électronique règlementé vous réduirez donc forcément vos coûts : que vous utilisiez la lettre recommandée électronique (qui possède également un tarif unique) ou la lettre recommandée avec accusé de réception papier (qui voit son coût varier en fonction du poids contenu dans l’enveloppe envoyée).

Selon votre nombre de convocations d’AG à envoyer, vous pourrez dorénavant prévoir vos coûts à l’avance. Enfin, l’avis électronique est bien entendu refacturable à la copropriété.

 

3. Dématérialiser également vos PV d’AG et vos mises en demeure

Nous ne l’avions pas précisé précédemment, mais l’avis électronique n’est pas uniquement dédié à l’envoi des convocations d’assemblée générale en copropriété. Il est aussi valable pour envoyer les PV d’AG ainsi que les mises en demeure. Très pratique pour simplifier ces envois (et pour réduire leurs coûts également).

 

Ainsi, l’avis électronique AR24 vous permet de gérer 3 envois réglementés beaucoup plus simplement et « sous le format d’un email ».

Attention, pour les autres envois réglementés que vous retrouverez en copropriété, vous devrez utiliser la lettre recommandée dans son format digital ou dans sa version papier.

 

Inscrite dans le bail commercial, la nature de l’activité exercée par le locataire dans le local a une importance majeure. En effet, dans le cadre d’un bail commercial, la nature de l’activité du locataire ne peut être changée ou modifiée qu’à certaines conditions. Voici les procédures à suivre pour réussir votre changement d’activité.

Sommaire :

1. La déspécialisation, qu’est-ce que c’est ?
2. La déspécialisation totale ou partielle
3. Les conséquences de la déspécialisation sur le montant du loyer

 

1. La déspécialisation, qu’est-ce que c’est ?

La déspécialisation est une procédure permettant au locataire professionnel de changer l’activité exercée dans les locaux commerciaux par rapport à ce qui a été défini dans le contrat. En effet, dans un contrat de bail commercial, la clause de « destination » énumère clairement les activités qui pourront être exercées dans les locaux confiés au locataire.

Sans cette procédure, le locataire ne pourra pas modifier la nature de son activité. Ce qui peut devenir problématique dans un contexte économique incertain.

Dans certains contrats de bail commercial, la clause « tous commerces » peut figurer. Cette dernière permet au locataire d’exercer les activités commerciales de son choix. Ainsi, le locataire peut modifier son activité comme il le souhaite, c’est-à-dire, sans procédure de déspécialisation ni même d’accord de son bailleur. Aussi, en cas de vente du fonds de commerce, le locataire aura moins de difficulté pour trouver un acquéreur. En effet le bail étant non spécialisé, l’acquéreur sera libre d’exercer l’activité de son choix. Cependant, une telle clause n’est pas sans limites et peut devenir une contrainte lors du renouvellement du bail ou encore en cas de cession du fonds de commerce.

 

2. La déspécialisation totale ou partielle

Deux types de procédures existent. La déspécialisation de bail commercial totale, qui permet au locataire professionnel d’abandonner son activité au profit d’une nouvelle complétement différente. Puis, la déspécialisation partielle, qui offre la possibilité au locataire d’ajouter une activité complémentaire ou en rapport avec celle prévue initialement dans le contrat de bail commercial.

 

a. La déspécialisation totale de bail commercial

On parle de déspécialisation totale, lorsqu’un locataire professionnel souhaite changer d’activité pour une nouvelle totalement différente. Pour que la demande de déspécialisation totale soit acceptée, plusieurs conditions cumulatives doivent être réunies :

 

• Un contexte économique incertain, qui affecte le secteur d’activité du locataire.
• L’activité actuelle du locataire doit rencontrer des problèmes de rentabilité.
• La nouvelle activité doit se différencier de celles du voisinage.
• La nouvelle activité envisagée doit respecter la destination du bail, la situation de l’immeuble, puis être compatible avec les règles de copropriété de l’immeuble.
• Qu’aucun motif grave et légitime puisse être relevé par le bailleur (absence de paiement ou d’exploitation du fonds de commerce…)
• Que le bailleur ne prévoit pas de reprendre les lieux à l’expiration de la période triennale.

 

 

b. Comment obtenir l’accord du bailleur ?

Pour procéder à une déspécialisation de bail commercial totale, le locataire doit obtenir l’accord de son bailleur et des créanciers inscrits sur le fonds de commerce. Pour cela, le locataire devra les notifier soit par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR), soit par le biais de son strict équivalent juridique 100% numérique : la lettre recommandée électronique qualifiée (LRE). La nature de l’activité que le locataire souhaite exercer devra clairement être indiquée dans la lettre recommandée.

A compter de la date de réception de la lettre recommandée, le bailleur dispose d’un délai de 3 mois pour lui répondre par LRAR ou LRE. Il peut soit accepter la demande de déspécialisation, soit la refuser ou bien encore l’accepter sous certaines conditions.

En l’absence de réponse de la part du bailleur, son silence équivaut à une acceptation.

Attention, le bailleur peut être lié par une clause de non-concurrence envers d’autres locataires. Dans ce cas, le bailleur dispose d’un mois à compter de la date de réception de la lettre recommandée envoyée par le locataire, pour les informer par LRE ou LRAR et s’assurer qu’aucun des locataires ne pratique la même activité envisagée.

Le bailleur a le droit de refuser la demande déspécialisation si et seulement si, ce dernier dispose d’un motif grave et légitime à l’encontre du locataire comme un défaut de paiement.

Bon à savoir : en cas d’interruption temporaire de l’activité pour cause de travaux jugés indispensables pour le changement d’activité, le bailleur ne peut se prévaloir de son droit de résiliation pendant un délai de 6 mois à compter de la date d’accord de déspécialisation.

Enfin, si le locataire change d’activité sans respecter les modalités de déspécialisation et sans avoir eu l’autorisation de son bailleur au préalable, il s’expose à une résiliation anticipée ou un refus de renouvellement de son bail.

c. La déspécialisation partielle de bail commercial

Une déspécialisation partielle est envisagée lorsque le locataire professionnel souhaite ajouter une activité complémentaire ou en rapport avec son activité principale, prévue dans le bail commercial.

Le caractère connexe et complémentaire de l’activité nouvelle envisagée est indispensable dans le cadre d’une déspécialisation partielle.

 

d. La procédure à suivre pour obtenir la déspécialisation partielle

Pour procéder à l’ajout de son activité connexe, le locataire doit obtenir l’accord de son bailleur au préalable.

Pour cela, le locataire peut notifier son bailleur soit par LRAR soit par LRE ; la LRE peut se révéler très pratique, surtout car entre professionnels, le consentement du destinataire n’est pas obligatoire pour notifier par LRE. De plus, la lettre recommandée électronique réduit le temps des procédures, élimine le temps et les coûts liés à l’affranchissement de lettres recommandées, en apportant une solution 100% digitale et sécurisée.

Dans le courrier recommandé le locataire doit indiquer précisément l’activité ou les activités complémentaires qu’il souhaite exercer dans les locaux loués.

A compter de la date de réception de la lettre, le bailleur dispose d’un délai de 2 mois pour s’opposer à la déspécialisation du bail. En cas d’absence de réponse de sa part, l’activité envisagée sera réputée autorisée.

Attention, le seul motif de refus autorisé par le bailleur est l’absence du caractère connexe / complémentaire de la nouvelle activité envisagée.

En cas de refus du bailleur, le locataire dispose de 2 options :

• Renoncer à sa déspécialisation partielle
• Ou exercer un recours devant le tribunal de grande instance

 

Bon à savoir : A compter de la date à laquelle la décision de justice a été rendue, le locataire dispose d’un délai de 15 jours pour renoncer à sa demande de déspécialisation en notifiant son bailleur par LRAR/ LRE. Dans ce cas, seul le bailleur aura à supporter les frais de l’instance.

 

3. Les conséquences de la déspécialisation sur le montant du loyer

Dans le cadre d’une déspécialisation partielle, aucune hausse du loyer n’est prévue. Cependant, si la nouvelle activité du locataire a pris de l’importance alors le bailleur pourra procéder à une révision de la valeur locative du local lors de la prochaine révision triennale.

En cas de préjudice lié à l’exercice de la nouvelle activité du locataire, le propriétaire sera en droit de réclamer une indemnité de déspécialisation ou une augmentation du loyer auprès de son locataire.

Enfin, lors du changement d’activité du bail, une révision de la valeur locative du local doit être déclarée aux services des impôts.

 

Le télétravail devenant peu à peu la norme, il est important que vous en tant qu’entreprise soyez prêt à fournir des outils de travail efficaces à vos équipes, surtout maintenant qu’elles sont amenées à travailler à distance.

Tour d’horizon sur 5 solutions indispensables en télétravail selon AR24.

Sommaire :

1. Swile, des titres-restaurant dématérialisés
2. Teams, la plateforme collaborative du moment
3. TeamViewer, le logiciel de télé-assistance pratique
4. Trello, un outil de gestion de projet en ligne complet
5. AR24, le service de courriers recommandés 100% électroniques et qualifiés

 

1. Swile, des titres-restaurant dématérialisés

Swile (anciennement LunchR) est une start-up lancée en février de 2016 par Loïc Soubeyrand, cofondateur de Teads. Elle propose une carte unique qui rassemble tous les avantages salariaux (titres-restaurant, titres-cadeaux), et une application permettant de mesurer, piloter et agir sur l’engagement des salariés.

La « carte ticket-resto » est utilisable dans les restaurants, boulangeries et supermarchés ayant conclu un accord avec Swile. Le « sans-contact » est disponible pour cette carte pour faciliter les transactions et limiter les interactions (cette option reste désactivable via l’application). De ce fait elle est utilisable via par exemple, Uber Eats, pour les restaurants concernés, ce qui en fait une excellente solution pour se faire livrer son repas préféré chez soi.

Coté employeur, la distribution de ticket papier demandant une présence au bureau n’a plus lieu d’être puisque le solde est ajouté automatiquement tous les mois au compte du salarié. Il n’y a pas non plus besoin de noter quel salarié prend ses titres-restaurant papier puisqu’avec Swile le salarié a accès automatiquement à tous ses titres-restaurant.

Coté salarié, l’application Swile est disponible sur smartphone et grâce à elle le salarié peut visualiser toutes ses transactions.

 

2. Teams, la plateforme collaborative du moment

Microsoft Teams est une application de communication collaborative assez récente puisqu’elle a été lancé par Microsoft en 2017. Le service s’intègre à la suite Microsoft Office 365 (déjà présente dans beaucoup d’entreprises) mais est également disponible de manière autonome. Il est le remplaçant de Skype Entreprise dont la mise hors service est prévue pour le  31 juillet 2021.

Microsoft Teams est une plateforme collaborative personnalisable qui intègre énormément de fonctionnalités et de modules supplémentaires  :

• La visioconférence,
• Le stockage et le transfert de fichiers avec SharePoint,
• Un bloc de prise de note avec OneNote,
• Une messagerie instantanée permettant d’échanger en équipe ou par groupe de travail tout en conservant une trace de tous les échanges,
• Une intégration à Microsoft Outlook permettant de planifier les réunions en équipe et de partager emails et contacts.

L’authentification multi-facteur combinée au chiffrement des données assure de travailler à distance dans un espace sécurisé, ce qui en fait une plateforme idéale pour le télétravail. Microsoft Teams est un outil de communication en temps réel pertinent permettant à des équipes entières de poster des messages au sein de groupes. Il est donc facile pour un télétravailleur de contribuer à une conversation, ou de rattraper les messages passés s’il était occupé plus tôt.

 

3. TeamViewer, le logiciel de télé-assistance pratique

Les erreurs techniques arrivent. Les problèmes d’ordinateur, les pannes de système et les défaillances des périphériques peuvent paralyser toute une entreprise. C’est donc vers ce logiciel prisé par les techniciens informatiques que les entreprises se tournent.

TeamViewer est un logiciel de télémaintenance disposant de fonctions de bureau à distance, de téléadministration et même de conférence en ligne et de transfert de fichiers. Nous nous intéresserons ici à sa fonction principale : l’accès et le support à distance.

TeamViewer permet de prendre la main sur un ordinateur à distance, même lorsqu’il est éteint : une ressource bien utile pour retrouver un dossier sur son ordinateur de travail lorsque l’on est à la maison, et vice versa. La télé-assistance, le contrôle à distance et l’accès à distance sont compatibles avec presque tous les systèmes d’exploitation, y compris Windows, macOS, Android et iOS.

Ce logiciel se montre indispensable en cas de problème sur l’ordinateur d’un employé puisque les ordinateurs peuvent toujours être contrôlés après l’accord de l’utilisateur, même à distance, offrant un dépannage rapide et pratique, et évitant les déplacements domicile-travail ; ce qui est bien utile pendant cette période où les déplacements peuvent être difficile et où le télétravail est à privilégier.

 

4. Trello, un outil de gestion de projet en ligne complet

Lorsque vous travaillez sur plusieurs projets qui impliquent différents acteurs responsables de tâches distinctes, il peut être difficile de rester organisé. Le travail à domicile peut rendre encore plus difficile l’organisation entre membres d’une même équipe. Trello pallie cela en permettant aux équipes de faire progresser le travail, de collaborer, de gérer des projets et d’atteindre de nouveaux sommets en matière de productivité.

Trello est un outil de gestion de projet en ligne reposant sur une organisation des projets en planches listant des cartes, chacune représentant des tâches. Les cartes sont assignables à des utilisateurs et sont mobiles d’une planche à l’autre, ce qui traduit leur avancement. La version de base est gratuite, tandis qu’une formule payante permet d’obtenir des fonctionnalités supplémentaires.

Il s’agit d’un outil de gestion de projet en ligne extrêmement complet et intuitif notamment si vous souhaitez visualiser facilement l’avancée d’un projet. Il est également totalement collaboratif car chaque membre peut éditer et intervenir en temps réel, ce qui en fait un outil entièrement adapté au télétravail.

 

5. AR24, le service de courriers recommandés 100% électroniques et qualifiés

AR24 a été fondée par deux entrepreneurs début 2015. De start-up à filiale de Docaposte, l’entreprise est en progression constante depuis ses débuts. AR24 est un achemineur  de lettres recommandées électroniques (LRE) qualifiées eIDAS, et donc strictement équivalentes aux recommandés papier du point de vue juridique. L’entreprise propose également d’autres produits comme l’avis électronique pour les syndics, la lettre recommandée optimale ou encore la ERE Simple.

AR24 est le seul prestataire de service de LRE à proposer un dispositif de vérification d’identité à distance du destinataire (par vidéo). Avec comme seule condition préalable le fait d’obtenir le consentement du destinataire non-professionnel à recevoir des recommandés électronique à l’adresse email de son choix, avec AR24 vous pouvez notifier par LRE tous vos destinataires particuliers et professionnels.

La lettre recommandée électronique 100% dématérialisée d’AR24 étant qualifiée eIDAS, elle possède donc la même valeur juridique que la LRAR papier traditionnelle (cf. Article L100 du CPCE et décret 2018-347).

Utilisée par des avocats, des notaires, des syndics de copropriété et de plus en plus d’entreprises, elle devient indispensable en période de télétravail, permettant d’envoyer ses recommandés en ligne, tout en évitant les contacts.

 

Vous voilà prêt et équipé à travailler et collaborer à distance ! Alors, qu’en est-il de votre entreprise ? Si la liste d’outils que nous venons de vous donner ne vous suffit pas et que vous souhaitez aller un peu plus loin dans la digitalisation de vos process, découvrez notre article dédié aux 5 solutions Docaposte pour réussir votre transformation digitale.

 

La sous-location d’un bail commercial peut être une bonne alternative financière lorsque le local que vous louez n’est pas entièrement exploité par votre activité professionnelle. Si cela vous intéresse, la lettre recommandée électronique (LRE) peut vous aider dans la démarche de sous-location. Voici les démarches à suivre pour sous-louer partiellement ou intégralement votre bail commercial.

Sommaire :

1. Qu’est-ce que la sous-location d’un bail commercial ?
2. L’interdiction de la sous-location dans le cadre d’un bail commercial
3. Comment avertir son propriétaire ?
4. L’état des lieux du contrat de sous-location
5. Le renouvellement du contrat de sous-location

 

1. Qu’est-ce que la sous-location d’un bail commercial ?

La sous-location est un contrat qui lie un locataire titulaire d’un bail commercial à un autre locataire, le « sous-locataire ». Seuls les locataires sont liés par un contrat. En effet, aucun contrat n’est établi entre le bailleur et le sous-locataire. Aussi, un contrat de sous-location peut être total, mais aussi partiel, si les locataires acceptent de se partager le local.

Le sous-locataire est soumis aux mêmes modalités de location que le locataire principal. Ainsi, si le bailleur décide de rompre le bail avant son terme, la sous-location doit subir le même sort. Dans ce cas, le sous-locataire peut bénéficier d’une indemnisation auprès de son locataire.

Enfin, le loyer payé par le sous-locataire se doit d’être inférieur à celui payé par le locataire au propriétaire. En effet, si le loyer du sous-locataire est plus élevé que celui du locataire titulaire, le bailleur est autorisé à augmenter le loyer principal.

 

2. L’interdiction de la sous-location dans le cadre d’un bail commercial

Selon l’article L145-31 du code de commerce, la sous-location partielle ou totale d’un local commercial est interdite sauf clause contraire ou accord du bailleur. En effet, dans le cadre d’une sous-location d’un bail commercial, l’autorisation au préalable du bailleur est obligatoire. Sans celle-ci, le locataire s’expose à un refus de renouvellement de son bail ou bien à une rupture de son contrat, de plein droit, et sans indemnité d’éviction. Lorsque la sous-location du bail commercial est validée par le propriétaire alors cette dernière est soumise aux mêmes conditions que celles du contrat de bail.

 

3. Comment avertir son propriétaire ?

Pour obtenir l’accord de son bailleur, le locataire doit tout d’abord l’informer de sa volonté de sous-louer partiellement ou intégralement les locaux qu’il occupe. Pour cela, il doit lui envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception ou une notification par acte d’huissier.

Vous pouvez également recourir à la lettre recommandée électronique d’AR24 (LRE), strict équivalent du recommandé traditionnel papier ; le LRE est rapide et juridiquement fiable. De plus, si votre bailleur est un professionnel, vous n’aurez pas besoin d’obtenir son consentement pour le notifier par LRE.

A compter de la réception de la lettre, le bailleur dispose d’un délai de 15 jours pour répondre à la requête de son locataire. En cas de non-réponse du bailleur, le principe dit que le silence vaut une acceptation de la demande du locataire.

4. L’état des lieux du contrat de sous-location

Selon la loi Pinel de juin 2014, l’état des lieux est obligatoire dans le cadre d’un bail commercial. Il est établi contradictoirement entre les parties ou bien par un notaire mandaté puis joint au contrat. Si vous souhaitez en savoir plus sur l’état des lieux dans le cadre d’un bail commercial, découvrez notre article de blog sur ce sujet.

Concernant la sous-location, l’état des lieux n’est pas obligatoire mais cependant fortement conseillé. En effet, sans état des lieux du local, à l’entrée puis à la sortie du sous-locataire, ce dernier ne sera pas tenu pour responsable des potentielles dégradations constatées, sauf preuve contraire. Ainsi, le locataire a plutôt intérêt à procéder à un état des lieux avec le sous-locataire pour qu’en cas de dégradations, il n’ait pas à en supporter les coûts à sa place.

 

5. Le renouvellement du contrat de sous-location

Le sous-locataire dispose d’un droit de renouvellement de son bail. En effet, s’il souhaite renouveler son bail, le sous-locataire peut adresser sa demande auprès du locataire titulaire.

Cependant, si le bail principal a pris fin, le sous-locataire peut adresser une demande de renouvellement de son bail directement auprès du propriétaire, bien qu’il n’existe aucun lien contractuel entre eux.

Dans tous les cas, le bailleur doit être informé de la demande de renouvellement de la sous-location.

Si le bailleur refuse la demande de renouvellement du locataire principal, le sous-locataire peut demander son renouvellement en justice. Pour cela, il dispose d’un délai de 2 ans pour saisir le tribunal judiciaire à compter du jour où il a pris connaissance du refus.

Enfin, si le locataire titulaire renouvelle son bail, il doit accepter de renouveler le contrat de son sous-locataire. Dans le cas contraire, il devra lui verser une indemnité d’éviction.

Attention, il est important de noter que le locataire titulaire ne pourra demander un renouvellement de son bail qu’en cas de sous-location partielle. Ce renouvellement ne portera que sur les parties du local qu’il occupe.

 

La sous-location de bail commercial est donc une solution envisageable si l’on prend quelques précautions, premièrement celle d’en informer le bailleur. La lettre recommandée électronique qualifiée (LRE) peut être utilisée pour le prévenir rapidement, et à tout moment.

 

Lorsque l’on vient d’acheter un appartement ou tout autre type de bien dans une copropriété, il peut être intéressant de savoir qui est en charge de sa gestion et donc d’identifier le syndic de copropriété. Cela peut être un bon moyen d’obtenir des informations supplémentaires sur son bien et également d’en apprendre plus sur la façon dont est gérée la copropriété. Alors comment identifier le syndic d’une copropriété ? Est-il intéressant de prendre contact avec son syndic de copropriété ? Réponses.

Sommaire :

1. Pourquoi faut-il connaitre son syndic de copropriété ?
2. Comment identifier son syndic de copropriété ?

 

1. Pourquoi faut-il connaitre son syndic de copropriété ?

Un bien immobilier tel qu’un appartement ou tout autre type de bien appartenant à une copropriété nécessite la mise en place d’un syndic de copropriété. Il peut s’agir d’un syndic bénévole ou encore d’un syndic professionnel.

Le syndic de copropriété aura différentes tâches à prendre en charge telles que la gestion administrative de la copropriété, la gestion comptable, l’entretien de l’immeuble, la gestion du personnel de la copropriété et bien d’autres choses encore. Ainsi, l’entretien des parties communes ou encore la réalisation de travaux qui concerneraient tout l’immeuble ou plusieurs propriétaires est pris en charge par le syndic de copropriété.

Le syndic de copropriété connait donc très bien les lieux et peut disposer d’informations précieuses pour un nouveau propriétaire qui voudrait pouvoir anticiper ses potentielles dépenses pour les années à venir par exemple. Le propriétaire sera bien évidemment informé avant l’achat du bien de tous les travaux potentiellement prévus, mais connaitre son syndic peut permettre d’obtenir des informations plus détaillées. Il est donc recommandé de connaitre son syndic afin de pouvoir le solliciter pour obtenir les informations souhaitées. De ce fait, lorsque l’on achètera un bien, se renseigner pour identifier le syndic de copropriété peut être intéressant afin de pouvoir prendre contact si nécessaire.

2. Comment identifier son syndic de copropriété ?

Il existe plusieurs manières permettant d’identifier son syndic de copropriété.

Tout d’abord, il est possible d’obtenir cette information lors de l’achat du bien chez le notaire puisqu’il dispose de cette information, car il est en relation avec le syndic du bien concernant l’aspect comptable de la copropriété. Il mettra notamment à disposition du nouveau propriétaire l’état daté rédigé par le syndic de copropriété.

Il est également possible d’identifier le syndic d’une copropriété lorsque l’on recevra un appel de fonds. Ce dernier peut être envoyé par courrier en lettre recommandée avec accusé de réception, mais il est également possible de recevoir une demande de consentement de la part de son syndic pour recevoir des lettres recommandées par voie électronique. En acceptant cette demande de la part du syndic, les lettres recommandées seront envoyées par voie électronique.

Un appel de fonds ou tout autre courrier de la part du syndic peut donc être un moyen de l’identifier.

Le panneau d’affichage dans le hall de l’immeuble peut également être un moyen de connaitre son syndic de copropriété. Enfin, il est également possible de poser la question directement aux autres copropriétaires tels que ses voisins par exemple. Une fois que le syndic de copropriété aura été identifié, il peut être intéressant de faire une recherche en ligne pour en apprendre plus sur son syndic.

 

Connaitre son syndic de copropriété dès l’achat de son bien peut donc permettre d’obtenir des informations détaillées si nécessaire, et également de savoir qui contacter pour toute information concernant les parties communes de l’immeuble. Il sera possible d’identifier son syndic de différentes manières comme chez le notaire lors de l’achat du bien, lors de la réception d’un courrier ou encore en posant la question à un autre des copropriétaires afin de pouvoir prendre contact et obtenir les renseignements souhaités.

 

Peu importe le service en ligne que vous souhaitez utiliser aujourd’hui, il vous sera demandé de renseigner votre adresse email et un mot de passe pour créer un compte en ligne. Cette démarche qui peut être perçue comme contraignante, sécurise en réalité vos accès en ligne et vous permet de retrouver facilement l’historique de vos opérations. Souvent elle vous fait bénéficier aussi de fonctionnalités supplémentaires. Dans le contexte d’envoi et de réception de lettres recommandées électroniques, quels sont les avantages de la création de compte AR24 ?

Sommaire :

1. Je dois envoyer des LRE : dois-je créer un compte AR24 ?
2. Je dois accuser réception d’une LRE : dois-je créer un compte AR24 ?
3. Je dois réceptionner une LRE envoyée par un Notaire : dois-je créer un compte ?
4. Créer un compte AR24 après avoir réceptionné une LRE

 

1. Je dois envoyer des LRE : dois-je créer un compte AR24 ?

La création de compte est la toute première étape nécessaire lorsque vous souhaitez commencer à envoyer des Lettres Recommandées Electroniques Qualifiées (LRE).

Lors de l’étape d’inscription il vous sera demandé de renseigner vos coordonnées et de commander un moyen d’identification si vous n’en possédez pas déjà un.

Nous vous adresserons ensuite votre moyen d’identification (qu’il s’agisse de codes OTP ou de clé AR24) directement chez vous, à l’adresse physique que vous avez renseignée dans votre compte.

D’un point de vue logistique la création de compte est donc nécessaire afin de pouvoir effectuer cette démarche. Elle vous permet aussi de recevoir le numéro de suivi de votre envoi, et de pouvoir vérifier l’acheminement postal de votre moyen d’identification.

De plus, c’est en accédant à votre compte que vous pourrez retrouver vos lettres recommandées électroniques (contenu, preuves et pièces jointes) à tout moment, et bénéficier de toutes les fonctionnalités AR24 telles que la constitution d’Equipes, la mise en file d’attente, la gestion simplifiée de la facturation, etc.

 

2. Je dois accuser réception d’une LRE : dois-je créer un compte AR24 ?

Différemment, si vous devez accuser réception d’une LRE la création de compte n’est pas nécessaire. En effet, l’identification visuelle à distance, la méthode de vérification d’identité la plus utilisée par les destinataires, ne requiert pas de création de compte AR24.

La création de compte AR24 devient obligatoire pour un destinataire uniquement dans certains cas spécifiques, comme par exemples si vous n’avez pas téléchargé tout de suite le contenu de votre courrier après en avoir accusé réception, et que vous souhaitez y accéder 24 heures après. Cela est une mesure de sécurité supplémentaire que nous avons mis en place.

 

3. Je dois réceptionner une LRE envoyée par un Notaire : dois-je créer un compte ?

Si vous devez réceptionner une LRE envoyée par un Notaire, il y a des chances que vous soyez guidé dans la création d’un compte AR24 afin de vous identifier et d’accuser réception du courrier.

Cela dépend d’une seule chose : est-ce que votre Notaire vous a fourni une liste des codes pour vous identifier ?

Si la réponse est « Non », votre identité n’est pas encore vérifiée. Cela sera fait par nos soins via la procédure d’identification visuelle à distance décrite auparavant, laquelle ne requiert pas de création de compte.

Si la réponse est « Oui », vous pourrez vous identifier en utilisant l’un des codes fournis. Vous serez guidé pas à pas dans la création de compte, qui est nécessaire afin que nous attribuions à votre adresse email les identifiants fournis par votre Notaire. Grâce à ces identifiants vous pourrez accuser réception de toute LRE transmise par AR24, qu’elle ait été envoyée par votre Notaire ou par quelqu’un d’autre.

 

4. En option : créer un compte après avoir réceptionné une LRE

Si vous avez accusé réception d’une lettre recommandée électronique via le procédé d’identification visuelle, un avantage intéressant s’offre à vous ; vous avez la possibilité, dans les 24h qui suivent la réception du courrier, de commander un identifiant qui vous permettra de réceptionner vos prochaines LRE encore plus simplement – sans passer par le procédé d’identification visuelle. L’identifiant vous sera transmis directement par email et contiendra toutes les instructions nécessaires afin de générer des identifiants uniques (codes OTP).

A noter que ces identifiants ne vous permettront pas d’envoyer des LRE, mais seulement de les réceptionner plus rapidement. Pour recevoir ces identifiants, rien de plus simple : il vous suffira de cliquer sur l’encart vous proposant de les commander, dans la page du contenu de votre LRE.

 

Que vous soyez expéditeur ou destinataire de courriers recommandés électroniques, la création de compte AR24 vous offre des bénéfices à ne pas négliger. AR24 conserve sur votre compte toutes vos LRE reçues et envoyées pendant 10 ans ; ce qui signifie que les contenus, les pièces jointes et les preuves sont à votre disposition à tout moment dans votre compte.

 

Lors de l’envoi d’une notification SRU, les destinataires disposent d’un délai de rétractation. Mais que se passe-t-il si la notification est envoyée par LRE ? A-t-elle toujours la même valeur légale ? Quelles sont les répercussions si le destinataire n’accuse pas réception de son courrier ? Découvrez tout ce que vous devez savoir pour bien effectuer une notification SRU par LRE.

Sommaire :

1. Pourquoi choisir la LRE pour effectuer vos notifications SRU ?
2. Loi SRU : un mécanisme de protection de l’acquéreur
3. Que se passe-t-il en cas de non-réclamation du courrier recommandé ?

 

1. Pourquoi choisir la LRE pour effectuer vos notifications SRU ?

Le LRE ou Lettre Recommandée Electronique dispose de la même valeur légale que la LRAR (ou Lettre Recommandée avec Accusé de Réception). De ce fait, l’envoi d’une LRE est tout à fait possible dans les cas nécessitant l’utilisation d’une LRAR. L’utilisation du courrier recommandé, qu’il soit électronique, ou papier, est notamment nécessaire pour l’envoi d’une notification SRU.

En effet, la signature d’un compromis de vente nécessite par la suite que ce dernier soit envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception au vendeur et à l’acquéreur. 24 heures après la date de première présentation de cette lettre recommandée avec accusé de réception, l’acquéreur dispose de 10 jours pour se rétracter de l’achat du bien immobilier, s’il le souhaite.

La lettre recommandée classique avec accusé de réception ainsi que la lettre recommandée électronique sont les seules formes de notification (à l’exception de celles effectuées par huissier) qui peuvent être prises en compte pour mettre en place le délai de rétraction.

En choisissant la LRE, plusieurs avantages sont à prendre en compte. Tout d’abord, l’envoi d’une LRE représente un véritable gain de temps pour l’expéditeur qui peut effectuer les envois directement en ligne. La LRE est créée facilement en ligne pour ensuite être envoyée et conservée pendant 10 ans. Le destinataire quant à lui recevra sa lettre recommandée électronique directement dans sa boite mail ce qui lui permettra également de gagner du temps. Qui plus est, l’utilisation d’une LRE permet également de disposer toujours d’une preuve de dépôt et d’envoi, et selon les cas d’une preuve de réception, d’une preuve de refus, ou d’une preuve de négligence : ce qui permet de savoir si le courrier a bien été reçu, accepté, refusé, ou négligé. La LRE est donc tout à fait indiquée pour l’envoi de notification SRU puisqu’elle offre les mêmes avantages que la LRAR et bien d’autres.

2. Loi SRU : un mécanisme de protection de l’acquéreur

Depuis l’entrée en vigueur de la Loi Macron le 8 août 2015, l’acquéreur non professionnel d’un bien immobilier à usage d’habitation dispose d’un délai de rétractation de 10 jours à compter du jour suivant la signature de la promesse de vente. Ce droit ne s’adresse qu’aux acheteurs et non aux vendeurs. En effet, le vendeur n’a pas le droit d’annuler la vente après avoir signé une promesse de vente.

L’objectif de ce délai est de protéger l’acquéreur lorsqu’il effectue un achat immobilier, en lui permettant de renoncer à l’achat sans avoir à se justifier. Pour cela, il lui suffira d’informer son vendeur, son notaire ou encore son agent immobilier par LRE ou LRAR de son souhait de se rétracter.

Aussi, ce délai est obligatoire dans le cadre d’un achat immobilier et n’est ni négociable ni modifiable. Attention, il est important de noter que l’achat de terrain à bâtir et l’achat par l’intermédiaire d’une SCI n’ouvrent pas droit au délai de rétractation.

 

3. Que se passe-t-il en cas de non-réclamation du courrier recommandé ?

Enfin, même en cas de non-réclamation du courrier recommandé de la part de l’acquéreur, ce dernier dispose tout de même d’un délai de 10 jours à partir du lendemain de la date de l’envoi pour se rétracter. En effet, l’accusé de réception de la notification papier ou par e-mail n’a pas d’influence sur la purge du délai de SRU qui prendra effet dès le lendemain de l’envoi de la notification.

 

La gestion d’une copropriété est soumise à un cadre légal très dense obligeant les syndics à respecter de nombreuses normes administratives qui réglementent les échanges avec les copropriétaires. Fort heureusement, les technologies du digital, toujours plus performantes, peuvent venir aider les syndics de copropriété à simplifier certaines de leurs actions récurrentes.

Nous pensons notamment à la période de l’envoi des convocations d’AG qui est le parfait exemple pour illustrer ces propos. Voyons ainsi ensemble dans quelles mesures le 100% électronique peut simplifier l’envoi très réglementé des convocations d’AG.

Sommaire :

1. Les convocations d’AG – Un envoi très réglementé
2. Une période impactante pour la copropriété
3. Comment simplifier l’envoi de vos convocations d’AG grâce au digital ?
4. L’avis électronique : mode d’emploi pour convoquer vos AG simplement

1. Les convocations d’AG – Un envoi très réglementé

Une fois par an, les syndics de copropriété doivent procéder à l’envoi des convocations d’AG dans un délai d’au moins 21 jours avant la date à laquelle aura lieu l’assemblée générale. Cette convocation doit être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception (électronique ou papier), par avis électronique (décret 2020-834 du 2 juillet 2020) ou peut encore être remise en main propre contre émargement ou récépissé du copropriétaire.

La convocation d’AG doit contenir des documents précis comme : le lieu et la date de l’AG, l’ordre du jour, les devis éventuels, les documents annexes, etc. Une convocation incomplète ou envoyée dans des délais supérieurs à ceux précisés par la loi peut entrainer la nullité de la convocation d’AG. La responsabilité du Syndic est donc engagée.

Enfin, une fois que l’assemblée générale a eu lieu, le syndic de copropriété devra effectuer l’envoi du PV d’AG aux copropriétaires opposants ou défaillants. De même que pour les convocations, le PV d’AG doit être envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception ou par procédé électronique.

 

2. Une période impactante pour la copropriété

C’est une des périodes les plus importantes pour la copropriété. Tout ce qui se décide en assemblée générale permettra de mettre en place différentes actions pendant l’année qui s’engage.

Qu’il s’agisse de travaux d’aménagement ou de rénovation, de régler des conflits, d’innover ou encore de donner quitus au syndic pour une multitude d’opérations, l’AG impacte directement la vie des copropriétaires et bien souvent de leurs locataires.

Ainsi, la période des convocations d’AG peut vite ajouter une charge de travail supplémentaire et potentiellement être source de stress pour respecter les délais et ne pas manquer d’éléments à inscrire à l’ordre du jour (comme vous le savez, tout élément non inscrit à l’ordre du jour ne pourra pas être traité en AG et devra faire l’objet d’une nouvelle convocation).

Et si nous vous disions qu’il est très facile et très rapide de simplifier cette période ? Que vous pouvez accélérer l’envoi des convocations d’AG tout en réduisant leur coût ? Qu’il existe un outil qui répond exactement aux exigences des syndics ?

 

3. Comment simplifier l’envoi de vos convocations d’AG grâce au digital ?

Passez de la lettre recommandée à l’avis électronique

Si vous décidez de ne pas remettre en main propre les convocations d’AG, vous devrez les envoyer par courrier recommandé avec accusé de réception. La version papier (LRAR) est celle qui est depuis toujours la plus utilisée. Cependant, il existe depuis quelques années son équivalent 100% électronique : la lettre recommandée électronique eIDAS (LRE).

La LRE possède les mêmes attributs juridiques et réglementaires que la LRAR. D’ailleurs la LRE est strictement équivalente à la LRAR sur le plan juridique.

Seul petit frein à l’adoption de la LRE, celle-ci peut être complexe à utiliser si le destinataire copropriétaire n’est pas familier avec le digital. Il faut en effet que celui-ci s’identifie depuis son smartphone ou son ordinateur équipé d’une webcam pour accuser réception de sa convocation d’AG à distance.

L’avis électronique : une véritable révolution pour les copropriétés

Afin de pallier aux quelques freins de la LRE, AR24 a développé l’avis électronique : solution innovante uniquement dédiée aux Syndics de copropriété.

L’avis électronique répond au décret 2020-834 qui est entré en vigueur en juillet 2020. Ce décret donne le droit aux syndics de copropriété d’envoyer leurs convocations d’AG et leurs PV d’AG sous le format « d’un email réglementé et horodaté ». Leur conférant ainsi toute la protection juridique nécessaire en cas de litige.

Ce procédé électronique est ainsi nommé avis électronique. Et vous allez voir qu’il vient grandement simplifier l’envoi des convocations d’assemblée générale aux copropriétaires.

 

4. L’avis électronique : mode d’emploi pour convoquer vos AG simplement

L’utilisation est très simple et vous pourrez commencer à envoyer vos convocations d’assemblée générale très peu de temps après avoir créé votre compte sur AR24, 1^er prestataire achemineur de confiance qualifié par l’Etat français (Bureau de l’ANSSI).

 

La mise en place

Avant de commencer à envoyer vos convocations d’AG par avis électronique, il faudra prévenir vos copropriétaires de l’utilisation de ce nouveau type d’envoi. AR24 vous fournit gratuitement un email d’information que vous pouvez transférer directement à votre liste de copropriétaires (et si vous le souhaitez, vous pouvez même être accompagné, gratuitement, par un conseiller AR24 dédié).

Via cet email, vous informez vos destinataires tout en leur demandant leur accord à recevoir leur convocation par avis électronique. Ca y est, une fois accepté, l’avis électronique est fin prêt à être utilisé dans la copropriété.

 

L’envoi de l’avis électronique

Comme pour l’envoi d’un email, vous avez juste à vous connecter sur votre espace en ligne AR24 (ou directement sur votre logiciel syndic si celui-ci intègre déjà la solution AR24 pour les syndics). Vous rédigez la lettre de convocation d’AG et ajoutez les pièces jointes, puis cliquez sur envoyer. Vous recevrez quelques minutes après la preuve de dépôt et de transmission (équivalente à l’avis de passage). C’est aussi simple que ça.

 

La réception

Côté destinataire, celui reçoit un email l’informant qu’il a reçu un avis électronique et qu’il peut accéder aux documents envoyés par son Syndics en cliquant sur le lien contenu dans cet email. Le copropriétaire clique donc sur le lien et télécharge sa convocation d’AG et les pièces jointes associées à l’envoi. Rapide et 100% effectué à distance, 24h/24, 7J/7. Dès lors, vous recevrez une preuve d’accusé réception.

 

Les avantages

L’avis électronique répond au décret 2020-834 et vous assure la même protection juridique qu’une lettre recommandée avec accusé de réception.

L’acheminement est instantané et le copropriétaire accuse réception depuis son mobile ou son ordinateur, 24h/24, sans se déplacer.

100% dématérialisée, la convocation d’AG est envoyée sous format « email » ; vous recevez les preuves de l’envoi quasi immédiatement.

L’avis électronique possède un tarif unique de 1,99 € HT / envoi. Le prix ne varie pas, peu importe le volume de documents que vous ajoutez en pièce jointe. Il est bien entendu refacturable directement à la copropriété.

 

Aujourd’hui, plus de 2500 syndics de copropriété font confiance à l’avis électronique AR24. Ce procédé électronique innovant leur a permis de simplifier l’envoi de leurs convocations d’AG.

 

Le pré-état daté est un document fourni par un vendeur ou un syndic de copropriété à un potentiel acheteur afin que ce dernier puisse obtenir différents renseignements en ce qui concerne le bien et la copropriété. Le pré-état daté est à ne pas confondre avec l’état daté qui permet d’obtenir des informations différentes. Alors quelles sont les obligations légales qui encadrent le pré-état daté ? Comment l’obtenir ? Quelles sont les informations qu’il doit contenir ? Réponses !

Sommaire :

1. Que contient le pré-état daté ?
2. Qui doit fournir le pré-état daté ?

 

1. Que contient le pré-état daté ?

Le pré-état daté est à ne pas confondre avec l’état daté. En effet, l’état daté est un document fourni par le syndic de copropriété qui est remis à l’acheteur avant la signature de l’acte de vente chez le notaire. L’état daté permet notamment à l’acheteur de connaitre le montant des provisions sur charges prévu dans le budget prévisionnel de la copropriété, le montant éventuel du fonds de travaux, le montant des impayés s’il y en a, le montant des avances de trésorerie. L’état daté est obligatoire.

Le pré-état daté a été introduit par la loi Alur afin que l’acheteur puisse prendre connaissance de différentes informations liées au bien qu’il souhaite acheter. Le pré-état daté est fourni avant l’état daté et doit contenir :

 

• Une copie du règlement de copropriété et de l’état descriptif de division
• La fiche synthétique de l’immeuble
• Le carnet d’entretien de l’immeuble
• Le dossier du diagnostic technique global (DTG)
• Les procès-verbaux des trois dernières Assemblées Générales annuelles
• Le montant des charges courantes du budget prévisionnel ainsi que celles hors budget payé par le vendeur au cours des deux derniers exercices comptables
• L’état des impayés des charges de copropriété
• Les éventuelles dettes envers les prestataires
• Le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot principal vendu

 

Le pré-état daté permet donc à un potentiel acheteur d’un bien d’obtenir de nombreuses informations en ce qui concerne le bien souhaité puis d’obtenir l’état daté par la suite.

2. Qui doit fournir le pré-état daté ?

Le pré-état daté n’est pas obligatoire, mais il peut être fourni si le potentiel acheteur en fait la demande par exemple. Le vendeur peut alors se charger de réunir tous les justificatifs nécessaires pour établir le pré-état daté, mais il peut également solliciter le syndic de copropriété pour prendre en charge cette tâche. Le syndic de copropriété ne peut pas facturer la réalisation du pré-état daté puisqu’une liste exhaustive des prestations particulières effectuées par les syndics de copropriété pouvant donner lieu à une facturation a été établie dans le décret du 2 juillet 2015 et le pré-état daté ne fait pas partie des prestations particulières effectuées par les syndics de copropriété pouvant donner lieu à une facturation. Les syndics qui souhaitent réaliser des économies sur la prise en charge des pré-états datés pourront par exemple opter pour un envoi dématérialisé avec la lettre recommandée électronique.

En effet, il est tout à fait possible d’envoyer une demande de consentement à recevoir une lettre recommandée électronique au potentiel acheteur du bien ; vous pouvez notamment utiliser le gestionnaire de consentements AR24. Si le destinataire accepte de recevoir ses lettres recommandées par voie électronique, le pré-état daté pourra donc lui être envoyé par LRE ce qui permettra au syndic de copropriété de gagner du temps dans l’envoi des pré-états datés.

 

Le pré-état daté est donc un document qui peut être établi soit par le vendeur soit par le syndic de copropriété afin que l’acheteur potentiel puisse obtenir les informations souhaitées sur le bien grâce aux différents documents fournis.

 

Les professionnels de l’immobilier en charge de la gestion locative ont de nombreuses tâches à effectuer de façon régulière : c’est notamment le cas des relances d’impayés locatifs. Il est bien souvent nécessaire d’établir de nombreux courriers, ce qui demande beaucoup de ressources en termes de temps et d’argent… Utiliser la Lettre Recommandée Optimale ou LRO se révèle alors intéressant afin d’effectuer les relances d’impayés locatifs.

Sommaire :

1. Pourquoi optimiser l’envoi des relances d’impayés locatifs ?
2. Comment utiliser la Lettre Recommandée Optimale ?

 

1. Pourquoi optimiser l’envoi des relances d’impayés locatifs ?

L’envoi des relances d’impayés locatifs représente bien souvent une tâche qui demande du temps puisque chaque mois il sera nécessaire d’établir les différents courriers qui seront transmis aux locataires n’ayant pas payé leur loyer. La mise en place de ces courriers demande une certaine organisation, mais aussi du temps si on considère la rédaction des courriers, leur affranchissement et leur envoi.

Qui plus est, l’envoi des relances d’impayés locatifs par voie postale peut également représenter un coût pour une entreprise, puisque ce type de courrier est généralement envoyé en lettre recommandée avec accusé de réception pour pouvoir s’assurer, et prouver si nécessaire, que le courrier a bien été reçu. La lettre recommandée avec accusé de réception représente donc un certain coût pour l’entreprise et c’est également le cas en ce qui concerne l’impression des différents courriers. Le délai d’acheminement est également à prendre en considération lors de l’envoi des relances d’impayés locatifs.

Enfin, c’est également l’impact écologique de l’envoi de ces nombreux courriers qu’il faut prendre en compte puisqu’il y aura l’utilisation du papier lors de l’impression, mais également l’acheminement des courriers à prévoir. Il peut donc être intéressant pour une entreprise de simplifier le processus de relances d’impayés locatifs afin de gagner du temps, d’économiser et également de diminuer son impact écologique.

2. Comment utiliser la Lettre Recommandée Optimale ?

La Lettre Recommandée Optimale ou LRO est un système d’envoi qui permet l’utilisation de la lettre recommandée électronique et de la lettre recommandée classique. En effet, l’utilisation de la lettre recommandée électronique semble être idéale pour effectuer l’envoi de relances d’impayés locatifs, mais cela nécessite également d’obtenir le consentement du destinataire non professionnel au préalable de l’envoi ; il ne faut pas oublier de garder la preuve de l’autorisation du destinataire à effectuer les envois de courrier par lettre recommandée électronique. Comment optimiser le processus lorsque tous les destinataires ne consentiraient pas à être notifiés par voie électronique ?

La Lettre Recommandée Optimale permet de simplifier ce processus d’envoi de courrier et d’obtenir les consentements des destinataires favorables à la dématérialisation. En effet, la LRO va permettre d’envoyer au destinataire un e-mail lui proposant de recevoir son courrier soit par voie électronique soit par courrier papier. Ensuite, le choix est à lui.

Lorsque le destinataire choisit de recevoir son courrier de façon électronique, il recevra alors une lettre recommandée électronique par e-mail, qui permettra à l’expéditeur de recevoir une preuve de dépôt et d’envoi avant, et une preuve de réception après.

Lorsque le destinataire choisit de recevoir son courrier par voie postale, il recevra alors une lettre recommandée classique et l’expéditeur recevra également une preuve de dépôt dématérialisée et un accusé de réception sous format papier.

Lorsque le destinataire ne répond pas à l’e-mail lui proposant de choisir entre une lettre recommandée électronique et une lettre recommandée papier, il recevra automatiquement la lettre recommandée par voie postale. Quel que soit le choix du destinataire, la relance d’impayé locatif sera envoyée et permettra à l’expéditeur de recevoir un accusé de réception qui aura la même valeur juridique qu’il soit au format papier ou électronique.

 

La Lettre Recommandée Optimale permet donc de mettre en place l’envoi de lettres recommandées électroniques auprès des destinataires qui le souhaitent, et de vous faire profiter des avantages de ce mode d’envoi ; les destinataires qui préfèrent le format papier continueront à recevoir leurs recommandés par voie postale. Il s’agit donc d’un produit permettant de satisfaire les besoins de tout destinataire, tout en vous faisant gagner du temps et réaliser des économies.

 

Dans ce contexte de crise sanitaire liée au COVID-19 et ponctué par des confinements et couvre-feu, il peut être intéressant d’effectuer vos envois de lettres recommandées sans vous déplacer, directement depuis votre bureau ou depuis chez vous si vous êtes en télétravail. AR24 vous propose une solution 100% numérique, qui vous permet d’envoyer vos lettres recommandées depuis votre ordinateur ou votre smartphone ; la réception du courrier par le destinataire se fait également en ligne, et la valeur juridique de cet envoi reste la même que pour un recommandé classique… Nous vous en disons plus.

Sommaire :

1. Qu’est-ce que la lettre recommandée électronique ? Quels avantages ?
2. Comment envoyer une LRE ?

 

1. Qu’est-ce que la lettre recommandée électronique ? Quels avantages ?

Plus de besoin de se déplacer pour envoyer une lettre recommandée, aujourd’hui cela peut se faire en ligne. La lettre recommandée électronique (LRE) est l’équivalent numérique du courrier recommandé postal reconnu par la loi française (cf. Article L100 du CPCE et décret 2018-347).

Une LRE 100% numérique peut être envoyée depuis Internet vers une adresse email. Vous pouvez donc envoyer une lettre recommandée directement depuis chez vous ou votre lieu de travail, confortablement installé dans un fauteuil, sans devoir vous déplacer. Un des avantages est que vous ne vous souciez plus des horaires d’ouverture ou de fermeture du bureau de poste, ni du prix de l’affranchissement, de l’impression et de la mise sous pli : la LRE qualifiée d’AR24 peut être envoyée 24h/24 et 7j/7 ; le prix, lui, est fixe et est de 3,49€ HT.* Pour ce même prix vous pouvez envoyer 256 Mo de pièces-jointes ! Ce qui correspond à des milliers de pages de documents et fichiers de toute sorte.

Le fonctionnement du courrier recommandé électronique est rapide, souple et pratique : vous n’avez pas besoin d’imprimer votre lettre, seulement de la rédiger ou de la téléverser depuis votre ordinateur ou votre smartphone directement depuis l’interface d’AR24.

Concernant la valeur juridique de la lettre recommandée électronique, dite LRE eIDAS : elle est issue du règlement européen du même nom et du décret d’application n° 2018-347 du 9 mai 2018 relatif à la lettre recommandée électronique. Elle est donc parfaitement encadrée par la loi et bénéficie de la même valeur juridique que son homologue papier. Attention à bien choisir l’achemineur de vos LRE en vérifiant que celui-ci soit qualifié eIDAS. Seul un prestataire de services de confiance qualifié eIDAS peut acheminer des LRE strictement équivalentes aux courriers recommandés papier.

 

2. Comment envoyer une LRE ?

Au préalable de votre envoi :

Pour envoyer un courrier recommandé électronique AR24, il faut dans un premier temps créer un compte sur ar24.fr. Il faudra ensuite s’identifier avec un certificat d’identification numérique, c’est-à-dire avec une clé RGS** si vous en possédez une, ou avec un code à usage unique ou encore avec la clé AR24. Munissez-vous d’un de ces moyens d’identification ou commandez-en un directement sur le site d’AR24.

Si vous ne disposez d’aucun moyen d’identification, vous devez au préalable en commander un pour commencer à effectuer vos envois. Si vous disposez déjà d’un certificat d’identification numérique, vous pouvez tout de suite vous identifier pour envoyer une lettre recommandée électronique qualifiée. Consultez ici la liste de certificats acceptés par AR24.

Autre étape qui doit précéder l’envoi de LRE : le recueil du consentement de votre destinataire non-professionnel. Le consentement du destinataire, si celui-ci est un particulier ou une administration, est une étape cruciale pour l’envoi d’une LRE. Au regard de l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques, lors de l’envoi d’une LRE eIDAS, vous devez obtenir le consentement de votre destinataire non professionnel à recevoir des envois recommandés électroniques à une adresse email donnée. Ce consentement est une étape indispensable qui doit précéder vos envois. AR24 propose un outil, le gestionnaire de consentements, qui permet aux expéditeurs de recueillir les consentements des destinataires de manière automatique ou manuelle, et d’avoir ainsi une liste homogène et à jour des consentements obtenus.

 

Effectuer votre envoi

Une fois ces étapes complétées, vous serez prêt à envoyer votre première LRE eIDAS sans vous déplacer.

Il faudra tout d’abord vous connecter à votre compte AR24 ; une fois connecté, vous pouvez rédiger votre courrier et renseigner l’adresse email du destinataire ; cela se fait dans l’interface d’AR24. Une fois la rédaction de la lettre et les pièces jointes fournies, la lettre recommandée électronique sera par la suite envoyée directement par email au destinataire.

Votre destinataire va recevoir une notification de LRE directement sur sa boîte email, tandis que vous, expéditeur, vous recevrez la preuve de dépôt et d’envoi. Le destinataire devra prouver son identité en passant par un procédé d’identification visuelle à distance, et réceptionner la lettre dans un délais de 15 jours.

Le procédé d’identification à distance se fait à l’aide d’une carte d’identité, d’un passeport ou d’un titre de séjour en cours de validité, ainsi que d’un smartphone ou d’un ordinateur équipé d’une webcam. Une fois l’identité du destinataire vérifiée, celui-ci pourra accéder au contenu de son courrier, et vous, en tant qu’expéditeur, vous recevrez une preuve de réception.

Le contenu de la lettre recommandée électronique, les preuves et les pièces jointes sont stockés pendant 10 ans sur les serveurs sécurisés d’AR24. Tout est consultable à tout moment depuis votre compte, et seulement le destinataire et l’expéditeur auront accès à ces informations confidentielles.

 

*Tarif en vigueur au 05/02/2021.

Devenu obligatoire avec l’entrée en vigueur de la loi Pinel, l’état des lieux est un document rigoureux mais indispensable dans le cadre d’un contrat de location de locaux professionnels ou commerciaux. Utile en cas de litiges entre les parties sous contrat, voici nos conseils pour contester ou modifier un état des lieux relatif aux baux commerciaux.

Sommaire :

1. Qu’est-ce que l’état des lieux ?
2. Que faire si l’une des parties refuse de faire un état des lieux ?
3. Qu’en est-il pour les baux conclus avant la loi Pinel ?
4. La contestation d’un état des lieux
5. Rédigez vos lettres de modification ou de contestation avec AR24

 

1. Qu’est-ce que l’état des lieux ?

L’état des lieux est un document indispensable dans le cadre d’un contrat de location. En effet, il atteste de l’état d’un bien et fait l’inventaire des équipements mis à disposition à l’arrivée et à la sortie d’un locataire.

Ce document est dit contradictoire car il suppose que les parties contractuelles soient présentes lors du constat et qu’elles le signent une fois réalisé. Sa finalité est de définir qui du bailleur ou du locataire sera responsable en cas de dégradation potentielle du local ou du matériel loué et qui sera en charge des réparations. Enfin, selon la loi Pinel de juin 2014, un contrat de bail professionnel ou commercial est valide s’il est accompagné d’un état des lieux.

 

2. Que faire si l’une des parties refuse de faire un état des lieux ?

Depuis l’entrée en vigueur de la loi Pinel, l’état des lieux d’un local professionnel est obligatoire. Si l’une des parties refuse de faire soit l’état des lieux d’entrée soit celui de sortie, un huissier peut être sollicité pour le réaliser. Cet appel à un huissier ne peut être refusé si l’une des parties en a fait la demande. Pour cela, l’huissier devra notifier les parties 7 jours avant son intervention par lettre recommandée (LRAR ou LRE).

La facturation de ce dernier, comporte notamment quelques règles : le locataire ne pourra jamais payer plus cher que le propriétaire. En effet, le locataire ne peut payer plus de 3 euros par m2 en cas d’appel à un huissier. Ainsi, le prix de l’expertise sera dans la plupart des cas réparti équitablement entre les parties. Enfin, il est important de noter que le caractère contradictoire de l’état des lieux s’annule en cas d’intervention d’un huissier. En effet, la présence et la signature des parties ne sont plus obligatoires pour rendre le constat valable juridiquement.

 

3. Qu’en est-il pour les baux conclus avant la loi Pinel ?

En cas d’absence d’état des lieux, le locataire, par manque de preuve, sera tenu responsable de toutes les dégradations constatées, qu’elles se soient passées avant ou après son arrivée. Cependant, attention, dans le cadre d’un contrat de bail commercial et non professionnel, toutes les réparations seront à la charge du bailleur. En effet, l’un des principaux avantages du contrat de bail commercial est la protection qu’il offre au locataire. Enfin et pour rappel, de nos jours un bail professionnel conclu sans état des lieux est un contrat caduc !

 

4. La contestation d’un état des lieux

Tout d’abord, il est important de ne pas signer un état des lieux avec lequel nous ne sommes pas en accord. En effet, contester un état des lieux après sa signature mène dans la plupart des cas à une intervention judiciaire. Au contraire, une contestation avant signature, est une action plus simple qui peut même parfois se régler à l’amiable entre les parties.

 

Avant signature : la modification d’état des lieux

Pour contester un état des lieux avant signature, vous devez envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception (la LRE, c’est-à-dire le format électronique de la LRAR, possède la même valeur juridique) qui reprend tous les points sur lesquels vous êtes en désaccord. L’objectif de cette lettre est de fixer un second état des lieux dans les 30 jours suivant sa réception. En cas de non-réponse, il est possible de faire appel à un huissier pour le réaliser. Dans ce cas, les frais seront alors partagés entre les parties.

Cependant, ces démarches peuvent facilement être évitées. En effet, la loi offre un délai de 10 jours au locataire pour signaler un problème concernant le local et 1 mois pour un problème relevant de la chaufferie.

 

Après la signature : la contestation d’état des lieux

En cas de désaccord après signature de l’état des lieux, il est toujours possible de le contester bien que la procédure soit plus longue. Pour cela, le locataire dispose d’un mois pour rédiger une lettre de contestation. 

Voici les étapes que vous devez suivre :

Etape 1 : Rédigez une lettre recommandée de contestation avec accusé de réception (LRAR ou LRE).

Etape 2 : Prouvez que vous avez bien envoyé votre lettre de contestation.

Etape 3 : Contactez un conciliateur de justice par le biais de votre mairie.

Etape 4 : Saisissez la Commission Départementale de Conciliation.

Etape 5 : Rédigez un courrier au Tribunal d’instance pour les affaires inférieures à 4000 € ou bien un huissier si cela excède les 4000 €.

Pour rappel, l’état des lieux est un accord contractuel, c’est-à-dire qu’en le signant les parties attestent qu’elles acceptent ces conditions.

 

5. Rédigez vos lettres de modification ou de contestation avec AR24

Gagnez du temps et simplifiez vos démarches avec notre solution 100% digitale encadrée et à haute valeur juridique !

Aussi, dans le cadre d’un contrat de bail professionnel, vous n’avez pas besoin de recueillir le consentement de votre destinataire (professionnel) pour le notifier avec une LRE.

De plus, la lettre recommandée électronique qualifiée AR24 possède exactement la même valeur juridique que la LRAR papier traditionnelle. Avec la LRE vous récupérez rapidement les preuves d’envoi, et vous bénéficierez de la preuve du contenu, apportée par l’horodatage qualifié qui est apposé lors de l’envoi.

La LRE possède un tarif avantageux inférieur à la LRAR et sous conditions de volumes, vous pourrez bénéficier d’un tarif dégressif.

Enfin, en cas de litige, et grâce à notre service de conservation (10 ans) inclus dans le tarif de l’envoi (LRE, preuves et pièces jointes) vous pourrez facilement apporter la preuve nécessaire au litige.

 

Evènement obligatoire chaque année, l’assemblée générale doit être correctement convoquée pour être 100% réglementaire. Si le processus d’envoi est simple, il faut surtout envoyer les convocations d’AG en temps et en heure sous le bon format : Courrier Recommandé Electronique, Avis Electronique ou LRAR traditionnelle. Respectez-vous le bon process ? Voulez-vous optimiser vos convocations ?

Sommaire :

1. A quel moment effectuer la convocation d’AG de copropriété ?
2. Quel professionnel s’occupe de la convocation de l’assemblée générale de copropriété ?
3. Que doit contenir la convocation ? Et sous quelle forme est-elle envoyée ?
4. Comment accélérer la convocation des copropriétaires ?

 

1. A quel moment effectuer la convocation d’AG de copropriété ?

Chaque année a lieu l’assemblée générale de copropriété. Celle-ci doit, conformément à la loi, se dérouler au plus tard 6 mois après la clôture de l’exercice comptable de l’année écoulée. Elle a lieu 1 fois par an au minimum.

Une fois la date sélectionnée, les convocations d’assemblée générale doivent être envoyées aux copropriétaires. Celles-ci arriveront en main propre, de chaque copropriétaire, au minimum 21 jours avant la tenue de l’AG.

Si ces délais ne sont pas respectés, l’évènement annuel de la copropriété peut être annulé.

Enfin, en dehors de la période d’AG annuelle, les copropriétaires peuvent se réunir dès qu’ils le souhaitent dans le cadre d’une AG extraordinaire. Ils peuvent alors échanger sur les différents sujets concernant la copropriété mais devront faire appel au Syndic pour avancer sur ces sujets.

NB : Les copropriétaires seront convoqués individuellement – d’ailleurs dans le cadre d’une convocation électronique/digitale pour une indivision, il faudra envoyer une convocation à chaque coïndivisaire.

 

2. Quel professionnel s’occupe de la convocation de l’assemblée générale de copropriété ?

C’est le syndic de copropriété qui convoque l’assemblée générale et qui envoie à la bonne date les convocations d’AG. Il doit informer chaque copropriétaire par courrier recommandé ou par avis électronique de la date retenue.

Le syndic ajoute les documents nécessaires dans la convocation d’AG – y compris tous les documents qui pourront être utilisés lors de l’assemblée même.

Si le syndic ne procède pas à la convocation, c’est le conseil syndical qui doit se charger de rappeler au syndic de procéder à ses obligations. (1/4 des voix de tous les copropriétaires peut aussi se charger de la « relance au Syndic de copropriété »).

La demande sera alors envoyée au syndic par courrier recommandé ou par lettre recommandée électronique.

3. Que doit contenir la convocation ? Et sous quelle forme est-elle envoyée ?

La convocation d’AG doit contenir un certain nombre d’informations. Vérifiez bien de ne rien oublier car sinon, l’assemblée générale devra être reportée :

 

• La date, l’heure et le lieu,
• L’ordre du jour – Celui-ci contient l’ensemble des sujets qui seront abordés lors de l’AG,
• Les justificatifs de charges de copropriété (Modes de consultation) avant que l’AG ne soit réalisée.

 

Vous ne pourrez pas ajouter de nouvelles questions ou de nouveaux sujets le jour J si ceux-ci ne sont pas inscrits à l’ordre du jour. L’information des copropriétaires suffisamment en amont du rendez-vous est primordiale.

 

4. Comment accélérer la convocation des copropriétaires ?

Pour convoquer les copropriétaires, le Syndic doit envoyer la convocation d’AG ainsi que les pièces jointes (et/ou pièces justificatives) sous pli réglementé. Il doit prouver que les copropriétaires ont bien reçu à une date exacte leur convocation et les pièces l’accompagnant.

2 modes d’envois réglementés sont aujourd’hui disponibles pour les Syndics :

 

• Le courrier recommandé avec accusé de réception : soit au format papier (LRAR) soit au format 100% électronique (LRE). Le destinataire doit s’identifier pour accuser réception.
• L’avis électronique (juridiquement disponible depuis le 2 juillet 2020). Instantané et simple, le destinataire accuse réception en quelques secondes sans avoir besoin de s’identifier. Le coût est divisé par 6 par rapport à une LRAR traditionnelle et l’acheminement est 100% dématérialisé.

 

Pour ces 2 envois dématérialisés, LRE et avis électronique, le consentement du copropriétaire est obligatoire ; il peut être obtenu de manière simple et rapide via le gestionnaire de consentements AR24.

 

Enfin,  en optant pour la version d’une convocation d’AG 100% électronique, le Syndic fait des économies conséquentes, car le tarif de l’envoi ne change pas en fonction du volume de documents envoyés. Que vous utilisiez l’Avis Electronique ou le recommandé électronique, vous réduisez vos coûts : un gain d’argent pour votre cabinet et pour vos copropriétaires.

Et de votre côté ? Avez-vous déjà commencé à dématérialiser vos convocations d’assemblée générale ? Votre cabinet syndic est-il déjà au fait ?

 

Les professionnels intervenants dans le secteur de l’immobilier, tout comme les syndics de copropriété, sont de plus en plus nombreux à privilégier l’utilisation de la LRE pour gagner du temps lors de l’envoi de différents documents et notifications. En cas de vente d’un bien immobilier dans une copropriété, le notaire se doit notamment d’envoyer un avis de mutation à la copropriété. Mais qu’est-ce qu’un avis de mutation ? Est-il possible de l’envoyer de façon dématérialisée ? Nos réponses.

Sommaire :

1. Qu’est-ce qu’un avis de mutation ?
2. Pourquoi choisir la LRE pour l’envoi des avis de mutation ?

 

1. Qu’est-ce qu’un avis de mutation ?

Lorsqu’un copropriétaire décide de vendre son bien immobilier, il doit être en mesure de produire un certificat du syndic datant de moins d’un mois ; ce certificat atteste que le copropriétaire n’est pas en situation d’impayés et qu’il est libre de toute obligation à l’égard du syndicat de copropriété. Si ce n’est pas le cas, et que ce certificat ne peut pas être produit, le notaire doit alors transmettre un avis de mutation au syndic de copropriété.

Cet avis de mutation doit être transmis par lettre recommandée avec accusé de réception au moins 15 jours avant la signature de l’acte de vente. Le syndic peut ainsi invoquer son droit d’opposition durant ce délai. Si le syndic fait valoir son droit d’opposition, le montant des sommes dues peut alors être prélevé sur le montant de la vente pour être reversé au syndicat de copropriété avec l’accord du vendeur.

Le vendeur dispose également d’un droit de contestation de l’opposition. De ce fait, l’avis de mutation est particulièrement important puisqu’il donne la possibilité au syndic de copropriété de réclamer les potentielles sommes dues au propriétaire qui souhaiterait vendre son bien. Il est donc important que l’avis de mutation soit bien transmis au syndic de copropriété, mais également que la date de réception de l’avis de mutation puisse être clairement identifiée pour calculer le délai de 15 jours dont disposera le syndic pour invoquer son droit d’opposition.

De ce fait, la lettre recommandée avec accusé de réception est particulièrement adaptée puisqu’elle permet de dater avec précision le moment où le syndic aura pris connaissance de l’avis de mutation grâce à l’accusé de réception. Il est donc possible d’utiliser une LRAR pour envoyer un avis de mutation, mais il est également possible de recourir à la lettre recommandée électronique (LRE).

2. Pourquoi choisir la LRE pour l’envoi des avis de mutation ?

La lettre recommandée électronique peut être tout aussi adaptée que la lettre recommandée avec accusé de réception classique pour l’envoi d’un avis de mutation. En effet, le premier critère à prendre en considération pour choisir un mode d’envoi adapté sera celui de la présence d’un accusé de réception pour dater avec précision la réception de l’avis de mutation et ainsi calculer le délai de 15 jours pendant lequel le syndic de copropriété peut faire valoir son droit d’opposition. Tout comme la lettre recommandée avec accusé de réception classique, la lettre recommandée électronique permet également de disposer d’un accusé de réception.

En effet, une fois que le courrier aura été rédigé, il peut être envoyé très facilement en ligne. Le destinataire va alors recevoir une notification par e-mail lui signalant qu’une lettre recommandée électronique lui a été adressée. Il aura ainsi la possibilité de l’accepter après s’être identifié. Si le destinataire accepte la lettre recommandée électronique, l’expéditeur recevra un accusé de réception.

 

Il est donc tout à fait possible d’utiliser la lettre recommandée électronique pour effectuer l’envoi d’un avis de mutation. Le syndicat de copropriété recevra une notification pour lui signaler qu’une LRE lui a été adressée et il pourra s’identifier auprès des services d’AR24 et accuser réception du courrier. Le notaire recevra alors un accusé de réception. Le délai de 15 jours pendant lequel le syndic de copropriété peut invoquer son droit d’opposition, s’il le souhaite, prendra alors effet à partir de la date notée sur l’accusée de réception de la lettre recommandée électronique. La LRE peut donc tout à fait être utilisée pour l’envoi d’un avis de mutation.

 

Lorsqu’un acquéreur ou un couple d’acquéreurs signe un compromis de vente, il est possible de bénéficier d’un délai de rétractation durant une période donnée. Le délai de rétractation est de 10 jours à compter de la réception du compromis de vente par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre recommandée électronique. Alors comment choisir entre les deux types de lettres ? Dans le cas d’un couple, qui doit s’identifier pour obtenir le courrier ?

Sommaire :

1. Qu’est-ce que la notification SRU ?
2. Comment opter pour la lettre recommandée électronique ?
3. Que se passe-t-il s’il y a deux acquéreurs ?

 

1. Qu’est-ce que la notification SRU ?

Lors de la signature du compromis de vente d’un bien immobilier entre un vendeur et un acquéreur, l’acquéreur peut bénéficier d’un délai de rétractation.

En effet, depuis la loi pour la Solidarité et le Renouvellement Urbain (SRU), l’agent immobilier doit envoyer une notification permettant à l’acquéreur de bénéficier d’un délai de rétractation. Ainsi, lorsque le compromis de vente a été signé, une copie est envoyée à l’acquéreur ou aux acquéreurs dans le cas où ils seraient plusieurs, comme un couple par exemple. Cette copie du compromis de vente doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre recommandée électronique. Le délai de rétraction peut ainsi commencer à compter du lendemain de la première présentation du courrier notifiant l’acte, pour une lettre recommandée avec accusé de réception classique, ou le lendemain de la date d’envoi inscrite sur la preuve de dépôt et d’envoi pour une lettre recommandée électronique. Une fois le délai de 10 jours écoulé et sans réclamation de l’acquéreur souhaitant faire valoir son droit de rétractation, le compromis de vente est alors valable.

 

2. Comment opter pour la lettre recommandée électronique ?

L’envoi du compromis de vente peut être réalisé par lettre recommandée avec accusé de réception classique, mais il est également possible d’effectuer un envoi par lettre recommandée électronique.

Pour opter pour l’envoi par lettre recommandée électronique, il faut recueillir le consentement de l’acquéreur afin qu’il accepte que les communications qui devaient être effectuées par lettre recommandée classique puissent être effectuées par lettre recommandée électronique. Il est par exemple possible d’ajouter une clause au sein du compromis de vente et d’expliquer à l’acquéreur les avantages et le fonctionnement de la lettre recommandée électronique. Il peut ainsi s’il le souhaite à la fois signer le compromis de vente et accepter d’être contacté par LRE à l’avenir. Si l’acquéreur accepte ce moyen de communication, il sera nécessaire de noter son adresse e-mail puisque c’est par le biais de cette adresse que se fera la prise de contact notamment pour l’envoi de la copie du compromis de vente permettant de mettre en place le délai de rétractation.

 

3. Que se passe-t-il s’il y a deux acquéreurs ?

Lorsque l’on souhaite mettre en place une prise de contact par lettre recommandée électronique et que ce sont deux acquéreurs qui signent le compromis de vente comme lorsqu’il s’agit d’un couple, il faudra obtenir leurs consentements et envoyer deux lettres recommandées électroniques différentes.

En effet, il est nécessaire d’obtenir le consentement de chacun des acquéreurs si l’on souhaite pouvoir effectuer l’envoi de courrier par le biais d’une LRE. Qui plus est, la LRE est nominative et chaque acquéreur possède sa propre adresse e-mail, il est donc nécessaire d’envoyer deux notifications permettant la mise en place du délai de rétractation. Ainsi, chacun des acquéreurs recevra une notification par e-mail lui signifiant qu’une lettre recommandée électronique lui a été adressée. Chacun peut alors choisir d’accepter ou de refuser le courrier. Une fois le courrier accepté, l’expéditeur recevra un accusé de réception pour chaque LRE envoyée à chaque acquéreur. Chaque acquéreur pourra alors prendre connaissance du courrier qui lui a été adressé et du délai de rétractation mis en place.

 

Il est donc tout à fait possible d’opter pour l’utilisation de la lettre recommandée électronique lors de l’envoi du compromis de vente à un couple d’acquéreurs. Chacun des deux acquéreurs recevra alors une LRE lui signifiant qu’il peut bénéficier d’un délai de rétractation de 10 jours. Il sera simplement nécessaire de recueillir le consentement des deux acquéreurs au préalable pour s’assurer qu’ils acceptent d’être contactés par lettre recommandée électronique et également de recueillir leurs adresses e-mail.

 

Lorsque l’on souhaite envoyer un document important ou un courrier nécessitant de s’assurer que son destinataire l’a bien reçu, c’est généralement la lettre recommandée avec accusé de réception qui est  privilégiée. En effet, la lettre recommandée permet de disposer d’une preuve de dépôt, puis d’un accusé de réception ou d’une preuve de refus si elle est refusée. C’est aussi le cas avec la lettre recommandée électronique. Mais quelles sont les différences entre les deux ?

Quel est le délai pour récupérer une lettre recommandée électronique et une lettre recommandée classique ? Que se passe-t-il une fois le délai expiré ?

Sommaire :

1. La différence entre LRE et LRAR
2. Quel délai pour récupérer une LRE ou une LRAR ?

 

1. La différence entre LRE et LRAR

La lettre recommandée avec accusé de réception, ou LRAR, et la lettre recommandée électronique, ou LRE, fonctionnent toutes deux sur le même principe, à la différence que l’une est envoyée par voie postale, au format papier et que l’autre est envoyée par voie électronique, c’est à dire par e-mail.

La LRAR peut donc être rédigée ou imprimée puis déposée en bureau de poste pour ensuite être acheminée jusqu’à l’adresse du destinataire. Ce dernier en accusera réception soit directement lors du passage du facteur, ou, s’il est absent, recevra un avis de passage qui l’informera qu’une lettre recommandée lui a été adressée. Il aura à la récupérer en se rendant en bureau de poste et donc en accuser réception. Dans les deux cas, l’expéditeur recevra alors un accusé de réception pour preuve que la lettre a bien été remise à son destinataire.

La lettre recommandée électronique fonctionne de la même façon que la LRAR à la différence que toutes les démarches se font en ligne. La LRE est envoyée directement en ligne : l’expéditeur reçoit une preuve de dépôt électronique qui lui permet de s’assurer que la lettre a bien été envoyée et le destinataire reçoit une notification par e-mail qu’il est invité à ouvrir. De son côté, le destinataire peut accepter le courrier après s’être identifié à distance. L’expéditeur reçoit alors une preuve de réception.

Le fonctionnement de la lettre recommandée avec accusé de réception et le fonctionnement de la lettre recommandée électronique sont donc très similaires à la différence qu’une LRAR est un courrier papier acheminé vers une boîte aux lettres et que la LRE est un courrier électronique acheminé par e-mail.

 

2. Quel délai pour récupérer une LRE ou une LRAR ?

La réception d’une LRAR ou d’une LRE nécessite que le destinataire accepte ou refuse de récupérer son courrier. Pour la lettre recommandée avec accusé de réception classique comme pour la lettre recommandée électronique, il est possible d’accepter ou de refuser le courrier seulement pendant un certain délai.

Lorsqu’une LRAR est envoyée,  un avis de passage est déposé dans la boîte aux lettres pour signaler au destinataire qu’une lettre recommandée avec accusé de réception lui a été adressée. Le destinataire dispose alors d’un délai de 15 jours à compter de la date de dépôt de l’avis de passage pour récupérer son courrier. Une fois le délai de 15 jours passé, si le destinataire n’a toujours pas récupéré son courrier, la lettre est renvoyée à l’expéditeur.

En ce qui concerne la LRE, le destinataire reçoit une notification par e-mail et dispose également de 15 jours à compter de la date de réception de la notification pour récupérer son courrier. Durant ces 15 jours, plusieurs relances e-mail sont envoyées au destinataire pour lui signaler qu’une lettre recommandée électronique lui a été adressée. Si le destinataire n’a toujours pas récupéré sa lettre recommandée électronique au bout de 15 jours, une preuve de négligence est alors envoyée à l’expéditeur.

Il est donc impossible de récupérer une lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou une lettre recommandée électronique (LRE) passé le délai de 15 jours. Les expéditeurs pourront alors effectuer un nouvel envoi s’ils le souhaitent. Il revient donc à l’expéditeur de décider ce qu’il souhaite faire si la lettre recommandée avec accusé de réception ou la lettre recommandée électronique envoyée n’a pas été réceptionnée par son destinataire.

Enfin, en tant qu’expéditeur, sachez que le délai légal de 15 jours court à partir de la date de la première présentation/ ou du dépôt et d’envoi ; vous n’êtes pas obligé d’effectuer un nouvel envoi. Conservez bien votre preuve de première présentation ou votre preuve de dépôt et d’envoi électronique qui vous serviront de justificatif en cas de litige.

 

Lorsqu’un propriétaire ou une agence immobilière fait face à des impayés de la part d’un locataire d’un bien immobilier, c’est tout un processus qui peut être mis en place afin de signaler au locataire que certains loyers n’ont pas été réglés. Il convient donc de bien respecter la procédure à suivre pour effectuer les relances d’impayés dans le respect des réglementations en vigueur ; cela pourra notamment se faire grâce à l’utilisation de la lettre recommandée électronique qualifiée.

Sommaire :

1. Quelle procédure suivre pour effectuer ses relances d’impayés ?
2. Pourquoi choisir la lettre recommandée électronique qualifiée ?
3. Valeur juridique de la LRE et recueil de consentement

 

1. Quelle procédure suivre pour effectuer ses relances d’impayés ?

En cas de loyer impayé, il convient évidemment en premier lieu de faire savoir à son locataire que certains loyers n’ont pas été réglés. On pourra commencer par informer son locataire de façon informelle par téléphone, SMS, e-mail ou encore par courrier. Cela étant, si la situation n’évolue pas, il peut être nécessaire d’opter pour des moyens de communications plus formels et surtout qui permettront de prouver que le locataire a été informé à différentes reprises que les loyers n’ont toujours pas été payés.

Il est donc possible de commencer par une lettre recommandée avec accusé de réception qui permettra de signaler au locataire que le ou les loyers n’ont toujours pas été réglés. Ce courrier peut également être l’occasion de suggérer une solution à l’amiable si souhaité. Si cette première relance d’impayé par courrier recommandé reste sans réponse et que les loyers ne sont toujours pas réglés, vous pouvez opter pour une mise en demeure.

La mise en demeure est également à envoyer par lettre recommandée avec accusé de réception de préférence. Il s’agit d’un courrier qui permet à nouveau de signaler au locataire que les loyers n’ont toujours pas été payés, mais également de l’informer des sanctions risquées en cas de non-paiement des loyers. La résiliation du bail fait notamment partie des sanctions qui peuvent être mises en place, mais il est également possible de saisir le juge du contentieux de la protection, en veillant à respecter les dispositions du Code de procédure civile applicables au regard du montant de la demande en justice.

De ce fait, la mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception permet de s’assurer que le locataire aura bien reçu le courrier et de le prouver si une procédure auprès d’un tribunal doit être mise en place. Il est donc très important de pouvoir garder des preuves des différents échanges et des différentes relances d’impayés effectuées lorsque l’on fait face à un cas de loyers impayés. La lettre recommandée avec accusé de réception sera idéale pour cela, mais il est également possible d’opter pour la lettre recommandée électronique qualifiée (LRE).

2. Pourquoi choisir la lettre recommandée électronique qualifiée ?

La lettre recommandée électronique qualifiée peut être un véritable avantage pour envoyer ses relances d’impayés facilement lorsque l’on travaille dans le secteur de l’immobilier par exemple. En effet, la LRE permet de rédiger et d’envoyer ses différents courriers directement en ligne tout en profitant de la possibilité de recevoir une preuve de dépôt, un accusé de réception ou une preuve de négligence ou refus exactement comme pour une lettre recommandée avec accusé de réception classique. En effet, la lettre recommandée électronique qualifiée et la lettre recommandée avec accusé de réception ont le même fonctionnement à la différence que l’une fonctionne par voie électronique et l’autre par voie postale. Elles ont par ailleurs toutes deux la même valeur juridique.

 

3. Valeur juridique de la LRE et recueil de consentement

L’article L100 du Code des postes et des communications électroniques précise que l’envoi recommandé électronique est équivalent à l’envoi par lettre recommandée dès lors qu’il satisfait aux exigences du Règlement eIDAS. Parmi ces exigences nous retrouvons le fait que seul un prestataire de service de confiance qualifié par l’ANSSI est habilité à acheminer des lettres recommandées électroniques.

L’article L100 précise aussi que « Dans le cas où le destinataire n’est pas un professionnel, celui-ci doit avoir exprimé à l’expéditeur son consentement à recevoir des envois recommandés électroniques. » Veillez donc à recueillir le consentement du locataire particulier, avant toute notification par LRE, et à en conserver la preuve.

Enfin, les identifications de l’expéditeur et du destinataire doivent être sécurisées ; conformément aux lois en vigueur, AR24 requiert une identification à un niveau de confiance élève pour l’expéditeur, et substantiel, pour le destinataire.

 

Il est donc tout à fait possible d’utiliser la lettre recommandée électronique qualifiée pour l’envoi des relances d’impayés comme pour de nombreux autres documents. Elle permet par ailleurs de gagner un temps précieux puisque l’intégralité des démarches à effectuer se fait directement en ligne. De plus, les courriers sont conservés durant 10 ans, ce qui permet d’avoir le courrier souhaité à disposition si nécessaire.

 

Pour envoyer une lettre recommandée électronique eIDAS qualifiée (LRE), présentant la même valeur juridique que son homologue papier, vous devez impérativement, au préalable, vous identifier auprès du prestataire de services de confiance qualifié. En effet, le Règlement « eIDAS » exige que l’expéditeur d’une LRE eIDAS s’identifie avec un degré de confiance élevé. Pour le destinataire, l’identification doit pouvoir se réaliser avec un degré de confiance substantiel.

Savez-vous que lors de l’envoi ou de la réception de votre LRE, vous pouvez tout simplement effectuer votre identification grâce à votre clé Avocat, anciennement appelée clé RPVA ?

Sommaire :

1. Qu’est-ce qu’une clé RPVA ?
2. À quoi sert la clé RPVA ?
3. Envoyer et recevoir une LRE sans délais grâce à votre clé RPVA
4. Vous ne possédez pas de clé RPVA ?

1. Qu’est-ce qu’une clé RPVA ?

La clé RPVA est un certificat d’authentification, contenant le numéro SIREN de l’avocat ou de sa structure juridique. Mise à disposition des membres des barreaux, elle assure la confidentialité et la sécurité de leurs échanges par Internet.

D’un point de vue technique, la clé Avocat dispose de deux certificats référencés par l’État :

• un certificat RGS** pour l’authentification,
• un certificat qualifié pour la signature électronique.

Elle peut être commandée en ligne, via l’espace professionnel de la plateforme du barreau auquel vous êtes inscrit. Valable trois ans à compter de sa date de création, elle doit forcément être renouvelée à l’échéance. Enfin, cette clé Avocat est payante. Comptez 162 € TTC ou 222 € TTC avec le kit d’accompagnement.

2. À quoi sert la clé RPVA ?

La clé Avocat vous permet notamment :

• D’accéder de manière illimitée, 7/7 jours et 24/24 heures, à tous les services de l’Ordre et à la plateforme e-Dentitas du Conseil national des barreaux
• D’accéder aux deux services e-Barreau et e-Carpa
• De réaliser des démarches administratives : formalités Infogreffe, démarches fiscales (TVA) et sociales (URSSAF), appels d’offres publics, vote lors des élections ordinales
• De suivre l’état des procédures devant le tribunal de grande instance (TGI) ou devant les cours d’appel, sans avoir à se déplacer
• D’envoyer des LRE qualifiée via les services AR24
• De signer électroniquement et de renverser la charge de la preuve en cas de litige

 

Au niveau de l’administration de la justice, la clé RPVA a permis d’accélérer la gestion des procédures civiles et pénales tout en assurant la traçabilité des documents pour un meilleur suivi des affaires.

3. Envoyer et recevoir une LRE sans délais grâce à votre clé RPVA

Avec votre clé Avocat, pas besoin de commander d’identifiants d’authentification et d’attendre qu’ils vous soient livrés. Il vous suffit simplement de vous connecter directement à votre compte AR24 et de suivre la procédure d’identification via un certificat. Effectuez votre envoi et quelques minutes plus tard, vous recevrez votre preuve de dépôt et d’envoi. Avec votre clé RPVA, vous pouvez également réceptionner vos LRE en suivant le lien dans le mail de notification.

Ne vous privez pas de cette solution simple et pratique pour envoyer vos courriers recommandés. Elle présente en effet de nombreux avantages pour les cabinets d’avocats ! Reconnus juridiquement, vos courriers recommandés seront tout d’abord utilisables comme preuve en cas de litige.

Écologique, cette solution dématérialisée est aussi économique pour votre cabinet d’avocat. Elle est en effet 2 à 5 fois plus économique qu’une lettre recommandée avec accusé de réception classique.

Enfin, dites adieu aux déplacements au bureau de poste pour envoyer vos courriers recommandés. 7j/7, 24h/24, où que vous soyez, vous allez pouvoir envoyer, sans attendre, vos lettres recommandés électroniques qualifiées (eIDAS). Un ordinateur, votre clé RPVA et une connexion Internet suffisent. Un gain de temps considérable pour votre cabinet mais également pour vos clients.

 

4. Vous ne possédez pas de clé RPVA ?

Pas de panique, d’autres possibilités s’offrent à vous :

• Vous pouvez vous identifier grâce à une clé USB AR24, ou
• Grâce à des identifiants papiers (codes OTP) commandés sur le site ar24.fr

Et voilà, en tant qu’avocat, vous êtes maintenant prêt à envoyer et à recevoir vos LRE. Sur notre site vous trouverez la liste des certificats acceptés. N’hésitez pas à nous contacter si vous possédez un certificat d’identification qui n’y figure pas.

 

Sources:

http://www.avocatparis.org/la-cle-avocat-une-authentification-privilegiee-pour-tous-les-e-services-de-lordre

http://www.avocatparis.org/la-cle-avocat-mode-demploi

https://ebarreau.fr/Guide_ebarreau_TGI.htm

La transformation numérique à laquelle nous avons assisté pendant l’année 2020, fortement accélérée par la crise du Covid-19, entraîne une réorganisation des services au sein des entreprises et les incite aussi à repenser leur stratégie. La digitalisation est un enjeu incontournable pour tous les professionnels dont les organisations internes et les business models sont bouleversés.

Ainsi, la transformation numérique est passée du statut de tendance à un statut d’élément central de la stratégie des entreprises et les acteurs qui proposent d’accompagner les professionnels dans leurs processus de digitalisation sont de plus en plus nombreux.

Nous nous concentrons aujourd’hui sur un top 5 des outils de digitalisation proposés par Docaposte. La filiale numérique du Groupe La Poste propose une des offres les plus larges du marché permettant de couvrir tous les besoins pour toutes les organisations avec des solutions sur mesure, en API ou prêtes à l’emploi et s’appuyant sur les expertises de ses marques et filiales.

Zoom sur 5 solutions numériques proposées par les filiales de Docaposte :

1. La lettre recommandée électronique par AR24
2. L’archivage numérique par Arkhineo
3. Les bulletins de paie dématérialisés par Maileva
4. La signature électronique Signer en ligne par Maileva
5. Le vote électronique par Voxaly

 

1. La lettre recommandée électronique par AR24

Les Français sont de gros consommateurs de lettres recommandées, avec 240 millions d’envois chaque année (source : Le Point Economie). La loi permet désormais d’envoyer des courriers recommandés dits « électroniques ».

Créé en 2015, AR24 a été le premier acteur en France à proposer une solution de lettre recommandée électronique qualifiée selon le règlement européen eIDAS. AR24 est le seul service de LRE à proposer un dispositif de vérification d’identité à distance du destinataire (par vidéo). Qualifiée par l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information) depuis plusieurs années, AR24 vous permet de notifier par LRE tous vos destinataires particuliers et professionnels. Seule condition préalable : avoir obtenu le consentement du destinataire particulier à recevoir des recommandés électronique à l’adresse email de son choix.

La lettre recommandée électronique 100% dématérialisée d’AR24 possède la même valeur juridique que la LRAR papier traditionnelle. L’expéditeur reçoit la preuve de dépôt/envoi, correspondant à l’avis de passage, quelques minutes après l’envoi du recommandé. Les autres preuves lui seront également remises au format électronique suivant les actions des destinataires (accusé réception, négligence ou refus). Beaucoup d’avocats, de juristes, de notaires et de syndics font confiance à ce service et s’en servent au quotidien.

 

2. L’archivage numérique par Arkhineo

L’archivage électronique concerne plus de 10 milliards de documents à ce jour. Le domaine de l’archivage numérique s’est complexifié au gré des évolutions réglementaires, mais aussi parce que la data est, de manière croissante, au cœur des préoccupations.

Avec l’acquisition de CDC Arkhineo, filiale de la Caisse des Dépôts, annoncée en mai 2020, Docaposte a renforcé sa position de leader de l’archivage numérique à vocation probatoire en France et a consolidé son offre de solutions de confiance.

Les équipes d’Arkhineo sont spécialisées dans l’archivage à vocation probatoire des données numériques (factures, bulletins de salaire, contrats de prêt…).

Avec sa double certification NF461 « systèmes d’archivage électronique » et NF544 « numérisation fidèle », Docaposte est l’un des rares prestataires certifiés du marché qui propose une offre complète couvrant tous les besoins des entreprises en termes de dématérialisation et d’archivage sécurisé.

Avec des serveurs installés sur le territoire national, l’entreprise propose une offre d’hébergement souverain répondant à l’ensemble des exigences et normes des marchés adressés.

 

3. Les bulletins de paie dématérialisés par Maileva

Maileva vend des prestations en ligne de créations et diffusions de messages, documents et courriers aux entreprises.  La solution Maileva Bulletins de Paie permet d’envoyer en une fois, en quelques minutes et depuis une interface unique, l’ensemble des bulletins de paie, qu’ils soient au format dématérialisé déposés dans les coffres forts numériques des salariés ou au format papier envoyés par voie postale.

Depuis le 1er Janvier 2017, grâce à la Loi Travail, les services RH des entreprises peuvent dématérialiser les bulletins de paie sans l’accord préalable des salariés. Ces derniers conservent le droit de demander à les recevoir au format papier : les 2 canaux de diffusion, papier et numérique coexistent. Pour les bulletins de paie dématérialisés, les données sont traitées et les bulletins déposés dans les coffres forts numériques Digiposte personnels et sécurisés des salariés, accessibles en ligne ou depuis une application mobile.

La dématérialisation des bulletins de paie offre plusieurs avantages non négligeables comme la simplicité (orientation automatique du document vers le bon canal selon le choix du salarié, suivi en temps réel des adhésions des salariés au coffre-fort numérique Digiposte), le gain de temps (mise en place, traitement et envoi), les économies réalisées (réduction des coûts d’affranchissement) et la sécurité (hébergement en France des données et documents, conformité réglementaire, traçabilité).

 

4. La signature électronique « Signer en ligne » par Maileva

La solution « Signer en ligne » de Maileva s’intègre parfaitement au fonctionnement des petites et moyennes entreprises ainsi qu’à celui des grands groupes.

Accessible depuis ordinateur, tablette ou smartphone, cette solution packagée permet la création de circuits de signature et le suivi en toute autonomie via un portail dédié. Il suffit à l’utilisateur de charger ses documents, de définir ses destinataires et signataires et de lancer le circuit de signature.

La solution est disponible à l’unité ou en abonnement, en version standard ou premium. Des services annexes tels qu’un coffre-fort individuel d’archivage et la vérification d’identité du signataire avec l’Identité Numérique La Poste  sont disponibles, pour répondre aux exigences de toutes les entreprises.

 

5. Le vote électronique par Voxaly

Leader dans le domaine des élections et expert du vote électronique depuis près de 15 ans, Voxaly déploie des solutions de vote par Internet et de vote multicanal au service des entreprises du secteur privé, des collectivités et organismes de la fonction publique territoriale et hospitalière, des banques, mutuelles et assurances. Voxaly accompagne également toutes les entreprises dans la mise en place de leur dialogue social : de l’organisation du CSE jusqu’à la gestion des instances représentatives du personnel.

Le vote électronique permet de gagner du temps tout en assurant un haut niveau de sécurité, de fiabilité et de confidentialité. Voter par Internet, c’est permettre aux électeurs de voter sans contrainte horaire ou géographique, favorisant ainsi l’accessibilité et la participation. Les électeurs peuvent voter depuis leur domicile, lieu de travail, sur une tablette, un smartphone, un ordinateur, et via tous les navigateurs. Cette solution de votes assure un dépouillement en quelques minutes.

 

Ces outils de digitalisation simples et dont les usages se sont démultipliés participent grandement à la transformation numérique. Fini les bureaux qui débordent de papiers. Fini les documents à imprimer, signer et renvoyer en triple ! Fini l’attente. Ce n’est pas qu’une simple transition : la dématérialisation a créé des innovations dans la façon de gérer les documents, et dans l’organisation du travail de chacun.

Les exigences sont également de plus en plus nombreuses, tant sur le plan technologique que sur plan législatif, avec un catalogue des normes qui s’est étoffé de manière importante ces 20 dernières années : le règlement européen eIDAS, le RGPD, la NF461 (« archivage électronique »), la norme NF544 (« numérisation fidèle »), etc.

Dans tous les secteurs, la transformation numérique devient un impératif. Les entreprises doivent faire le choix du partenaire qui saura leur proposer un accompagnement et le meilleur des solutions pour une digitalisation de leur processus efficace et responsable. Docaposte, tiers de confiance numérique est ce partenaire.

 

L’utilisation de la lettre recommandée électronique qualifiée est de plus en plus fréquente dans le secteur de l’immobilier. En effet, la lettre recommandée électronique qualifiée (LRE) vous fait gagner du temps précieux tout en vous offrant les mêmes avantages que la lettre recommandée avec accusé de réception. Cela étant, il est nécessaire de demander le consentement de l’acquéreur ou encore du vendeur lorsque l’on souhaite pouvoir utiliser la LREQ pour la transmission de documents importants. Comment recueillir ce consentement ? Est-il possible de le recueillir à travers le compromis de vente ? Nos réponses.

Sommaire :

1. Le consentement et la LRE
2. Solliciter le consentement d’un vendeur ou d’un acquéreur

 

1. Le consentement et la LRE

En recourant à la lettre recommandée électronique qualifiée (LRE) vous profitez d’une version dématérialisée de la lettre recommandée avec accusé de réception.

De ce fait, la LRE permet d’effectuer l’envoi d’une lettre recommandée qui aura la même valeur juridique qu’une lettre recommandée classique à la différence que l’envoi se fera par e-mail. L’expéditeur peut ainsi envoyer sa lettre directement en ligne et le destinataire recevra une notification l’informant qu’une lettre recommandée électronique lui a été adressée. Il pourra alors choisir de l’accepter ou d’ignorer cet email ; en fonction de l’action du destinataire (qui dispose de 15 jours pour accuser réception de son courrier) l’expéditeur recevra une preuve de réception ou encore une preuve de négligence.

Ce fonctionnement permet généralement un gain de temps précieux pour l’expéditeur qui pourra envoyer sa lettre directement depuis une plateforme en ligne, mais également pour le destinataire qui n’aura pas à se déplacer en bureau de poste et qui pourra accéder à sa lettre recommandée électronique qualifiée à tout moment après s’être identifié. La LRE présente donc certains avantages et de nombreux professionnels ont d’ailleurs décidé de se tourner vers ce mode de communication.

Il est important de signaler que le consentement des destinataires est nécessaire. Lorsque le destinataire de la LRE est un copropriétaire, il faut notamment toujours obtenir son consentement préalable. Il peut s’agir d’un agent immobilier qui souhaite envoyer une lettre recommandée électronique qualifiée pour faire parvenir la copie du compromis de vente après sa signature, afin de marquer le début du délai de rétractation. Il convient donc de recueillir le consentement des personnes à qui l’on souhaite adresser une lettre recommandée électronique qualifiée avant d’utiliser ce mode de communication.

2. Solliciter le consentement d’un vendeur ou d’un acquéreur

Comme dit précédemment, pour utiliser ce mode de communication, recueillir le consentement de l’acquéreur et du vendeur est nécessaire. Une clause peut alors être ajoutée dans le compromis de vente ce qui permettra, lors de la signature du compromis, de recueillir le consentement de l’acquéreur et du vendeur. Bien évidemment, il convient d’expliquer à l’acquéreur et au vendeur les raisons de cette clause, quels sont les avantages à opter pour la lettre recommandée électronique qualifiée, et surtout, s’ils acceptent, quelle est l’adresse e-mail à utiliser pour leur envoyer la LRE.

Une fois que le consentement de l’acquéreur et du vendeur aura été obtenu, l’agent immobilier peut alors envoyer en lettre recommandée électronique qualifiée tous les courriers et documents qui nécessitent un envoi par lettre recommandée avec accusé de réception. Il peut donc envoyer la copie du compromis de vente à la suite de sa signature, en utilisant la lettre recommandée électronique qualifiée au lieu de la lettre recommandée avec accusé de réception classique.

Ainsi, l’envoi des compromis de vente pour marquer le début du délai de rétractation peut tout à fait se faire avec une LRE. La preuve de dépôt et d’envoi générée lorsque l’expéditeur envoie sa lettre, permettra de dater avec précision le début du délai de rétractation tout comme avec une lettre recommandée avec accusé de réception classique, où c’est la preuve de première présentation qui fait foi.

 

En effet, les agents immobiliers gagneront un temps précieux en utilisant la LRE puisque cette dernière aura la même valeur légale qu’une lettre recommandée avec accusé de réception et permettra d’effectuer ses envois directement en ligne. De plus, l’acheminement de la LRE étant immédiat, le délai de rétractation commence à courir plus tôt par rapport à un envoi papier.

 

En tant qu’avocat, vous cherchez à améliorer votre efficacité lors du traitement de vos dossiers ? Et si la LRE qualifiée AR24 était la solution pour accélérer vos procédures ?

Pendant longtemps, le recommandé en version papier était la seule option pour s’assurer de la transmission des courriers et documents juridiques. Un bureau de poste fermé, une imprimante en panne, et vous deviez attendre, parfois plusieurs jours, avant d’envoyer votre lettre recommandée. Heureusement, il existe aujourd’hui une solution 100 % digitale pour réduire considérablement vos délais d’envoi et de réception, tout en garantissant la fiabilité juridique de vos courriers recommandés.

Voici pourquoi vous avez tout intérêt à utiliser la LRE qualifiée pour accélérer les procédures au sein de votre cabinet d’avocats.

Sommaire :

1. Ne dépendez plus des délais d’acheminement des courriers papier
2. Envoyez vos lettres recommandées quand vous le souhaitez
3. Accédez aux preuves électroniques à tout moment

 

1. Ne dépendez plus des délais d’acheminement des courriers papier

En tant qu’avocat, vous devez tout faire pour accélérer le traitement de vos dossiers. Objectif : répondre au plus vite aux demandes de vos clients tout en respectant les impératifs légaux.

Pour cela, la LRE est un outil indispensable : elle est en effet aussi simple et rapide qu’un email ! Après avoir activé votre compte en ligne AR24, vos collaborateurs peuvent envoyer une LRE à vos clients et confrères en seulement quelques clics.

Finis les délais d’acheminement ! Qu’il se trouve en France ou à l’étranger, le destinataire du courrier est immédiatement notifié sur son adresse e-mail de l’existence de votre recommandé. Quelques minutes plus tard seulement, vous recevez automatiquement une preuve d’envoi de votre LRE – la preuve de dépôt et d’envoi, qui correspond à la preuve de première présentation d’un courrier recommandé papier.

2. Envoyez vos lettres recommandées quand vous le souhaitez

Autre avantage de la LRE : elle peut être utilisée quel que soit le jour et l’heure. Un gain de temps considérable pour vos collaborateurs dans le cadre de leurs procédures !

Inutile d’attendre l’ouverture des bureaux de poste pour envoyer vos recommandés. Les services LRE proposés par AR24 sont en effet disponibles 24h/24, 7j/7 quel que soit le lieu où vous vous trouvez. Vos collaborateurs n’ont besoin de rien d’autre qu’un ordinateur et un accès Internet pour envoyer leur courrier recommandé.

Moins chère que son homologue papier, cette solution dématérialisée vous permet également de limiter vos frais de déplacement, d’impression, de personnel et de stockage. Vous réduisez ainsi de plus de 50 % vos dépenses relatives à vos envois recommandés.

3. Accédez aux preuves électroniques à tout moment

Les dossiers papier sont une perte de temps considérable pour votre étude et vos collaborateurs. Avec la LRE AR24, vous avez la possibilité de dématérialiser vos envois recommandés et de faire gagner un temps précieux à vos équipes.

Des preuves conservées par le prestataire

Terminés les accusés de réception égarée ou les discussions sur le contenu de votre courrier. Toutes les preuves relatives à votre courrier recommandé sont conservées pendant 10 ans par AR24 sur des serveurs sécurisés et localisés uniquement en France.

En cas de litige, vos collaborateurs accèdent facilement et immédiatement :

• À la preuve du dépôt et de l’envoi du courrier
• À la preuve de réception
• À la preuve du refus ou de la non-réclamation, si applicable
• Au contenu horodaté du courrier (ce qui vous apporte la preuve du contenu)

 

Une façon simple de faire gagner un temps précieux à vos collaborateurs et à vos clients lors du traitement de leurs dossiers.

 

Une valeur juridique reconnue

La LRE qualifiée est d’autant plus utile que vous ne prenez aucun risque ! Elle dispose en effet de la même valeur légale que son homologue papier.

Par le décret d’application 2018-347, le contenu du règlement européen eIDAS a ainsi été entièrement repris dans l’ordre juridique français.

Une fois conformes aux conditions énumérées par ce règlement, les LRE qualifiées deviennent strictement équivalentes aux lettres recommandées papier avec accusé de réception (LRAR). A contrario, celles qui ne respectent pas l’intégralité des points énumérés par le règlement européen ne vous apporteront pas la valeur probante que vous attendez d’elles devant un juge.

Pour vous assurer de la validité de vos LRE, faites appel au service d’AR24, le premier prestataire qualifié pour l’acheminement des lettres recommandées électroniques. Seul un prestataire qualifié peut acheminer une LRE qui soit juridiquement équivalente à une LRAR (recommandé papier).

 

Rapide, juridiquement fiable, économique, mais également écologique, la LRE qualifiée s’adapte parfaitement aux impératifs des cabinets d’avocats. Alors qu’elle permet d’accélérer considérablement les délais de traitement de vos dossiers, elle vous assure par ailleurs la confidentialité absolue de vos données ainsi que de celles de vos clients.

En tant que promoteur immobilier, vous avez régulièrement des envois de lettres recommandées à faire. Le choix du format électronique vous assure une belle rapidité, mais aussi une grande sécurité. Des raisons idéales pour simplifier toutes vos démarches administratives. Mais alors, comment devez-vous vous organiser pour mettre en place ces courriers électroniques ?

Sommaire :

1. La procédure à suivre pour envoyer ses courriers en LRE
2. Les avantages de la lettre recommandée électronique qualifiée

 

1. La procédure à suivre pour envoyer ses courriers en LRE

Il faut savoir que la lettre recommandée électronique qualifiée (LRE) est considérée comme équivalente au courrier recommandé acheminé par voie postale. Ainsi, vous êtes parfaitement dans votre bon droit d’utiliser ce format.

 

a. La première étape : la création du compte sur AR24

Pour en bénéficier, il faut créer un compte sur le site ar24.fr  ; cela se fait en quelques clics.

Des informations classiques vous sont demandées : adresse e-mail, mot de passe, vos coordonnées et vos informations personnelles. Il est également nécessaire de renseigner un moyen de paiement. La procédure reste rapide et elle est accessible à chacun pour simplifier l’envoi de courriers recommandés électroniques qualifiés ou simples.

 

b. L’identification des parties : une étape obligatoire

Afin de garantir le  fonctionnement de la procédure, l’expéditeur doit être muni d’un moyen d’identification au moment de l’envoi du courrier. Cela peut être un certificat numérique, une clé fournie par AR24 (clé USB) ou encore un identifiant papier envoyé chez vous de la part d’AR24.

De son coté, le destinataire devra aussi s’identifier auprès d’AR24. Le plus souvent cela se fera par le biais de la procédure d’identification à distance. Le destinataire aura besoin d’une pièce d’identité en cours de validité et d’un appareil connecté à internet afin de porter à terme la procédure.

N’oubliez pas qu’au préalable de l’envoi de LRE à des particuliers, il faut recueillir le consentement du destinataire à être notifié à une adresse email de son choix.

2. Les avantages de la lettre recommandée électronique qualifiée

a. Une procédure rapide

La procédure a le gros avantage d’être très rapide.

En effet, en quelques clics, les courriers partent pour arriver dans la boîte e-mail de votre destinataire. Vous évitez de devoir vous déplacer et vous faites désormais partir vos courriers électroniques depuis votre bureau. Une procédure beaucoup moins contraignante pour les professionnels qui doivent y avoir régulièrement recours.

 

b. Une procédure sécurisée

Avec ses serveurs situés en France, et une confidentialité des courriers garantie par l’identification de l’expéditeur et du destinataire de la lettre, la LRE AR24 est très sécurisée.

AR24 faisant partie de la liste de prestataire de services de confiance qualifiés par l’ANSSI, les critères de sécurité à respecter sont nombreux, et AR24 est régulièrement audité.

La procédure électronique est donc sécurisée et efficace pour les professionnels qui l’utilisent régulièrement.

 

c. Une solution de courrier économique et écologique

Il faut aussi savoir que cette formule est plus économique et plus écologique. Avec cette solution, vous n’avez pas d’impressions à faire, d’enveloppes à acheter et de documents à timbrer. Les fournitures au sein d’une entreprise ont un coût et elles représentent un vrai budget.

En plus, le prix d’un courrier recommandé  papier peut être important, le poids du courrier influençant le tarif. Le lieu de  destination peut aussi faire grandement varier son prix, notamment lorsque votre lettre recommandée doit être transmise à un destinataire en Europe ou à l’internationale.

Avec la solution électronique, votre LRE a un tarif fixe. Avec AR24, celui-ci est fixé à 2,99 euros HT *. Pour ce même prix, vous pouvez également ajouter jusqu’à 256 Mo de pièces jointes à votre courrier électronique. Ces documents sont souvent importants pour compléter un dossier client ou pour apporter des précisions à votre courrier (photos, fichier audio, vidéo). La solution est donc vraiment plus économique pour les professionnels du secteur immobilier qui doivent régulièrement se contraindre à toutes ces formalités administratives.

 

d. Une sécurité juridique grâce à la LRE

L’expéditeur et le destinataire peuvent aussi accéder au contenu de la lettre électronique 24h/24 et 7j/7. Elle reste totalement disponible. Celle-ci est d’ailleurs conservée pendant 10 ans. De cette façon, les parties conservent une preuve de leurs échanges facilement. Il n’est plus question de conserver des tonnes de documents sous une forme papier dans un bureau. Les courriers conservés par AR24 sont toujours accompagnés des pièces jointes et des preuves annexes !

Enfin, les serveurs utilisés par nos services sont situés en France afin de vous garantir le respect de vos données. La sécurité des échanges est assurée du début à la fin, que ce soit au niveau de la conservation des documents, de la valeur juridique de ces derniers ou encore de la protection des données personnelles de chaque partie.

Contactez-nous pour en savoir plus sur l’utilisation de la lettre recommandée électronique pour les promoteurs immobiliers.

 

*Tarif en vigueur au 6 janvier 2021.

 

Pour les professionnels du droit et en particulier pour les avocats, le travail à distance n’est pas toujours simple à mettre en place. Aux questions de logistique viennent en effet s’ajouter des questions déontologiques.

Pour assurer le respect du secret professionnel et la sécurité des dossiers, le cabinet d’avocats doit mettre à disposition de ses collaborateurs une connexion sécurisée ainsi qu’une série d’outils spécifiques. La LRE qualifiée (eIDAS) proposée par AR24 répond à ces impératifs et optimise le télétravail des collaborateurs. Explications.

Sommaire :

1. La LRE : une solution digitale disponible aussi en télétravail
2. Envoi d’une LRE en télétravail : le recommandé électronique est sécurisé et fiable
3. Les nombreux autres avantages de la LRE pour votre cabinet
4. Avocats en télétravail : comment envoyer une LRE avec AR24 depuis chez vous ?

 

1. La LRE : une solution digitale disponible aussi en télétravail

Difficile d’organiser l’envoi de recommandés lorsque nos équipes sont dispersées. Grâce à une clé d’identification numérique (Clé REAL ou clé e-barreau par exemple), votre collaborateur peut, depuis chez lui, se charger lui-même, en quelques clics et à tout moment, de l’envoi des LRE pour votre cabinet. Disponible 24h/24 et 7j/7, ce service supprime les déplacements au bureau de poste et fera gagner du temps précieux à vos équipes.

Vous ne disposez pas de certificat numérique mais votre collaborateur souhaite néanmoins envoyer des LRE eIDAS qualifiées en utilisant AR24 ? Commandez une clé AR24 ou une clé OTP. Toutes deux pourront être envoyées directement au domicile de ce dernier.

Retrouvez ici la liste des certificats d’identification numérique que nous acceptons.

2. Envoi d’une LRE en télétravail : le recommandé électronique est sécurisé et fiable

N’ayez aucune crainte : même en télétravail votre collaborateur bénéficie d’un outil fiable et parfaitement sécurisé.

Depuis le décret n° 2018-347 du 9 mai 2018, La LRE électronique se voit doublement sécurisée et encadrée par des normes bien précises. L’identification de l’expéditeur est par exemple réalisée à un degré de confiance élevé. Un niveau de confiance substantiel est requis pour l’identification du destinataire.

Par ailleurs, que la LRE qualifiée soit envoyée depuis votre étude ou depuis le domicile de votre collaborateur, elle conserve strictement la même valeur juridique que son homologue papier (la LRAR) et ce, en vertu de l’article L-100 du Code des postes et des communications électroniques.

Enfin, avec la lettre recommandée en ligne AR24, la confidentialité des envois effectués par vos collaborateurs en télétravail est garantie. Seul l’expéditeur et le destinataire du courrier ont accès à son contenu. Grâce au procédé d’identification visuelle AR24, aucun risque de remettre le courrier recommandé à la mauvaise personne. La confidentialité de vos échanges est ainsi garantie !

3. Les nombreux autres avantages de la LRE pour votre cabinet

Qu’ils soient en télétravail ou non, la LRE qualifiée offre par ailleurs de nombreux avantages à vos collaborateurs et à votre cabinet.

 

• Plus rapide : les délais d’acheminement sont purement et simplement supprimés
• Plus économique : tous frais confondus, la LRE coûte 2 à 5 fois moins cher que son équivalent papier
• Pièces jointes jusqu’à 256 Mo, soit environ 19 000 pages de texte, sans aucun surcoût
• Conservation des LRE, pendant 10 ans, par AR24 sur des serveurs localisés uniquement en France
• Contenu du recommandé certifié et immuable grâce à l’horodatage
• Sans engagement et sans coûts cachés

 

4. Avocats en télétravail : comment envoyer une LRE avec AR24 depuis chez vous ?

Tout simplement, comme si vous étiez dans les locaux de votre étude. Connectez-vous au compte AR24 de votre étude ou créez-en un si nécessaire. Munissez-vous d’un moyen d’identification ou commandez-en un sur le site AR24. Rédigez votre courrier, attachez vos pièces jointes. Votre LRE eIDAS est prête à être envoyée.

 

Une dernière précision : si votre destinataire est un particulier, pensez à recueillir au préalable son consentement. En effet le destinataire particulier doit exprimer son accord à être notifié par recommandé électronique à une adresse email précise ; cet accord doit être formellement donné à un moment précis et sur un support prouvable (clause d’un contrat, gestionnaire de consentements AR24…). Il s’agit d’une condition essentielle à la validité juridique de votre LRE.

Pour optimiser le télétravail de vos collaborateurs, pensez à la lettre recommandée électronique AR24. Simple, rapide et sûre, elle est aussi économique et écologique car il n’y aucune obligation de passer par l’impression des documents envoyés.  Pour une utilisation optimale, vous pouvez même l’intégrer en API au sein de votre cabinet d’avocats. Contactez-nous sans plus tarder pour recevoir une offre sur-mesure et profiter d’un tarif dégressif sur vos envois en volume.

Utiliser l’envoi recommandé en copropriété est une norme pour plusieurs types de communications. Cette formalité administrative est ancrée dans les règlements régissant les échanges suivis entre syndics et copropriétaires.

Pour gagner du temps, de l’argent et pour améliorer la sécurité des échanges, il est aujourd’hui possible de choisir un format 100% électronique pour les communications réglementées en copropriété grâce à la lettre recommandée électronique (LRE) ou, depuis juillet 2020, grâce à l’avis électronique. Cependant, que se passe-t-il si le destinataire n’accuse pas réception de ces communications dématérialisées ? Et quelles sont les autres situations possibles ? Faisons le point ensemble.

Sommaire :

1. Le destinataire accuse réception dans plus de 90% des cas
2. Les réactions possibles du destinataire

 

1. Le destinataire accuse réception dans plus de 90% des cas

Que nous parlions de l’envoi d’une lettre recommandée électronique (LRE) qualifiée ou de celui d’un avis électronique, le syndic de copropriété doit obligatoirement demander le consentement de son destinataire copropriétaire pour le notifier par l’intermédiaire d’un de ces outils de communication électronique.

Comme l’indique la loi, le recueil du consentement est toujours fait à une date certaine. Ainsi votre copropriétaire donne son accord de façon explicite à être notifié par voie électronique (LRE ou Avis Electronique).

En toute logique, vous ne mettez donc pas en place un nouvel outil dédié aux communications réglementées sans en faire part à vos copropriétaires ni les inviter à échanger sur le sujet pour envisager une mise en place progressive dans la copropriété.

Vous pouvez échanger soit par email, soit lors d’une AG en mettant ces nouveaux procédés à l’ordre du jour.

Dans tOus les cas, vos destinataires étant au courant du passage à un mode de communication électronique, ne pas accuser réception après avoir donné leur consentement, relève plutôt de l’ordre de l’inattention ou de l’email de notification (ou de pré-notification) raté.

Près de 100% d’accusé réception sur les communications électroniques réglementées en copropriété sont constatées aujourd’hui.

2. Les réactions possibles du destinataire

L’acceptation et l’accusé réception du recommandé électronique (ou de l’avis électronique) par le destinataire

Puisqu’il a donné son accord à être notifié par voie électronique, le destinataire devrait normalement accuser réception de vos prochaines lettres recommandées ou courriers recommandés électroniques.

 

• Dans le cas de la LRE d’AR24, celui-ci doit s’identifier pour accuser réception: cette identification se fait depuis son ordinateur ou depuis son téléphone.
• Dans le cas d’un avis électronique, le destinataire copropriétaire ne doit pas s’identifier et peut accuser réception en quelques secondes depuis son téléphone ou son ordinateur.

 

 

Le refus du destinataire de prendre connaissance du courrier électronique

Le destinataire ne souhaite pas prendre connaissance du contenu de sa lettre électronique recommandée. C’est son droit et il peut en effet refuser son courrier. Le refus du courrier n’est pas à confondre avec la négligence du courrier. Si la négligence peut relever d’un oubli du courrier, pour refuser une LRE le destinataire doit accomplir une action : cliquer sur « Je souhaite refuser mon courrier » après s’être identifié. L’expéditeur est informé du refus du destinataire et reçoit la preuve correspondante.

Toutefois, la procédure reste identique pour l’expéditeur. En effet, celui-ci peut prouver qu’il a bien envoyé le courrier à une date et heure précise et que son destinataire a été informé de sa présence à une autre date et heure précise (preuve de dépôt et d’envoi reçue immédiatement après l’envoi de la LRE). De cette façon, il peut affirmer qu’il suit strictement la procédure légale. Il n’a pas à effectuer à nouveau la procédure sous une forme papier. La loi reconnaît que la lettre recommandée électronique (LRE) a la même valeur juridique que la lettre recommandée papier.

Concernant l’avis électronique, celui-ci ne peut pas être refusé car le destinataire connaît l’objet de l’avis et l’identité de l’expéditeur dès la réception de l’e-mail de notification. Il peut uniquement être négligé s’il n’est pas ouvert.

 

La négligence de la part du destinataire

Cette situation arrive lorsque le destinataire laisse passer le délai de 15 jours pendant lequel son courrier est disponible (21 jours pour l’Avis Electronique) sans effectuer d’action. Concrètement, il sera considéré comme ayant négligé le courrier recommandé électronique ou l’avis électronique et sa responsabilité juridique peut alors être engagée.

De son côté, l’expéditeur reçoit une preuve de négligence.

 

Au final, en dématérialisant vos envois réglementés en copropriété, vous cumulez nombre d’avantages et vous augmentez vos chances de réception et d’AR de la part de vos copropriétaires. Les preuves 100% électroniques des LRE ou des Avis Electroniques vous apportent les éléments légaux nécessaires en cas de litige.

Enfin, si votre destinataire décide de refuser ou de négliger votre communication électronique réglementée, inutile de doubler l’envoi avec une version papier :  vous êtes juridiquement protégé et dans la majorité des situations (convocations d’AG, PV d’AG et mises en demeure), les preuves de dépôt et d’envoi pour la LRE (ou de dépôt et de transmission pour l’avis électronique) font courir les délais légaux.

 

Terminé les pannes d’imprimante et les déplacements au bureau de poste pour envoyer vos lettres recommandées de mise en demeure. Pour simplifier vos démarches, une solution 100 % digitale existe : la lettre recommandée électronique (LRE) qualifiée eIDAS.

Une mise en demeure, qui vise à exiger de votre débiteur l’exécution de ses obligations, doit être rédigée et envoyée en respectant certaines règles. La loi impose en effet des conditions et des formes strictes auxquelles il est impossible de déroger. Si pendant longtemps, le courrier recommandé papier était le seul à remplir ces exigences légales, la LRE qualifiée permet aujourd’hui de simplifier et d’améliorer la procédure, tout en octroyant de solides garanties à son expéditeur.

Voici les raisons pour lesquelles adopter la LRE qualifiée pour adresser vos mises en demeure.

Sommaire :

1. Un recommandé juridiquement valable
2. Des informations fiables toujours à votre disposition
3. Une solution simple pour accélérer vos délais légaux
4. Des mises en demeure économiques et écologiques

 

1. Un recommandé juridiquement valable

Premièrement, la fiabilité juridique des LRE qualifiée n’est plus à prouver. Depuis le 1er janvier 2019, la loi française considère cette solution 100 % dématérialisée comme strictement équivalente au courrier recommandé papier avec accusé de réception (LRAR).

Pour profiter de cette reconnaissance, veillez cependant à bien faire appel à un prestataire de services de confiance qualifié. Ce dernier prendra en charge l’acheminement de vos lettres de mise en demeure tout en vous garantissant un envoi fiable et sécurisé de vos recommandés électroniques, dans le respect du règlement européen eIDAS.

AR24 a été le premier prestataire de services qualifié par l’ANSSI en avril 2018. Une raison supplémentaire de nous faire confiance.

 

2. Des informations fiables toujours à votre disposition

Grâce à l’horodatage qualifié assuré par AR24, vous êtes certain de disposer de toutes les informations nécessaires concernant votre mise en demeure : date du dépôt et de l’envoi de votre courrier, date de réception, le cas échéant, preuve du refus ou de la non-réclamation de votre recommandé.

La LRE qualifiée va même plus loin puisqu’elle certifie le contenu de l’ensemble de votre mise en demeure. Chose impossible avec un recommandé papier !

Fini les accusés de réception égarés ! Vos courriers recommandés et toutes les informations attachées sont conservés gratuitement par AR24 pendant 10 ans (LRE, contenu, preuves et pièces jointes). Tous nos serveurs sont par ailleurs sécurisés et localisés sur le territoire français. Vos données sont accessibles quand vous le souhaitez et leur confidentialité est toujours assurée.

 

3. Une solution simple pour accélérer vos délais légaux

Envoyer une lettre recommandée électronique qualifiée est aussi simple et rapide que d’envoyer un email !

Une fois votre compte en ligne AR24 activé, et grâce à des services disponibles 24h/24, 7j/7, vous êtes en mesure d’envoyer vos mises en demeure à tout moment, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez. Et même si votre débiteur réside à l’autre bout du monde, il recevra votre courrier quasi instantanément ! De votre côté, vous recevez la preuve de votre envoi seulement quelques minutes plus tard.

Avec les services en ligne d’AR24, vous supprimez le délai d’acheminement de vos lettres de mises en demeure. C’est idéal pour faire courir rapidement les délais légaux et appliquer immédiatement vos intérêts de retard à votre débiteur. Vous accélérez ainsi vos procédures.

 

4. Des mises en demeure économiques et écologiques

Quels que soient son poids et sa destination, une LRE qualifiée vous coûtera 2,99 € HT par envoi*, incluant jusqu’à 256 Mo de pièces jointes. A contrario, l’envoi d’un courrier recommandé en version papier en France métropolitaine peut coûter jusqu’à 14.15 €. Bien plus si votre destinataire se trouve à l’étranger ou si votre courrier contient de nombreux documents.

À cela s’ajoutent vos économies indirectes. Papier, encre, déplacement, stockage, vous réduisez considérablement vos coûts annexes, tout en limitant votre impact en matière environnementale puisque vous réduisez votre empreinte carbone et améliorez votre politique RSE.

Envoyer vos lettres de mise en demeure via une Lettre Recommandée 100% Electronique qualifiée est donc non seulement possible mais aussi vivement conseillé ! La LRE vous offre en effet toutes les garanties nécessaires dans vos démarches. Avocats, syndics de copropriétés, notaires et professionnels de tous secteurs, n’attendez plus et dématérialisez dès maintenant vos courriers avec AR24 !

 

*Tarif en vigueur au 8 décembre 2020.

 

Grâce aux différents outils d’aide à la dématérialisation, les syndics ont désormais la possibilité de réaliser de nombreuses communications par voie électronique. Cela étant, l’utilisation de certains outils se doit de respecter les règles légales en vigueur et fait l’objet, bien souvent, d’un accord auprès des copropriétaires. Nous vous proposons de faire le point sur la mise en place de ces nouveaux outils de communication en copropriété.

Un syndic peut-il refuser de mettre en place des outils de communication électronique ? Nos réponses.

Sommaire :

1. Les syndics en ligne font évoluer les communications des copropriétaires
2. Comment proposer la LRE aux copropriétaires ?
3. Que faire lorsque les copropriétaires demandent l’utilisation de la LRE ?

 

1. Les syndics en ligne font évoluer les communications des copropriétaires

Les syndics en ligne sont bien souvent à l’origine d’une envie de changement de fonctionnement puisque ce type de syndic gère l’intégralité de ses missions à distance.

Ainsi, ils utilisent des outils tels que la signature électronique, le recommandé en ligne ou la visioconférence qui sont adaptés à la gestion d’un bien en copropriété et permettent de faire gagner un temps précieux à tous les gestionnaires, mais aussi aux copropriétaires qui profitent d’un accompagnement à distance réactif.

Les syndics traditionnels peuvent s’inspirer de ce fonctionnement 100% en ligne en se familiarisant avec des outils de communication plus modernes qui leur permettent de simplifier leurs échanges avec les copropriétaires et ainsi, de gagner un temps précieux dans leurs communications tout en facilitant la vie des copropriétaires et de leurs gestionnaires.

D’ailleurs, la dématérialisation des communications réglementées se met de plus en plus en place en copropriété, à l’instar de la lettre recommandée électronique.

Depuis le 2 juillet 2020, les syndics de copropriété peuvent aussi utiliser l’avis électronique pour notifier les convocations d’assemblées générales à leurs copropriétaires, envoyer les PV d’AG ou procéder à l’envoi de mises en demeure en copropriété. Ce nouvel outil simplifie les 3 situations citées précédemment.  En savoir plus sur l’avis électronique.

Le gestionnaire gagne du temps en optant pour ce type d’envoi et le recommandé 100% en ligne se réceptionne très rapidement par le copropriétaire. Facile à adopter, l’utilisation de la lettre recommandée électronique (ou l’avis électronique) nécessite au préalable que les copropriétaires donnent leur accord en amont ; une fois que le syndic a récupéré le consentement du destinataire il peut utiliser l’avis électronique ou la lettre recommandée électronique.

2. Comment proposer la LRE aux copropriétaires ?

La LRE peut être proposée par le syndic comme nouveau moyen d’envoi des courriers recommandés auprès des copropriétaires. Pour cela, il est nécessaire d’inscrire cette décision à l’ordre du jour d’une Assemblée Générale et de recueillir le consentement des copropriétaires.

Vous pouvez aussi, lors de la signature d’un contrat avec un copropriétaire, lui préciser que vous mettez en place la LRE ou l’Avis Electronique pour communiquer plus rapidement en copropriété ; lui demandant par la même occasion son consentement à compter d’une date exacte.

Enfin, s’il s’agit uniquement de recueillir les consentements de vos destinataires copropriétaires, AR24 propose désormais l’accès à un gestionnaire de recueil de consentements ; chaque consentement obtenu via le gestionnaire est horodaté : vous disposez ainsi d’une date certaine pour les consentements recueillis par ce biais.

Par ailleurs, il est important de rappeler qu’un copropriétaire peut tout à fait changer d’avis et qu’il n’a en aucun cas l’obligation d’accepter de passer au format électronique pour ce type d’échanges avec le syndic. Les copropriétaires qui refusent l’utilisation de la LRE continueront donc de recevoir des lettres recommandées en format papier.

Enfin, si l’objectif est de convaincre les copropriétaires de l’intérêt de choisir la LRE ou l’avis électronique, il est recommandé de prendre le temps d’expliquer leur fonctionnement et d’en décrire les avantages pour que chacun puisse prendre sa décision de manière éclairée.

Vous pouvez, par exemple, leur adresser un e-mail descriptif en mettant en avant les avantages logistiques de la Lettre Recommandée Electronique et de l’Avis Electronique, à savoir :

• Leur utilisation 100% digitale
• La possibilité pour le copropriétaire de prendre connaissance du contenu de la communication à tout moment, depuis chez lui.

 

3. Que faire lorsque les copropriétaires demandent l’utilisation de la LRE ?

Si ce sont les copropriétaires qui demandent d’opter pour la lettre recommandée électronique ou pour l’avis électronique, il est bien entendu conseillé au syndic de réfléchir à la proposition en vue d’optimiser la dématérialisation des échanges réglementés en copropriété.

En effet, opter pour une solution qui permet à la fois de faire gagner du temps au gestionnaire et de satisfaire les copropriétaires sera toujours bénéfique. Néanmoins, rien n’oblige un syndic à changer son fonctionnement du moment qu’il respecte ses obligations légales. Ainsi, un copropriétaire ne peut obliger un syndic à utiliser des outils digitaux pour l’envoi de documents.

Pour conclure, le syndic ne peut donc pas obliger les copropriétaires à opter pour un mode de communication électronique et vice versa. La mise en place de nouveaux outils digitaux nécessite de la pédagogie et l’accord commun des syndics et des copropriétaires.

Cependant, pour un syndic, refuser la mise en place de nouveaux outils simples et avantageux, permettant de réaliser des économies et de gagner du temps, pourrait causer une incompréhension de la part des copropriétaires qui peuvent envisager de se tourner vers un syndic plus enclin à utiliser des outils digitaux pour leurs communications.

Avant de refuser la proposition des copropriétaires (du moment qu’elle respecte les règlementations en vigueur), il est donc intéressant de considérer leurs demandes et d’échanger clairement sur les avantages attendus.

 

La lettre recommandée électronique, le recommandé par email, le courrier recommandé électronique… il existe de nombreuses façons de désigner l’équivalent numérique de la traditionnelle lettre recommandée avec accusé de réception que nous connaissons tous (la LRAR).

Mais pour bénéficier d’une équivalence juridique parfaite, votre cabinet d’avocats doit s’assurer que le prestataire d’acheminement du courrier sélectionné dispose bien de la qualification eIDAS. C’est notamment le cas d’AR24 et de sa LRE qualifiée (lettre recommandée électronique). Dans cet article, découvrez les 4 bonnes raisons, pour les professionnels du droit, de faire confiance à AR24.

Sommaire :

1. Un courrier recommandé juridiquement reconnu
2. Une LRE qualifiée utilisable comme preuve dans un litige
3. Une solution dématérialisée économique pour votre étude
4. Un gain de temps pour votre cabinet d’avocats

 

1. Un courrier recommandé juridiquement reconnu

La loi française consacre la fiabilité juridique de la lettre recommandée électronique qualifiée. En effet selon l’article L-100 du Code des postes et des communications électroniques, cette solution 100 % dématérialisée est considérée comme strictement équivalente au courrier recommandé papier avec accusé de réception (LRAR).

À noter que seul un prestataire de service de confiance qualifié peut acheminer une LRE bénéficiant de cette valeur légale. AR24 fut le premier en 2018 à obtenir une telle qualification.

2. Une LRE qualifiée utilisable comme preuve dans un litige

Lors de l’envoi d’une Lettre Recommandée Électronique eIDAS qualifiée vous obtenez quasi immédiatement les différentes preuves utiles dans le cadre d’un éventuel litige.

L’horodatage qualifié, mis en œuvre par AR24, assure la force probante de tous les éléments relatifs au recommandé électronique au même titre que ceux disponibles pour la version papier.

Dans le cadre d’un litige, votre cabinet d’avocats disposera donc :

 

• De la preuve du dépôt et de l’envoi (équivalente à l’avis de passage d’un facteur),
• De la preuve de la réception du courrier, ou
• De la preuve du refus ou de non-réclamation, si applicable.

 

NB : lors de l’horodatage, le contenu de la LRE est certifié au complet (contenu textuel, photos, pièces jointes, etc.). A contrario, cette certification est strictement impossible à obtenir lors de l’envoi d’une LRAR en version papier. La LRE AR24 vous fournit donc une preuve supplémentaire, la preuve du contenu de votre courrier.

3. Une solution dématérialisée économique pour votre étude

Un prix moins élevé que la version papier

La LRE (eIDAS) qualifiée est moins chère que sa version papier équivalente (LRAR). Alors que le tarif d’un recommandé papier varie en fonction de son poids, de son niveau de protection et de sa destination, la LRE vous offre un tarif unique de 2.99€* H.T, peu importe le volume des pièces jointes (jusqu’à 256 Mo – soit environ 19.000 documents) et la localisation du destinataire (il reçoit sa LRE dans sa boîte email, même à l’autre bout du monde).

 

Des coûts indirects réduits

Grâce à la LRE, votre cabinet économise des frais de déplacement, d’impression, de poids à l’envoi, de personnel et de stockage. Mises bout à bout, on estime que ces économies permettent de réduire de 50 à 80 % les frais relatifs à l’envoi des courriers recommandés.

Notez également que cette solution dématérialisée participe à votre politique RSE. Elle permet en effet à votre étude de réduire son empreinte carbone.

 

4. Un gain de temps pour votre cabinet d’avocats

Peu contraignante et facile à utiliser, la lettre recommandée électronique fait gagner un temps précieux à l’ensemble de vos collaborateurs, tout en vous offrant une sécurité juridique sans faille. En effet, une fois votre compte en ligne AR24 activé, l’envoi d’une LRE qualifiée à vos clients et confrères est aussi facile et immédiat que l’expédition d’un email.

Par ailleurs, les services de LRE proposés par AR24 sont disponibles 24h/24, 7j/7. Vos collaborateurs peuvent donc envoyer des courriers recommandés électroniques même en dehors des heures d’ouverture des bureaux de poste, et ce, quelle que soit leur localisation. Le destinataire du courrier est immédiatement notifié sur son adresse email, qu’il se trouve en France ou à l’étranger. Quelques minutes après l’envoi, une preuve de dépôt et d’envoi de la LRE vous est communiquée. Un gain de temps considérable pour votre étude et vos clients !

 

Rapide, économique, écologique et juridiquement fiable, la LRE qualifiée, acheminée par AR24, est parfaitement adaptée aux exigences du métier d’avocat. Conservée pendant 10 ans sur des serveurs sécurisés en France, elle assure par ailleurs une parfaite confidentialité de vos données et de celles de vos clients.

 

*Tarif en vigueur au 2 décembre 2020

Simplification de la résiliation des contrats d’assurance santé : avec le décret RIA 2020, les assurés peuvent maintenant résilier leur engagement avec leur assureur santé à tout moment. Retour sur le décret et son entrée en vigueur le 1er décembre 2020 ainsi que sur les modalités à respecter pour effectuer une résiliation infra-annuelle conforme.

Sommaire :

1. Entrée en vigueur du décret 2020-1438 du 24 novembre 2020
2. Simplification de la demande de résiliation Infra-annuelle d’un contrat de santé (RIA)

 

1. Entrée en vigueur du décret 2020-1438 du 24 novembre 2020

Depuis le 1^er décembre 2020, les assurés peuvent demander la résiliation de leur contrat de santé dès qu’ils le souhaitent. Ils ne sont plus dans l’obligation d’attendre « la date d’anniversaire de leur contrat » pour en demander la résiliation ; soit la date à laquelle ils ont souscrit leur contrat la première fois auprès de leur organisme d’assurance.

Le décret stipule que les assurés peuvent demander la résiliation de leur contrat de santé, sans frais, dès qu’ils le souhaitent à partir du moment où ils ont bien conservé leur contrat pendant au moins une année complète.

Le décret 2020-1438 du 24 novembre 2020 relatif au droit de la résiliation sans frais de contrats de complémentaire santé, est entré en vigueur le 1^er décembre 2020. Retrouvez la publication au journal officiel et le décret 2020-1438.

Enfin, pour rappel, la Résiliation infra-annuelle en santé avait été adoptée dans le cadre de la loi du 14 juillet 2019 portant sur les droits à la résiliation sans frais d’un contrat de complémentaire santé.

 

Quels types de contrats sont concernés ?

1. Les contrats concernés sont ceux comportant des garanties quant au remboursement et à l’indemnisation de frais occasionnés par une maladie, un accident, une maternité.

2. Les contrats couvrant des risques liés à la santé et au remboursement de frais de santé (invalidité, incapacité de travail, risques décès + indemnités liées à une hospitalisation, à la nuptialité-natalité, à des garanties d’assistances, de protection juridique ou encore à la responsabilité civile).

Cette nouvelle réglementation concerne donc tous les contrats complémentaires santé individuels, collectifs entreprise et collectifs facultatifs, sans oublier ceux ayant des garanties accessoires de prévoyance, de protection juridique ou d’assistance.

NB : Attention, ce décret n’inclut pas les contrats de prévoyance lourde et les contrats de petites garanties de santé secondaire (assurances scolaires). Nous ne sommes donc pas à l’abri d’un travail prochain sur ce type de contrat RIA.

 

2. Simplification de la demande de résiliation Infra-annuelle (RIA) d’un contrat santé

L’assuré, son courtier ou son nouvel assureur pourront effectuer la demande de résiliation auprès de l’ancien assureur santé. Les démarches étant simplifiées, vous n’êtes plus tenus de résilier votre contrat à une date donnée (la date d’anniversaire de souscription du contrat) mais vous pouvez effectuer la résiliation dès que vous le souhaitez après 1 an d’ancienneté sur le contrat actuel.

Vous pouvez donc trouver un nouvel assureur santé et ouvrir un contrat auprès de son organisme. Attention, le nouveau contrat ne pourra entrer vigueur qu’une fois l’ancien contrat de santé résilié. C’est l’ancien organisme qui couvre l’assuré durant toute l’opération de résiliation.

 

Comment résilier ?

La nouvelle réglementation stipule qu’il est possible de notifier sa volonté de résiliation du contrat par lettre simple ou par email. Mais il est surtout précisé qu’il appartient expressément à l’ancien assureur de prouver avec une valeur probante la date d’envoi de la notification :

« La date de réception de la notification de dénonciation ou de résiliation est présumée être le premier jour qui suit la date d’envoi de cette notification telle qu’elle figure sur le cachet de la poste de la lettre recommandée ou, s’il s’agit d’une lettre recommandée électronique, sur la preuve de son dépôt selon les modalités prévues à l’article R. 53-2 du code des postes et télécommunications électroniques ». Art 2 – Décret n° 2020-1438 du 24 novembre 2020

Le délais d’un mois, pour le remboursement de l’assuré, court à partir du lendemain de la date de 1^ère notification. La résiliation effective prend donc 30 jours maximum à partir du lendemain de la date de 1^ère présentation du recommandé (« avis de passage physique » ou preuve de « dépôt et d’envoi électronique »).

Notre lecture de ce décret, en accord avec celle du cabinet K&L GATES, conclut que la résiliation est possible :

 

• Par Courrier recommandé avec accusé de réception (LRAR) avec pour date d’envoi, le cachet de la poste de la lettre recommandée
• Par Lettre recommandée électronique qualifiée (LRE), et dans ce cas, la date d’envoi est celle de la preuve de son dépôt selon les modalités prévues à l’article R. 53-2 ; ou
• par Envoi recommandé électronique non qualifié (ERE simple) et, dans ce dernier cas, la réglementation ne présume aucune date d’envoi à prendre en compte. Il reviendra donc, dans cette situation, à l’expéditeur d’apporter les preuves de la fiabilité de son système d’ERE simple en applicable d’eIDAS, et la date d’envoi et de réception, qui devraient en toute logique ressortir de la preuve apportée par l’achemineur.

 

La LR Papier ou la Lettre recommandée électronique (LRE qualifiée eIDAS) semblent donc être les moyens privilégiés de résiliation infra-annuelle ; les plus sûrs et les plus économiques pour présenter une preuve probante. Avec cette preuve, la résiliation est juridiquement conforme et inattaquable.

 

Enfin, l’assureur devra communiquer un avis de résiliation à l’assuré, lequel mentionnera la date de prise d’effet de la résiliation et le remboursement des cotisations dans les 30 jours suivants. Avec une résiliation de contrat santé en milieu de mois, l’assureur devra rembourser les 2 semaines non « utilisées » par l’assuré ; la preuve de la date de résiliation faisant foi.

 

 

Suite à l’entrée en application du décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020 pris pour l’application de l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis et relatif à diverses mesures concernant le fonctionnement de la copropriété, les syndics de copropriété peuvent transmettre, par voie électronique et de manière très simple, certaines communications courantes en copropriété.

Il s’agit des convocations d’AG, des PV d’AG, et des mises en demeure : dans ces trois cas les copropriétaires peuvent être notifiés directement sur leur boîte email par le biais de l’avis électronique. Découvrez son fonctionnement.

 

L’avis électronique en 5 étapes

1. Tout comme pour la Lettre Recommandée Electronique, le consentement du destinataire est indispensable avant de notifier un copropriétaire. Un syndic doit obtenir le consentement de tout destinataire (professionnel, particulier ou administration) avant de le notifier sur sa boîte email ; le consentement doit être obtenu à une date certaine et sur un support prouvable.

Le gestionnaire de consentements AR24 est idéal pour la gestion des consentements des copropriétaires.

 

2. Vous pouvez utiliser l’avis électronique directement depuis ar24.fr ou depuis votre logiciel métier si celui-ci a implémenté l’avis électronique AR24 en API.

Vous n’avez pas besoin de moyen d’identification pour envoyer votre avis électronique !

 

3. Le destinataire de l’avis électronique est immédiatement notifié sur sa boîte email. L’objet et l’identité de l’expéditeur sont visibles dans l’email de notification, ainsi le copropriétaire saura tout de suite de quoi il s’agit. Entretemps vous recevez la preuve de dépôt et de transmission, qui fait courir les délais légaux.

 

4. Le destinataire dispose de 21 jours pour réceptionner l’avis électronique ; il peut le faire simplement en cliquant sur le lien présent dans l’email de notification. Ce lien le dirigera sur une page web sécurisée où il pourra accéder au contenu de l’avis et le télécharger.

 

5. En tant qu’expéditeur, retrouvez à tout moment le contenu de votre avis sur votre compte AR24 – page « Mes Envois ». Le destinataire peut également créer un compte AR24 et il aura à sa disposition les avis électroniques reçus à tout moment. Conformément à le règlementation, AR24 conserve chaque avis pour une durée d’un an.

 

Intégrer AR24 en API : la solution pour les cabinets d’avocats.

Valeur juridique assurée, simplicité d’utilisation, gain de temps, réduction des coûts et diminution de votre impact environnemental, la lettre recommandée eIDAS qualifiée AR24 (LRE) présente de très nombreux avantages. Cette solution 100 % dématérialisée peut par ailleurs être intégrée dans le logiciel métier de votre cabinet d’avocats, ou dans tout autre logiciel utilisé par les professionnels du droit.

Voici donc pourquoi et comment intégrer les produits et les services AR24 « en API » dans le soft utilisé par votre cabinet d’avocats.

Sommaire :

1. 3 bonnes raisons d’intégrer AR24 en API dans le logiciel utilisé par votre cabinet d’avocats
2. Avocats : profitez d’un service sur-mesure pour l’intégration d’AR24 en API

1. 3 bonnes raisons d’intégrer AR24 en API dans le logiciel utilisé par votre cabinet d’avocats

1. Optimiser les outils à disposition de vos collaborateurs

Pour améliorer la productivité de vos collaborateurs, il est important de mettre à leur disposition des outils performants qui optimisent leur temps de travail.

L’intégration d’AR24 en API est justement la solution parfaite pour simplifier au maximum les démarches de vos collaborateurs en s’adaptant à leurs habitudes de travail. C’est d’ailleurs vous qui choisissez les produits et les services AR24 qui seront accessibles directement depuis Agestia, Avosoft ou depuis tout autre logiciel métier utilisé par votre cabinet d’avocats.

2. Améliorer le suivi de vos dossiers et de votre facturation

Grâce à l’intégration d’AR24 en API dans votre logiciel métier, vous optimisez également la gestion de vos dossiers clients. Envoi de LRE qualifiées, gestion des consentements, les outils AR24 vous permettent de suivre la situation de chacun de vos clients et d’assurer une parfaite coordination entre vos différentes actions et votre facturation.

 

3. Rendre visible votre politique RSE

Vos collaborateurs et vos clients bénéficient par ailleurs d’une visibilité accrue de votre politique RSE. En envoyant des courriers recommandés 100 % digitalisés, vous réduisez considérablement le volume de vos impressions de papier. Une évolution majeure en faveur de l’environnement qui renvoie une image extrêmement positive de votre cabinet d’avocats à vos confrères, vos collaborateurs et vos clients.

2. Avocats : profitez d’un service sur-mesure pour l’intégration d’AR24 en API

Si vous souhaitez profiter d’AR24 en API pour votre logiciel métier, un service sur-mesure et un accompagnement à la carte vous seront proposés par les équipes AR24 tout au long des 4 étapes clés de l’intégration.

1ère étape : la prise de contact avec l’équipe commerciale AR24

Pour intégrer AR24, commencez par contacter notre équipe commerciale à l’adresse suivante commercial@ar24.fr ou remplissez notre formulaire en ligne.

Un chargé de compte spécialisé dans votre secteur d’activité vous contactera rapidement afin de mieux évaluer vos besoins et répondre à toutes vos questions. Il pourra, après ce premier échange, vous proposer la solution la plus adaptée.

2ème étape : le point avec notre équipe technico-commerciale

Une fois les besoins de votre cabinet d’avocats bien définis, vous serez mis en relation avec notre cheffe de produit. Cette dernière vous détaillera spécifiquement la partie technique ainsi que les différentes étapes de l’intégration API des services AR24. La cheffe de produit vous communiquera également l’ensemble des documents API et suivra avec vous l’intégration, de A à Z, de sa conception à sa phase de production.

3ème étape : l’accès à l’environnement de test et la contractualisation

Votre cabinet d’avocats aura alors accès à notre environnement de test. Certains de vos collaborateurs (ou votre équipe informatique) pourront ainsi manipuler, tester et évaluer l’utilisation de la lettre recommandée électronique AR24 en API.

Une fois l’ensemble des tests réalisés et validés avec nos équipes, la phase de production peut enfin démarrer. Nous vous fournissons alors un contrat de mise à disposition de l’API AR24 afin de bien définir le cadre de notre partenariat.

4ème étape : la mise en production

Une fois le contrat signé, vous êtes fin prêt à proposer des LRE qualifiées à vos clients. L’équipe produit AR24 met à votre disposition des ateliers de suivi et vous assiste en cas de problèmes techniques.

Par ailleurs, nos équipes commerciales et marketing accompagnent votre cabinet d’avocats dans le cadre de votre communication digitale auprès de vos collaborateurs et de vos clients. Notre objectif est que vous soyez en mesure de tirer pleinement profit de l’implémentation de la lettre recommandée AR24 en API.

Pour bénéficier d’une solution parfaitement adaptée aux besoins de votre cabinet d’avocats, vous pouvez décider d’intégrer en API l’ensemble des produits et services AR24 qui vous conviennent. Contactez-nous pour recevoir une offre sur-mesure et profiter d’un tarif dégressif sur vos envois en volume.

Avocats et professionnels du droit : savez-vous que vous pouvez réduire vos frais de fonctionnement grâce à la lettre recommandée électronique ?

La LRE qualifiée dispose de la même valeur légale que son homologue papier mais elle est plus écologique, plus rapide et plus sécurisée ! Mais ce n’est pas tout ! Cette solution 100 % dématérialisée présente un autre avantage qui devrait définitivement vous convaincre de l’utiliser : elle permet à votre cabinet d’avocats de réaliser des économies substantielles. Voici comment.

Sommaire :

1. Un prix fixe et moins élevé
2. Aucune limite de pièces jointes
3. Des économies indirectes pour votre cabinet d’avocats
4. Aucun compromis pour vous et vos clients

1. Un prix fixe et moins élevé

La LRE qualifiée (eIDAS) est tout d’abord moins chère que sa version papier équivalente (LRAR). L’envoi d’un courrier recommandé en version papier peut en effet aller de 5.20€ à 14.15€ (tarifs en vigueur au 15 Novembre 2020), selon le poids de votre envoi avec accusé de réception et son niveau de protection ; ces tarifs ne s’appliquant que pour les envois vers la France. Les frais augmentent automatiquement dès que votre pli est posté à destination d’un pays étranger. Notez enfin qu’avec les plis affranchis par La Poste, votre étude ne peut en aucune façon récupérer la TVA.

A contrario, la LRE dispose d’un tarif unique de 2.99€ HT*, peu importe le volume des pièces jointes que vous attacherez à votre recommandé qualifié eIDAS. Par ailleurs, Internet et les boîtes e-mail ne connaissent aucune frontière ! Les lettres recommandées électroniques peuvent ainsi être envoyées depuis n’importe quel pays et vers n’importe quelle destination.*²

2. Aucune limite de pièces jointes

En tant qu’avocat, il est souvent nécessaire de communiquer des dossiers volumineux à vos clients ou vos confrères. Un tel envoi, s’il se fait par courrier, peut vite s’avérer très coûteux !

Avec la LRE qualifiée, vous pouvez utiliser jusqu’à 256 Mo pour vos pièces jointes. Vous pouvez donc envoyer plusieurs milliers de documents (environ 19.000) sans aucuns frais supplémentaires. Par ailleurs, il peut s’agir de documents textuels mais également de tout autre format de fichier (images en haute définition, photos, vidéos, fichiers audios, etc.).

3. Des économies indirectes pour votre cabinet d’avocats

Lors de l’envoi d’une LRE, inutile d’imprimer des centaines de documents. Finis l’appel à un coursier ou les déplacements au bureau de poste pour procéder à l’envoi de vos recommandés ! Par ailleurs, AR24 vous offre 10 ans de conservation sécurisée des contenus envoyés et reçus (contenu de la LRE envoyée, preuves et pièces jointes comprises).

Déplacement, impression, main-d’œuvre, frais de stockage, la lettre recommandée digitale permet à votre cabinet de réaliser de nombreuses économies indirectes. Au final, la LRE est en moyenne 2 à 5 fois moins chère que son équivalent papier.

4. Aucun compromis pour vous et vos clients

Malgré tout, en utilisant la LRE qualifiée, vous ne faites à aucun moment de concession quant à la sécurité, la confidentialité et la valeur juridique de vos recommandés.

En effet, au regard de l’article L-100 du Code des postes et des communications électroniques, la LRE eIDAS qualifiée possède strictement la même valeur juridique que son homologue papier recommandé (la LRAR).

Par ailleurs, depuis l’introduction du décret n° 2018-347 du 9 mai 2018 relatif à la lettre recommandée électronique du 1er janvier 2019, la LRE qualifiée est doublement sécurisée et encadrée par des normes bien précises. Son processus d’acheminement est notamment soumis à l’obligation d’identification à un degré de confiance élevé pour l’expéditeur, et à un niveau de confiance substantiel pour le destinataire. Seuls votre destinataire et vous avez donc accès aux contenus de la LRE. Comme pour une LRAR, l’expéditeur et l’objet de l’envoi sont anonymes jusqu’à l’accusé réception.

Enfin, tous les datacenters d’AR24 se situent en France, vos données sont hautement sécurisées et leur confidentialité est assurée.

 

Parfaitement adaptée à vos besoins en tant que professionnels du droit, la LRE qualifiée réduit donc les coûts de fonctionnement de votre étude sans jamais sacrifier la sécurité, la confidentialité et la valeur juridique de vos envois. Une solution 100 % digitale que votre cabinet d’avocats peut adopter sans plus tarder. Si vous disposez d’une clé RPVA, vous pouvez utiliser celle-ci pour vous authentifier et commencer tout de suite à envoyer des recommandés électroniques qualifiés !

Par ailleurs, la LRE d’AR24 est déjà intégrée dans plusieurs logiciels métiers : vérifiez dès à présent si le vôtre en fait partie ! Dans le cas contraire, vous pouvez demander une intégration en API ou utiliser directement AR24 depuis votre espace personnel sécurisé sur le site internet ar24.fr.

*Tarif en vigueur au 19 novembre 2020

*² Attention : selon le pays de résidence de votre destinataire, les textes de loi régissant la LRE peuvent évoluer. Toutefois vous pouvez notifier un destinataire résidant en Europe par LRE AR24. En savoir plus : https://www.ar24.fr/focus/lenvoi-dune-lettre-recommandee-electronique-en-dehors-de-france/

Dématérialiser certaines communications réglementées en copropriété n’est pas toujours aussi simple qu’il n’y paraît. Selon l’appétence à la technologie du copropriétaire, le syndic peut se heurter à des freins importants. Il fallait donc penser à simplifier encore plus les échanges syndics-copropriétaires.

C’est l’un des enjeux du décret 2020-834, entré en vigueur en juillet 2020, traitant de la réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis et du procédé électronique pour les syndics de copropriété. AR24 revient sur les changements apportés par ce décret.

Sommaire :

1. Le décret 2020-834 et son impact sur les notifications et les mises en demeure
2. Quels sont les changements pour les syndics
3. Et pour les copropriétaires ?

 

1. Le décret 2020-834 et son impact sur les convocations d’AG, les PV d’AG et les mises en demeure

Quand il est possible d’utiliser uniquement la LRAR (lettre recommandée avec avis de réception c’est-à-dire la lettre recommandée de La Poste historique) pour convoquer l’assemblée générale annuelle, les syndics de copropriété se heurtent à des contraintes de temps et d’argent. Pour que la convocation soit valable, il faut en effet scrupuleusement respecter le délai des 21 jours précédant l’AG. Il leur faut donc préparer les convocations bien en amont de l’AG et prévoir le délai d’acheminement et de réception pour les copropriétaires. Concernant les coûts, ceux-ci augmentent avec le volume de documents de chaque recommandé envoyé.

Avec la lettre recommandée électronique qualifiée, c’est la prise en main de la technologie du recommandé 100% dématérialisé qui pouvait ralentir certains copropriétaires pour récupérer les convocations. L’identification à distance avec une vidéo-selfie et une photo de leur pièce d’identité pour accuser réception depuis leur ordinateur ou leur smartphone (niveau d’identification de confiance substantiel imposée par le règlement européen eIDAS qui encadre les transactions électroniques sur le marché Européen) pouvant constituer un frein pour les copropriétaires moins à l’aise avec les outils technologiques.

Depuis l’arrivée du procédé électronique prévu dans le décret 2020-834 en juillet 2020, les syndics peuvent utiliser l’avis électronique pour convoquer les AG, transmettre les PV d’AG et envoyer les mises en demeure en copropriété.

 

Le décret 2020-834 a pour ambition de simplifier les 3 communications suivantes :

• Les convocations d’AG,
• Les PV d’AG,
• Les mises en demeure.

 

Il faut savoir que l’avis électronique est uniquement valable dans le cadre de ces trois communications ; il faudra utiliser le recommandé papier (LRAR) ou un équivalent électronique, pour les autres communications réglementées en copropriété.

Pour être juridiquement valable, l’utilisation du procédé électronique doit respecter plusieurs actions successives :

1. Le recueil du consentement du destinataire qui accepte d’être notifié par avis électronique

2. L’envoi d’une notification annonçant l’acheminement d’un avis électronique 15 jours plus tard

3. L’envoi de l’avis électronique et accès à son contenu, par le copropriétaire, pendant 21 jours

4. La réception de la preuve de dépôt et de transmission

5. Avec AR24: la réception de la preuve d’accusé réception de l’avis électronique (ou de la preuve de négligence si le destinataire n’ouvre pas l’avis envoyé par le syndic). Cette étape n’est pas obligatoire mais elle garantit au syndic la bonne réception ou non de l’avis.

6. L’hébergement pendant 1 an de l’avis, du contenu et des preuves associées.

 

Aussi facile à envoyer et à recevoir qu’un simple e-mail, l’avis électronique a une valeur juridique bien supérieure ; il suffit de bien respecter les étapes citées ci-dessus.

2. Décret 2020-834 : quels sont les changements pour les syndics ?

Pour les syndics qui avaient l’habitude de convoquer leur AG, d’envoyer leurs PV d’AG et les mises en demeure avec des lettres recommandées avec accusé de réception, le changement apporté par l’avis électronique est conséquent :

1. Tout est dorénavant 100% dématérialisé: plus d’impression papier ; inutile donc d’imprimer les documents accompagnant l’avis électronique car le copropriétaire pourra tout télécharger en quelques clics et en accuser directement réception depuis son mobile ou depuis son ordinateur.

2. Vous devez recueillir le consentement de votre copropriétaire à être notifié par avis électronique (destinataire particulier et professionnel).

3. L’envoi est instantané et ne requiert pas de temps d’acheminement: vous gagnez donc du temps dans tous vos envois.

4. Vous réalisez des économies car l’avis électronique ne coûte que 2,49 € HT * (peu importe le volume de pièces jointes ou le pays de résidence du destinataire).

5. Vous n’avez pas de limites de pièces jointes et vous pouvez envoyer jusqu’à 256 Mo de fichiers, ce qui correspond à plusieurs milliers de documents : le coût ne varie pas.

6. Vous recevez la preuve de dépôt et de transmission au format dématérialisé, instantanément après l’envoi de l’avis électronique.

7. AR24 vous fournit, en plus, une preuve d’accusé réception ou une preuve de négligence en fonction de l’action effectuée par votre destinataire.

8. Vos envois (les preuves, les pièces jointes et l’historique des envois) sont hébergés, sans surcoût, pendant 1 an : vous y avez accès gratuitement depuis votre compte AR24.

9. En éliminant l’impression papier de votre process de communication, vous réduisez votre empreinte carbone et vous faites un geste pour l’environnement.

 

Concernant les syndics de copropriété qui avaient déjà mis en place la lettre recommandée électronique qualifiée dans leurs copropriétés, ils bénéficient des mêmes avantages que ceux énoncés par rapport à la LRAR papier. La différence avec la LRE se fera surtout pour votre destinataire copropriétaire qui peut accuser réception de sa convocation d’AG, de son PV d’AG, ou de sa mise en demeure plus simplement : il n’a pas besoin de s’identifier pour accuser réception.

De plus, le tarif jouera également car l’avis électronique ne coûte que 2,49 € HT *

 

3. Et pour les copropriétaires ?

Du côté des copropriétaires, l’impact de la mise en place de l’avis électronique est encore plus important car il simplifie davantage l’accès à sa convocation d’AG, à son PV d’AG ou à la réception d’une mise en demeure.

1. Comme pour la LRE, le destinataire copropriétaire donne son consentement à être notifié par voie électronique. Il peut le faire directement lors de l’AG ou via le gestionnaire de consentement AR24.

2. L’expéditeur, son identité et l’objet de l’envoi sont visibles sur l’avis électronique, avant que le destinataire en accuse réception.

3. Pour accuser réception, le destinataire a juste à cliquer sur son avis électronique. Il peut d’ailleurs le faire depuis son mobile ou depuis son ordinateur, peu importe le lieu et l’heure à laquelle il décide d’accuser réception. Aucun contact humain n’est nécessaire.

4. Il n’a pas besoin de s’identifier pour récupérer le contenu de l’avis électronique.

5. Il récupère les documents associés à l’envoi en quelques clics.

6. Tous ces documents peuvent être téléchargés sur son ordinateur ou sur son mobile et sont donc 100% dématérialisés : pas besoin d’imprimer.

7. Après avoir accusé réception, le contenu de l’avis lui est également envoyé par email.

 

Par rapport à la LRAR et à la LRE, il est réellement beaucoup plus simple d’accuser réception et de récupérer l’avis électronique côté destinataire copropriétaire. Celui-ci peut le faire d’où il le souhaite, en quelques clics, sans identification préalable.

 

En résumé, l’avis électronique simplifie et accélère l’envoi des convocations d’AG, les PV d’AG et les mises en demeure en copropriété. Les éventuelles limites liées à l’utilisation des technologies pour accuser réception d’un courrier recommandé électronique sont supprimées et les copropriétaires savent immédiatement qui les notifie et ce que contient leur notification.

 

Et vous ? Suite à l’entrée en vigueur du décret, avez-vous commencé à utiliser l’avis électronique dans votre copropriété ?

Contactez nos conseillers spécialisés dès à présent et inscrivez-vous gratuitement à notre webinaire dédié pour en savoir plus sur l’avis électronique pour les copropriétés.

*tarif en vigueur au 04 avril 2023

Il existe deux formes d’assemblée générale de société : l’AG ordinaire et l’AG extraordinaire. Quels que soient la forme juridique de l’entreprise et le type d’AG concernées, les modalités de convocation répondent à un formalisme strict et à des délais précis. Dans le cas contraire, les décisions prises lors de ces assemblées peuvent être purement et simplement annulées par décision de justice.

La LRE qualifiée est la solution pour convoquer les associés d’une entreprise à une AG en toute simplicité, tout en supprimant les délais d’acheminement du recommandé. Explications.

Sommaire :

1. 5 bonnes raisons de convoquer les associés à une AG par LRE qualifiée
2. Convocation aux AG par LRE : comment procéder ?

 

5 bonnes raisons de convoquer les associés à une AG par LRE qualifiée

1.    Elle est équivalente au recommandé papier

Conformément à l’article L-100 du Code des postes et des communications électroniques, la LRE eIDAS qualifiée a strictement la même valeur juridique que son homologue papier (la LRAR). Elle a une force probante et vous protège en cas de litige.

 

2.    Elle supprime les délais d’acheminement

Avec la LRE qualifiée, il est bien plus simple de respecter les délais de convocation aux AG ! Si, pour un envoi de LRAR, vous devez compter quelques jours pour l’acheminement de votre courrier, avec la lettre recommandée 100 % dématérialisée, l’envoi est instantané. Votre destinataire est notifié immédiatement sur sa boîte e-mail, peu importe où il se trouve lors de la réception de son courrier (il peut même accuser réception depuis son téléphone portable).

 

3.    Elle offre des preuves solides en cas de litige

Avec la LRE vous disposez de toutes les preuves nécessaires en cas de litige concernant la convocation d’un des associés : horodatage qualifié, preuve de dépôt et d’envoi de la convocation (équivalente à l’avis de passage et reçue instantanément après l’envoi de la LRE), preuve de réception, de refus ou de non-réclamation de votre recommandé. Mieux, le contenu de votre courrier étant certifié, il sera facile de vérifier que votre convocation contient bien toutes les informations requises par la loi.

 

4.    Elle simplifie la conservation des convocations aux AG

Grâce à la LRE, la conservation des convocations n’a jamais été aussi simple. Tout l’historique (LRE, preuves et pièces jointes) est conservé pendant 10 ans sur les serveurs sécurisés AR24, assurant ainsi une confidentialité absolue aux données concernées. Vous et votre destinataire (s’il créé un compte sur AR24) y avez accès pendant 10 ans, gratuitement.

 

5.    Elle réduit le coût des convocations

La LRE qualifiée est une solution simple, rapide mais également économique. Une convocation dématérialisée revient en effet à 2,99 € HT par envoi*, incluant jusqu’à 256 Mo de pièces jointes (environ 19.000 documents). Vous économisez par ailleurs des frais en matière d’impression, de tri, d’envoi et de stockage. Mis bout à bout, vous réduisez énormément le coût des convocations des associés d’une entreprise aux AG.

 

Convocation aux AG par LRE : comment procéder ?

Les 3 étapes pour envoyer une convocation électronique :

1. Dans un premier temps, munissez-vous de l’adresse e-mail de l’associé concerné. À noter que si celui-ci est un particulier, vous devez au préalable obtenir son accord à lui notifier une convocation par LRE.

2. Créez ensuite votre compte en ligne AR24 et ajoutez votre moyen de paiement avant de commander votre moyen d’identification (obligatoire pour vous identifier à un niveau de confiance élevée comme le demande le règlement européen eIDAS).

3. Sur votre interface en ligne, rédigez votre convocation, ajoutez les pièces associées (ordre du jour, documents utiles pour l’assemblée, etc.) et les adresses e-mail des destinataires. C’est prêt : vous n’avez plus qu’à envoyer votre convocation électronique.

N’oubliez pas que l’envoi d’une convocation aux assemblées générales d’une entreprise par voie numérique doit impérativement respecter le même délai légal qui s’applique à la convocation papier.

 

Et après ?

Le prestataire d’acheminement qualifié AR24 avertit l’associé via un e-mail de notification qu’il va recevoir une LRE. Celle-ci n’affiche pas le nom et la raison sociale de l’expéditeur, ni l’objet de la communication (comme un courrier recommandé papier traditionnel). Il pourra alors l’accepter, la refuser ou l’ignorer.

À noter que l’associé dispose de 15 jours à compter de la réception de la convocation pour accepter et télécharger sa convocation. Une fois qu’il a pris connaissance du contenu du courrier, vous recevez la preuve de réception. S’il ignore l’e-mail de notification, vous recevez une preuve de négligence (pendant 15 jours, AR24 envoie plusieurs relances à votre destinataire).

Enfin, n’oubliez pas que comme pour une convocation papier, si un associé n’est pas convoqué conformément aux exigences légales, il est en droit de demander l’annulation de l’assemblée générale et des décisions prises à cette occasion.

Pour résumer, afin de convoquer les associés à une AG, vous devez :

 

• Créer un compte sur AR24
• Vous munir d’un moyen d’identification ou en commander un directement sur le site d’AR24
• Recueillir le consentement de votre destinataire s’il s’agit d’un particulier
• Envoyer votre convocation par LRE eIDAS.

 

Simple et rapide à mettre en place, la LRE est donc une solution sûre et efficace pour convoquer les associés à une assemblée générale.

 

*Tarif en vigueur au 13 novembre 2020.

 

L’avis électronique fait partie d’un récent procédé électronique parfaitement conforme à la nouvelle réglementation qui a pour objectif de simplifier les communications règlementées en copropriété. Utilisable depuis l’entrée en vigueur, le 2 juillet 2020, du décret 2020-834, les syndics de copropriété ont tout intérêt à s’en servir au quotidien afin de simplifier certains cas d’usage récurrents en copropriété.

Alors, l’avis électronique, qu’est-ce que c’est ? Pour quels types de communications syndics-copropriétaires l’utiliser ?

Sommaire :

1. L’avis électronique – Un nouveau procédé électronique pour les syndics de copropriété
2. Une solution simplifiée pour les communications réglementées en copropriété

 

1. L’avis électronique – Un nouveau procédé électronique pour les syndics de copropriété

L’avis électronique fait partie des 4 étapes qui composent le nouveau « procédé électronique » encadré par le décret 2020-834. Si l’avis électronique représente 1 des 4 étapes qui sont listées ci-dessous, elle reste la plus importante car c’est elle qui permet aux copropriétaires de récupérer les documents envoyés par le syndic de copropriété.

Les 4 étapes composant l’envoi du procédé électronique sont :

1. Le recueil du consentement obligatoire du destinataire copropriétaire (professionnel, administration et/ou particulier) auprès duquel sera envoyé l’avis électronique. Comme pour le recueil de consentement d’une lettre recommandée électronique, celui-ci doit être effectué à une date exacte.

2. L’information du destinataire copropriétaire par le biais d’une notification lui indiquant de l’envoi très prochain d’un avis électronique. Réalisée dans les 15 jours qui précèdent l’envoi de l’avis, cette notification est conseillée par le décret, mais non obligatoire. Le syndic a tout intérêt à la respecter pour augmenter son taux d’accusé réception d’avis électronique.

3. L’envoi de l’avis électronique vers la boîte e-mail du destinataire ; l’avis sera disponible pendant 21 jours. Il contient un lien hypertexte qui redirigera le copropriétaire sur une page récapitulative et sécurisée lui permettant de télécharger les documents et pièces jointes envoyés par le syndic dans le cadre de sa communication (AG, PV d’AG ou mise en demeure).

4. La conservation et l’accès à l’historique d’envoi des avis électroniques (historique, éventuels accidents, avis, preuves et pièces jointes) pendant 1 an sur des serveurs sécurisés. L’expéditeur et le Syndic y ont accès pendant 1 an gratuitement. En ce qui concerne le destinataire, il a accès à son avis électronique et aux documents téléchargés de manière illimitée sur son ordinateur (une fois le téléchargement effectué, bien entendu).

Pour plus d’informations, rendez-vous sur notre page dédiée à l’avis électronique.

2. Une solution simplifiée pour les communications réglementées en copropriété

L’avis électronique fait partie d’un nouveau procédé électronique conforme à la nouvelle réglementation à destination des syndics de copropriété. Utilisable dans 3 situations distinctes, il est uniquement dédié à un usage en copropriété. L’utilisation de ce procédé dans d’autres cas d’usage n’est ni autorisée, ni réglementée et ne vous apportera aucune protection juridique en cas de litige,  que ce soit en copropriété ou hors copropriété.

Les situations uniques dans lesquels vous pouvez utiliser l’avis électronique sont les suivantes :

• La notification des convocations d’AG aux copropriétaires
• Communiquer les PV d’Assemblée générale
• Envoyer des mises en demeure en copropriété.

Pour toutes les autres communications réglementées (demandant un suivi et des preuves d’envoi et de réception), les syndics, autant que les copropriétaires devront utiliser la lettre recommandée, dans sa version papier ou dans sa version 100% dématérialisée, laquelle devra être qualifiée eIDAS pour être à valeur probante.

Produit innovant pour communiquer en copropriété, l’avis électronique présente plusieurs avantages pour les syndics et leurs copropriétaires. Il faudra cependant faire attention à un point très précis :

 

• Si ce procédé électronique est simple à utiliser, il est encadré par un décret qui impose que l’avis électronique soit acheminé par un prestataire de confiance qualifié par l’ANSSI, sous peine que votre avis électronique n’ait aucune valeur.

 

AR24 est le 1^er prestataire de confiance qualifié par l’ANSSI. Nous acheminons instantanément vos avis électroniques en toute sécurité, en leur apportant la valeur juridique dont ils ont besoin pour être parfaitement conformes au décret 2020-834.

 

Vous avez reçu un email de notification qui paraît provenir de nos services et vous voulez vous assurer que ça soit le cas ?

La protection de vos données est la priorité chez AR24. Cette liste de bonnes pratiques présente les bons réflexes à adopter lorsque vous n’êtes pas sûr de la provenance d’un email. Nous vous expliquons aussi comment vous assurer qu’un email provienne bien de nos services.

Sommaire :

1. Vérifiez l’adresse email d’expédition
2. Vérifiez les liens présents dans l’email
3. Le contenu des emails AR24
4. Suis-je sur le bon site ?
5. Vérifiez l’email que vous avez reçu en un clic

 

1. Vérifiez l’adresse email d’expédition

Toutes les notifications de lettre recommandée électronique AR24 sont envoyées depuis l’adresse email « notification@ar24.fr ».

N’agissez pas dans l’urgence et méfiez-vous d’un email provenant d’un nom de domaine autre que «@ar24.fr ».

Pour savoir avec certitude quelle est l’adresse de provenance d’un email, vous devez contrôler son entête. En fonction de votre client de messagerie la procédure peut varier, voici la procédure à suivre pour afficher vos entêtes d’email en fonction de votre messagerie.

Il est tout à fait normal que nous ne vous communiquions pas tout de suite l’identité de l’expéditeur de votre courrier recommandé électronique. Pour des raisons légales nous ne pouvons pas vous indiquer son identité avant que vous accusiez réception du courrier recommandé.

2. Vérifiez les liens présents dans l’email

Tous les liens présents dans les emails de notification AR24 redirigent vers le site d’AR24 : sur « app.ar24.fr » ou « www.ar24.fr ». Méfiez-vous des emails qui contiennent des liens redirigeant sur d’autres sites web.

Vous pouvez vérifier l’adresse de destination d’un lien sans besoin de cliquer dessus. Effectuez un survol sur le lien avec votre souris et l’adresse de destination apparaîtra en bas de page :

Si vous consultez vos emails depuis votre smartphone vous pouvez effectuer la même vérification en maintenant appuyé sur le bouton « Lire mon courrier ». Une popin affichant l’URL en clair s’ouvrira.

 

Vous pourrez ainsi vérifier quelle est la page de destination avant de vous y rendre.

3. Le contenu des emails AR24

Prêtez attention aux fautes d’orthographe et de grammaire. Généralement, les emails envoyés par des entreprises dignes de confiance ne contiennent pas de fautes d’orthographe ou de grammaire. Si vous en relevez plusieurs, il s’agit probablement d’un email frauduleux.

De plus AR24 ne vous demandera jamais de communiquer des informations financières ou des coordonnées de connexion par email.

 

4. Suis-je sur le bon site ?

Nos emails de notification vous redirigeront toujours sur le nom de domaine ar24.fr, soit sur « app.ar24.fr » soit sur « www.ar24.fr ».

Vous pouvez vérifier que votre connexion au site est sécurisée en contrôlant la présence du certificat de sécurité. Vérifiez cela par :

 

• La mention « https » au début de votre URL.
• La présence du symbole de verrouillage dans la barre d’adresse. Il s’agit d’un cadenas sur lequel vous pouvez cliquer pour obtenir plus d’informations.

 

Pour en savoir plus sur les indicateurs de sécurité d’un site web vous pouvez consulter le support Google à ce sujet.

 

5. Vérifiez l’email que vous avez reçu en un clic

Nous avons récemment mis en place un système de vérification d’avis de LRE. Tous nos emails transactionnels contiennent désormais une référence unique se situant tout en bas du corps de l’email.

 

Il vous suffit de vous servir de cette référence unique et de votre adresse email de réception, pour vérifier si l’email que vous avez reçu provient effectivement de nos services.

Pour cela rendez-vous à l’adresse : https://app.ar24.fr/fr/page/email

 

Pour en savoir plus sur la mise en place de ce formulaire, rendez-vous sur notre page dédiée à la vérification d’email AR24.

 

L’avis électronique apporte son lot d’avantages pour les Syndics de copropriété. De son expédition à sa réception, en passant par son acheminement exécuté par un prestataire de confiance qualifié par l’ANSSI. Facilitant certaines communications réglementées en copropriété, ce tout nouveau procédé électronique conforme à la règlementation en vigueur, présente aussi quelques points de vigilance à respecter lors de son utilisation. Entre avantages et points de vigilance, AR24 vous donne les clés pour optimiser la dématérialisation de vos notifications et mises en demeure en copropriété.

Sommaire :

1. Les avantages à l’utilisation de l’avis électronique
2. Les points de vigilance

 

1. Les avantages à l’utilisation de l’avis électronique en copropriété

1. La facilité d’utilisation

Pour commencer à envoyer des avis électroniques, vous devez vous connecter sur AR24.fr (ou créer un compte et ajouter un moyen de paiement si vous n’en avez pas déjà un) et faire le point sur les consentements recueillis de vos copropriétaires particuliers et professionnels. Vous n’avez plus qu’à concevoir vos avis électroniques directement en ligne.

AR24 est peut-être déjà intégré dans votre logiciel métier ? Contactez-nous si vous souhaitez plus d’informations à ce sujet.

 

2. Un gain de temps

La transmission d’un avis électronique est instantanée. Vous n’êtes pas dépendant d’un acheminement papier qui prendrait plusieurs jours. Au moment où vous appuyez sur « envoyer » votre notification ou votre mise en demeure est acheminée instantanément et votre destinataire copropriétaire peut accuser réception.

 

3. Simplification de la réception par le destinataire

Le destinataire reçoit son avis électronique directement sur sa boîte email. Il accuse réception depuis son mobile ou depuis son ordinateur par un simple clic sur son email de notification. De plus, le nom de l’expéditeur et l’objet de l’envoi sont affichés en clair.

 

4. Pas d’identification du destinataire

Différemment du procédé de réception d’une lettre recommandée électronique, lors de l’ouverture d’un avis électronique, le copropriétaire n’a pas besoin de s’identifier pour accéder au contenu de la communication.

 

5. Preuve de dépôt et de transmission

Une fois l’acheminement réalisé, l’expéditeur reçoit instantanément une preuve de dépôt et de transmission. Attestant de la bonne remise de l’avis dans la boite email du destinataire, elle fait courir les délais légaux.

 

6. Des preuves supplémentaires avec AR24

Parce qu’il est important pour un syndic de savoir si ses copropriétaires ont bien réceptionné leur avis électronique, AR24 vous fournit une preuve associée à l’action effectuée par le destinataire : réception ou négligence.

 

7. Relances automatiques du destinataire

Si votre destinataire n’accuse pas réception dans les 48h suivant l’envoi de l’avis électronique, AR24 lui envoie régulièrement des relances automatiques pendant les 21 jours qui suivent l’envoi. De quoi améliorer simplement votre taux d’accusé réception.

 

8. Conservation sécurisée pendant 1 an

L’avis électronique, les pièces jointes et les preuves sont conservés pendant 1 an sur les serveurs d’AR24, situés en France. Vous avez accès à ces éléments dès que vous le souhaitez depuis votre compte AR24.

2. Les points de vigilance

1. Recueillir le consentement du destinataire

Il est obligatoire de recueillir le consentement de votre destinataire copropriétaire. Que vous décidiez de notifier un particulier ou un professionnel avec un avis électronique, vous devez lui demander son consentement. Vous devez le faire à une date exacte (lors de la signature d’un contrat, lors d’une AG ou grâce au gestionnaire de consentements AR24).

 

2. Prévenir le destinataire 15 jours avant l’envoi

Il est préférable de prévenir le destinataire au moins 15 jours avant l’envoi. Le décret 2020-834 incite les Syndics à le faire. Cependant, vous pouvez envoyer l’avis électronique sans que cette formalité soit prescrite à peine d’irrégularité de l’acte – vous ne serez donc pas dans une situation irrégulière si vous envoyez directement vos avis électroniques sans prévenir vos copropriétaires dans les 15 jours qui précèdent l’envoi.

 

3. Sélectionner un achemineur qualifié

Afin que votre procédé électronique réponde parfaitement au décret l’encadrant (le décret 2020-834 du 2 juillet 2020), vous devez absolument choisir un prestataire qualifié eIDAS. Cela signifie qu’il doit avoir reçu la qualification QeRDS de l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information). AR24 est un prestataire achemineur de confiance qualifié QeRDS par l’ANSSI depuis 2018.

 

4. Respecter le décret 2020-834 (utilisation encadrée)

Enfin, le procédé électronique n’est valable que dans 3 situations en copropriété :

-lors des convocations d’assemblée générale,

-pour les PV d’AG,

-pour l’envoi de mises en demeure.

Pour toutes les autres communications règlementées, vous devrez utiliser la LRE qualifiée.

 

Syndics de copropriété, pour en savoir plus sur l’avis électronique, et pour commencer à en envoyer dès maintenant, rendez-vous sur notre page dédiée.
Vous aurez notamment accès à des contenus vidéos et à des webinaires gratuits et vous pourrez contacter notre expert métier spécialiste de votre secteur d’activité.

 

Une lettre recommandée électronique est envoyée vers la boîte e-mail de son destinataire. Ce format 100% dématérialisé peut laisser penser à l’expéditeur ou au destinataire que celui-ci n’est ni réglementé, ni protégé, ni confidentiel.

Or, depuis janvier 2019, le décret d’application 2018-347 reprend le règlement européen eIDAS dans l’ordre juridique français et encadre parfaitement ce type d’envoi en France ; ce qui lui apporte une sécurité renforcée et une valeur probante.

Dès lors qu’elle est conforme à ce règlement, la LRE devient strictement équivalente à une lettre recommandée papier avec accusé de réception (LRAR) et respecte tous les éléments de législation et de confidentialité demandés par les expéditeurs.

Sommaire :

1. Les conditions à respecter pour que la LRE ait la même valeur juridique que la LRAR
2. La confidentialité d’un recommandé électronique qualifié

 

1. Les conditions à respecter pour que la LRE ait la même valeur juridique que la LRAR

La lettre recommandée électronique qualifiée acheminée par AR24 possède la même valeur juridique que la LRAR papier car elle répond en tous points au règlement européen eIDAS.

Ce règlement a pour but de renforcer la confiance et la sécurité des transactions électroniques au sein de l’Union Européenne en établissant un socle commun qui régit « les interactions 100% numériques » entre les citoyens, les autorités publiques et les entreprises.

Instaurant une confiance sur ce marché en forte croissance, le règlement eIDAS impose un certain nombre de critères pour qu’un envoi recommandé électronique qualifié ait une valeur probante.

NB : Les lettres recommandées électroniques acheminées ne respectant pas l’intégralité des points cités à la suite de ce paragraphe ne vous offriront donc pas la valeur juridique de la LRAR papier et ne vous apporteront pas la valeur probante que vous attendriez d’elles devant un juge.

Il faut donc veiller à bien choisir un prestataire cochant toutes les cases suivantes :

 

1. Pour être qualifiée, la lettre recommandée électronique doit être expédiée et acheminée par un prestataire de confiance qualifié QeRDS (la liste est disponible ici). C’est l’ANSSI qui octroie cette qualification.
2. L’expéditeur doit être identifié à un niveau de confiance élevé et le destinataire doit pouvoir être identifié à un niveau de confiance substantiel valide.
3. Si le destinataire est un particulier, vous devrez avoir obtenu son consentement à être notifié par LRE ; si c’est un professionnel, vous pourrez le notifier sur son adresse e-mail professionnelle sans avoir obtenu son consentement au préalable.
4. Votre courrier doit être horodaté et un jeton électronique doit y être apposé par un service qualifié eIDAS.
5. Le service d’envoi recommandé électronique doit vous fournir des preuves électroniques liées à l’envoi du recommandé, comme défini par l’article 3 du règlement eIDAS – (UE) n° 910/2014.
6. Les documents envoyés, ainsi que les preuves et la LRE doivent être conservés et accessibles par votre destinataire et vous pendant au moins 7 ans sur des serveurs sécurisés.

 

2. La confidentialité d’un recommandé électronique qualifié

Lors de l’acheminement d’une LRE qualifiée eIDAS, le destinataire du courrier reçoit un e-mail lui indiquant qu’une lettre recommandée électronique est disponible sur sa boîte e-mail.

Le courriel d’information ne contient aucune donnée concernant l’identité de l’expéditeur ou encore le contenu de la LRE (Article R53-3 du CPCE).

Pour avoir accès à l’ensemble des informations confidentielles, le destinataire du recommandé doit d’abord s’identifier à un niveau de confiance substantiel, puis accuser réception de la lettre recommandée électronique.

Pour s’identifier, soit le destinataire possède un moyen d’authentification (Clé RGS**, Clé RPVA, code d’authentification fourni par une personne morale d’autorité et de droit), soit un moyen d’authentification lui est proposé par le prestataire achemineur qualifié. Ce moyen d’authentification à distance devra répondre aux conditions émises dans l’article R53-1 du CPCE, renvoyant au point 2.1. de l’annexe du règlement d’exécution (UE) 2015/1502 de la Commission du 8 septembre 2015 fixant les spécifications techniques et procédures minimales relatives aux niveaux de garantie des moyens d’identification électronique visés à l’article 8, paragraphe 3, du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur.

Aujourd’hui, AR24 est le seul prestataire en mesure de proposer une identification à distance du destinataire par le biais d’un système de scan de la pièce d’identité et de vidéo-selfie ; ce procédé a été validé par l’ANSSI, il correspond en effet au niveau d’identification substantiel exigé par la réglementation.

Avec un tel niveau de sécurité et d’autorisation, vous êtes certain qu’en passant par des envois 100% électroniques qualifiés, vos lettres sont confidentielles et ultra sécurisées et possèdent une valeur probante devant un juge.

 

AR24 est sans engagement et sans coûts cachés. Créez votre compte gratuitement dès à présent et profitez de votre première lettre recommandée électronique qualifiée offerte. Si vous souhaitez un devis pour votre projet, contactez directement nos équipes projets.

 

Responsable de la gestion de l’immeuble, le syndic peut obtenir quitus de la part des copropriétaires une fois par an. Le quitus au syndic peut être donné par les copropriétaires afin de prouver leur confiance au syndic choisi et également de décharger ce dernier de toute responsabilité sur les actions menées l’année passée. Ce type de décision ne doit donc pas être prise en vitesse et doit faire l’objet d’une réflexion de la part des copropriétaires. Alors qu’est-ce que le quitus au syndic ? À quel moment faut-il le donner ? Comment signifier cette décision ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir si vous souhaitez donner quitus à votre syndic de votre copropriété.

Sommaire :

1. Le syndic, gestionnaire d’une copropriété
2. Donner quitus au syndic, qu’est-ce que cela signifie ?

 

1. Le syndic, gestionnaire d’une copropriété

Lorsque plusieurs propriétaires font partie d’une copropriété, cette dernière est gérée par un syndic de copropriété. Il s’agit d’une personne physique ou morale en charge d’administrer, entretenir, gérer et valoriser l’immeuble. Le syndic représente donc l’ensemble des copropriétaires et peut mettre en place des actions concrètes dédiées à la gestion des lieux et notamment à la prise en charge des parties communes. Les décisions sont bien évidemment prises avec l’accord de l’ensemble des copropriétaires lors des Assemblées Générales.

Il y a les Assemblées Générales ponctuelles qui peuvent être organisées tout au long de l’année et qui ne sont pas obligatoires, et il y a également les Assemblées Générales annuelles et obligatoires. Ces Assemblées Générales doivent avoir lieu au moins une fois par an et permettent au syndic et aux copropriétaires de prendre les décisions qui s’imposent en ce qui concerne la gestion de l’immeuble.

Les convocations aux Assemblées Générales* sont d’ailleurs le plus souvent envoyées par lettre recommandée et peuvent l’être grâce à l’utilisation d’une lettre recommandée électronique.

Les questions obligatoires à aborder de façon annuelle seront notamment le renouvellement du mandat ou la désignation du nouveau syndic, le budget prévisionnel de l’année à venir, l’approbation des comptes de l’année passée et la bonne exécution des missions effectuées par le syndic de copropriété pour l’année achevée. C’est justement sur ce dernier point que le quitus au syndic pourra être donné.

 

*Depuis l’entrée en vigueur du décret 2020-834 le 2 juillet 2020, les syndics de copropriété peuvent également notifier les convocations d’AG, les PV d’AG et les mises en demeure aux copropriétaires avec un avis électronique. Celui vient simplifier ces 3 communications réglementées.

2. Donner quitus au syndic, qu’est-ce que cela signifie ?

Lors de l’Assemblée Générale annuelle, plusieurs points seront donc évoqués par le syndic et les copropriétaires. Il est d’usage de la part des syndics de mettre à l’ordre du jour la bonne exécution des missions effectuées par le syndic pour l’année passée. Les copropriétaires vont alors pouvoir donner quitus au syndic, ce qui signifie qu’ils approuvent que le syndic ait bien effectué ses différentes missions tout au long de l’année.

Attention, donner le quitus au syndic décharge également ce dernier de ses responsabilités. En somme, en donnant quitus au syndic, les copropriétaires auront par la suite du mal à contester des actions qui auraient été effectuées par leur syndic ou à contester le fait que le syndic aura bien rempli son rôle. Lorsque les copropriétaires donnent quitus au syndic, les deux parties sont par définition quittes, cette décision doit donc être bien réfléchie en amont.

Qui plus est, il n’est pas obligatoire pour les copropriétaires de se prononcer. Refuser de donner le quitus au syndic de sa copropriété ne signifie pas non plus que le syndic sera révoqué.

Enfin, le quitus exonère le syndic de toute responsabilité s’il est donné sans réserve, mais il est tout à fait possible pour les copropriétaires de voter le quitus avec réserves afin de maintenir une relation de confiance avec son syndic tout en se protégeant. Il est également important de préciser que le vote du quitus et que l’approbation des comptes sont deux votes bien distincts qui n’ont pas les mêmes conséquences, mais qui peuvent tous les deux être votés de façon annuelle.

 

Donner quitus au syndic permet donc simplement de marquer la confiance des copropriétaires envers le syndic choisi en le déchargeant de toute responsabilité sur les actions menées l’année passée et dont l’ensemble des copropriétaires ont connaissance. En donnant quitus à leur syndic, les copropriétaires se privent donc de toute action en responsabilité contractuelle, c’est pour cette raison qu’il est préférable de peser le pour et le contre avant de rendre sa décision lors de l’Assemblée Générale annuelle.

 

Dans l’immobilier, il est important de respecter un certain nombre de règles. C’est notamment le cas lorsqu’il s’agit de résilier des contrats avec des fournisseurs (photographe, éditeur de logiciel, mandataires, architectes, etc.). Il faut respecter une série d’actions successives qui permettront d’éviter les situations litigieuses entre les parties.

Comment devez-vous vous y prendre pour résilier un contrat avec l’un de vos fournisseurs ? Quel type de courrier recommandé AR24 devez-vous utiliser ? Voici nos conseils !

Sommaire :

1. Rompre un contrat : les règles à suivre
2. Rédiger une lettre de rupture de contrat : les formalités à respecter
3. Envoyer sa lettre de rupture : l’utilisation de la lettre recommandée électronique qualifiée
4. Conserver les traces des actions menées

 

1. Rompre un contrat : les règles à suivre

Dans un premier temps, il est important de relire les conditions mentionnées dans le contrat avec votre fournisseur puisque c’est lui qui encadre les relations commerciales entre l’entreprise et le fournisseur.

Certains écrits contiennent des mentions particulières qu’il faut respecter lors d’une résiliation.

Par exemple, il est possible que vous ayez signé un contrat avec un photographe pour réaliser vos annonces immobilières, avec une agence digitale pour la fourniture de votre logiciel ou encore avec un réseau de mandataires. Ces contrats peuvent, parfois, imposer une période de préavis à respecter, des indemnités à verser, etc. Vérifiez donc les conditions !

La fin du contrat n’est pas toujours synonyme de mauvaise entente ou d’insatisfaction. Nous vous conseillons d’appeler d’abord votre fournisseur pour lui expliquer de vive voix les raisons qui vous amènent à vouloir rompre le contrat. Par exemple, une baisse de votre budget, un changement d’activité, etc.

De cette façon, la réception du courrier recommandé AR24 par votre destinataire ne sera pas une surprise. Il est aussi plus simple de gérer les obligations administratives au départ par téléphone avant de procéder aux différentes démarches obligatoires.

Une fois que le fournisseur est informé, il vous faut envoyer la lettre de rupture du contrat.

 

2. Rédiger une lettre de rupture de contrat : les formalités à respecter

a. Le contenu de la lettre de rupture avec le fournisseur

Ce document doit mentionner plusieurs points pour être valable, toujours selon les obligations du contrat.

Généralement, il faut préciser :

• La date de la lettre,
• L’article du contrat qui précise les modalités de résiliation.

 

Il n’est pas toujours obligatoire de préciser le motif de la rupture du contrat. Tout dépend si c’est une condition obligatoire dans le contrat. Si tel est le cas il faut le préciser dans votre lettre. Évidemment, n’oubliez pas de signer cette dernière avant de procéder à son expédition.

 

b. L’envoi de la lettre de rupture par lettre recommandée AR24

Vous souhaitez gagner du temps et faire des économies ? Optez pour l’envoi de votre courrier par lettre recommandée électronique qualifiée (LRE) grâce à AR24.

Depuis le 1^er janvier 2019, le décret n° 2018-347 du 9 mai 2018 relatif à la lettre recommandée électronique (décret d’application du Règlement européen eIDAS) a fait de ce courrier électronique le strict équivalent juridique du courrier recommandé papier avec accusé de réception (LRAR) acheminé par la Poste.

Aussi, depuis quelques années, la lettre recommandée électronique qualifiée a été adoptée par de nombreux professionnels qui souhaitent une solution fiable, rapide et pratique pour envoyer leurs documents.

En tant que professionnel de l’immobilier, comment envoyer votre lettre de rupture par LRE ?

3. Envoyer sa lettre de rupture : l’utilisation de la lettre recommandée électronique qualifiée

La lettre recommandée électronique qualifiée AR24 (LRE) est reconnue comme l’équivalent juridique de la lettre recommandée avec accusé de réception traditionnelle, comme le précise l’article L100 du code des postes et des communications électroniques (l.100 CPCE).

Dans le cadre de relation avec un professionnel, vous n’êtes pas obligé de recueillir son consentement à être notifié par LRE (contrairement aux particuliers).

D’autre part, la LRE certifie l’identité de l’expéditeur et celle du destinataire, sécurisant ainsi parfaitement l’utilisation du courrier dématérialisé. Il est en effet stipulé dans le règlement européen eIDAS, encadrant l’acheminement de lettres recommandées électroniques qualifiées, que l’expéditeur doit être authentifié à un niveau de confiance élevé et que le destinataire doit l’être aussi mais à un niveau substantiel. La technologie d’AR24 garantit tous ces types d’authentifications.

Comment s’y prendre pour envoyer une lettre recommandée électronique qualifiée (LRE) ?

Commencez par créer un compte sur AR24.fr. Vous devrez ensuite ajouter un moyen de paiement et vous munir d’un moyen d’identification afin de pouvoir envoyer votre lettre recommandée électronique qualifiée. Si vous ne possédez pas de clé RGS**, vous pourrez commander votre clé AR24 ou votre code d’authentification OTP après avoir créé votre compte sur ar24.fr, directement depuis votre espace.

La procédure est simple et vous permettra de faciliter vos obligations administratives au quotidien.

Une fois identifié, vous pourrez créer votre courrier recommandé directement en ligne, puis l’envoyer. Celui-ci sera acheminé instantanément par AR24, 1^er prestataire qualifiée IDAS.

Vous recevrez quelques minutes plus tard une preuve de dépôt et d’envoi (équivalente à l’avis de passage).

 

4. Conserver les traces des actions menées

En utilisant AR24 vous gardez à disposition une trace de vos échanges de LRE avec vos fournisseurs.

Là où le règlement européen eIDAS impose aux prestataires qualifiés une conservation des LRE (contenu, pièces-jointes et preuves) pendant 7 ans, AR24 conserve tous vos envois pendant une durée de 10 ans. Vous n’avez plus qu’à profiter de cet conservation de longue durée qui est compris dans l’offre LRE d’AR24.

 

En définitive, la LRE AR24 100% dématérialisée est idéale pour simplifier toutes vos procédures quotidiennes comme la rupture de contrat avec vos fournisseurs. Dans le domaine immobilier, il est courant de devoir changer de prestataire. Pensez-y pour rendre vos obligations administratives plus rapides, moins chères et surtout plus simples !

 

Comment utiliser une LRE dans le cadre d’un divorce par consentement mutuel ? La lettre recommandée électronique (LRE) permet, en toute légalité, de notifier les parties sur les conditions d’un contrat ou d’une affaire. Plus fiable, simple et rapide que le courrier recommandé papier, elle est aujourd’hui largement plébiscitée par les professionnels du droit. Découvrez comment utiliser une LRE AR24 lors d’un divorce par consentement mutuel.

Sommaire :

• Qu’est-ce qu’une LRE ?
• Un service fiable et sécurisé pour les divorces par consentement mutuel
• Comment vous y prendre dans le cadre d’un divorce par consentement mutuel ?

1. Qu’est-ce qu’une LRE ?

La LRE est un courrier recommandé avec accusé de réception 100 % numérique, reconnue en droit français comme équivalente à la lettre recommandée envoyée par voie postale.

À l’heure actuelle, il existe deux types d’envois recommandés à votre disposition.

 

• L’envoi recommandé électronique simple que vous pouvez utiliser tant que la loi n’impose pas explicitement l’utilisation d’une lettre recommandée. Ce courrier, qui trouve son fondement dans l’article 43 du règlement européen eIDAS, n’est pas strictement équivalent à la version papier du courrier recommandé avec accusé de réception. Il n’impose, en effet, aucune vérification préalable de l’identité du destinataire ni de l’expéditeur.
• La lettre recommandée électronique qualifiée (LRE) nécessite obligatoirement la vérification de l’identité de l’expéditeur à un niveau de confiance élevé et de celle du destinataire du courrier envoyé à un niveau de confiance substantiel. Répondant également à tous les points imposés par le règlement européen eIDAS (horodatage qualifié, acheminement par un prestataire de confiance qualifié, preuves électroniques, hébergement pendant 7 ans de la LRE, de ses preuves et de ses pièces jointes sur des serveurs sécurisés,) la LRE qualifiée est donc strictement équivalente, d’un point de vue légal, à une LRAR envoyée en version papier.

Rapide, performante, fiable et sécurisée, la LRE qualifiée est donc parfaitement adaptée à une procédure de divorce par consentement mutuel, dans laquelle l’identification du destinataire est indispensable.

2. Un service fiable et sécurisé pour les divorces par consentement mutuel

En tant qu’avocat, vous devez vous assurer de la confidentialité des informations que vous envoyez. La lettre recommandée électronique qualifiée vous assure une sécurité sans faille de la transmission de vos données.

La LRE qualifiée va plus loin que la version papier de la lettre recommandée avec accusé réception. Elle ne se contente pas de garantir les identités de l’expéditeur et du destinataire. Grâce à l’horodatage, elle assure également la preuve du contenu de votre courrier. En cas de litige, la LRE qualifiée (courrier, preuves et pièces jointes) pourra donc être présentée comme preuve devant un tribunal. Son contenu ainsi que l’ensemble des informations attachées à l’envoi bénéficient d’une présomption de fiabilité et ont donc une valeur probante.

Par ailleurs, l’expédition de votre courrier électronique eIDAS qualifié est soumise à une vérification réglementée de l’identité de l’expéditeur mais également de son destinataire. Si vous êtes avocat, vous avez la possibilité de vous identifier avec une clé RPVA ou avec un autre moyen d’identification électronique (Clé RGS**, identifiants papier, etc.).

En effet, l’expéditeur est authentifié à un niveau élevé de confiance et le destinataire à un niveau substantiel. Sur ce dernier point, AR24 permet aux destinataires particuliers ne possédant pas de moyen d’authentification de s’identifier à distance, facilement et en toute sécurité, grâce à un procédé unique de vidéo-selfie – qui garantit l’identification à un niveau substantiel de confiance imposée par le règlement eIDAS.

 

 

Enfin, AR24 vous offre une conservation gratuite, pendant 10 ans, de l’ensemble des preuves et du contenu de vos LRE, sur des serveurs sécurisés, tous situés en France. Seuls l’expéditeur et le destinataire ont accès à ces informations.

3. Comment vous y prendre dans le cadre d’un divorce par consentement mutuel ?

Dans le cadre d’une procédure de consentement mutuel, en tant qu’avocat, vous allez devoir adresser à l’époux que vous assistez, un projet de convention. Celui-ci prend la forme d’un acte sous signature privée, contresigné par chacun des avocats des époux, en trois exemplaires. Elle doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception. Pour gagner du temps et vous assurer un envoi fiable et sécurisé, optez pour la LRE qualifiée proposée par AR24.

Il ne faut pas oublier de recueillir le consentement des époux à être notifiés par recommandé électronique. Celui-ci est en effet obligatoire et peut être obtenu par le biais d’une clause d’accord insérée dans un contrat, ou grâce au gestionnaire de consentements AR24.

Les époux disposent alors d’un délai de 15 jours incompressibles avant de signer leur convention de divorce. Chaque époux conserve un original de la convention ainsi que de l’ensemble des annexes qui y sont rattachées.

Un des originaux doit être communiqué au notaire en charge du divorce par consentement dans un délai de 7 jours, suivant la date de signature de la convention par les époux. Le notaire doit s’assurer que la convention contient bien l’ensemble des éléments légaux nécessaires et que le délai de réflexion de 15 jours a bien été respecté par les époux.

Une fois la convention de divorce par consentement mutuel validée, celle-ci obtient une date certaine et est immédiatement applicable, sauf disposition contraire indiquée par les époux.

Reste à faire mentionner le divorce en marge de l’acte de mariage et de l’acte de naissance de chacun des époux. Pour cela, l’époux ou son avocat communique la convention à la mairie de son lieu de résidence. Un officier d’état civil se charge alors de la formalité.

 

Accélérez vos procédures et réduisez vos coûts grâce à la LRE qualifiée d’AR24. La solution idéale pour les avocats et tous les professionnels du droit !

Entré en application le 2 juillet 2020, le décret n°2020-834 introduit le « procédé électronique » comme moyen de notification, des syndics vers les copropriétaires, pour les assemblées générales, les procès-verbaux d’assemblée générale et les mises en demeures.

Cette notification 100% dématérialisée vient simplifier les communications réglementées en copropriété en se positionnant au même niveau que la lettre recommandée électronique ou LRAR traditionnelle (sur les envois de convocations, de PV ou de mises en demeures). AR24 revient sur ce décret pour vous.

Sommaire :

1. Droit de la copropriété : le décret du 2 juillet 2020
2. L’avis électronique : un produit dédié aux syndics de copropriétés

 

1. Droit de la copropriété : le décret du 2 juillet 2020

Le Décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020 pris pour l’application de l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis et relatif à diverses mesures concernant le fonctionnement de la copropriété a récemment simplifié les communications électroniques réglementées entre Syndics et copropriétaires.

En effet, depuis juillet 2020, pour notifier à vos copropriétaires les convocations d’AG ou des procès-verbaux d’assemblée générale, voire des mises en demeure, les Syndics de copropriété ont le choix et peuvent utiliser :

 

• La lettre recommandée électronique
• La lettre recommandée avec accusé de réception
• Le procédé électronique nommé : avis électronique

 

Afin d’accompagner les Syndics de copropriété dans une transition vers des communications réglementées 100% dématérialisées, avec leurs copropriétaires, AR24 propose dorénavant l’ensemble des produits mentionnés ci-dessus ; dont l’avis électronique : dernier né et conforme au décret n° 2020-834.

 

2. L’avis électronique : un produit dédié aux syndics de copropriétés

Qui peut acheminer un avis électronique ?

L’article 64-2 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967 pris pour l’application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, est clair quant au fait que l’avis électronique doit être acheminé par un prestataire de services de confiance qualifié :

«  Toutes les notifications et mises en demeure peuvent également être faites soit par lettre recommandée électronique dans les conditions prévues par les articles R. 53 à R. 53-4 du code des postes et des communications électroniques, soit au moyen d’un procédé électronique mis en œuvre par l’intermédiaire d’un prestataire de services de confiance qualifié et garantissant l’intégrité des données, la sécurité, ainsi que la traçabilité des communications ».

AR24 est un prestataire de services de confiance qualifié depuis 2018 ; il est donc parfaitement apte à acheminer, en toute légalité, des avis électroniques pour les syndics de copropriétés.

La liste des prestataires qualifiés eIDAS est disponible  à l’adresse suivante : https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/tl/FR.

 

Envoyer un avis électronique avec AR24 – Comment ça marche ?

La notification de vos copropriétaires avec un avis électronique se compose de 3 étapes distinctes. Simple et rapide à mettre en place – Il vous faudra quelques minutes pour commencer à envoyer vos premiers avis électroniques :

 

1. En premier lieu, vous devez vous munir de l’adresse email de votre destinataire copropriétaire.

NB : Veillez bien à recueillir le consentement de votre copropriétaire, particulier ou professionnel, avant de le notifier par voie électronique. Si vous ne l’avez pas encore fait, vous pouvez tout à fait utiliser le gestionnaire de consentement AR24 qui vous permettra de l’obtenir, conformément à la loi, à une date certaine.

 

2. Vient alors l’étape de création de votre compte AR24

A la différence d’un courrier recommandé électronique, vous n’aurez pas besoin de vous identifier auprès de nos services.

Créez tout simplement un compte sur ar24.fr et ajoutez votre moyen de paiement. Sur votre espace personnel, vous pourrez avoir accès à différents services comme : un gestionnaire de consentements, un tableau de bord récapitulatif de vos avis envoyés, ainsi que de leur statut d’envoi et des preuves associées (en fonction des actions effectuées par votre destinataire).

 

3. Concevez et envoyez vos avis électroniques en quelques minutes depuis notre interface intuitive en ligne (composition de l’objet et du message et ajout de pièces jointes éventuelles). Vous pourrez ajouter les destinataires 1 par 1 ou alors télécharger un fichier CSV comportant toutes vos adresses.

Vous recevez, immédiatement après l’envoi, une preuve de dépôt et de transmission.

Il s’agit de la preuve légale qui atteste de la bonne remise au destinataire et de la validité de votre envoi. Elle correspond à la preuve de dépôt et d’envoi d’une LRE ou à la preuve de première présentation d’un courrier recommandé papier avec A/R.

Et coté destinataire ?

• En parallèle, le destinataire copropriétaire, recevra immédiatement une notification d’avis électronique par email.

 

Cette notification affiche en clair le nom et la raison sociale de l’expéditeur et l’objet de la communication réglementée. Le destinataire pourra prendre connaissance du contenu de la communication avec un simple clic sur le lien présent dans la notification. Il n’aura pas besoin de s’identifier.

Le destinataire dispose de 21 jours (à compter du jour de la transmission de l’avis) pour cliquer sur le lien hypertexte de l’avis électronique. Cependant, si au bout de 48h le destinataire n’a toujours pas cliqué sur le lien hypertexte contenu dans l’envoi, AR24 lui enverra une relance automatique.

 

• Une fois qu’il a pris connaissance du contenu du courrier, vous recevez la preuve de réception. S’il ignore l’email de notification, vous recevez une preuve de négligence.

Conformément à la loi, AR24 conserve l’historique des transmissions pendant une durée d’un an ; cet historique comprend l’avis électronique, les preuves et les éventuels incidents.

 

Les avantages de l’avis électronique AR24

En choisissant l’avis électronique AR24, vous :

– Profitez d’un gestionnaire de recueil de consentements simple et conforme à la loi.

– Bénéficiez d’un tarif unique (sans coûts cachés).

– Envoyez votre courrier sans besoin de vous identifier (pas besoin de posséder un certificat électronique).

– Recevez immédiatement la preuve de dépôt et de transmission.

– Êtes informé du statut de votre envoi grâce à la preuve de réception ou négligence (en fonction de l’action du copropriétaire).

– Bénéficiez de la même sécurité technique et légale que la LRE vous apporte.

 

A savoir qu’AR24 relance automatiquement pour vous votre destinataire qui n’ouvrirait pas son avis.

De plus vous permettez à votre copropriétaire de :

– Connaitre tout de suite l’identité de l’expéditeur de l’avis.

– Prendre immédiatement connaissance du sujet de l’avis.

–  Accuser réception simplement depuis chez lui, sur son smartphone et/ou son ordinateur, d’un simple clic ; il n’aura pas besoin de s’identifier, ni de se déplacer !

 

La lettre recommandée électronique eIDAS (LRE) est le seul équivalent juridique, 100% électronique, du recommandé postal (LRAR) depuis le 1 janvier 2019 ; eIDAS étant le nom du Règlement européen qui définit le nouveau cadre réglementaire des envois recommandés électroniques qualifiés. Sur AR24 sa création se fait très facilement. Nous vous expliquons comment.

 

Les 5 étapes clés de la LRE eIDAS :

1. Une fois la LRE rédigée dans l’interface AR24, elle est envoyée directement par email au destinataire.

2. Le destinataire reçoit une notification de LRE directement sur sa boîte email, tandis que vous, expéditeur, vous recevez la preuve de dépôt et d’envoi. Le destinataire aura 15 jours pour confirmer la réception de la LRE, c’est à dire accéder à son contenu, en passant par un procédé d’identification visuelle à distance.

3. Le procédé d’identification à distance se fait à l’aide d’une carte d’identité, d’un passeport ou d’un titre de séjour en cours de validité, ainsi que d’un smartphone ou d’un ordinateur équipé d’une webcam. Une fois son identité vérifiée, le destinataire pourra accéder au contenu de son courrier. Et côté expéditeur, vous recevrez une preuve de réception.

4. Rassurez-vous, le contenu de la LRE eIDAS, ainsi que les preuves et les pièces jointe, sont stockés pendant 10 ans sur les serveurs sécurisés d’AR24 et consultables à tout moment depuis votre compte. Bien entendu, seulement vous et votre destinataire y avez accès.

5. L’expéditeur et le destinataire ont donc accès à la LRE, aux pièces jointes et autres preuves quand ils le souhaitent, directement depuis leur compte AR24.

 

En conclusion, la lettre recommandée électronique vous apporte des avantages non négligeables.

 

• Elle peut être envoyée et réceptionné à tout moment, où que vous soyez.
• Elle est pratique. Elle simplifie la logistique et la gestion de vos envois, car vous n’aurez plus besoin d’imprimer, mettre sous plis et stocker vos dossiers.
• Les preuves sont dématérialisées et immédiatement envoyées sur votre boîte email.
• La LRE (contenu, preuves et pièces jointes) sont stockées sur nos serveurs sécurisés pendant 10 ans.
• Son tarif unique, indépendant du poids de fichiers envoyés, vous fait bénéficier d’un gain d’argent, surtout pour vos dossiers volumineux.
• Retrouvez tous les avantages propres à la LRE AR24.

 

Depuis le 1er janvier 2019, la transposition en droit français du règlement européen eIDAS a permis la dématérialisation de l’envoi recommandé électronique qualifié. Pour les professionnels, utiliser cette possibilité est un choix innovant et efficace. Mais quelle est la valeur légale de la lettre recommandée électronique qualifiée ? Quelles sont les garanties en cas de litige devant un tribunal ? AR24 fait le point.

Sommaire :

• La LRE qualifiée : une valeur juridique consacrée
• Des conditions strictes à remplir
• Valeur juridique de la LRE qualifiée : une procédure à suivre
• Pourquoi faire appel à AR24 pour votre LRE qualifiée ?

1. La LRE qualifiée : une valeur juridique consacrée

Selon l’article L-100 du Code des postes et des communications électroniques, entré en application au 1er janvier 2019, la LRE qualifiée est  considérée comme strictement équivalente au courrier recommandé papier avec accusé de réception. Elle dispose donc devant un tribunal de la même valeur juridique et pourra être produite comme preuve dans le cadre d’un litige.

La lettre recommandée électronique qualifiée va même plus loin. Elle est en effet le seul envoi recommandé à vous garantir la preuve du contenu de votre courrier. Certifié par un horodatage qualifié, ce dernier est en effet présumé exact, intègre et immuable en vertu de l’article 41 du règlement eIDAS. C’est également le cas de l’ensemble des pièces jointes à la lettre recommandée électronique envoyée.

Seul un prestataire de services de confiance qualifié, peut acheminer une LRE qui bénéficie de cette valeur légale. AR24 a obtenu cette  qualification en 2018.

2. Des conditions strictes à remplir

Cette valeur juridique n’est cependant accordée que sous certaines conditions :

• Le prestataire chargé de l’acheminement doit garantir l’identité du destinataire à un niveau substantiel de confiance et celle de l’expéditeur du recommandé dématérialisé à un niveau élevé de confiance.
• Les dates d’expédition et de réception du courrier doivent être garanties et vérifiables.
• Le prestataire de lettre recommandée électronique doit délivrer à l’expéditeur une preuve du dépôt électronique de l’envoi et doit la conserver pendant au minimum sept ans.
• Si le destinataire du courrier recommandé n’est pas un professionnel, il doit avoir donné son accord préalable à ce type de communication, le consentement écrit ayant été recueilli à une date certaine.

3. Valeur juridique de la LRE qualifiée : une procédure à suivre

Pour que la LRE bénéficie de toute sa valeur juridique, les prestataires en charge de son acheminement doivent impérativement obtenir une qualification de la part de l’ANSSI (l’Agence Nationale des Systèmes d’Information).

L’achemineur doit également suivre une procédure stricte qui assure l’intégrité du contenu et la fiabilité du processus.

Il doit tout d’abord informer le destinataire par e-mail qu’une lettre recommandée électronique lui a été envoyée. Cette information doit indiquer clairement qu’il dispose d’un délai de 15 jours à partir du lendemain de l’envoi pour accepter ou refuser ce document. À ce stade, le destinataire ne doit pas être informé de l’identité de l’expéditeur.

Une fois le destinataire identifié à un niveau substantiel de confiance, la LRE qualifiée lui est communiquée. En cas de refus, ou s’il ne se manifeste pas dans le délai de 15 jours, le prestataire doit en informer l’expéditeur et mettre à sa disposition une preuve de ce refus ou de la négligence. Les preuves, les pièces jointes, ainsi que le courrier, doivent être conservés pendant au moins 7 ans par le prestataire de services.

4. Pourquoi faire appel à AR24 pour votre LRE qualifiée ?

En utilisant les services d’AR24, vous avez l’assurance de disposer d’une lettre recommandée électronique juridiquement équivalente à une LRAR. En cas de litige, vous êtes certain(e) de pouvoir la présenter comme preuve devant un juge.

En voici les raisons :

• AR24 est le seul prestataire de services de confiance qualifiés en France à pouvoir acheminer une LRE eIDAS qualifiée à tout particulier pouvant s’identifier avec une webcam.
• AR24 assure une identification de l’expéditeur et du destinataire hautement sécurisée. Pour garantir l’identité de l’expéditeur, AR24 prévoit en effet plusieurs solutions assurant un niveau de sécurité élevé (listes de codes à usage unique, clé AR24 ou encore certificat numérique). Quant à la vérification de l’identité du destinataire, elle s’appuie sur un niveau substantiel de sécurité, grâce à un processus d’authentification via des codes d’authentification (otp), par clé RGS** ou RPVA, ou par vidéo selfie.
• L’intégrité du contenu de vos courriers recommandés est garantie grâce à l’horodatage.
• Seuls l’expéditeur et le destinataire ont accès au courrier recommandé électronique.
• Votre LRE qualifiée, les pièces jointes et la preuve de réception, de refus ou de négligence sont conservées pendant 10 ans. Vous pouvez y avoir accès 24h sur 24, 7j sur 7, en cas de besoin.

 

Rapide et économique, la LRE qualifiée acheminée par AR24 vous procure toute la protection et la valeur juridique dont vous avez besoin en cas de litige. C’est une solution sans engagement et sans coûts cachés.

Par ailleurs, toutes vos données sont conservées dans des serveurs situés exclusivement sur le territoire français. Bien entendu, AR24 est RGPD compliant et efface dans un délai de 72h maximum les données d’identification recueillies par vidéo selfie. AR24 conserve uniquement les données vous donnant accès pendant 10 ans à vos recommandés, preuves et pièces jointes, qui sont disponibles côté expéditeur et coté destinataire.

Envoyer un courrier recommandé est obligatoire dans plusieurs situations bien définies par la loi. Par exemple lors de la résiliation d’un contrat avec un client, un prestataire ou un collaborateur, lors d’une mise en demeure, pour réaliser un acte d’achat immobilier en VEFA, pour faire courir les délais de rétractation conformément à la loi SRU etc.

Envoyer un recommandé est simple, mais lorsqu’il s’agit de procéder à des envois multiples à des destinataires différents, tout en vous assurant de bien suivre les envois et de réceptionner les preuves liées à chaque courrier, vous pouvez très vite vous retrouver débordés. Afin de répondre efficacement à ce type de situation, votre espace personnel AR24 vous permet d’accéder à un tableau de bord dédié dans lequel vous pouvez retrouver et suivre l’ensemble des courriers recommandés électroniques que vous avez envoyés.

Sommaire :

1. Pourquoi suivre l’envoi de vos lettres recommandées électroniques dans votre tableau de bord ?
2. Comment se passe le suivi de vos lettres recommandées électroniques AR24 ?

 

1. Pourquoi suivre l’envoi de vos lettres recommandées électroniques dans un tableau de bord ?

Les avantages de pouvoir suivre le statut de vos envois recommandés (LRE ou envois recommandés simples) sont nombreux et ne manqueront pas de simplifier la gestion de vos procédures au quotidien.

Vous pouvez notamment :

• Retrouver en temps réel l’état de vos envois, en fonction des actions de votre destinataire (s’il accuse réception, refuse ou néglige son courrier).
• Avoir un suivi global du statut de vos lettres recommandées électroniques, de vos envois recommandés simples et des consentements recueillis.
• Retrouver à tout moment les preuves, les contenus et les pièces jointes des LRE envoyées (et ce pendant une durée de 10 ans).
• Télécharger au format compressé (.zip) le contenu et les preuves de chaque lettre, ou de manière séparée, chaque document au format PDF.

 

2. Comment se passe le suivi de vos lettres recommandées électroniques AR24 ?

Depuis votre espace personnel AR24, la page « Mes envois » vous présente un tableau de bord regroupant l’ensemble des lettres recommandées envoyées. Tous vos courriers, les pièces jointes et les preuves associées et les consentements (obtenus ou refusés) y sont conservés gratuitement pendant une durée de 10 ans.

Ce tableau de bord présente des informations pour chaque envoi telles que :

• Les coordonnées de l’expéditeur
• Le nom et/ou la raison sociale du destinataire
• La date et l’heure de l’envoi (pour chaque LRE vous retrouverez la date et l’heure exacte à laquelle votre courrier a été expédié. Il s’agit d’un horodatage qualifié que nous apposons, conformément à la réglementation eIDAS, sur chaque recommandé électronique).
• Le statut de l’envoi en temps réel : en cours, envoyé, A/R, négligé…
• Le coût de l’envoi.

 

Non seulement vous y retrouvez toutes vos lettres recommandées qualifiées envoyées, mais aussi vos envois recommandés électroniques simples et vos demandes de consentements.

Pour chaque élément (LRE, envoi simple ou consentement), vous disposez d’un identifiant unique ainsi que de la référence dossier ou client associée. Grâce à la barre de recherche il vous est possible de retrouver facilement un courrier acheminé : il vous suffit d’y taper un des éléments mentionnés (référence dossier ou référence client, adresse de votre destinataire, etc.).

Nous avons tout conçu pour que vous ayez un suivi optimal de vos courriers et pour que l’organisation de votre travail soit la plus simple possible.

 

Où retrouver ce tableau de bord ?

• Connectez-vous à votre compte AR24,
• Puis rendez-vous sous l’onglet « Mes envois » : vous aurez ainsi accès à tous les envois effectués depuis la création de votre compte AR24

 

Enfin, si vous êtes également destinataire de courriers recommandés électroniques, vous pouvez aussi y retrouver les envois que vous avez réceptionnés. Pour cela, rendez-vous dans votre espace dédié en cliquant sur Mon Compte > Mes courriers reçus.

Le règlement eIDAS impose au prestataire qualifié, achemineur de LRE, de conserver et de rendre disponible au destinataire et à l’expéditeur, l’ensemble des courriers 100% électroniques qualifiés envoyés ou réceptionnés, les pièces jointes ainsi que les preuves associées pendant 7 ans.

Chez AR24, marque de Docaposte, nous avons décidé d’appliquer cette règle aux LRE et aux envois recommandés simples, tout en vous donnant accès à l’ensemble des contenus mentionnés ci-dessus pendant 10 ans. Il n’y a bien entendu aucun coût supplémentaire.

Ainsi, vous réalisez des économies d’acheminement, d’impression et d’hébergement électronique tout en réduisant votre empreinte carbone.

 

Le délai légal pour récupérer une lettre recommandée est strictement le même entre une lettre papier et une lettre 100% électronique. Au-delà de 15 jours, le courrier, ainsi que les documents envoyés, ne seront plus disponibles pour votre destinataire. Malgré ce délai confortable de plus de 2 semaines, une bonne partie des recommandés sont non réclamés de façon volontaire ou par négligence. Alors, comment faire pour diminuer les délais de réception de votre lettre et ainsi éviter la négligence ?

Sommaire :

1. Accuser réception d’une lettre recommandée papier
2. Accuser réception d’une lettre recommandée électronique qualifiée

 

1. Accuser réception d’une lettre recommandée papier

Nous avons déjà tous eu l’occasion d’envoyer une lettre recommandée LRAR (R1, R2 ou R3) depuis un bureau de poste ou directement grâce au service courrier de notre entreprise ou de notre cabinet.

Une fois les documents et le courrier recommandé envoyés, votre destinataire dispose alors de 15 jours de délai pour récupérer son recommandé. Si celui-ci est chez lui lorsque le facteur sonne, il peut en accuser réception directement.

Sinon, il trouvera, en fin de journée, un petit papier jaune affichant « avis de passage » dans sa boîte aux lettres. A partir de ce moment-là, le délai pour récupérer le recommandé est enclenché : le destinataire du courrier dispose de 15 jours maximum, à compter  de la date affichée sur l’avis de passage, pour se rendre dans le bureau de poste indiqué.

Faute de se rendre sur place pour récupérer le courrier, ce dernier sera considéré comme non réclamé à l’issue du délai de 15 jours.

 

2. Accuser réception d’une lettre recommandée électronique qualifiée

Il existe une différence entre la réception d’une LRAR et la réception d’une lettre recommandée électronique qualifiée (ou LRE). Alors qu’il faut le plus souvent se déplacer pour récupérer un courrier recommandé papier, pour accuser réception d’une lettre recommandée 100% électronique, il suffit de se munir de son smartphone ou de son ordinateur (avec webcam).

Le procédé n’est pas compliqué et ne prend que quelques minutes ; de quoi réduire largement les délais de réception, ainsi que les volumes de courriers recommandés non réclamés par négligence.

 

a. Le process pour accuser réception d’une LRE

Tout d’abord, en ayant recours à un prestataire de confiance qualifié (comme AR24) vous êtes certain de transmettre des LRE 100% légales, disposant de la même valeur juridique que la LRAR papier, reconnue comme tel devant le juge.*

Réceptionner une LRE est simple et ne prend que quelques minutes, peu importe l’heure et le lieu, car étant 100% dématérialisée, la LRE peut être réceptionnée sans délais, et sans sortir de chez soi.

Le destinataire, ayant reçu un e-mail lui annonçant un recommandé électronique en attente, n’a plus qu’à cliquer sur “réceptionner mon courrier” pour le récupérer.

Pour ce faire, il doit prendre une photo recto/verso de sa pièce d’identité (carte nationale d’identité ou passeport – le permis de conduire n’ayant pas la même valeur légale) puis effectuer une courte vidéo selfie au cours de laquelle il doit prononcer à voix haute 3 chiffres.

Ces données d’identification permettent à AR24 de s’assurer que la personne désirant réceptionner son courrier recommandé est le véritable destinataire (de quoi sécuriser à 100% la réception du recommandé électronique envoyé). Ce process est conforme aux lois relatives à la protection des données, ces données d’identification sont automatiquement supprimées après 72h.

 

b. Les relances AR24 pour votre destinataire

Le délai de réception du recommandé via une LRE est donc simple et rapide, il reste néanmoins l’argument du “j’accuserai réception plus tard” ou “je récupérerai mon courrier ce soir” ou encore, « je ne veux pas le récupérer »… De quoi oublier et donc potentiellement négliger son recommandé.

A cela, AR24 répond par des relances e-mails régulières qui servent de rappel au destinataire. Ce dernier reçoit, pendant 15 jours, des alertes régulières lui rappelant qu’une lettre recommandée électronique qualifiée à son attention est en attente de réception.

Il n’a plus qu’à suivre l’un de ces rappels en réalisant son authentification à distance pour accuser réception de son recommandé dématérialisé.

En conclusion, pour diminuer les délais de réception de vos recommandés et éviter les volumes de lettres négligées, misez sur la disponibilité de vos destinataires en facilitant leur réception grâce à la lettre recommandée électronique qualifiée et à ses relances par e-mail.

 

*Voir – l’article L100 du code des postes et des communications électroniques, ainsi que par le règlement européen eIDAS et son décret d’application.

 

Gain de temps, réduction des coûts, utilisation 100% digitale et valeur légale strictement équivalente à celle d’un recommandé papier. Vous connaissez peut-être déjà les nombreux avantages de la lettre recommandée électronique eIDAS qualifiée AR24 (LRE). Mais saviez-vous qu’elle peut être directement intégrée en API dans votre logiciel ou solution métier ?

Sommaire :

1. Pourquoi intégrer AR24 en API ?
2. L’intégration API de la LRE AR24 : un accompagnement sur mesure

 

1. Pourquoi intégrer AR24 en API ?

Peu importe le secteur d’activité dans lequel vous travaillez, vous avez probablement affaire tous les jours à différents logiciels et applications.

Vous le savez probablement déjà, mais un travail efficace passe forcément par une optimisation du temps de travail et des outils à disposition de vos collaborateurs.

C’est pour simplifier au maximum les démarches des utilisateurs finaux qu’AR24 s’adapte à leurs habitudes de travail, permettant l’intégration d’AR24 en API ; c’est vous qui choisissez les produits et les services AR24 qui seront accessibles directement depuis le logiciel métier que vos collaborateurs utilisent au quotidien.

En implémentant la lettre recommandée électronique qualifiée AR24 dans votre logiciel, vous offrez à vos utilisateurs un service supplémentaire, pratique et innovant ; surtout, ils n’auront pas besoin de souscrire à d’autres services pour rapidement commencer à envoyer des recommandés en ligne.

Votre politique RSE gagnera aussi de la visibilité : les consommateurs étant de plus en plus sensibles à l’impact environnementale d’une société, la possibilité d’envoyer des recommandés de manière 100% dématérialisée, en évitant toute impression de papier, ne manquera pas de marquer vos partenaires.

 

2. L’intégration API de la LRE AR24 : un accompagnement sur mesure

Pour les revendeurs qui souhaitent commencer l’intégration d’AR24 en API, tout se déroule de manière bien structurée, et surtout, chaque client bénéficie d’un suivi tout au long du projet d’intégration.

Le parcours d’intégration est constitué de 4 étapes :

 

1. Prise de contact commerciale

Si vous êtes intéressé par notre solution, vous pouvez contacter notre équipe Commerciale à l’adresse commercial@ar24.fr ou remplir notre formulaire en ligne.

Un chargé de compte spécialisé dans votre secteur d’activité reviendra vers vous pour mieux comprendre votre besoin, répondre à vos questions, et pour vous proposer l’offre la plus adaptée à votre situation.

 

2. Point technico-fonctionnel

Une fois votre besoin défini, vous serez mis en relation avec notre chef de Produit qui vous expliquera plus en détail la partie technique et les différentes étapes de l’intégration API.

Le chef de Produit vous enverra notre documentation API et suivra avec vous l’intégration produit du début de la mise en place à la phase de recette.

 

3. Accès à l’environnement de test et contractualisation

Suite à ce point technique, vous aurez accès à notre environnement de test. Votre équipe Technique pourra ainsi commencer à tester et à manipuler l’API.

Une fois les tests finalisés et validés avec nos équipes, nous préparerons le passage en production. Un contrat de mise à disposition de l’API AR24 vous sera fourni afin de bien définir le cadre du partenariat.

Ensuite, il ne restera plus qu’à signer le contrat de prestation avant que vous passiez en production.

 

4. Vous êtes prêts à proposer des LRE : mise en production

Le contrat signé, vous pourrez passer en production quand vous le souhaitez.

Au besoin, notre équipe Produit peut organiser avec vous des ateliers de suivi, d’intégration et vous aider en cas de contraintes techniques.

En parallèle, nos équipes commerciales et marketing pourront vous accompagner dans la mise en place d’une stratégie de communication digitale auprès de vos utilisateurs et de vos collaborateurs. Cette option n’est pas obligatoire mais vous permettra de tirer pleinement profit de l’implémentation d’AR24 dans votre logiciel métier.

 

De la lettre recommandée électronique eIDAS qualifiée au gestionnaire de consentements, tous les produits et services AR24 peuvent être intégrés en API, directement dans votre solution. Contactez-nous pour recevoir une offre sur mesure.

 

Lettre recommandée en ligne, courrier recommandé électronique, LR 100% digitale… les appellations qui définissent le parfait équivalent numérique de la lettre recommandée avec avis de réception sont nombreuses.

Mais afin d’envoyer un recommandé électronique qui soit parfaitement équivalent (juridiquement parlant) à un courrier LRAR, vous devez vous assurer que le prestataire achemineur de confiance soit qualifié eIDAS.

Tel est le cas d’AR24. Dans cet article nous faisons ainsi référence à la LRE eIDAS qualifiée d’AR24, strict équivalent numérique et juridique d’un courrier recommandé avec accusé de réception. Dix avantages à découvrir.

 

1. Elle a la même valeur juridique que la LRAR papier

Au regard de l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques, la LRE eIDAS qualifiée a strictement la même valeur juridique que son homologue papier (la LRAR).

Seule condition à respecter dans vos communications avec un non-professionnel : il faudra avoir recueilli son consentement à être notifié à une adresse email spécifique, au préalable de votre envoi.

 

2. Sécurisée et encadrée par le règlement Européen eIDAS

Au 1er janvier 2019 le décret n° 2018-347 du 9 mai 2018 relatif à la lettre recommandée électronique entre en vigueur. La LRE électronique se voit donc doublement sécurisée et encadrée par des normes bien précises, parmi lesquelles l’obligation d’identification pour l’expéditeur à un degré de confiance élevé, et pour le destinataire à un niveau de confiance substantiel.

 

3. Un tarif unique de 2.99 € HT*

La LRE a un tarif unique de 2.99€* HT, peu importe le volume des pièces jointes que vous attacherez à votre recommandé. Vous avez jusqu’à 256 Mo à disposition pour vos pièces jointes, ce qui correspond à des dizaines de milliers de documents.

De plus vous pouvez non seulement envoyer des documents textuels mais également tout autre format de fichier (images en haute définition, photos, vidéos, fichiers audios, etc.).

 

4. Avec la LRE vous avez la preuve du contenu envoyé

De par sa nature numérique, la lettre recommandée électronique est la seule à pouvoir vous garantir la preuve du contenu envoyé. Avec la LRE le destinataire et l’expéditeur ont accès à tout moment au contenu horodaté (et donc immuable) de la lettre. Le preuve du contenu peut se révéler cruciale en cas de contentieux. Il est donc très important de l’avoir à disposition au besoin.

 

5. Vous réduisez votre empreinte carbone en limitant vos impressions papier

Aucun besoin d’impression papier pour envoyer une lettre recommandée électronique qualifiée. La lettre recommandée en ligne AR24 est 100% dématérialisée. Tout se fait en ligne : de la rédaction du contenu de la lettre, à l’envoi, en passant par la réception par le destinataire.

 

6. Délai d’acheminement supprimé – l’envoi est instantané

Si pour un envoi de LRAR vous devez compter quelques jours pour l’acheminement de votre courrier — qui peut être plus ou moins important en fonction du jour de la semaine et de l’adresse de destination — avec la lettre recommandée en ligne, l’envoi est instantané. Votre destinataire sera notifié immédiatement sur sa boite e-mail, peu importe où il se trouve lors de la réception de son courrier.

 

7. Recevez vos preuves instantanément après l’envoi de votre recommandé électronique

Du fait que l’envoi de votre LRE est immédiat, la réception de la preuve de dépôt et d’envoi l’est aussi. En effet vous recevrez dans les minutes qui suivent votre envoi, une preuve de dépôt et d’envoi qui est la preuve officielle de la bonne notification de votre destinataire sur son adresse e-mail.

La preuve de dépôt et d’envoi est très importante car elle correspond à la preuve de première présentation d’un courrier recommandé avec AR — plus couramment appelé avis de passage ; ainsi, c’est à partir de la date apposée que les délais légaux commencent à courir dans de nombreux cas d’usage.

 

8. Votre destinataire accuse réception dès qu’il le souhaite sur son pc ou son smartphone

Le destinataire du courrier n’aura besoin que d’un appareil connecté à internet, équipé d’une caméra, pour s’identifier à l’aide de sa pièce d’identité. Les passeports, cartes nationales d’identité et titres de séjour en cours de validité sont acceptés par les services AR24.

Une fois son identité vérifiée il pourra accuser réception du courrier recommandé sans sortir de chez lui, d’un simple clic. L’identification du destinataire et la réception de la LRE peuvent être faites à tout moment dans les 15 jours qui suivent l’envoi du courrier.

 

9. Une conservation gratuite et pendant 10 ans de vos lettres recommandées envoyées, de leurs pièces jointes et de vos preuves

Le règlement eIDAS impose que le prestataire de confiance qualifié conserve les LRE, preuves et pièces jointes pendant au moins un an. AR24 vous offre 10 ans de conservation sécurisée des contenus envoyés et reçus (preuves et pièces jointes comprises). A savoir que tous les data center AR24 se situent en France : de cette manière AR24 protège au maximum la confidentialité de vos données.

 

10. Confidentialité garantie

Avec la lettre recommandée en ligne AR24 la confidentialité de vos envois est garantie. Uniquement vous et votre destinataire aurez accès au contenus de la LRE. Avec le procédé d’identification visuelle, pas de risque de remettre le courrier recommandé à la mauvaise personne. Si le destinataire ne télécharge pas le contenu de la lettre dans les 24 heures qui suivent l’accusé réception, il devra procéder à la création d’un compte pour accéder à nouveau à son contenu. Une protection supplémentaire pour le contenu de votre LRE.

 

*  Tarif en vigueur au 16 juillet 2020.