La lettre recommandée électronique qualifiée (LRE) dispose de nombreux avantages avec entre autres sa fiabilité, sa facilité d’utilisation ou encore son coût plus faible que celui du courrier recommandé traditionnel. Elle possède aussi la même valeur juridique qu’une LR traditionnelle.

Mais comment fonctionne l’acheminement d’une LRE ? Sous quel délai est acheminée une lettre recommandée en ligne ?

Sommaire :

1. Les étapes de l’envoi d’une LRE
2. Le délai d’acheminement d’une LRE
3. Des délais légaux raccourcis
4. Pour accélérer vos démarches, faites confiance à AR24

1. Les étapes de l’envoi d’une LRE

Afin de tirer pleinement profit de la lettre recommandée électronique qualifiée, il est important d’en connaitre le fonctionnement et les avantages.

Côté expéditeur, envoyer une LRE est semblable à l’envoi d’un e-mail :

1. L’expéditeur se connecte sur son espace personnel AR24 et s’authentifie à l’aide de son moyen d’identification.
2. Il renseigne le nom, le prénom et l’adresse e-mail de son destinataire ; puis complète le contenu de sa LRE et ajoute jusqu’à 256 Mo de pièces jointes.
3. La LRE est instantanément acheminée par AR24 dans la boîte e-mail du destinataire.
4. Celui-ci aura 15 jours pour s’identifier et accuser réception de son courrier recommandé dématérialisé. Une fois la vérification de son identité effective, il pourra accéder au contenu de sa LRE directement depuis sa boite e-mail.

La LRE AR24 s’inscrit dans un processus entièrement électronique, de l’envoi à la réception, en passant par l’acheminement.

2. Le délai d’acheminement d’une lettre recommandée électronique

Le délai d’acheminement de la LRE AR24 est inexistant.

Peu importe la date, l’heure, la situation géographique de l’expéditeur ou du destinataire, l’envoi d’un recommandé électronique se déroule toujours de la même manière. Etant 100% dématérialisé, le courrier voit son délai d’acheminement supprimé, car celui-ci est instantané.

Lors d’un envoi physique, depuis un bureau de poste, le délai d’acheminement de votre courrier peut prendre jusqu’à plusieurs jours. Celui-ci pouvant varier en fonction de la date d’envoi et de la destination (en France ou encore à l’étranger).

Les délais s’allongent donc inexorablement lors de l’envoi d’une LRAR.

La preuve de dépôt et d’envoi

Une fois l’acheminement effectif, l’expéditeur reçoit de son côté une preuve de dépôt et d’envoi dans les minutes qui suivent l’envoi ; cette preuve atteste que son courrier est bien parvenu dans la boite email du destinataire.

D’un point de vue juridique, la preuve de dépôt et d’envoi 100% électronique correspond à l’avis de passage du facteur (également appelé : preuve de première présentation d’une LRAR) ; la preuve de première présentation, ou l’avis de passage, sont fondamentales car, dans de nombreux cas d’usages, c’est à partir de la date apposée que les délais légaux commencent à courir.

3. Des délais légaux raccourcis

Réduire le délai d’acheminement lors d’un envoi électronique permet également de faire courir immédiatement les délais légaux.

En effet, avec la lettre recommandée en ligne, vous recevez la preuve de dépôt et d’envoi immédiatement après l’acheminement. Dans les nombreux cas pour lesquels la preuve de première présentation fait courir les délais légaux, vous accélérez facilement vos procédures.

4. Pour accélérer vos démarches, faites confiance à AR24

Supprimer le délai d’acheminement de vos communications par lettres recommandées vous permet en parallèle de gagner un temps précieux dans toutes vos procédures. Surtout lorsque la preuve de dépôt et d’envoi (ou preuve de première présentation) fait courir les délais légaux.

Avocats, syndics de copropriétés, notaires et professionnels de tous secteurs, la LRE vous offre toutes les garanties dans vos démarches administratives. N’attendez plus et commencez dès maintenant à dématérialiser vos envois recommandés électroniques qualifiés avec AR24.

Pour rappel, la lettre recommandée électronique qualifiée possède exactement la même valeur juridique que la LRAR traditionnelle ; tout en vous apportant les avantages du tout numérique et un engagement supplémentaire dans votre politique RSE.

Jeudi 25 juin, Docaposte prend une participation majoritaire dans AR24. Une acquisition stratégique pour Docaposte qui vient compléter sa gamme de produits et de services numériques de confiance proposés par la filiale du Groupe La Poste, à destination des entreprises et du secteur public. Cette association permettra notamment à la startup AR24 de continuer à développer le marché de la lettre recommandée électronique qualifiée tout en profitant du rayonnement du Groupe La Poste. 

Sommaire :

1. Qui est Docaposte ?
2. Qui est AR24 ?
3. Une acquisition avantageuse pour les deux experts de la dématérialisation
4. Rien ne change pour les utilisateurs AR24

1. Qui est Docaposte ?

Filiale numérique du Groupe La Poste et Tiers de confiance, Docaposte accompagne les entreprises et le secteur public dans leur transformation.

En 2020, c’est avec plus de 6400 collaborateurs répartis sur près de 70 sites en France et à l’étranger, que Docaposte permet aux entreprises et aux administrations d’accélérer leur transformation avec une large gamme de solutions et services de confiance et des plateformes numériques ; la filiale accompagne les professionnels dans la digitalisation de leurs processus métier et parcours de relation clients, employés, fournisseurs et citoyens.

Plus d’informations sur www.docaposte.com

2. Qui est AR24 ?

AR24 est le premier prestataire achemineur de lettre recommandée électroniques (LRE) à avoir obtenu la qualification eIDAS en France. Nombreux sont les professionnels qui lui font aujourd’hui confiance comme les notaires, les avocats, les syndics de copropriétés, les professionnels de l’immobilier, les services bancaires, etc.

AR24 est d’ailleurs l’unique acteur Français sur le marché de la dématérialisation du courrier recommandé, capable de proposer une solution d’identification universelle à distance.

En effet, pour accuser réception de votre courrier recommandé électronique, vous avez seulement besoin d’un ordinateur ou d’un smartphone équipé d’une connexion internet et d’une caméra.

3. Une acquisition avantageuse pour les deux experts de la dématérialisation

« Grâce à l’intégration d’AR24, Docaposte poursuit son développement stratégique dans les services numériques de confiance dont l’utilité et la pertinence ont été renforcées par la période de confinement. Ce rapprochement ajoute une brique technologique innovante à la gamme des solutions digitales que nous proposons à nos clients, entreprises, collectivités et administration. » indique Olivier Vallet, Président directeur général de Docaposte, dans le communiqué de presse publié par le groupe en date du 25 juin 2020.

Du côté d’AR24, Guillaume de Malzac, cofondateur d’AR24, précise dans le même communiqué :

« Le rapprochement avec Docaposte est l’aboutissement logique des travaux que nous avons mené depuis 2016 pour mettre en œuvre la solution de référence de dématérialisation des recommandés en France. En faisant le choix de rejoindre Docaposte, nous allons accélérer notre développement sur le marché français et attaquer le marché européen. »

Les deux sociétés ont déjà entamé une collaboration en mai 2020, avec l’intégration de l’identification visuelle à distance de la LRE qualifiée d’AR24, dans le parcours de création en ligne de L’Identité Numérique La Poste.

AR24, sous l’aile de Docaposte, ambitionne de continuer à apporter son expertise et ses compétences sur le marché de la dématérialisation des courriers recommandés. D’ailleurs, d’autres projets sont encore à venir, avec l’émergence de nouveaux besoins en termes d’identifications et d’accélérations des flux et des procédures 100% numériques.

4. Rien ne change pour les utilisateurs AR24

Les clients et les utilisateurs actuels et futurs de la lettre recommandée électronique AR24 ne verront pas de changements dans leurs habitudes. Les produits et les services restent les mêmes.

De plus, les équipes commerciales ainsi que les équipes clients AR24 continueront d’accompagner et de conseiller tous les futurs professionnels intéressés par la dématérialisation de leurs flux recommandés.

Il sera donc toujours possible d’implémenter l’API AR24 dans vos logiciels métier ou de continuer à utiliser le recommandé 100% électronique AR24 directement depuis votre espace personnel sur ar24.fr.

A long terme, ce partenariat permettra à AR24 de consolider sa position sur le marché de la lettre recommandée électronique tout en accompagnant un nombre croissant d’utilisateurs dans la dématérialisation de leurs démarches administratives et dans la simplification de leur quotidien.

Retrouvez ici le communiqué de presse du 25 juin 2020.

Il est parfaitement possible d’adresser une lettre recommandée électronique qualifiée (LRE) à un destinataire copropriétaire qui serait un professionnel / une entreprise. Sur le plan légal, la LRE possède la même valeur juridique que son équivalent papier la LRAR. Elle est aussi simple à utiliser qu’un e-mail. Afin de vous aider à y voir plus clair et pour vous permettre d’adopter les bons réflexes pour envoyer une LRE à un copropriétaire professionnel (une entreprise), retrouvez ci-dessous quelques informations pratiques.

Sommaire :

1. Dans quelles situations envoyer une LRE à une entreprise ?
2. Les nombreux atouts de la LRE
3. Comment envoyer une LRE à une entreprise ?

1. Dans quelles situations envoyer une LRE à une entreprise ?

Au même titre qu’une lettre recommandée papier, la LRE est reconnue par la loi française (Article L.100 du CPCE) et doit aujourd’hui répondre à la réglementation européenne eIDAS, et au Décret n° 2018-347 du 9 mai 2018 relatif à la lettre recommandée électronique entré en vigueur le 1er Janvier 2019 ; elle bénéficie d’une présomption de fiabilité et possède la même valeur juridique que son homologue papier.

Tout comme la lettre recommandée papier traditionnelle, la lettre recommandée électronique qualifiée vous permet de notifier une entreprise (ici votre copropriétaire professionnel) en toute sécurité et en toute légalité.

Toutes les situations dans lesquelles vous utiliseriez la lettre recommandée papier (LRAR) sont bonnes pour utiliser la lettre recommandée électronique qualifiée comme par exemple :

– Les convocations d’assemblées générales
– Le procès-verbal d’AG
– Les communications entre syndics et copropriétaires
– Les notifications de travaux ou d’interventions d’un professionnels tiers dans la copropriété,
– Etc.

Après accord du copropriétaire pro, vous pouvez lui faire parvenir tous vos documents suivis par lettre recommandée électronique eIDAS qualifiée.

2. Les nombreux atouts de la LRE

– Aussi rapide à envoyer qu’un simple email, les délais légaux sont de fait raccourcis puisque la présentation au destinataire est consécutive à l’envoi. Celui-ci reçoit un avis de passage sous forme d’email et dispose de 15 jours pour accuser réception. Plus besoin de se préoccuper des délais lors des notifications entre professionnels, les envois sont instantanés.

– Elle est économique car son coût est 2 à 5 fois moindre que la lettre recommandée papier, car la LRE n’a pas de frais indirects (coût du papier, de l’encre, du stockage, de l’affranchissement, etc). La solution proposée par AR24 ne contient aucun frais caché.

– Ne nécessitant pas de papier, d’encre ou encore de transport, elle est plus écologique. En l’utilisant, l’entreprise améliore sa politique RSE et s’engage un peu plus dans la réduction de sa consommation carbone.

– La LRE d’AR24 donne la possibilité d’envoyer jusqu’à 256 Mo de pièces jointes, soit l’équivalent de plusieurs dizaines de milliers de pages au format électronique, mais aussi des photos, des vidéos, etc.

– Les services de LRE d’AR24 sont disponibles 24h/24, 7j/7. De quoi envoyer des notifications à tout moment lorsque vous devez tenir des délais serrés.

– Le contenu de vos envois de LRE est certifié par deux organismes indépendants, rendant impossible toute contestation en justice du contenu de vos notifications. Par ailleurs, vos envois sont parfaitement confidentiels. Ni l’achemineur AR24, ni personne d’autre que votre entreprise ou celle destinataire (après avoir accusé réception) n’a accès au contenu de vos recommandés électroniques.

– L’offre d’AR24 permet de conserver durant 10 ans les preuves, contenus et pièces jointes de vos LRE en toute sécurité et sans frais cachés. Le syndic expéditeur et les copropriétaires destinataires y ont accès.

– Avec AR24, vous bénéficiez d’un suivi de vos envois. Ainsi, vous recevez chaque semaine un compte rendu de vos LRE envoyées et en attente d’accusé-réception. Tandis que le destinataire reçoit de son côté des notifications de relance jusqu’à ce que la LRE soit considérée comme négligée s’il décidait de ne pas la réceptionner.

Par rapport à ce dernier point, une fois le recommandé envoyé, vous recevez la preuve de dépôt/envoi qui commence à faire courir les délais légaux dans des nombreux cas. Si l’entreprise destinatrice décidait de négliger sa LRE, inutile de lui faire parvenir un recommandé papier : la preuve de dépôt/envoi fait foi en ce qui concerne les convocations d’assemblée générale ou les notifications de PV d’AG.

3. Comment envoyer une LRE à une entreprise ?

Pour commencer, il vous faut créer un compte en ligne sur le site d’un prestataire d’acheminement qualifié tel qu’ AR24 et vous authentifier via des identifiants numériques que vous aurez également commandés auprès de votre prestataire AR24.

Ensuite, il suffit que vous prépariez en ligne, depuis votre espace personnel, votre courrier comme vous le feriez pour une version papier, en renseignant l’ensemble des informations demandées (nom, prénom, adresse mail, raison sociale). Pensez à télécharger les pièces jointes avant d’envoyer votre LRE à votre destinataire.

La facture détaillée présente pour chaque LRE : l’expéditeur, le destinataire, la date d’acheminement et les références si elles sont renseignées.

A noter qu’ AR24 permet l’envoi des LRE par équipe afin qu’un seul compte utilisateur soit en charge de la facturation globale pour toute la structure qu’il administre ; idéal si vous devez de votre côté vérifier les courriers avant qu’ils ne soient acheminés.

Enfin, en conformité avec l’article 42-1 de la Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, vous êtes tenus de demander le consentement de votre copropriétaire à être notifié par voie électronique, peu importe son statut (particulier ou professionnel).. N’hésitez pas à retrouver plus d’informations au sujet du gestionnaire de consentements d’AR24.

Avocats, professionnels du droit, et si nous vous disions que vous pouvez accélérer vos démarches administratives grâce à la lettre recommandée électronique ?

Simple à utiliser, la lettre recommandée électronique (eIDAS qualifiée) semble alors tout indiquée. Dotée de la même valeur légale que son homologue papier, elle est plus écologique, économique, rapide et plus sécurisée. On vous explique en détails en quoi cette alternative dématérialisée a de fortes chances d’améliorer votre vie professionnelle en facilitant et en sécurisant vos flux, même les plus sensibles.

Sommaire :

1. Une valeur légale en France et en Europe
2. Un service dématérialisé fiable et sécurisé, adapté aux avocats
3. Une alternative numérique économique et écologique
4. Une solution synonyme de gain de temps pour les avocats

1. Une valeur légale en France et en Europe

Durant de nombreuses années, la lettre recommandée avec accusé réception (LRAR) version papier était la seule solution qui s’offrait à vous lorsque vous souhaitiez envoyer un courrier important, avec des garanties et un suivi.

Mais ça c’était avant que l’envoi recommandé électronique (ou ERE) fasse son apparition et obtienne une valeur légale dès 2011 en France. Mieux, depuis le 1^er janvier 2019, c’est la LRE eIDAS qualifiée qui est devenue l’équivalent absolu de son pendant postal.

Ce type de lettre recommandée 100 % dématérialisée répond aux exigences du règlement européen eIDAS du 23 juillet 2014. Lequel a pour vocation de redonner confiance aux usagers dans les transactions électroniques au sein de l’Union européenne.

2. Un service dématérialisé fiable et sécurisé, adapté aux avocats

Le respect de la confidentialité des informations envoyées est évidemment extrêmement important, surtout en tant qu’avocat. C’est pourquoi la lettre recommandée électronique qualifiée a placé la sécurité de la transmission de vos données au cœur même de sa technologie.

De plus, grâce à l’horodatage vos envois sont qualifiés. Ce qui vous permet d’en prouver le contenu devant un tribunal en cas de litige.

L’expédition d’une lettre recommandée électronique eIDAS qualifiée est également soumise à une vérification réglementée de l’identité de l’expéditeur et du destinataire. Si vous êtes avocat vous pouvez vous identifier avec votre clé RPVA ou votre « certificat d’identification électronique ».

Enfin, la conservation – minimum d’un an d’un point de vue légal – des preuves et du contenu de vos LRE est effectué sur des serveurs parfaitement sûrs et sécurisés. AR24 offre une conservation gratuite d’une durée de 10 ans.

3. Une alternative numérique économique et écologique

Lors de l’envoi d’une LRE vous réduisez votre consommation de papier ou d’encre tout en supprimant les délais d’acheminement. Résultat, ce courrier 100 % numérique se révèle plus écologique que la LRAR.

Idéal pour améliorer la politique RSE de votre cabinet d’avocats.

Pour les mêmes raisons, la LRE se montre particulièrement économique. Sans compter que la main d’œuvre liée au tri, au stockage, à l’acheminement est inexistante. Dépourvue de tous ces frais indirects, la LRE est 2 à 5 fois moins chère que la version papier.

Par ailleurs, si vous devez envoyer un dossier volumineux, la LRE vous permettra de réaliser des économies substantielles. En effet, avec AR24 notamment, vous pouvez transmettre jusqu’à 256 Mo de pièces jointes, soit plusieurs dizaines de milliers de pages électroniques.

D’ailleurs, vous n’êtes pas obligés de vous cantonner à des envois de documents ; vous pouvez également transmettre des photos ou des vidéos, etc.

4. Une solution synonyme de gain de temps pour les avocats

Peu contraignante à mettre en place et facile d’utilisation, la lettre recommandée électronique a de quoi vous faire gagner un temps précieux, tout en conservant sa valeur juridique. Une fois inscrit sur le site du prestataire d’acheminement qualifié que vous aurez choisi, l’envoi d’une LRE est aussi simple et instantané que l’expédition d’un email.

En outre, vous pouvez profiter des services de la LRE 24h/24, 7j/7. Par conséquent, il vous est possible d’envoyer un courrier recommandé électronique à tout moment, peu importe ou vous vous trouvez. Votre destinataire est aussitôt notifié sur son adresse e-mail, qu’il se trouve en France ou à l’étranger.

De votre côté, vous recevrez quelques minutes plus tard les preuves de dépôt/envoi de votre courrier recommandé.

Professionnels du droit, avocats indépendants et cabinets internationaux, la lettre recommandée électronique qualifiée s’adapte parfaitement à vos besoins et vous permet en tout temps de réduire vos coûts tout en accélérant vos procédures.

Désormais reconnue par la législation française, autant que le recommandé avec accusé réception papier (LRAR), la lettre recommandée électronique ne cesse de faire parler d’elle. C’est notamment le cas dans le secteur de l’immobilier où ses nombreux avantages, pour les vendeurs comme pour les acheteurs, convainquent toujours plus, les professionnels soucieux de proposer des services plus pratiques et plus innovants.

Sommaire :

1. La lettre recommandée électronique, qu’est-ce que c’est ?
2. Quels sont les atouts de la LRE AR24 dans le cadre de transactions immobilières ?
3. Dans quelle mesure la lettre recommandée électronique facilite les achats en VEFA ?

1. La lettre recommandée électronique, qu’est-ce que c’est ?

Les envois 100% électroniques proposés par AR24 sont :

– L’Envoi Recommandé Electronique simple qui vous permet d’expédier en quelques clics, à n’importe quel moment et sans vérification d’identité, un courrier dématérialisé sur une adresse e-mail. Le tout en profitant d’un suivi jusqu’à réception par votre destinataire. Il n’est en aucun cas le strict équivalent d’un courrier recommandé avec AR.

– La Lettre Recommandée Electronique eIDAS, qui est le strict équivalent d’un courrier recommandé avec accusé de réception (LRAR) et bénéficie d’une présomption de fiabilité. Seul un prestataire qualifié par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI) rattaché au ministère de l’Intérieur – comme c’est le cas d’AR24 depuis 2018 – est en mesure d’acheminer une telle missive. Cette solution, qui implique qu’expéditeur et destinataire soient identifiés de façon sécurisée par le prestataire, est le strict équivalent juridique du courrier recommandé avec AR.

2. Quels sont les atouts de la LRE AR24 dans le cadre de transactions immobilières ?

– Rapide : l’expédition d’une lettre recommandée électronique est aussi instantanée que l’envoi d’un email. La présentation au destinataire étant consécutive à l’envoi – que le destinataire soit en France ou à l’étranger – les délais légaux sont raccourcis.

– Economique : son coût est 2 à 5 fois moins cher que son équivalent postal. La raison ? Pas de frais indirects liés au prix du papier, de l’encre, du stockage, de la main d’œuvre, etc. Avec AR24, vous n’avez aucun frais caché, tout est compris dans un tarif unique.

– Plus écologique : ne nécessitant ni impression papier, ni encre, ni transport, elle est une alternative plus écologique. Un détail important pour accompagner la politique RSE des professionnels de l’immobilier toujours plus soucieux de l’environnement.

– Efficace : avec AR24, vous pouvez envoyer jusqu’à 256 Mo de pièces jointes. Ce qui correspond à plusieurs milliers de pages électroniques. Par ailleurs, vous recevez un compte-rendu hebdomadaire de vos LRE envoyées et en attente. De son côté, votre destinataire reçoit jusqu’à 4 notifications de relance durant les 15 jours qui suivent l’envoi, avant que la lettre soit considérée comme négligée.

– Disponible : les services d’AR24 étant accessibles 24h/24 et 7j/7, vous pouvez expédier des notifications quand bon vous semble. Un point particulièrement intéressant lorsqu’il vous faut tenir des délais précis.

– Fiable : vos envois – parfaitement confidentiels – sont horodatés par deux organismes, indépendants et qualifiés, sélectionnés par AR24. Résultat : vous bénéficiez de la preuve du contenu de votre LRE qualifiée.

– Sûre : alors que la loi impose une conservation d’un an minimum, AR24 permet de conserver pendant 10 ans les preuves, les contenus et les pièces jointes de vos lettres recommandées électroniques sur des serveurs sécurisés situés en France.

3. Dans quelle mesure la lettre recommandée électronique facilite les achats en VEFA ?

Si la transaction immobilière concerne une Vente en l’État Futur d’Achèvement (VEFA) – dont l’acte d’acquisition doit forcément être établi par un notaire, la LRE peut s’avérer particulièrement appropriée.

En effet, le contrat de réservation en VEFA doit être transmis par lettre recommandée avec AR au futur acheteur du bien, au moins un mois avant la date prévue pour la signature de la vente définitive.

Ce contrat doit obligatoirement mentionner plusieurs éléments importants tels que le prix prévisionnel, la date prévisionnelle de signature du contrat de vente chez le notaire, une date de livraison, et comprendre en annexe le projet de l’acte, la notice technique, un plan des lots vendus et la copie de tous les documents nécessaires à la conclusion de la vente.

L’impression et l’acheminement d’une telle quantité de documents représente un coût non négligeable, pour chaque transaction immobilière de ce type.

Avec la lettre recommandée électronique, vous pouvez transmettre par voie électronique la totalité de ces documents, à un prix fixe de 2.99€* HT. De son côté, l’acheteur en immobilier pourra accuser réception du contrat à tout moment, sans avoir à sortir de chez lui.

*Tarif en vigueur au 16 juillet 2020.

Reconnue légalement depuis 2011, la lettre recommandée électronique qualifiée est entrée dans les mœurs de nombreux syndics de copropriété. Il faut dire que ce courrier entièrement dématérialisé possède des avantages qui permettent d’améliorer significativement l’échange avec les propriétaires. Fiable, rapide, économique, on vous explique plus en détail les bienfaits de la LRE en matière de communication.

Sommaire :

1. La lettre recommandée électronique, une solution sécurisante
2. La lettre recommandée 100 % numérique, un gain de temps pour les propriétaires
3. Le courrier dématérialisé, une alternative économique et écologique

1. La lettre recommandée électronique, une solution sécurisante

En 2011, l’État français a mis fin au monopole de la lettre recommandée papier avec accusé de réception en reconnaissant la valeur juridique de la lettre recommandée électronique qualifiée. Huit ans plus tard, c’est à la LRE eIDAS qualifiée d’être considérée comme le strict équivalent légal de son homologue papier, en France comme au sein de l’Union européenne. Un statut qui renforce encore sa force juridique.

Et pour cause : la LRE eIDAS 100 % numérique à valeur probante répond aux exigences du règlement européen du 23 juillet 2014. Lequel a pour ambition d’accroître la confiance des usagers dans les transactions électroniques. Résultat, l’envoi d’une LRE eIDAS qualifiée implique forcément :

– La vérification de l’identité des expéditeurs à un degré de confiance élevé et celle des destinataires à un niveau de confiance substantiel ;

– Un horodatage, qui permet de garantir la preuve du contenu de l’expédition à la réception ;

– La conservation durant un an minimum des contenus et preuves d’envoi, de réception, de refus, etc. par un prestataire de services de confiance qualifié.

Le niveau de sûreté de ce service numérique a l’avantage de rassurer sur la sécurité de la communication et ainsi d’assurer un échange optimal entre syndics et propriétaires.

A noter que, conformément à l’article L100 du Code des postes et des communications, chaque propriétaire peut accepter ou non de recevoir des notifications par lettre recommandée électronique. En effet, un syndic à l’obligation d’obtenir un consentement au préalable.

2. La lettre recommandée 100 % numérique, un gain de temps pour les propriétaires

L’impact de la LRE sur les échanges entre syndics et propriétaires se fait également sentir en termes de temps gagné ! En effet, via l’interface du prestataire d’acheminement de votre choix, l’envoi d’une LRE est aussi simple et rapide à réaliser que l’expédition d’un simple mail. De même, la réception est quasi instantanée.

Par exemple, dans le cas d’une convocation des propriétaires à une assemblée générale de copropriété, les destinataires reçoivent la notification de réception aussitôt l’envoi effectué. Il n’y a aucun délai logistique, contrairement à la version papier. Ce qui permet d’accélérer et de fluidifier grandement les échanges.

En plus, l’envoi d’une LRE peut se faire à toute heure du jour et de la nuit puisque le service d’acheminement en ligne se fait 24h/24 et 7j/7. Il en va de même pour la réception. Les propriétaires destinataires peuvent facilement prendre connaissance de la lettre recommandée numérique quand ils le souhaitent sur leur ordinateur ou leur smartphone.

Enfin, grâce à une innovation mise au point spécialement par AR24, les destinataires peuvent s’identifier en quelques minutes à distance pour récupérer le contenu de la LRE.

3. Le courrier dématérialisé, une alternative économique et écologique

La lettre recommandée électronique est une alternative économique au courrier recommandé papier. En effet, elle ne nécessite ni encre, ni papier, ni transport.

Par ailleurs, il n’y a pas non plus de surcoût lié à la quantité de documents envoyés. Chez AR24, vous pouvez transmettre jusqu’à 256 Mo de pièces jointes avec une LRE, soit des milliers de pages électroniques. Ainsi, avec des frais indirects éliminés, l’éventuel frein financier est levé. Il devient alors plus aisé de communiquer fréquemment en fonction de vos besoins.

Du côté des propriétaires, nulle nécessité d’imprimer les documents tels que les convocations aux AG de copropriété. De fait, le recommandé 100 % numérique se révèle également plus respectueux de l’environnement. Un point important à l’heure où la population est de plus en plus sensible au sort de la planète.

Vous voulez en savoir plus sur le fonctionnement de l’envoi de LRE, découvrez les offres et services d’AR24.

Lorsque vous envoyez vos communications suivies à une entreprise par le biais d’une lettre recommandée électronique vous bénéficiez d’un gain de temps et d’argent non négligeable.

Pour faire en sorte que votre destinataire soit correctement notifié et puisse accuser réception de la manière la plus aisée possible, et aussi pour que la protection juridique propre à la LRE vous soit garantie, nous vous donnons ici quelques recommandations simples à suivre lorsque vous souhaitez notifier une entreprise, ou un membre de la société, par LRE.

Sommaire :

1. Notifier une entreprise par LRE
2. Notifier une personne spécifique au sein d’une entreprise par LRE
3. Notifier un salarié de votre entreprise par LRE

1. Notifier une entreprise par LRE

Si vous souhaitez envoyer une lettre recommandée électronique à une entreprise, mais que vous ne connaissez pas le nom et le prénom de la personne destinataire qui effectuera la procédure de réception, vous pouvez :

• envoyer la LRE à une adresse email de contact générique (par exemple : ar24.contact@docaposte.fr) sans mentionner de NOM et de prénom au moment de renseigner les informations du destinataire. En plus de l’adresse email de destination, vous devrez uniquement mentionner une raison sociale (nom de l’entreprise) et cocher la case « Professionnel ».

Exemple 
Email : contact.ar24@docaposte.fr
Société : AR24

Toute personne ayant accès à l’adresse de réception pourra commencer la démarche de réception en soumettant un extrait KBIS ou le SIRET de l’entreprise.

Ensuite toute personne physique dont le nom apparaît sur l’extrait KBIS de l’entreprise pourra s’identifier pour accuser réception de votre courrier.

L’extrait KBIS contient des informations relatives au dirigeants de l’entreprise mais aussi aux divers administrateurs et aux éventuels commissaires aux comptes.

2. Notifier une personne spécifique au sein d’une entreprise par LRE

Si vous souhaitez notifier un salarié de l’entreprise dans le cadre de son activité au sein de l’entreprise, deux possibilités s’offrent à vous :

• envoyer la LRE à une adresse email professionnelle privée en mentionnant aussi le NOM et prénom de votre destinataire

Exemple
Email : marieleblanc@ar24.fr
NOM : LEBLANC
Prénom : Marie
Société : AR24

• envoyer la LRE à une adresse email de contact générique (ex. contact@docaposte.fr ) en mentionnant le NOM et prénom de la personne qui pourra réceptionner l’envoi.

Exemple
Email : contact.ar24@docaposte.fr
NOM : LEBLANC
Prénom : Marie
Société : AR24

Dans ces deux cas de figure seul le destinataire dont vous avez renseigné le NOM et prénom pourra accuser réception du courrier recommandé, pour le compte de l’entreprise. Le destinataire accédera directement au procédé d’identification visuelle à distance pour faire vérifier son identité ; la présentation du KBIS ou du numéro de SIRET ne sera donc pas nécessaire.

Si vous connaissez les noms et prénoms de la personne qui pourra réceptionner votre courrier (et éventuellement son email professionnel privé), nous vous suggérons de privilégier ce mode de fonctionnement.
Dans les deux cas n’oubliez pas de cocher la case attribuant à votre destinataire un statut de professionnel.

3. Notifier un salarié de votre entreprise par LRE

Lorsque vous êtes employeur et que vous souhaitez notifier un salarié de votre propre entreprise dans le cadre de votre relation de travail, vous vous adressez à lui en tant que non-professionnel.

Dans ce cas de figure il est donc nécessaire de recueillir son accord à être notifié par lettre recommandée électronique qualifiée, même si vous le notifiez sur son adresse professionnelle.
L’obtention de l’accord préalable d’un destinataire particulier est une étape indispensable d’un point de vue juridique (au regard de l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques) ; elle doit précéder l’envoi de LRE et vous permet de bénéficier de la protection juridique que la LRE garantit.

Vous êtes syndic de copropriété, gestionnaire de biens ou promoteur ? Depuis quelque temps, la lettre recommandée électronique (LRE) a su faire valoir ses atouts auprès des professionnels de l’immobilier, toujours plus nombreux à l’utiliser. En effet, cette alternative 100 % numérique et parfaitement légale est sécurisée, économique, facile d’accès et rapide. Si vous aussi, vous êtes tenté de l’adopter, on vous détaille en quoi elle peut vraiment vous être utile.

Sommaire :

1. Un service légal et sécurisé
2. Une solution économique
3. Un gain de temps pour les délais immobiliers

1. Un service légal et sécurisé

La lettre recommandée électronique bénéficie exactement du même statut légal que son homologue papier. Ainsi, vous pouvez utiliser comme bon vous semble cette alternative 100 % numérique pour envoyer vos courriers sensibles en tant que professionnel de l’immobilier.

Par ailleurs, la LRE est l’assurance de profiter d’un service sûr et sécurisé. De fait, ce recommandé numérique est soumis à des règles strictes. Parmi elles, l’horodatage qui permet d’envoyer du contenu – en toute confidentialité – de façon certifiée. Cette contremarque de temps érigée par la loi assure ainsi la valeur probante de la datation d’une action et vous permet un suivi précis en temps réel de l’acheminement de votre courrier.

De même, la lettre recommandée électronique garantit l’identité de l’émetteur et du destinataire. Selon le règlement européen eIDAS du 23 juillet 2014, le prestataire d’acheminement doit en effet les vérifier avec le plus grand soin dans le cas de l’envoi d’une LRE eIDAS.

Enfin, la conservation d’un an minimum, comme le stipule la loi, est assuré sur des serveurs parfaitement sécurisés.

2. Une solution économique

Il va sans dire que les courriers en recommandé dans le secteur de l’immobilier peuvent être volumineux. Comme dans le cadre de transactions immobilières tel qu’un achat en VEFA. Effectivement, le contenu – conforme au contrat de réservation – doit alors comprendre le projet de l’acte, un plan des lots vendus, la notice technique ainsi que la copie des documents nécessaires à la conclusion de la vente. Résultat : des centaines de pages à expédier.

La LRE offre la possibilité d’envoyer d’importantes quantités de documents (jusqu’à 256 Mo de pièces jointes avec AR24, soit des milliers de pages électroniques). Le tout à moindre coût (2 à 5 fois moins cher que lettre recommandée papier avec AR24), en évitant les frais indirects liés au prix du papier, de l’encre, du stockage, de la main d’œuvre, etc. En plus, elle est écologique.

3. Un gain de temps pour les délais immobiliers

Les acteurs de l’immobilier sont régulièrement soumis à un certain nombre de délais légaux dans le cadre de la relation contractuelle qui les unis à leurs clients et leurs partenaires. C’est notamment le cas pour une mise en demeure, la convocation d’une assemblée générale de copropriété ou bien encore la vente d’un bien.

La lettre recommandée électronique apparaît alors comme la solution appropriée. Son expédition est en effet aussi instantanée que pour un simple courriel. Sans compter que les délais légaux sont raccourcis puisque la présentation au destinataire est immédiatement consécutive à son envoi. Ceci, que vous ou lui vous trouviez en France ou à l’étranger.

Pour couronner le tout, il vous est possible d’envoyer une LRE et de notifier votre destinataire chaque jour de l’année et à toute heure. Les services d’AR24 sont disponibles 24h/24 et 7j/7. Un avantage certain lorsqu’il faut tenir des délais serrés.

Devenue une norme dans l’immobilier, la lettre recommandée électronique offre de nombreux services parfaitement adaptés aux besoins des professionnels du secteur. Si vous aussi vous souhaitez adopter cette alternative numérique, découvrez les offres d’AR24.

Qu’est-ce que L’Identité Numérique La Poste ?

L’Identité Numérique La Poste est une clé numérique universelle qui permet à son utilisateur de s’identifier et de s’authentifier de manière sécurisée à plus de 700 services en ligne qui vont du renouvellement de sa carte grise au suivi de remboursement de l’Assurance Maladie, en passant par la gestion de ses impôts. L’Identité Numérique La Poste permet donc de gagner du temps dans de nombreuses démarches administratives mais aussi de se protéger de l’usurpation d’identité.

L’Identité Numérique La Poste a été attestée conforme en France au niveau de garantie substantiel du règlement européen eIDAS par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI).

Vérification d’identité : en face à face ou à distance, au choix

Une étape essentielle dans le parcours de création de son Identité Numérique La Poste est la vérification de l’identité de l’utilisateur. Initialement, la vérification était effectuée uniquement en face à face par un facteur à domicile ou en bureau de poste.

Avec le confinement et l’application des mesures barrières, La Poste a dû suspendre temporairement la procédure de vérification d’identité en face à face. Cette modalité reprendra dans les semaines à venir avec le retour progressif à la normal.

Alors, quelle alternative à la vérification d’identité en face à face qui soit à la fois compatible avec les contraintes de distanciation physique et permette de conserver le niveau de garantie substantiel de L’Identité Numérique La Poste ?

La Poste a décidé de proposer un nouveau parcours 100% digital de création d’une Identité Numérique intégrant le service de lettre recommandée électronique qualifiée eIDAS AR24.

Le rôle d’AR24 dans le parcours utilisateur L’Identité Numérique La Poste

Toute personne majeure possédant une pièce d’identité française en cours de validité et un smartphone peut créer gratuitement son Identité Numérique La Poste sur le site : https://lidentitenumerique.laposte.fr/

Comment se déroule le parcours de création 100% digital ?

1. L’utilisateur s’inscrit sur le site de L’Identité Numérique La Poste avec sa pièce d’identité française en cours de validité.
2. Il choisit son mode de vérification d’identité parmi les trois options : à domicile avec son facteur, en bureau de poste ou en ligne.
3. S’il sélectionne la vérification d’identité en ligne, l’utilisateur reçoit une lettre recommandée électronique eIDAS AR24. Pour l’ouvrir, il doit procéder à une identification visuelle à distance.
4. Avec le code d’activation récupéré dans la LRE eIDAS AR24, l’utilisateur active son application L’Identité Numérique la Poste.

Ainsi, grâce au procédé d’identification visuelle à distance et à la LRE eIDAS AR24, les utilisateurs de L’Identité Numérique La Poste peuvent finaliser la création de leur identité électronique de niveau de garantie substantiel sur leur smartphone.

Avec L’Identité Numérique La Poste, solution recommandée par l’État, accéder aux services administratifs, bancaires, de santé et postaux en ligne devient simple, rapide et sécurisé.

Pour créer la vôtre, rendez-vous sur :  https://lidentitenumerique.laposte.fr/

La législation française avait  reconnu la légalité contractuelle de la lettre recommandée électronique (LRE). Une évolution majeure du cadre législatif européen a mené à une sécurisation de la LRE qui, depuis 2019, peut être définie comme telle uniquement si elle répond à plusieurs critères légaux et si elle est acheminée par un prestataire de services de confiance qualifié. Dans ce cadre, pas étonnant qu’un nombre toujours plus important de professionnels, se laissent séduire. Les professionnels du droits, tels que les avocats doivent-ils l’utiliser ? Valeur juridique, garanties de sécurité, modalités : on vous en dit plus sur cette alternative accessible à tous !

Sommaire :

1. Lettre recommandée électronique : un cadre réglementaire bien établi
2. Qui peut expédier une lettre recommandée électronique ?
3. Comment envoyer correctement une LRE ?

1. Lettre recommandée électronique : un cadre réglementaire bien établi

La valeur légale de la LRE, qui permet d’expédier un courrier en quelques clics par Internet sur une adresse mail, est reconnue par l’État français depuis 2011.

Le 1er janvier 2019, selon l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques, la LRE eIDAS qualifiée est devenue le strict pendant 100 % numérique du recommandé papier avec accusé réception. Conforme à un règlement européen dont l’objectif est de booster la confiance des usagers dans les transactions électroniques de l’UE, cette solution s’inscrit dans un cadre juridique bien précis, reconnu à l’échelle française et européenne.

Toutefois, pour être certain de demeurer dans les clous de la loi et expédier vos lettres recommandées électroniques en toute conformité et sécurité, il faut que vous fassiez appel aux services d’un prestataire d’acheminement qualifié et certifié comme AR24.

Pourquoi ? Car seul un tel prestataire est en mesure de vous garantir des services répondant à la réglementation avec :

– l’horodatage, une contremarque de temps définie par la loi qui assure la valeur probante de la datation d’une action (expédition et réception).

– la vérification d’identité de l’expéditeur et du destinataire, conformément au règlement eIDAS qui instaure un cadre législatif unique pour l’ensemble des pays de l’Union européenne concernant l’identification électronique.

– la conservation durant un an minimum des preuves et contenus de vos lettres recommandées électroniques.

A noter que le consentement préalable du destinataire est requis si celui-ci n’est pas un professionnel, conformément à l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques.

2. Qui peut expédier une lettre recommandée électronique ?

La praticité, l’efficacité et la fiabilité de la lettre recommandée électronique répondent particulièrement aux besoins des notaires et clercs de notaires, des avocats, des juristes, des syndics de copropriété, des entreprises et des prestataires informatiques. Autant de domaines d’activités qui se servent de plus en plus de cette nouvelle alternative 100% légale et sécurisée.

Pour autant, quiconque est intéressé par les avantages de la LRE peut parfaitement en envoyer à tout moment, comme bon lui semble. En effet, ses services s’adressent à tous les secteurs du droit et de la vie courante.

Elle peut ainsi facilement et en toute sécurité être utilisée par des professionnels comme des particuliers. Il faudra bien entendu respecter les différentes étapes de la procédure.

3. Comment envoyer correctement une LRE ?

1. Pour commencer, il vous faut créer un compte en ligne sur le site internet du prestataire d’acheminement de votre choix (AR24, par exemple). Pour cela, commandez vos identifiants numériques auprès de votre prestataire avant la date d’envoi de votre LRE eIDAS (ou utilisez votre clé RPVA ou RGS** si vous en possédez une).

Si vous contactez un particulier, la loi vous impose d’obtenir son consentement de manière expresse avant l’envoi de votre courrier recommandé électronique. Dans le cas d’un destinataire professionnel, vous n’avez pas à recueillir son consentement.

2. Grâce à vos identifiants, connectez-vous et authentifiez-vous à la plateforme en ligne de votre prestataire. Indiquez les informations demandées (nom, prénom, adresse mail, etc) relatives au(x) destinataire(s) à qui vous désirez envoyer votre LRE.

Rédigez le corps de votre courrier. Pensez aussi à télécharger les potentielles pièces jointes, et envoyez.

3. Votre destinataire reçoit une notification pour le prévenir qu’un courrier lui est adressé. L’identité de l’expéditeur ne lui est pas révélée. Il peut alors choisir d’accepter ou refuser la LRE dans un délai de 15 jours. S’il ne fait rien, votre courrier sera considéré comme négligé, et une preuve de négligence vous sera envoyée. Dans les cas où les délais légaux courent à partir de la preuve de première présentation, avec la LRE ils courront immédiatement, c’est à dire à partir de l’envoi du courrier recommandé électronique (preuve de dépôt et d’envoi).

4. Le paiement pour les frais d’acheminement se fait en ligne par prélèvement automatique SEPA ou carte bancaire. La facture indique l’expéditeur, le destinataire, la date d’envoi et les références si elles sont renseignées.

La LRE eIDAS est donc une très bonne alternative dans le cadre des contentieux traités par les avocats.

Comme l’exige la loi, chaque assemblée générale de copropriété se conclut par la rédaction d’un procès-verbal par le syndic. Si l’envoi de la notification de ce compte rendu aux copropriétaires n’est pas forcément nécessaire la plupart du temps, il est toutefois obligatoire dans certains cas, comme lorsque ceux-ci sont opposants ou défaillants. Il doit bien entendu être envoyé par LRAR ou par courrier recommandé électronique.

Sommaire :

1. Procès-verbal d’assemblée générale, qu’est-ce que c’est ?
2. Dans quels cas la notification du PV d’une assemblée générale de copropriété est obligatoire ?
3. Quels sont les intérêts de la LRE dans une telle situation ?

1. Procès-verbal d’assemblée générale, qu’est-ce que c’est ?

Le PV d’assemblée générale de copropriété, rédigé par le syndic, a pour but de résumer les décisions adoptées au cours de la réunion entre les copropriétaires. Il doit indiquer :

– Le résultat du vote sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour de l’AG,
– Le nom des copropriétaires qui se sont opposés ou abstenus à une décision et leur nombre de voix,
– Les réserves des copropriétaires opposants sur la régularité des décisions,
– Les incidents techniques ayant empêché un participant qui a eu recours à un moyen de communication électronique (visio ou audioconférence notamment) de faire connaître son vote,
– L’indication du mandat de vote distribué par le président du conseil syndical ou de séance de l’AG en cas de mandat de vote donné par un copropriétaire sans indication de l’identité du mandataire.

Paraphés par le président de l’assemblée, le secrétaire et le ou les scrutateurs, les procès-verbaux sont inscrits dans un registre tenu par le syndic de copropriété. A noter que ce registre peut être créé au format électronique. La feuille de présence, les PV et les signatures peuvent alors aussi être réalisés de façon numérique.

L’envoi du PV aux copropriétaires n’est pas systématique, car la loi ne l’impose pas. Cela étant, dans tous les cas, le syndic doit pouvoir en adresser une copie ou un extrait à tout copropriétaire qui en fait la demande.

2. Dans quels cas la notification du PV d’une assemblée générale de copropriété est obligatoire ?

Si un syndic n’est pas tenu d’envoyer une notification du PV d’assemblée générale aux propriétaires participants, il existe néanmoins des exceptions.

Ainsi, le décret du 17 mars 1967  exige qu’une telle notification soit expédiée par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou lettre recommandée électronique qualifiée (LRE) – lorsque les intéressés ont donné leur consentement au préalable – aux copropriétaires opposants et aux copropriétaires défaillants (ceux qui n’étaient ni présents, ni représentés à l’assemblée générale).

Depuis la loi ELAN du 23 novembre 2018, il est impératif que cette notification soit envoyée dans une délai d’un mois maximum suivant l’organisation de l’assemblée générale. La commission relative à la copropriété conseille même que cela soit fait le plus rapidement possible, afin que le délai de recours contre la décision prenne effet au plus vite.

Car, suite à la notification du procès-verbal, les copropriétaires opposants ou défaillants ont un mois pour contester la décision devant le tribunal. En revanche, si celle-ci s’avère irrégulière, la décision contestée pourra l’être dans un délai de 5 ans.

Par ailleurs, le recours en contestation d’une décision d’AG doit obligatoirement être engagé dans un délai de 2 mois à compter de sa notification.

3. Quels sont les intérêts de la LRE dans une telle situation ?

Dans de telles circonstances, la lettre recommandée électronique paraît toute indiquée pour expédier la notification du procès-verbal d’assemblée générale aux copropriétaires opposants ou défaillants. La raison ? Elle apporte des garanties de sécurité supplémentaires par rapport à son homologue papier. Par exemple, l’horodatage assure la preuve du contenu de l’envoi à la réception de votre recommandé. De même, le contenu, les pièces jointes et les preuves sont conservés sur des serveurs sécurisés durant 10 ans avec AR24.

Surtout, la lettre recommandée électronique vous permet de gagner du temps. Vous pouvez en effet l’expédier depuis votre ordinateur, tablette ou smartphone, à tout moment de l’année, de la journée et de la nuit, aussi facilement qu’un simple e-mail. En plus, dans ce cas d’usage, les délais légaux courent directement après l’envoi de la LRE. Une option idéale lorsqu’il s’agit de tenir des timing imposés et serrés.

Vous souhaitez en savoir davantage sur le fonctionnement et les avantages de la LRE ? Découvrez sans plus attendre les offres et services d’AR24.

Comment savoir si le courrier recommandé électronique que vous songez à utiliser est juridiquement équivalent à un courrier recommandé papier (LRAR) ? 

Dans cet article vous retrouverez les principaux aspects légaux qui caractérisent la lettre recommandée électronique qualifiée (LRE).

Sommaire :

1. Le consentement du destinataire non professionnel
2. Choisir un prestataire de confiance qualifié eIDAS
3. L’identification de l’expéditeur et du destinataire de la LRE
4. Une remise de preuves dématérialisées efficace

1. Le consentement du destinataire non professionnel

Avant de notifier votre destinataire particulier par courrier recommandé électronique vous devez obtenir le consentement exprès de votre destinataire non professionnel à recevoir des envois recommandés à une adresse email précise (article L100 du Code des postes et des communications électroniques). L’obtention du consentement du destinataire non professionnel est une étape indispensable qui doit précéder vos envois de LRE.  

En fonction de votre métier et de votre relation avec le destinataire vous pouvez obtenir son consentement de plusieurs manières : 

• En l’insérant comme clause dans un contrat
• En lui faisant signer une déclaration prévue à cet effet
• Via le service « Gestionnaire de consentements » d’AR24

Nous vous suggérons de prévenir aussi vos destinataires professionnels que vous allez recourir à la lettre recommandée électronique pour vos communications avec eux ; toutefois leur consentement n’est pas indispensable pour les notifier par LRE.

Si vous souhaitez qu’ AR24 demande le consentement de vos destinataires non professionnels pour vous, nous vous invitons à découvrir notre gestionnaire de consentements.

2. Choisir un prestataire de confiance qualifié eIDAS

Pour être certain de recourir à un envoi dématérialisé qui soit 100% équivalent à la LRAR d’un point de vue juridique, il vous faut avant tout vous assurer de recourir aux services d’un prestataire de confiance qualifié eIDAS.

Depuis le mois de janvier 2019 seulement un prestataire de confiance qualifié peut acheminer des courriers recommandés électroniques strictement équivalents aux lettres recommandées papier acheminées par voie postale (LRAR).

Il existe encore à ce jour des prestataires achemineurs de courriers recommandés dématérialisés qui ne possèdent pas de qualification eIDAS. Recourir aux services de l’un de ces prestataires signifie qu’en cas de contentieux, la partie adverse pourra discuter la valeur juridique de votre courrier recommandé électronique et ce, à bon escient.

C’est seulement en passant par un prestataire de confiance qualifié eIDAS et en choisissant d’envoyer une lettre recommandée électronique qualifiée, que vous serez complètement sûr d’utiliser le strict équivalent d’une LRAR, et à ce moment là vous bénéficierez de toute la protection juridique que ce type d’envoi apporte.

Les articles 53-1 et suivants du Code des postes et des communication électroniques indiquent les exigences de conformité requises pour la lettre recommandée électronique ; nous en citons deux ici.

3. L’identification de l’expéditeur et du destinataire de la LRE

Afin de pouvoir envoyer une LRE qualifiée, l’expéditeur doit faire vérifier son identité avec un degré de confiance élevé.

Pour cela plusieurs solutions s’offrent à l’expéditeur : utiliser une clé RGS** (clé RPVA, clé REAL etc.) ou commander un moyen d’identification qui lui sera remis par voie postale. 

Le destinataire devra également faire vérifier son identité, même si dans son cas un degré substantiel de confiance est suffisant (article R. 53-1 du Code des postes et des communications électroniques). 

AR24 permet à tout destinataire (particulier ou professionnel) de s’identifier et d’accuser-réception de son courrier recommandé 100% à distance.

Si le prestataire achemineur ne demande pas à l’une des deux parties de s’identifier, l’envoi en question n’est pas qualifié ; sa valeur juridique est donc susceptible d’être remise en cause.

4. Une remise de preuves dématérialisées efficace

Un des atouts majeurs du courrier recommandé électronique est la mise à disposition immédiate des preuves. En effet le prestataire qualifié a l’obligation de transmettre à l’expéditeur du courrier, de manière efficace et rapide, des preuves dématérialisées qui attestent de :

• l’envoi du courrier au destinataire (preuve de dépôt et d’envoi)
• la réception du courrier par le destinataire (preuve de réception) 

ou

• la négligence du courrier par le destinataire (preuve de non réclamation)

ou

• le refus du courrier par le destinataire (preuve de refus)

La preuve de dépôt et d’envoi est transmise à l’adresse email de l’expéditeur dans les minutes qui suivent son envoi électronique. L’immédiateté de cette transmission se révèle particulièrement intéressante pour l’expéditeur. Cette preuve correspond en effet à la « preuve de première présentation » postale et c’est à partir de sa datation – assurée par un horodatage qualifié – que des nombreux délais légaux commencent à courir.

L’expéditeur bénéficie ainsi d’un gain de temps remarquable donné par l’absence de délais d’acheminement de la LRE et par la transmission immédiate de cette preuve. 

L’article 53-2 du CPCE détaille tous les éléments qui doivent figurer sur cette preuve. 

Cette preuve, ainsi que les autres, doivent être conservées par le prestataire de confiance pendant au moins un an. Pour en savoir plus, retrouvez notre article dédié aux preuves AR24.

Nombre de syndics se sont d’ores et déjà emparés de la lettre recommandée électronique pour transmettre les convocations aux assemblées générales de copropriété. Économique, rapide, fiable, sécurisée, écologique, ses atouts ont effectivement de quoi séduire. Mais pour que votre démarche numérique soit bien valide, encore faut-il suivre avec précaution les modalités d’usage. Découvrez notre tour d’horizon des subtilités pour que votre utilisation de la LRE se passe aussi sereinement que possible.

Sommaire :

1. L’ère de la dématérialisation pour les syndics
2. Les autorisations préalables pour convoquer par LRE une AG de copropriétés
3. La bonne démarche à adopter pour envoyer une convocation aux AG de copropriété par LRE

1. L’ère de la dématérialisation pour les syndics

En France, la lettre recommandée électronique (LRE) est reconnue comme étant parfaitement légale depuis 2011 pour la formation et l’exécution de contrats.

C’est toutefois avec la loi ALUR du 24 mars 2014, complétée par le décret n°2015-1325 du 21 octobre 2015 – relatif à la dématérialisation des notifications et des mises en demeure concernant les immeubles soumis au statut de la copropriété des immeubles bâtis – que la LRE peut faire son entrée dans les communications entre Syndics et copropriétés.

Dès lors, les syndics sont autorisés à convoquer les assemblées générales de copropriété par voie 100 % numérique.

2. Les autorisations préalables pour convoquer par LRE une AG de copropriétés

En tant que syndic, pour que vous puissiez expédier en toute légalité une convocation à une assemblée générale de copropriété par lettre recommandée électronique, l’accord préalable des copropriétaires particuliers est obligatoire.

Pour obtenir cette autorisation, trois choix s’offrent à vous :

– soit le copropriétaire vous accorde son consentement durant une assemblée générale,

– soit le copropriétaire vous adresse son accord par écrit à une date exacte (signature de contrat, lettre recommandée, etc.),

– enfin, vous pouvez également utiliser le module de recueil de consentements proposé par AR24.

Vous devez ensuite consigner le consentement de chaque copropriétaire et l’inscrire au registre du procès-verbal des séances d’assemblée générale de copropriété.

Dès lors, vous serez autorisé à convoquer par LRE les copropriétaires qui ont accepté ce procédé. A noter que ce consentement n’est pas irrévocable. En effet, à tout moment, un copropriétaire est en droit de notifier au syndic par LRAR ou lettre recommandée électronique qualifiée son souhait de ne plus accepter les LRE (article 64-2 du décret du 17 mars 1967). Ce choix prend alors effet dès le lendemain de la réception par le syndic du courrier recommandé.

Par ailleurs, les copropriétaires n’ont aucunement l’obligation d’accepter cette dématérialisation. Dans le cas d’un ou plusieurs refus, vous devrez convoquer les concernés par lettre recommandée avec accusé réception par voie postale – vous pourrez utiliser la LR papier proposée par AR24.

3. La bonne démarche à adopter pour envoyer une convocation aux AG de copropriété par LRE

Tout d’abord, l’envoi d’une convocation aux assemblées générales de copropriété par voie 100 % numérique doit impérativement respecter le délai légal qui s’applique au recommandé papier. Ainsi, les copropriétaires doivent réceptionner leur convocation à l’assemblé générale au moins 21 jours ouvrés avant la date de celle-ci.

Les convocations par lettre recommandée électronique se font en trois étapes :

– le syndic de copropriété envoie la convocation aux copropriétaires dans un espace électronique sécurisé ouvert auprès d’un prestataire d’acheminement qualifié, comme AR24 par exemple.

– Le prestataire d’acheminement avertit le copropriétaire via une notification qu’il va recevoir une LRE. Il pourra alors l’accepter, la refuser ou la négliger.

– Le copropriétaire a dès lors 15 jours pour accepter et télécharger le courrier électronique (Décret n°2018-347 du 9 mai 2018 – art. 2).

Au final, si le copropriétaire refuse sa lettre recommandée électronique de convocation d’AG (ou l’ignore / la néglige) dans le délai de 15 jours qui lui est imparti pour l’accepter ou non, le syndic de copropriété n’a pas besoin de renvoyer un courrier recommandé électronique supplémentaire. C’est la preuve de première présentation qui fait foi.

Vous n’avez donc pas besoin de doubler l’envoi électronique par un autre courrier recommandé (LRAR ou LRE).

La lettre recommandée électronique devra idéalement être envoyée au moins 22 jours avant la date de l’assemblée générale de copropriété afin d’être certain de convoquer le copropriétaire dans le délai légal de 21 jours.

A retenir que si un copropriétaire n’est pas convoqué dans le bon respect des démarches à suivre, il est en droit de demander l’annulation de l’assemblée générale.

Lorsque plusieurs personnes sont propriétaires collectivement d’un même bien immobilier, on dit qu’elles sont en indivision. C’est souvent ce qui arrive dans le cadre d’une succession, d’une donation, d’un achat en couple, lors d’un divorce, etc. En tant que Syndics, vous connaissez bien ce genre de situation. L’indivision peut être conventionnelle ou légale. Dans les deux cas, cette situation peut comporter certains risques. On vous en dit davantage afin de pouvoir prendre vos précautions et pour contacter les coindivisaires par lettre recommandée en toute légalité.

Sommaire :

1. L’indivision, qu’est-ce que c’est ?
2. Indivision et copropriété
3. Les risques de l’indivision
4. Une solution : la convention d’indivision

1. L’indivision, qu’est-ce que c’est ?

L’indivision est une situation juridique dans laquelle plusieurs individus détiennent collectivement un ou plusieurs biens immobiliers et exercent les mêmes droits, à quotes-parts égales ou inégales, sur la totalité de ceux-ci. Sans pour autant que leurs parts respectives ne soient matériellement identifiables.

Ce cas de figure, reposant sur le Code civil, peut résulter de l’achat d’un bien dans le cadre d’un Pacs ou d’un mariage, mais aussi être la conséquence d’un divorce, d’une donation ou d’un héritage suite à un décès, etc.

En tant que Syndics de copropriété, et dans la situation dans laquelle vous devez contacter par recommandé une indivision, vous devrez envoyer une lettre recommandée à chaque individu. En effet, un individu ne peut pas accuser réception du courrier recommandé d’un autre ; même dans le cadre d’une indivision.

Pensez à la lettre recommandée électronique eIDAS qualifiée pour les contacter. Elle est strictement équivalente à la LRAR papier tout en étant bien moins onéreuse.

2. Indivision et copropriété

L’indivision et la copropriété sont deux notions juridiques strictement différentes. Cette dernière désignant l’organisation d’un immeuble dont la propriété – divisée en lots – est répartie entre plusieurs personnes.

Cela étant, le régime de l’indivision peut entrer dans les principes de la copropriété.

Un lot de copropriété peut être acquis en indivision suite à une donation ou une succession. Dans ce cas, sa gestion peut poser certains problèmes pour les héritiers qui ont tous les mêmes droits sur le lot, alors même que les instances de la copropriété ont besoin d’un seul et unique interlocuteur pour assister aux assemblées générales. Un mandataire commun peut alors être désigné pour représenter l’ensemble des indivisaires.

3. Les risques de l’indivision

L’indivision comprend des contraintes. La principale d’entre elles étant l’unanimité exigée pour les prises de décisions les plus importantes. Ce qui en cas de désaccord peut entraîner des situations de blocage.

Par exemple, selon l’article 815 du Code civil, « nul ne peut être contraint à demeurer dans l’indivision ». Si l’un des coindivisaires désire donc vendre sa quote-part, il en a le droit. Il doit alors proposer aux autres indivisaires de racheter sa part. S’il propose ce rachat à un tiers, il doit en informer tous les membres de l’indivision par acte extra-judiciaire. Après notification, les tiers ont alors un droit de préemption et disposent d’un délai d’un mois pour répondre à l’offre de vente.

De même la vente d’un bien indivis dans sa totalité nécessite l’accord de tous les indivisaires qui doivent décider du prix de vente et de la règle de partage. Lorsque la vente d’un bien indivis est bloquée par l’un des indivisaires, l’autorisation de vendre peut être demandée au tribunal de grande instance.

En outre, dans le cadre d’un achat, les indivisaires doivent chacun régler les dettes de l’indivision (impôts ou travaux sur le logement par exemple), à proportion de sa quote-part. Il est donc essentiel de bien évaluer les risques de mésentente avant de vous lancer dans une telle démarche.

4. Une solution : la convention d’indivision

Pour éviter au maximum tout risque, le mieux est de signer une convention d’indivision. Laquelle doit lister les biens indivis et préciser les droits de chaque indivisaire.

Lorsqu’elle s’applique à un bien immobilier, elle doit obligatoirement être rédigée par un notaire et faire l’objet d’une publication au Service de publicité foncière.

Son but est d’organiser la bonne gestion de l’indivision et de fixer les règles à respecter par les coindivisaires. Elle doit notamment indiquer les conditions d’attribution des parts si l’un des ex-conjoints décède, les modalités de partage des frais d’indivision ou encore faire part de la nomination d’un gérant pour la prise en main de l’indivision.

La convention d’indivision peut ensuite être transmise par un notaire aux différentes personnes concernées, par lettre recommandée électronique eIDAS en parfaite conformité avec la législation. Pour en savoir plus sur comment notifier correctement vos coindivisaires via lettre recommandée électronique eIDAS, découvrez notre article de blog dédié.

Actualité : la décision de justice contre le groupe Renault

Alors qu’il venait de reprendre sa production, le site automobile de Renault-Sandouville est obligé de suspendre à nouveau son activité dès le 11 mai, suite à une décision du tribunal du Havre, saisi par la CGT.

Dans l’ordonnance, la CGT dénonce des problèmes de forme, argumentant que certains courriels de convocation aux CSE de l’entreprise n’auraient pas été reçus par plusieurs membres du CSE, ce qui en compromet la régularité.

« […]un comité social et économique d’établissement (CSE) s’est tenu le 23 avril 2020. En raison de la pandémie et des problèmes de livraison de courrier, il a été convoqué par l’entreprise par voie électronique. Cela n’est pas n’interdit par le Code du travail, comme relève le tribunal judiciaire.

Cependant, la CGT estime que la procédure n’a pas été « régulière ». Le syndicat « verse aux débats des attestations de plusieurs membres du CSE qui affirment ne pas avoir eu connaissance de l’existence d’une adresse mail professionnelle à leur nom ou ne pas y avoir eu accès depuis leur domicile, de sorte que leur convocation ne leur pas été remise de manière effective ». Le tribunal en déduit que la convocation est « irrégulière ». » 

A noter que la décision de justice « porte principalement sur des modalités de présentation de l’ensemble des mesures de prévention aux institutions représentatives du personnel et ne remet pas en cause le référentiel sanitaire défini par Renault ». ¹

En synthèse, le tribunal du Havre sanctionne dans ce cas le groupe Renault pour un vice de forme. Les salariés ayant été informé du CSE via email : « la procédure n’a pas été régulière ». 

En effet la convocation aux CSE doit être envoyée par écrit et individuellement aux membres (Soc. 25 nov. 2015, no 14-16.067) et doit être accompagnée d’un ordre du jour, qui est régi par des règles spécifiques.

Aurait-il suffit de transmettre d’une autre manière les convocations au CSE pour éviter au groupe automobile toute sanction ? 

Ce qui est certain, c’est que des moyens bien plus efficaces que la simple notification par email existent à ce jour ; et ils existent spécifiquement pour éviter ce type de situation.

La lettre recommandé électronique eIDAS vous protège en cas de contentieux

Ce cas pratique est la concrétisation du pourquoi le recours à la lettre recommandée électronique eIDAS est à préconiser en alternative à la LRAR classique.

Strictement équivalente à la LRAR d’un point de vue juridique (article L100 du CPCE) – la LRE fournit à son expéditeur toute la protection juridique nécessaire en cas de contentieux. 

Seul point de vigilance : avoir obtenu le consentement exprès du destinataire particulier à être notifié à une adresse email spécifique.

La lettre recommandée électronique qualifiée garantit :

• Une preuve de dépôt et d’envoi dématérialisée que l’expéditeur recevra immédiatement après avoir soumis la LRE à nos services. Elle atteste que la LRE a été déposée chez AR24 et transmise électroniquement à votre destinataire. Cette preuve correspond à la preuve de première présentation d’une LRAR.

• Une preuve de réception dématérialisée, lorsque le destinataire accuse réception du courrier. Cette preuve correspond à l’accusé-réception d’une LRAR. Si le destinataire ne réceptionne pas son courrier dans le délai légal de 15 jours, une preuve de négligence ou de non-acceptation sera générée et transmise à l’expéditeur.

Si ces preuves ont l’avantage d’être dématérialisées, elles trouvent une équivalence dans la procédure d’envoi recommandé sous forme papier (LRAR). Or, on ne peut pas dire la même chose de la preuve du contenu.

Seul la LRE fournit à l’expéditeur la preuve du contenu envoyé. “Apporter la preuve” du contenu signifie pouvoir produire en justice le contenu même de la lettre recommandée et cela peut se révéler fondamental en cas de contentieux. Avec la LRE l’expéditeur aura à disposition le contenu, les preuves et les pièces jointes de la LRE envoyée, directement sur son compte AR24 pendant 10 ans. Le contenu même de la LRE étant certifié par un horodatage qualifié, il est présumé exacte et intègre, et donc « immuable » selon l’article 41 du Règlement eIDAS. 

Avec la LRE vous vous prémunissez au mieux de tout risque de contentieux, avec des garanties juridiques égales, voir supérieures, à celles de la LRAR.

¹ Source : https://www.lepoint.fr/economie/covid-19-la-cgt-parvient-a-faire-fermer-l-usine-renault-de-sandouville-08-05-2020-2374682_28.php

Depuis l’adoption de la loi ALUR le 24 mars 2014 le quotidien des copropriétés a été modifié et leur a permis d’entrer dans l’ère du « tout numérique ». En effet, dorénavant, elle permet entre autres la dématérialisation des convocations aux assemblées générales des copropriétaires. Une véritable alternative qui peut s’avérer pratique, d’autant plus que les lettres recommandées électroniques eIDAS qualifiées ont strictement la même valeur juridique que leur équivalent papier, la LRAR.

Sommaire :

1. Le délai légal de 21 jours
2. La bonne démarche à adopter

1. Le délai légal de 21 jours

Depuis le 24 octobre 2015, un syndic de copropriété a la possibilité de convoquer ses copropriétaires à l’assemblée générale ; il peut aussi adresser les procès-verbaux aux copropriétaires par voie 100 % électronique.

Toutefois, il doit au préalable recueillir le consentement de ses copropriétaires, indiquant qu’ils acceptent de recevoir toute notification recommandée par voie dématérialisée.

Les convocations par lettre recommandée électronique se font en trois temps :

• Le syndic de copropriété envoie la convocation d’AG à ses copropriétaires via un espace électronique sécurisé ouvert auprès de son prestataire d’acheminement de confiance (son espace personnel sur le site AR24 par exemple).

• Le prestataire d’acheminement de LRE informe par une notification le copropriétaire qu’il va recevoir une lettre recommandée électronique lui étant destinée. Le copropriétaire pourra alors soit accepter la LRE, soit la refuser, soit la négliger.

• Le copropriétaire dispose de 15 jours (Décret n° 2018-347 du 9 mai 2018 relatif à la lettre recommandée électronique) à compter de la réception de la notification envoyée par le prestataire pour accuser réception de sa lettre recommandée électronique (LRE).

Si le copropriétaire refuse sa LRE ou l’ignore dans le délai de 15 jours qui lui est imparti pour l’accepter ou non, le syndic de copropriété n’a pas besoin de renvoyer un courrier recommandé électronique. C’est la preuve de première présentation qui fait foi.

Et à ce stade, il est important de préciser une chose : le passage au tout numérique ne modifie en aucun cas le délai légal de 21 jours s’appliquant au courrier recommandé (papier ou électronique). Ainsi, le syndic de copropriété a toujours l’obligation de respecter un délai de 21 jours minimum entre le lendemain de l’envoi de la convocation aux copropriétaires et la date de l’assemblée générale. Précisons aussi que lorsqu’on recourt à la LRAR il faut compter 21 jours ouvrés, alors qu’avec la lettre recommandée électronique il faut compter 21 jours calendriers (les jours chômés et fériés sont donc pris en compte). Vous bénéficierez donc d’un gain de temps remarquable en passant par la voie électronique.

Dans le cas où le délai légal de 21 jours n’est pas respecté en bonne et due forme, l’assemblée générale risque, tout bonnement et simplement, d’être annulée.

2. La bonne démarche à adopter

En utilisant la LRE eIDAS qualifiée, le syndic de copropriété réduit ses frais et ses délais d’envoi ! Vous pouvez donc envoyer vos convocations par lettre recommandée électronique 22 jours avant l’assemblée générale – L’envoi de la LRE étant instantané, les délais de 21 jours seront respectés.

C’est bien la date de première présentation qui fait foi.

Ainsi, pour éviter les erreurs, il existe des astuces toutes simples à adopter par les syndics.

Cela peut sembler évident, mais la première d’entre elles consiste à se référer à un calendrier. Ceci afin de bien compter 21 jours à partir du lendemain de l’envoi de la première convocation, en prenant en considération tous les jours fériés et chômés. Sachant que le 21^e jour compte jusqu’à 24 heures.

A retenir que le délai de convocation est irrégulier si l’assemblée générale – qui ne peut en aucun cas se tenir au cours du 21^e jour – se tient avant le 22^e jour.

Pour se faciliter la tâche, la meilleure solution est sans doute de compter à rebours. Par exemple, si l’AG doit se tenir le 30 juin 2020, les convocations électroniques doivent être adressées au copropriétaire au plus tard le 8 juin 2020.

Pensez donc à récupérer en avance les consentements de vos copropriétaires. Le module d’AR24 est accessible depuis votre espace personnel et confère une date certaine à ces autorisations de notification par LRE.

Avec vos consentements et vos convocations prêtes, il ne vous restera plus qu’à envoyer en quelques secondes, par lettre recommandée électronique qualifiée, toutes vos convocations d’AG, même 22 jours avant la date de l’assemblée générale.

Du secteur bancaire, à celui de la santé en passant par la cryptomonnaie, la blockchain est une technologie de pointe pouvant être utilisée en complément de nombreux services. Elle vient accompagner aussi un des produits d’AR24 : le gestionnaire de consentement.

Sommaire :

1. Le gestionnaire de consentement d’AR24 : comment ça marche
2. Un certificat de validité grâce à la blockchain

1. Le gestionnaire de consentement d’AR24 : comment ça marche

Le gestionnaire (ou module) de consentement est un outil mis en place par AR24 afin d’optimiser le recueil et la gestion des consentements des destinataires particuliers à leurs expéditeurs.

La jurisprudence veut qu’avant  de notifier un destinataire particulier à une adresse donnée, ce dernier ait donné son consentement exprès à l’expéditeur (conformément à l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques).

Le module de consentement se présente sous la forme d’un carnet d’adresses où les consentements obtenus et/ou refusés peuvent être :

1. Renseignés manuellement par l’expéditeur,

2. Délégués à AR24 qui se chargera pour l’expéditeur de demander le consentement de son destinataire ; une fois celui-ci obtenu ou refusé, il remontera automatiquement dans le carnet.

Pour chaque consentement obtenu via son service (option 2), AR24 génère une preuve de consentement. Il s’agit d’une preuve horodatée, qui atteste de la date et de l’heure du consentement, téléchargeable à tout moment par l’expéditeur.

Cette preuve est une garantie du consentement exprès du destinataire à recevoir des recommandés électroniques de la part de l’expéditeur. De cette manière, vous serez 100% conformes à l’article L100 du CPCE et vous bénéficierez de toute la protection juridique nécessaire.

2. Un certificat de validité grâce à la blockchain

AR24 souhaitait sécuriser au maximum les consentements obtenus par l’intermédiaire de son service.

Les lettres recommandées électroniques d’AR24 sont doublement protégées par un système d’horodatage et de cachet électronique, assurant leur véracité et leur non-altération. Dans le cadre des preuves de consentement d’AR24, l’objectif était le même : attester de l’authenticité et de l’impossibilité d’altérer ces preuves.

Comment le faire de manière sûre, automatisée et simple ? AR24 s’est tourné vers la technologie de la blockchain.

« La blockchain est une technologie de stockage et de transmission d’informations, transparente, sécurisée, et fonctionnant sans organe central de contrôle. 

Par extension, une blockchain constitue une base de données qui contient l’historique de tous les échanges effectués entre ses utilisateurs depuis sa création. Cette base de données est sécurisée et distribuée : elle est partagée par ses différents utilisateurs, sans intermédiaire, ce qui permet à chacun de vérifier la validité de la chaîne. » (Définition de Blockchain France)

La mise en place de la blockchain dans le processus de recueil du consentement via le gestionnaire d’AR24 propose ainsi le mécanisme suivant :

1. Une fois un consentement obtenu, une preuve horodatée est générée.
2. A minuit du même jour une empreinte de la preuve est ancrée dans la blockchain et un certificat qui atteste de cet ancrage est généré.
3. Ce certificat atteste la validité de la preuve, sa non-altération, et que le consentement et sa valeur peuvent être retrouvés dans la blockchain.

AR24 se fait encore une fois véhicule d’innovation : l’amélioration quotidienne de ses services faisant appel à des solutions novatrices, transparentes et sécurisées, pour répondre aux besoins de ses utilisateurs.

Pour que l’envoi d’une lettre recommandée électronique au sein de votre copropriété soit véritablement sécurisé, il est essentiel de suivre les bonnes démarches et de faire appel à un prestataire achemineur de confiance, qualifié par l’ANSSI (tel que AR24). Uniquement sous cette condition, vous pourrez bénéficier d’un service de qualité, conforme aux normes légales et capable de vous protéger en cas de litige.

Sommaire :

1. Choisir un prestataire de services de confiance : un gage de sécurité pour vos copros
2. La gestion du consentement, une obligation légale

1. Choisir un prestataire de services de confiance qualifié : un gage de sécurité pour vos copropriétaires

Si vous souhaitez éviter toute mauvaise surprise lors de l’envoi de vos LRE dans vos copropriétés, préférez les services d’un prestataire d’acheminement des envois reconnu et qualifié. Il vous garantira alors un envoi fiable et sécurisé de vos recommandés électroniques, dans le respect du règlement eIDAS. Vos copropriétaires vous seront reconnaissants.

Ainsi, un prestataire tel que AR24 vous assurera un acheminement en toute sécurité et des services répondant à la réglementation :

1. L’horodatage, une contremarque de temps, définie par la loi, qui assure la valeur probante de la datation d’une action. Les LRE acheminées par AR24 sont horodatées et garantissent la fiabilité de des courriers recommandés électroniques envoyés par votre Syndics de copropriété. A cet égard, AR24 certifie également la date de première présentation, qui fait courir les délais légaux dans des nombreux cas.

2. La qualification eIDAS: issue d’une réglementation européenne dont l’ambition est d’accroître la confiance dans les transactions électroniques au sein de l’UE. Dans le cas d’une LRE qualifiée eIDAS, l’expéditeur doit s’identifier avec un degré de sécurité élevé avant de procéder à l’envoi. Le destinataire doit lui s’identifier avec un degré de confiance substantiel.

Seul un prestataire de confiance, certifié par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI), est habilité à acheminer une LRE eIDAS qualifiée. Cette qualification permet notamment de recevoir toutes les preuves classiques nécessaires (dépôt/envoi, réception, refus, négligence). A noter qu’AR24 a été le premier prestataire de service qualifié par l’ANSSI dès avril 2018.

3. AR24 garanti la parfaite confidentialité des contenus de vos LRE envoyées à vos copropriétaires. Seuls peuvent y avoir accès votre équipe Syndics, pendant 10 ans depuis votre espace personnel sur ar24.fr , et votre destinataire de LRE, s’il en a accusé réception. Les contenus envoyés (preuves, lettre et PJ) par LRE AR24 sont tous conservés durant dix ans sur des serveurs ultra-sécurisés situés en France.

2. La gestion du consentement, une obligation légale

Lorsque vous souhaitez adresser une LRE qualifiée eIDAS à un destinataire non professionnel, la loi vous impose de recueillir, au préalable, son consentement (conformément à l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques).

En d’autres termes, en tant que Syndic de copropriétés, et pour écrire par lettre recommandée électronique qualifiée à vos copropriétaires particuliers, vous devez recueillir leur consentement à une date exacte. Plusieurs options s’offrent à vous : module de recueil de consentement d’AR24, contrat signé avec le copropriétaire, récupération des consentements pendant une AG…

En ce qui concerne les destinataires professionnels, vous n’avez pas besoin de leur consentement pour leur envoyer une LRE qualifiée.

Dans ce contexte, votre prestataire d’acheminement AR24 vous simplifie la tâche pour obtenir ce prérequis via son gestionnaire de consentements (aussi appelé module de recueil de consentements).

Cet outil a été mis en place afin de faciliter l’accès à ces consentements demandés par la loi.

Vous pourrez ainsi :

– Recueillir le consentement de vos destinataires particuliers de façon homogène et efficace,

– Insérer les consentements ou refus des copropriétaires déjà obtenus,

– Posséder une liste à jour, modifiable à tout moment, de vos destinataires et de leurs consentements à être notifiés par voie électronique.

Ce gestionnaire de consentement, disponible depuis votre espace personnel AR24, vous permet aussi une bascule automatique sur un envoi papier dans le cas où le destinataire ne donne pas son consentement dans le délai imparti par vos soins.

Pour l’utiliser rapidement et en grand nombre, vous aurez à copier / coller le lien d’accès au module de recueil de consentement d’AR24 (disponible sur la page du module et propre à votre compte Syndics).

Puis vous pourrez envoyer ce lien par email à vos copropriétaires.

Ceux-ci n’auront plus qu’à cliquer dessus et compléter leur nom, prénom et adresse email, sur la page de redirection, pour vous donner leurs accords à recevoir des lettres recommandées électroniques eIDAS qualifiées.

Toute notre équipe est fière de vous annoncer qu’en avril 2020 AR24 a obtenu de la part de l’ANSSI le renouvellement de sa qualification eIDAS ; cette qualification nous permettant d’acheminer des lettres recommandées 100% électroniques qualifiées, sécurisées et strictement équivalentes aux LRAR.

Notre qualification est renouvelée pour une durée de deux ans.

En avril 2018 AR24 était le premier prestataire achemineur de LRE qualifiées eIDAS en France. Cette qualification arrivant à échéance, une opération de renouvellement était au rendez-vous.

En effet la qualification eIDAS nécessite d’un renouvellement tous les deux ans, chez tout prestataire de services qualifié. Pour définir si celle-ci peut être renouvelée, chaque prestataire est soumis à une évaluation qui établit si tous les critères de qualification sont toujours respectés.

AR24 respectant plus que jamais les critères techniques, de sécurité, ainsi que le cadre légal du règlement eIDAS, a obtenu le renouvellement de sa qualification.

Ainsi nous pouvons continuer à remplir notre mission numérique consistant à acheminer des lettres recommandées électroniques eIDAS qualifiées pour tous nos expéditeurs actuels et futurs.

Sommaire :

1. Retour sur la qualification eIDAS
2. Les critères à respecter pour obtenir la qualification eIDAS

1. Retour sur la qualification eIDAS

a. Le règlement européen :

Le Règlement eIDAS est un règlement de l’Union Européenne entré en application pendant l’année 2016 avec le but d’accroître la confiance des utilisateurs dans les transactions numériques et d’homogénéiser les éventuelles jurisprudences des pays européen à cet égard.

L’Etat français a repris le règlement européen, dans l’ordre juridique interne avec le décret d’application de la loi pour une République Numérique, entré en vigueur en Janvier 2019. Depuis cette date, seule une LRE eIDAS qualifiée constitue le strict équivalent juridique de la lettre recommandée électronique avec avis de réception (plus communément nommée LRAR).

b. La qualification et le rôle de l’ANSSI

Seul un prestataire de services de confiance ayant obtenu la qualification eIDAS est autorisé à acheminer des LRE eIDAS qualifiées, et donc équivalentes aux LRAR. L’ANSSI (l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information, rattachée au cabinet du Premier Ministre français) est l’organisme chargé d’attribuer les qualification eIDAS en France.

2. Les critères à respecter pour obtenir la qualification eIDAS

Afin d’obtenir et de renouveler la qualification eIDAS, chaque prestataire de service qualifié doit respecter des critères très précis, qui sont évalués au cours d’un audit technique.

Quels sont ces critères ?

Le prestataire de services de confiance qualifié doit :

• Garantir un processus d’acheminement des LRE sécurisé, du début à la fin
• Apposer un horodatage qualifié aux LRE
• Apposer un cachet électronique avancé d’un prestataire de services de confiance qualifié, afin d’exclure toute possibilité de modification indétectable des données
• Mettre à disposition de l’expéditeur les preuves de la LRE envoyée de manière automatisée et efficace
• Fournir une conservation sécurisée des LRE (y comprises preuves et pièces jointes) pendant au moins 7 ans
• Garantir l’identification à un degré de confiance élevé de l’expéditeur, et à un degré de confiance substantiel du destinataire (conformément à l’article 53-1 du Code des postes et des communications électroniques)

En respectant tous ces critères, gage de la fiabilité de nos services, AR24 continuera à acheminer des lettres recommandées électroniques qualifiées pour ses expéditeurs, tout en restant à l’écoute de leurs besoins et suggestions qui nous permettent d’améliorer constamment nos services.

Retrouvez ici la qualification eIDAS d’AR24.

La lettre recommandée électronique (LRE) est un courrier numérique qui permet de notifier légalement auprès d’une ou plusieurs parties les conditions d’une affaire ou d’un contrat. Ainsi, à la demande des conjoints, la LRE peut être utilisée dans le cadre d’une indivision. Découvrez quelles sont les conditions de mise en place d’une LRE lorsqu’elle est envoyée dans le cadre d’une indivision.

Sommaire :

1. Qu’est-ce qu’une LRE ?
2. La lettre recommandée électronique : un document à valeur juridique
3. Comment vous y prendre dans le cadre d’une indivision ?

1. Qu’est-ce qu’une LRE ?

Équivalent reconnu par la loi française de la lettre recommandée par voie postale, la LRE est un courrier 100 % numérique, avec accusé réception, envoyée directement sur internet vers une adresse mail. Cette solution est plus rapide, économique, écologique, performante, fiable et sécurisée que son pendant papier.

Il existe aujourd’hui 2 formats de courriers recommandés électroniques :

L’ERE simple, (ou envoi recommandé électronique simple) qui trouve son fondement dans l’article 43 paragraphe 1 du Règlement eIDAS, peut être envoyé à chaque fois que la loi n’impose pas l’utilisation d’une « lettre recommandée ». Il ne nécessite pas de vérification d’identité lors de la remise au destinataire. Cet envoi n’est pas le strict équivalent d’une LRAR papier.

La LRE eIDAS qualifiée est issue du règlement eIDAS dont l’ambition est d’accroître la confiance dans les transactions électroniques dans l’UE. Elle implique pour le prestataire de service de confiance qualifié (AR24), une vérification de l’identité de l’expéditeur au moment de l’envoi et du destinataire lors de la réception. Elle est le strict équivalent électronique de la LRAR papier traditionnelle.

Dans le cadre d’une indivision, pour faire parvenir une LRE eIDAS qualifiée, il est nécessaire de recueillir l’accord des destinataires au préalable. De plus, il vous faudra bien envoyer une LRE à chaque indivisaire.

2. La lettre recommandée électronique : un document à valeur juridique

Avec le temps, la lettre recommandée électronique a fait preuve de ses nombreux atouts. Aujourd’hui, sa valeur probante est même plus forte que celle d’un courrier recommandé postal classique.

Pourquoi ? Parce qu’avec AR24 notamment – un prestataire reconnu par l’État français, chaque envoi est certifié par horodatage (équivalent à un cachet de poste pour document numérique). De plus, la lettre recommandé électronique est la seule à pouvoir vous garantir la preuve du contenu transmis.

En outre, l’assentiment préalable auprès du destinataire – comprenant son adresse mail – qui doit être recueilli pour pouvoir lui envoyer une LRE, garanti l’inopposabilité de la remise de la lettre à la bonne personne.

3. Comment vous y prendre dans le cadre d’une indivision ?

Dans le cadre d’une indivision (détention du bien immobilier par des personnes différentes, appelées « coïndivisaires », sans qu’il y ait division matérielle de leurs parts), il vous faut 2 adresses e-mail distinctes à inscrire sur le contrat, une pour chaque propriétaire ; vous devrez alors envoyer une LRE eIDAS qualifiée à chacun.

L’indivision d’un bien vous impose de notifier par LRE chaque adresse email inscrite sur le contrat (vous adressez votre courrier à une personne distincte).

Dans la situation où les époux auraient décidé de ne choisir qu’une seule adresse email qu’ils consultent à deux, il faut penser à envoyer deux LRE en renseignant dans l’une le nom et prénom du premier indivisaire, et dans l’autre le nom et prénom du deuxième indivisaire. Grâce à l’identification visuelle à distance, les deux coïndivisaires pourront s’identifier chacun pour réceptionner leur propre LRE.

Et en cas de divorce avec indivision d’un bien immobilier ?

Dans cette situation particulière, il vous faut :

1) Déterminer ensemble les actes d’administration (réalisation de travaux non nécessaires à la conservation du bien, conclusion ou renouvellement d’un bail, conduite de toute action destinée à gérer le bien immobilier dans sa destination prévue).

2) Vous mettre d’accord sur les actes de conservation (réparation de toiture, réfection d’un système électrique défectueux, etc).

3) Décider à deux des actes de dispositions (vente, transformation du bien en local commercial, mise en place d’une hypothèque, etc).

4) Vous entendre sur les conditions de jouissance du bien immobilier.

5) Établir une convention d’indivision, un acte notarié par lequel les coïndivisaires s’engagent à suivre une certaine ligne de conduite. Elle doit notamment indiquer la durée de cette indivision, les conditions d’attribution des parts si l’un des ex-conjoints décède, les modalités de partage des frais d’indivision ou encore la nomination d’un gérant pour la prise en main de l’indivision.

La convention d’indivision pourra ensuite être transmise par un notaire aux ex-époux par lettre recommandée électronique qualifiée en toute conformité avec la législation : une LRE eIDAS qualifiée par adresse email et dans tous les cas une pour chaque propriétaire.

Vous souhaitez envoyer votre première lettre recommandée en ligne (LRE) mais vous ne disposez pas de moyen d’identification reconnu par nos services ? Ou peut-être ne l’avez-vous pas avec vous en cette période de confinement ? Dans le contexte actuel, AR24 a obtenu l’accord de l’ANSSI pour délivrer de manière 100% digitale les moyens d’identifications qui sont habituellement délivrés par voie postale.

Sur simple demande AR24 vous remettra votre moyen d’identification papier en pièce jointe d’une LRE eIDAS qualifiée.

Il s’agit d’une dérogation temporaire et exceptionnelle ; pour cette raison, passée la période de confinement, tout moyen d’identification transmis via LRE sera révoqué et substitué avec un autre moyen d’identification, directement envoyé à votre adresse postale, sans frais supplémentaire, et sans besoin d’action de votre part. Vous pouvez consulter notre article concernant la dérogation de l’ANSSI pour en savoir plus.

Suivez notre guide d’utilisation pour commencer à envoyer des lettres recommandées électroniques d’ici quelques minutes.

Sommaire :

1. Commandez votre moyen d’identification
2. Le fonctionnement du moyen d’identification

1. Commandez votre moyen d’identification en 6 étapes

Pour commander votre moyen d’identification papier, qui est le seul dont la délivrance est assurée en période de confinement, vous pouvez suivre les étapes suivantes.

1. Créez votre profil sur ar24.fr

2. Rendez-vous sur « Mon compte » puis sur « Mon Identité électronique » pour commander votre moyen d’identification.

3. Vous allez recevoir, à l’adresse email indiquée pour la création de votre compte, une notification de le LRE qui contient votre moyen d’identification.

4. Identifiez-vous à distance, pour réceptionner la LRE et avoir accès à votre moyen d’identification. Pour vous identifier à distance vous aurez besoin d’une CNI ou d’un passeport (en cours de validité et en bon état) et d’un smartphone ou ordinateur équipé d’une caméra.

5. Une fois votre vérification d’identité validée, vous recevrez par email la LRE contenant en PJ votre identifiant.

6. Suivez les instructions sur le documents ou en ligne pour obtenir vos codes d’identification (également appelés codes OTP). Veuillez noter qu’il vous faudra utiliser un code pour chaque identification.

Et voilà, vous êtes prêt à envoyer votre première LRE eIDAS qualifiée !

NB : N’oubliez pas que, en accord avec l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques, vous devez avoir obtenu le consentement exprès de votre destinataire particulier à être contacté par voie électronique, avant de le notifier d’un documents ou d’une information par lettre recommandée électronique qualifiée. Pour cela vous pouvez utiliser le module de recueil de consentement directement depuis votre espace personnel AR24. Concernant les destinataires professionnels, vous n’avez pas besoin de recueillir leur consentement.

2. Comment le moyen d’identification papier d’AR24 fonctionne-t-il ?

Etant d’habitude délivré par voie postale (remise en main propre de votre courrier par un facteur contre vérification de votre identité), ce moyen d’identification est aussi nommé « papier ».  Il s’agit d’un document qui contient :

• un mode d’emploi détaillé pour vous authentifier en tant qu’expéditeur
• un QR code
• une clé d’identification (constituée d’une chaine alphanumérique sécurisée)

Vous avez le choix entre l’utilisation du QR code ou de la clé d’identification, pour générer des codes à usage unique (codes OTP).

C’est un de ces codes à usage unique (OTP) qui vous sera demandé dans l’interface d’envoi de LRE au moment d’effectuer votre envoi qualifié.

Le moyen d’identification est votre pièce d’identité numérique chez AR24. Veillez à le garder précieusement ; grâce à lui vous pourrez envoyer et réceptionner toute lettre recommandée électronique qualifiée acheminée par AR24.

Pour vous assurer de recevoir votre moyen d’identification définitif une fois passée la période de confinement, veillez d’ores et déjà à bien renseigner sur votre profil AR24 l’adresse postale à laquelle vous souhaitez recevoir votre moyen d’identification définitif.

Plus simple, fiable et rapide que la lettre recommandée papier dont elle a désormais la même valeur juridique, la LRE a fait ses preuves. Les syndics et les copropriétaires ne s’y sont d’ailleurs pas trompés et l’utilisent de plus en plus afin de faciliter leurs échanges. Toutefois, afin de profiter de compétences et de services optimaux, il demeure essentiel d’accorder une importance particulière au choix du prestataire d’acheminement de LRE. Dans ce cadre, découvrez pourquoi AR24 est aujourd’hui un des meilleurs prestataires pour servir les syndics et les copropriétaires.

Sommaire :

1. AR24, un précurseur dans l’univers de la LRE
2. Une identification à distance reconnue pour vos copropriétaires
3. Des qualités de services connues et appréciées

1. AR24, un précurseur dans l’univers de la LRE

Créée en 2015, AR24 a, au fil des années et à force d’audace, su rendre compte de l’efficacité de son courrier recommandé 100 % dématérialisé. Avant-gardiste dans le domaine, la start-up française a en effet été la première dans l’hexagone à proposer un tel service après qu’un décret ait mis fin en 2011 au monopole de La Poste. Un pari réussi au vu du nombre de clients toujours plus important à lui faire confiance.

Il faut dire que le leader tricolore d’envoi de LRE propose, avec sa technologie 100 % française et dématérialisée, un outil breveté, universel et ergonomique qui permet de transférer tout type de document sous n’importe quel format. De façon simple, rapide, économique, écologique, confidentielle et parfaitement sécurisée.

Fort de son expérience, AR24 est même devenu le premier prestataire de LRE en France à obtenir la qualification eIDAS dès avril 2018 par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI). A ce jour, AR24 est la seule société qualifiée et autorisée à identifier à distance les destinataires particuliers ; gage de la sécurité et de la fiabilité de ses services. Le règlement européen eIDAS du 23 juillet 2014 ayant pour but d’accroître la confiance dans les transactions électroniques au sein de l’Union européenne.

2. Une identification à distance reconnue pour vos copropriétaires

Loin de vouloir s’arrêter en si bon chemin, en mars 2020, AR24 a obtenu un renouvellement de sa qualification eIDAS par l’ANSSI. Une nouvelle reconnaissance pour une innovation conçue par le prestataire qui permet aux copropriétaires, et à tous les destinataires d’une LRE de pouvoir s’identifier à distance, en toute simplicité, via une webcam (ordinateur, tablette ou smartphone).

Par ce biais, l’identification pour récupérer une LRE ne nécessite que quelques secondes. Il suffit de télécharger la photo d’une pièce d’identité ou de la scanner et d’enregistrer une courte vidéo « selfie ». Ensuite, AR24 vérifie la correspondance entre le prénom et le nom du destinataire renseignés par l’expéditeur et celui inscrit sur la pièce d’identité ; la conformité de cette dernière (date de validité, numéro de carte, points de sécurités, etc) et la concordance entre les points biométriques de la photo d’identité et le visage enregistré via la webcam.

Ce dispositif inédit, également conforme aux critères imposés par le règlement général sur la protection des données (RGPD) combine niveau de fiabilité élevé et accessibilité pour tous.

Une première de plus, reconnue par l’État français, qui témoigne du professionnalisme d’AR24, de son avance dans le domaine et de sa volonté de toujours progresser pour proposer les meilleures prestations possibles aux syndics et aux copropriétaires, et globalement à tous ses clients.

3. Des qualités de services connues et appréciées

D’ailleurs, ce savoir-faire n’a pas manqué de retenir l’attention. Ainsi, AR24 se positionne en France comme le leader des LRE sur le marché de l’immobilier et des syndics de copropriétés. Un plébiscite qui démontre la praticité et la qualité des services du prestataire pour faciliter les démarches entre syndics et copropriétaires.

Autre preuve, s’il en fallait, de la rigueur avec laquelle AR24 s’évertue à acheminer les lettres de la façon la plus optimale possible, plus de 6 000 notaires et clercs de notaire de France utilisent ses LRE au quotidien. C’est également le cas de milliers de professionnels de l’immobilier, de l’assurance, etc. De façon générale, la clientèle d’AR24 va de l’indépendant aux groupes du CAC40, en passant par les TPE/PME, les administrations et les collectivités. De quoi illustrer son agilité.

Face à la crise sanitaire actuelle, les entreprises françaises ont été obligées de repenser en vitesse leur organisation professionnelle autant que les outils et les services qu’elles avaient l’habitude d’utiliser. Parmi ces outils : les lettres recommandées. Obligatoires dans de nombreux cas, leur volume d’envoi représente chaque année environ 250 millions de courriers avec AR.

Seulement voilà, aujourd’hui, nous connaissons un ralentissement inévitable des services de distributions postaux ; la santé des facteurs en dépendant par rapport à leurs contacts directs avec des milliers de citoyens lors de leurs tournées de distribution de courriers.

Sommaire :

1. Qu’est-ce que la lettre recommandée électronique qualifiée ?
2. A qui s’adresse cet outil ?
3. Pourquoi et comment l’ANSSI, organisme rattaché au cabinet du premier ministre, fait-elle confiance à AR24?

1. Qu’est-ce que la lettre recommandée électronique qualifiée ?

a. La différence entre une LRAR en ligne et une LRE

La lettre recommandée électronique qualifiée (LRE) est strictement équivalente à la LRAR.

A la seule différence que lorsque vous décidez d’envoyer une LRAR sur internet, celle-ci est généralement rédigée et envoyée en ligne avant d’être imprimée et distribuée pour être remise en main propre par un facteur. Vous recevez alors la preuve d’AR quelques jours plus tard dans votre boîte aux lettres.

Tandis que pour une lettre recommandée électronique, tout est 100% dématérialisé : de l’envoi à l’accusé réception. Vous recevez les preuves de dépôt et d’envoi, de réception ou de négligence, voire de refus, par email. Votre destinataire peut récupérer son courrier recommandé depuis chez lui sans se déplacer en bureau de poste et sans aucun contact avec un facteur.

Le processus complet ne prend qu’une dizaine de minutes de l’envoi à la réception.

b. La réglementation européenne

Si le procédé paraît simple, il doit cependant respecter strictement les règles de sécurité imposées par l’Union Européenne avec la réglementation eIDAS. A ce sujet, l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information) veille au respect du règlement eIDAS et qualifie uniquement comme prestataire de service de confiance qualifié les sociétés qui cochent toutes les cases en utilisant les technologies :

• D’acheminement ultra sécurisé des lettres recommandées électroniques,
• D’authentification à niveau élevé des expéditeurs et à niveau substantiel des destinataires,
• D’horodatage qualifié des preuves,
• D’hébergement sur serveurs sécurisés pendant au moins 7 ans des lettres recommandées, des pièces jointes et des preuves liées aux envois.

Aujourd’hui et grâce aux avancées technologiques de sécurité informatique, seules quelques sociétés françaises sont en droit d’acheminer de façon 100% légale des lettres recommandées électroniques qualifiées eIDAS. Attention, lors du choix de votre prestataire, celui-ci doit apparaître sur le portail de la commission européenne pour prouver sa certification.

Attention : tous les achemineurs qualifiés ne peuvent pas notifier des LRE à tous types de destinataires.

Dans la majorité des cas, l’acheminement n’est possible que d’une société vers une autre société. Sauf pour AR24 qui est aujourd’hui le seul achemineur de confiance en France à pouvoir notifier par LRE des professionnels et des particuliers.

2. A qui s’adresse la lettre recommandée électronique ?

L’envoi de lettres recommandées électroniques qualifiées est un service qui s’adresse essentiellement aux expéditeurs professionnels. Cependant, les particuliers peuvent aussi en profiter à partir du moment où ils effectuent les 2 actions suivantes avant d’envoyer une LRE :

1. Commander des identifiants OTP permettant une authentification élevée de l’expéditeur ne possédant pas de moyen d’identification.
2. Recueillir le consentement écrit et exprès du destinataire particulier à qui il souhaite adresser une LRE. En s’adressant à un professionnel, nul besoin du consentement de celui-ci.

Ces 2 actions peuvent prendre un peu de temps pour un particulier et l’envoi d’une seule lettre recommandée électronique n’est pas forcément intéressant dans ce contexte. Les particuliers n’envoyant généralement que quelques LRE chaque année.

Alors que côté professionnel, une fois ces actions effectuées, ceux-ci peuvent envoyer autant de lettres recommandées électroniques qualifiées qu’ils en ont besoin. Sociétés et professionnels envoyant pour certains quelques milliers de recommandés chaque année.

NB : Pour notifier une information à un professionnel par LRE, vous n’avez besoin que de son adresse email. Tandis que pour notifier une même information à un particulier il vous faudra au préalable recueillir son consentement.

3. Pourquoi et comment l’ANSSI, organisme rattaché au cabinet du Premier Ministre, a accordé une dérogation à AR24 ?

a. Une dérogation spéciale pour AR24

AR24 est l’unique prestataire qualifié eIDAS à pouvoir authentifier de façon 100% légale un destinataire particulier.

Face à la crise sanitaire que subit actuellement la France, l’ANSSI a donné, par l’intermédiaire d’un courrier officiel, l’autorisation temporaire à AR24 d’authentifier de façon 100% dématérialisée les expéditeurs de courriers recommandés ne possédant aucun moyen d’identification.

Ainsi, pas besoin d’un facteur et d’une remise d’identifiants en main propre lors de la première identification pour l’expéditeur de LREQ.  Les codes OTP sont envoyés par lettre recommandée électronique qualifiée eIDAS et en suivant la procédure d’authentification digitale unique d’AR24 ; l’expéditeur peut alors faire partir ses recommandés en quelques minutes.

b. Les avantages pour les sociétés françaises et leurs destinataires

Cette dérogation est importante pour l’ensemble des entreprises françaises à l’heure où les délais d’acheminement de LRAR sont impactés par la période de confinement.

Avec la LRE, l’acheminement n’est pas compromis et la distribution est assurée car 100% dématérialisée. Cette technologie permet aux sociétés françaises de ne pas subir de ralentissements dans leurs habitudes de travail. Elles peuvent continuer à effectuer leurs communications par recommandés avec leurs partenaires et leurs clients professionnels et particuliers.

Le recommandé est indispensable pour bon nombre de professionnels et aujourd’hui, grâce à la lettre recommandée électronique et à la technologie d’authentification développée par AR24, la continuité de service est assurée à 100%.

En savoir plus sur la dérogation de l’ANSSI

Consulter le courrier de l’ANSSI

Si vous souhaitez recevoir plus d’informations, des conseillers dédiés et spécialisés sur votre secteur d’activité sont disponibles pour vous accompagner dans la mise en place de la LRE dans votre société. N’hésitez pas à les contacter directement depuis le formulaire de contact AR24 ou par email à l’adresse commercial@ar24.fr.

Dans ce contexte de crise sanitaire liée au COVID-19, AR24 s’est demandé comment rendre accessible son service d’acheminement de lettres recommandées électroniques eIDAS qualifiées à tout le monde.

Comment expédier des courriers recommandés électroniques de manière efficace, 100% légale et digitalisée, dans ce moment où des mesures restrictives au déplacement des personnes ont été mises en place ? Nous avons aujourd’hui une solution pour tous.

Sommaire :

1. L’identification de l’expéditeur avec un degré de confiance élevé
2. La dérogation de l’ANSSI : une identification de l’expéditeur 100% à distance

1. L’identification de l’expéditeur avec un degré de confiance élevé

Au titre de l’article 44 §1 b) du règlement eIDAS et de l’article R. 53-1 du code des postes et des communications électroniques, l’expéditeur doit s’identifier à un degré de confiance élevé, avant de pouvoir procéder à l’envoi d’une lettre recommandée électronique. Ce degré de confiance élevé est assuré par une vérification d’identité en face à face physique. C’est pour cette raison que les moyens d’identifications que nous proposons sont habituellement envoyés par voie postale, et remis contre signature par un facteur.

Dans ces circonstances de limitation des déplacements et de forte perturbation de la distribution postale, cela représentait évidemment une contrainte pour toute personne désirant passer à la dématérialisation de ses envois, et une procédure peu sécurisée pour la santé des acteurs concernés (facteurs, personnes devant réceptionner l’identifiant).

2. La dérogation de l’ANSSI : une identification de l’expéditeur 100% à distance

C’est pour cette raison qu’AR24 a demandé à l’ANSSI (organe détaché du Premier Ministre, qui attribue le statut de prestataire de confiance qualifié), une dérogation quant à la modalité de remise des identifiants aux futurs expéditeurs.

C’est avec plaisir que nous vous annonçons que l’ANSSI a répondu favorablement à notre demande. 

Cela signifie qu’à partir du 24 mars, et pour une période de temps limitée à la durée des mesures restrictives au déplacement des personnes, les identifiants papier (codes OTP) nécessaires pour devenir expéditeur de LRE eIDAS qualifiées, seront remis à qui en fait la demande, par voie électronique, en pièce jointe d’une LRE envoyée par nos soins. L’identification du futur expéditeur doit tout de même avoir lieu : elle sera effectuée grâce à notre service d’identification visuelle à distance, qui garantit un niveau de confiance substantiel.

La délivrance des identifiants papier via LRE étant une mesure exceptionnelle mise en place suite aux mesures restrictives au déplacement des personnes, AR24 délivrera à nouveau les identifiants par voie postale une fois ces mesures levées.

Pour la même raison, tout identifiant papier transmis via LRE sera révoqué et substitué avec un autre identifiant, directement envoyé à votre adresse postale, sans frais supplémentaire, et sans besoin d’action de votre part. Veillez cependant à bien renseigner dans votre profil AR24 l’adresse postale à laquelle vous souhaitez recevoir vos identifiants après le confinement.

Nous veillerons à vous prévenir en amont de cette étape, et à faire en sorte que le passage d’un identifiant à l’autre soit le plus fluide possible, pour vous assurer l’accès à notre service en continu.

La communication complète de l’ANSSI disponible à la lecture.

Accuser réception de sa lettre recommandée électronique qualifiée peut être extrêmement simple à partir du moment où votre destinataire copropriétaire effectue les bonnes actions. Celles-ci sont très détaillées, que la réception soit faite sur mobile ou sur ordinateur…  Mais il y a des réticences, qui, pour une part, ne proviennent pas de la solution électronique, mais plutôt des aprioris du destinataire de LRE.

Alors, quelles sont les meilleurs pratiques pour faciliter la réception de lettres recommandées électroniques qualifiées par vos copropriétaires ?

Sommaire :

1. Utiliser le module de consentement mis à disposition par AR24
2. Anticiper et informer vos copropriétaires

1. Utiliser le module de consentement mis à disposition par AR24

Envoyer des lettres recommandées électroniques qualifiées est aussi simple que d’envoyer un email. Il suffit de configurer son message, y ajouter ses pièces jointes puis terminer en ajoutant les informations personnelles du destinataire copropriétaire. Une méthode très efficace, que vous passiez par votre prestataire éditique intégrant notre solution ou que vous utilisiez directement ar24.fr pour envoyer vos recommandés sécurisés 100% dématérialisés.

Pour rappel, si vous décidez de notifier par LRE un destinataire copropriétaire particulier, vous devez au-préalable lui demander son consentement. C’est une obligation légale dont vous ne pouvez pas vous passer. Le recueil de consentement doit être effectué de manière expresse de la part du copropriétaire comme le dispose l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou encore l’article 64-1 du décret du 17 mars 1967.

Vous pouvez d’ailleurs récupérer le consentement de celui-ci à différents moments de votre relation professionnelle Syndic / Copropriétaire : lors de la signature d’un contrat, pendant une assemblée générale ou encore grâce au module de consentement proposé par AR24. Ce module de recueil de consentements est disponible en ligne et vous permettra de récupérer ceux de vos destinataires particuliers en leur conférant une date certaine.

Facile d’utilisation pour vos copropriétaires, ceux-ci recevront une note d’information sous forme d’email leur demandant s’ils sont d’accord de recevoir des notifications électroniques de la part de leur Syndic. Pour y répondre favorablement, il leur faudra y consentir.

En suivant le lien contenu dans l’email, ils arriveront sur une page web leur demandant de compléter 3 champs : nom, prénom et adresse e-mail. Une fois ces informations complétées et envoyées, ils auront donné leur consentement et vous pourrez les notifier avec des lettres recommandées électroniques qualifiées.

Rien ne vous empêche d’envoyer, en parallèle de votre campagne de recueil de consentements, un email d’information à l’attention de vos copropriétaires. Ainsi vous les rassurerez quant à cette étape importante du processus.

2. Anticiper et informer vos copropriétaires

Réceptionner une LRE sur son mobile ou sur son ordinateur est plus simple que de devoir se déplacer en bureau de poste pour récupérer son courrier un soir avant 19h00 ou un samedi matin avant 13h00. Le recommandé électronique arrivant sur la boite email du destinataire, il pourra accuser réception dès qu’il le souhaite, à toute heure de la journée.

Mais pour cela, il faut au préalable que l’expéditeur effectue un travail d’information. En informant vos copropriétaires des différentes démarches à effectuer, de la facilité d’utilisation et des avantages que procure la notification par lettre recommandée électronique, vos copros n’auront qu’une envie : passer au recommandé AR24 100% dématérialisé.

Vous pouvez, par exemple, leur apporter toutes les informations nécessaires pendant la signature des contrats. Lors de cet échange, le copropriétaire sera surement très intéressé à l’idée de savoir qu’il peut recevoir de façon 100% dématérialisée (l’ensemble de) la convocation d’assemblée générale et les pièces jointes l’accompagnant.

L’identification pour ouvrir sa lettre recommandée électronique est d’ailleurs facilitée et très sécurisée. AR24 répondant à toutes les exigences de la Réglementation Européenne eIDAS.

Enfin, une autre solution consiste à aborder le sujet de la lettre recommandée électronique lors d’une assemblée générale. Vous prendrez ainsi le temps de répondre à toutes les questions que peuvent se poser vos copros. Vous pourrez les rassurer et les accompagner. Cette dernière solution sera excellente pour accompagner les derniers copropriétaires plus réfractaires au tout numérique.

Le plus important du côté des syndics étant surtout de casser les aprioris et de rassurer vos destinataires. Tout est beaucoup plus sécurisé et bien plus pratique avec la LRE qualifiée. Plus besoin d’imprimer des kilos de papiers ni même de devoir les classer dans des trieurs toujours plus volumineux. Tout est digitalisé, accessible sur un ordinateur et téléchargeable à tout moment par l’expéditeur ou le destinataire pendant une durée de 10 ans.

AR24 est depuis 2015 un précurseur dans le domaine de la dématérialisation des envois recommandés.

En tant que spécialiste des envois recommandés en ligne, les solutions proposées sont aujourd’hui diverses et chacune est plus ou moins adaptée à la situation de l’expéditeur et du destinataire.

Pour aller à la rencontre des exigences de ses utilisateurs, mais aussi pour répondre proactivement aux changements majeurs du cadre légal français, les types d’envois recommandés en ligne proposés par AR24 ont en effet évolué au fil du temps.

Sommaire :

1. L’envoi recommandée électronique simple
2. La lettre recommandée électronique eIDAS qualifiée
3. La lettre recommandée papier par AR24
4. La lettre recommandée optimale

1. L’envoi recommandée électronique simple

Avant l’entrée en vigueur du Règlement eIDAS, l’envoi recommandé électronique simple (ERE simple) était le produit phare des envois en ligne 100 % dématérialisés.

Les ERE simples ont été introduits par la loi française en 2005 avec un décret d’application en Février 2011, jusqu’à ce que la loi pour une République Numérique abroge leur cadre législatif en Octobre 2016.

Pour la facilité de son envoi et de sa réception, ce type d’envoi fonctionne de manière très similaire à un envoi par e-mail : l’expéditeur renseignera son envoi depuis son compte sur ar24.fr et le destinataire n’aura qu’à cliquer sur un lien de notification reçu sur son adresse email pour réceptionner l’envoi.

Aujourd’hui, vous pouvez continuer à utiliser des envois « simples » pour certifier de l’ouverture d’un document envoyé, ou pour certifier d’une date, mais l’envoi de recommandé électronique simple n’est plus le strict équivalent de la lettre recommandée classique.

En effet, depuis l’entrée en application de l’article L100 CPCE en janvier 2019, les conditions pour pouvoir définir une lettre recommandée en ligne strictement équivalente à la « lettre recommandée » classique ont changé.

Pour tous les cas où la loi requiert un « envoi par courrier recommandée A/R », vous devez donc choisir la lettre recommandée électronique eIDAS qualifiée parmi les envois de lettre recommandée en ligne proposés par AR24.

2. La lettre recommandée électronique eIDAS qualifiée

La lettre recommandée électronique eIDAS qualifiée (LRE eIDAS ou LRE qualifiée) est aujourd’hui la lettre recommandée en ligne qui est 100% équivalente à un courrier recommandé classique.

Seulement les prestataires de confiance qualifiés peuvent l’acheminer ; AR24 en fait partie, et a été le premier à recevoir la qualification de l’ANSSI.

Les principales différences entre un envoi recommandé simple et un envoi recommandé eIDAS résident dans :

• l’identification de l’expéditeur et du destinataire
• l’obligation de conservation sécurisée du contenu de la lettre pendant au moins 7 ans, de la part du prestataire de service

Afin de pouvoir effectuer un envoi de LRE eIDAS il faudra donc se munir d’un moyen d’identification. Les professionnels du domaine juridique en disposent souvent déjà et si ce n’est pas le cas, AR24 vous offre plusieurs solutions.

Le destinataire devra également prouver son identité avant de pouvoir accéder au contenu de son recommandé. Le moyen le plus répandu et à la portée de tout le monde est l’identification visuelle à distance, conçue par AR24 pour qu’un destinataire s’identifie à l’aide d’un smartphone ou d’un ordinateur muni de camera.

Il est important de savoir qu’avant de notifier par voie électronique un destinataire particulier, il faut avoir obtenu son accord exprès ; peu importe le type de recommandé électronique choisi.

3. La lettre recommandée papier par AR24

La lettre recommandée papier (LR papier) proposée par AR24 peut aussi être considérée une lettre recommandée en ligne. En effet, si c’est vrai que son fonctionnement n’est pas 100% dématérialisé, elle simplifie tout de même le procédé d’envoi, en évitant à l’expéditeur l’impression, la mise sous pli, et le déplacement pour aller envoyer son recommandé.

Quel est son fonctionnement ?

• La lettre recommandée papier peut être rédigée directement en ligne sur la plateforme ar24.fr ; l’expéditeur peut aussi directement téléverser un fichier .pdf déjà en sa possession.
• Elle sera imprimée par nos soins en respectant les préférences d’impression de l’expéditeur.
• Elle est mise sous pli et remise à un opérateur agréé de service d’acheminement de courriers recommandés.
• La lettre est acheminée par voie postale jusqu’à son destinataire et remise contre signature.

La lettre recommandée papier permet donc au destinataire d’avoir le recommandé sous forme papier, en offrant tout de même un gain en termes de temps et de praticité à l’expéditeur.

4. La lettre recommandée optimale

La lettre recommandée optimale (LR optimale) est la dernière arrivée parmi les produits AR24. Elle est la combinaison de deux produits vus précédemment (LRE eIDAS qualifiée et LR papier). Cette lettre recommandée en ligne est « optimale » dans le sens où le contenu de la lettre – que l’expéditeur renseigne directement en ligne depuis son compte AR24, comme toujours – parviendra au destinataire sous format papier ou sous format électronique en fonction de sa préférence. 

Cela représente ainsi le choix idéal si l’expéditeur ne connaît pas les préférences de son destinataire, car en effet AR24 se charge de lui demander son accord à être notifié par voie électronique pour l’expéditeur. Si le destinataire accepte d’être notifié par voie électronique, l’envoi sera transmis via LRE eIDAS qualifiée, autrement, il s’agira d’une LR Papier.

Les courriers recommandés en ligne proposés par AR24 sont de différents types, chaque expéditeur n’a qu’à choisir l’envoi qui répond le mieux à ses exigences. Consultez notre comparateur de lettres recommandées en ligne pour plus d’informations.

Pour accuser réception de sa lettre recommandée électronique qualifiée, un copropriétaire doit prouver qu’il est bien destinataire de celle-ci. Cela se fait tout d’abord en transmettant une photo de la pièce d’identité. En effet, il faut que celui-ci fournisse la copie d’un document d’identité : une photo de son passeport ou de sa carte d’identité depuis le processus d’identification d’AR24.

Toutefois, il arrive que le destinataire ne souhaite pas fournir « cette photo » pour plusieurs raisons qui lui son propres. Il est alors important pour vous de déterminer les raisons de cette réticence de la part de votre copropriétaire, et de le rassurer.

Sommaire :

1. Déterminez les raisons des réticences
2. D’autres moyens permettant d’anticiper un refus d’identification à distance

1. Déterminez les raisons des réticences

En effet, il peut arriver que certaines personnes ne souhaitent pas fournir de photo de leur pièce d’identité depuis une application ou directement par e-mail, pour finaliser un contrat ou récupérer un document.

Cette réalité est assez commune sur une cible qui n’a pas l’habitude de travailler avec des nouvelles technologies et il est compréhensible de rencontrer ce type de réticences face à la dématérialisation des services.

Il est néanmoins important de comprendre que le passeport ou carte nationale d’identité sont les seuls documents légaux pouvant attester de l’identité et de la nationalité d’un individu – Attention, le permis de conduire ne fait pas partie des documents légaux d’identification acceptés par AR24, n’ayant pas la même valeur que les autres deux documents.

Dans le cas où votre copropriétaire refuse de faire parvenir une copie de son document d’identité pour une raison ou une autre, vous devez tout d’abord en connaître sa motivation. En général, il s’agit de la peur de se faire voler son identité, que celle-ci soit publiée sur internet, etc. Mais ça peut être tout autre chose.

Posez simplement la question à votre destinataire : contactez-le par e-mail ou par téléphone et prenez le temps d’échanger avec lui. Rassurez-le quant au fait que chez AR24 nous ne gardons aucune trace des documents d’identités, ceux-ci étant automatiquement supprimés dans les 72H qui suivent la vérification d’identité du destinataire.

2. D’autres moyens permettant d’anticiper un refus d’identification à distance

Le meilleur moyen d’anticiper le refus d’un copropriétaire reste de lui expliquer en amont tous les éléments qu’il aurait besoin de connaître. Prenez le temps d’échanger avec vos destinataires avant l’envoi de vos LRE afin de les préparer.

Bien souvent, un simple email suffit pour rassurer vos copropriétaires et casser leurs aprioris concernant l’action de fournir une copie de leur pièce d’identité à un prestataire de services de confiance tel qu’AR24.

Profitez « d’évènements obligatoires » pour communiquer avec vos copropriétaires.

Vous savez que vous devez recueillir le consentement de vos destinataires particuliers avant de pouvoir les notifier avec des lettres recommandées électroniques qualifiées eIDAS.

En utilisant le module de recueil de consentements proposé par AR24, vos contacts reçoivent un email les informant du fait qu’ils doivent donner leur accord avant de recevoir des LRE par voie dématérialisée.

Lors de cet envoi, tout vous autorise à envoyer un email supplémentaire, rédigé par vos soins, afin de les prévenir des actions qu’ils devront entreprendre pour la réception de leur recommandé électronique.

Autre possibilité bien en amont : lors de la signature d’un contrat (ou d’un document concernant la copropriété), vous pouvez évoquer le sujet et répondre à toutes les questions que vos copropriétaires pourraient se poser.

Le fait d’aborder le sujet à ce moment vous permet de mettre également en avant votre volonté d’être prévenant et à l’écoute. Vous mettez tout en œuvre pour réduire les coûts et l’impression de papier et il est certain que vos interlocuteurs ne seront pas insensibles à vos arguments.

Enfin, si vous rencontrez plusieurs personnes qui ont des réticences quant à la lettre recommandée électronique car elles ne souhaitent pas passer par l’identification à distance, n’hésitez pas à rassurer vos destinataires lors de l’AG ; vous avez énormément d’avantages à utiliser un service de courriers recommandés 100% dématérialisés, et eux également.

N’oubliez pas que la grande majorité des destinataires porte à terme avec succès le procédé d’identification. De plus, du moment où vous avez recueilli le consentement de vos copropriétaires à être notifiés par LRE, c’est la preuve de dépôt et d’envoi qui fait foi, notamment pour vos convocations d’AG.

Au titre de l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques, la lettre recommandée électronique eIDAS qualifiée est strictement équivalente à la lettre recommandée papier. En effet, le législateur français a choisi d’instaurer cette stricte équivalence du fait de la présomption de fiabilité dont la lettre recommandée électronique eIDAS bénéficie.

Cependant, la lettre recommandée au format électronique présente de nombreux atouts par rapport à son homologue papier.

Sommaire :

1. Envoyez votre lettre recommandée électronique à tout moment, depuis votre ordinateur
2. Les délais légaux courent immédiatement après l’envoi
3. Le prix fixe, indépendant du nombre de documents envoyés
4. Une réception pratique pour le destinataire
5. La LRE vous garantit la preuve du contenu
6. 10 ans de stockage inclus

1. Envoyez votre lettre recommandée électronique à tout moment, depuis votre ordinateur

Le gain de temps et la praticité de l’envoi au format électronique sont incontestables.

Différemment d’un courrier recommandé papier, pour lequel l’expéditeur doit se tenir aux horaires d’ouverture des bureaux de poste, la lettre recommandée électronique peut être envoyée n’importe quel jour, y compris un jour férié, à n’importe quelle heure, sans avoir à se déplacer de son poste de travail ou de chez soi.

2. Les délais légaux courent immédiatement après l’envoi

Les délais d’envoi d’un recommandé papier avec AR dépendent de plusieurs critères. Il faut compter la logistique de se rendre au bureau postal, le délai d’acheminement du courrier (qui peut aller de 1 à plusieurs jours en fonction aussi des jours fériés) et le temps que le facteur effectue la remise en main propre ou laisse un avis de passage chez le destinataire.

Avec la lettre recommandée électronique, tous ces délais sont réduits à néant.

Un envoi recommandé au format électronique représente donc un gain de temps remarquable, surtout pour tous les cas où les délais courent à partir de la preuve de première présentation.

Cette dernière correspond en effet à la preuve de dépôt et d’envoi, qui est envoyée à l’expéditeur sous format électronique immédiatement après l’envoi.

3. Le prix fixe, indépendant du nombre de documents envoyés

Autre avantage non négligeable : le tarif de la lettre recommandée électronique.

Un courrier recommandé papier a un tarif de départ de 4.30€* pour un envoi vers la France, le prix augmentant rapidement en fonction du poids de votre lettre et du Pays vers lequel vous l’envoyez. L’option « accusé de réception » est également payante.

En revanche, un courrier recommandée électronique d’AR24, comprend dans tous les cas une preuve de réception, et a un coût fixe de 2.99€*² indépendamment du nombre de documents joints, et du Pays de destination de l’envoi. Avec une LRE vous pouvez expédier des milliers de documents, atteignant les 256 Mo de pièces-jointes.

4. Une réception pratique pour le destinataire

Pour accuser réception d’un courrier recommandé papier AR le destinataire doit être présent au passage du facteur. Si ce n’est pas le cas il devra aller récupérer le courrier au bureau de poste pendant les horaires d’ouverture.

Avec la LRE le destinataire peut réceptionner à n’importe quel moment et depuis n’importe où son courrier recommandé électronique. Pour cela, il n’aura besoin que d’un smartphone ou d’un ordinateur muni de caméra.

5. La LRE vous garantit la preuve du contenu

Une fois celui-ci expédiée, vous n’aurez aucune preuve concrète du contenu de votre lettre recommandée papier, ce dernier étant physiquement en transit ou en possession du destinataire.

La Lettre Recommandée Électronique est le seul envoi recommandé qui peut vous garantir la preuve du contenu en tant qu’expéditeur.

6. 10 ans de stockage inclus

Une fois vos courriers recommandés envoyés ou réceptionnés, il faut aussi les stocker, qu’ils soient au format papier ou électronique.

C’est pour cette raison qu’ AR24 vous garantit 10 ans de stockage sécurisé pour vos LRE (y compris preuves et pièces jointes) sans aucun surcoût. De quoi faire des économies de papier et de place dans votre bureau ! De plus, les serveurs d’AR24 étant situés en France, vos données bénéficient de toute la protection et confidentialité nécessaires.

*Prix au 20/02/2020 : https://www.laposte.fr/tarifs-postaux-courrier-lettres-timbres

*²Tarif en vigueur au 16 juillet 2020.

Les syndics de copropriétés sont aujourd’hui plus nombreux à avoir recours à la lettre recommandée électronique (LRE) pour échanger avec les copropriétaires, notamment dans le cadre des convocations aux assemblées générales. Aujourd’hui, il existe une solution qui permet de sécuriser un peu plus ces échanges : la LRE eIDAS (I.). Le choix d’une LRE par rapport à un format papier présente de nombreux avantages pour les parties (II.). Le numérique permet aux entreprises comme aux particuliers de simplifier l’ensemble des procédures.

Sommaire :

1. LRE eIDAS : une solution sécurisante pour l’ensemble des professionnels
2. Les avantages du choix d’une LRE face au courrier recommandé papier

1. LRE eIDAS : une solution sécurisante pour l’ensemble des professionnels

Depuis le 1^er janvier 2019, il est possible d’envoyer des recommandés électroniques avec une « mention » eIDAS. Cette solution trouve sa place à côté de la LRE simple (sans qualification eIDAS) ; la réglementation eIDAS ayant pour objectif de renforcer la sécurité mais aussi la confiance des utilisateurs dans les communications numériques avec force probante.

Pour cela, de nouvelles obligations sont mises en place pour garantir un échange optimal entre les deux parties. La vérification de l’identité de l’expéditeur (à un niveau élevé) et de celle du destinataire (à un niveau substantiel). Le choix d’une LRE qualifiée est généralement favorisé par la sécurité que cette dernière procure aux parties ; elle est à valeur probante et strictement équivalente au courrier recommandé papier avec AR.

Le prestataire doit toujours vérifier l’identité de l’expéditeur et du destinataire lorsqu’il a la charge de l’acheminement d’une lettre recommandée qualifiée eIDAS. Il doit aussi être qualifié comme prestataire de service de confiance « QeRDS » pour pouvoir envoyer ces LRE.

Depuis le 1^er janvier 2019, le prestataire chargé de l’acheminement des lettres recommandées doit respecter certains critères pour pouvoir acheminer des LRE eIDAS qualifiées : horodatage, preuves électroniques, vérification d’identité, etc.

Ces mesures viennent alors considérablement renforcer la confiance des utilisateurs dans ces envois. En utilisant ce service, les syndics renforcent ainsi la sécurité des communications au sein de leurs copropriétés ; ils font également gagner du temps à leur destinataires copropriétaires en leur permettant de s’identifier à distance.

2. Les avantages du choix d’une LRE face au courrier recommandé papier

La LRE présente de nombreux avantages pour les syndics de copropriété.

En premier lieu, cette solution numérique facilite les échanges en les rendant plus rapides. Les délais d’acheminement sont raccourcis avec cette solution. Plus besoin de faire passer en impression, en direct ou à distance, tous les courriers recommandés papiers à envoyer ; ceux-ci sont dorénavant 100% dématérialisés ; ils sont créés et envoyés en quelques clics, depuis le site d’AR24 ou depuis votre solution éditique (à condition que celle-ci nous ait intégré en API).

De plus, les coûts liés aux envois sont aussi diminués : les frais postaux réduits sont très rapidement appréciables. Il n’y a pas de surcoût lié au volume de documents envoyés.

Enfin, le choix d’une LRE démontre la volonté du syndic de faire évoluer les échanges avec les copropriétaires afin de les rendre plus simples et plus rapides. Avec le choix du numérique, il n’est pas nécessaire d’imprimer les convocations d’assemblée générale. Les copropriétaires pourront faire le choix eux-mêmes de les imprimer ou non.

La LRE eIDAS, est une solution particulièrement intéressante à mettre en avant pour réduire vos frais et votre emprunte carbone : les copropriétaires étant aujourd’hui sensibles à ces engagements tarifaires et écologiques de la part des syndics de copropriétés.

Depuis l’entrée en vigueur du décret n° 2018-347 au 1^er janvier 2019, les envois recommandés électroniques doivent satisfaire plusieurs critères pour pouvoir être strictement équivalents aux envois recommandés papier.

Sommaire :

1. L’identification de l’expéditeur et du destinataire
2. Le recueil de consentement
3. L’horodatage qualifié
4. 256Mo de pièces jointes
5. Les preuves numérisées
6. La preuve du contenu

1. L’identification de l’expéditeur et du destinataire

Au titre de l’article 44 §1 b) du règlement eIDAS et de l’article R. 53-1 du code des postes et des communications électroniques, l’expéditeur doit s’identifier à un degré de confiance élevé, avant de pouvoir procéder à l’envoi d’une lettre recommandée électronique. Cela garantit un niveau de confiance élevé sur l’identité alléguée par la personne. En plus de prouver l’identité de la personne, un identifiant de niveau de garantie élevé peut aussi inclure le nom de l’organisation représentée par la personne.

En ce qui concerne le destinataire, il doit s’identifier à un degré de confiance substantiel pour pouvoir accuser réception de la LRE. L’objectif est de réduire substantiellement le risque d’utilisation abusive ou d’altération de l’identité. Dans cette optique, AR24 a mis en place l’identification visuelle à distance pour tous.

2. Le recueil de consentement

Avant de notifier tout destinataire particulier, l’expéditeur devra procéder au recueil du consentement de ce dernier, à être notifié par voie électronique. Pour cela, vous pouvez insérer une clause de consentement dans un contrat, ou utiliser le gestionnaire de consentement d’AR24.

D’un point de vue légal, le recueil de consentement n’est pas nécessaire lorsqu’il s’agit de notifier un professionnel, mais nous vous recommandons d’informer le mieux possible votre destinataire quant à la réception d’une LRE par le biais d’AR24. Pour cela, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de pré-notification d’AR24.

3. L’horodatage qualifié

AR24 s’appuie sur un horodatage qualifié pour sécuriser au maximum chaque LRE envoyée. Un horodatage est une contremarque de temps apposée sur une donnée spécifique.

L’horodatage des LRE AR24 est réalisé par un prestataire qualifié afin d’assurer :

• la certification des dates marquées sur les preuves qui feront courir les délais légaux,
• la fiabilité et l’indépendance du procédé.

4. 256Mo de pièces jointes

AR24 vous offre la possibilité de joindre jusqu’à 256 Mo de pièces jointes sans surcoût. Ceci correspond à des centaines de millier de pages de document de texte.

AR24 peut envoyer tout type de fichier, assurez-vous juste que votre destinataire dispose d’un logiciel capable d’ouvrir correctement le fichier envoyé.

Sachez également que les pièces jointes, ainsi que les contenus et les preuves des LRE, seront stockées gratuitement et pendant une durée de 10 ans sur le cloud sécurisé d’AR24.

5. Les preuves numérisées

L’expéditeur recevra à chaque envoi qualifié :

• une preuve de dépôt et d’envoi
• une preuve de réception ou de refus ou de non réclamation, en fonction de l’action du destinataire

La preuve de dépôt et d’envoi est envoyée à l’expéditeur dans les instants qui suivent l’envoi qualifié. Ceci représente une économie remarquable en termes de temps : en réduisant à néant les temps de l’acheminement, les délais légaux commencent à courir plus rapidement qu’avec un envoi papier.

En fonction de l’action du destinataire, l’expéditeur recevra aussi une preuve de réception ou de refus ou de non-réclamation. Pour en savoir plus sur ces 3 preuves, consultez notre article dédié.

6. La preuve du contenu

La lettre recommandée au format électronique est la seule à pouvoir garantir à l’expéditeur la preuve du contenu. 

Fort d’un horodatage qualifié, une fois horodaté, le contenu de la LRE est présumé exacte, intègre, et reste à disposition de l’expéditeur, contrairement au contenu d’un recommandé papier. Ceci permet à l’expéditeur de pouvoir produire en justice une preuve solide en cas de contentieux.

La dématérialisation des échanges au sein des communications professionnelles s’accélère. Toutefois, certaines procédures doivent se conformer à des normes bien précises pour être valables aux yeux de la loi. C’est le cas de la lettre recommandée sous un format électronique. Avec la loi pour une République Numérique 2016, la lettre recommandée électronique (LRE) obtient la même valeur juridique que le courrier recommandé papier. Il lui manquait toutefois un niveau de sécurité qui a été mis en place par le Règlement eIDAS; vérifiant notamment l’identité de l’expéditeur et du destinataire avec différents degrés de confiance.

Sommaire :

1. L’arrivée de la lettre recommandée électronique : les avantages
2. Une sécurité renforcée avec la lettre recommandée électronique eIDAS

1. L’arrivée de la lettre recommandée électronique : les avantages

Le recours à la LRE présente de nombreux avantages pour les entreprises : comme le coût de 2,99 € HT / recommandé*, le gain de temps pour les envois de masses 100% dématérialisés, la facilité des envois, etc.

Utiliser cette solution se révèle intéressant pour les professionnels qui ont régulièrement recours aux lettres recommandées tel que ceux du secteur juridique (avocats, notaires). De même, pour le monde de l’immobilier, pouvant simplifier les échanges entre syndics et copropriétaires.

L’ère du tout numérique présente de nombreux avantages indéniables comme la simplification des procédures, le coût et les gains de temps. Cependant, ces outils dématérialisés imposent la mise en place d’une sécurité importante pour éviter les dérives.

Le renforcement de la sécurité est fait depuis l’entrée en vigueur de la réglementation au 1^er janvier 2019. Cette dernière met en place un système obligatoire de vérification d’identité des parties à un niveau élevé pour l’expéditeur et à un niveau substantiel pour le destinataire.

2. Une sécurité renforcée avec la lettre recommandée électronique eIDAS

Avec cette nouvelle qualification, il est désormais obligatoire de se plier à de nouvelles normes pour garantir une sécurité renforcée de la procédure. Dans un premier temps, il faut obligatoirement que le prestataire chargé d’acheminer la LRE réalise une vérification d’identité de l’expéditeur à un niveau élevé, mais aussi du destinataire, à un niveau substantiel.

Il doit ensuite horodater le courrier électronique, qui sera stocké sur des serveurs qui répondent à certains critères de sécurité, et fournir différentes preuves justificatives au format électronique.

La durée d’hébergement des preuves, des documents envoyés et des LRE peut varier d’un prestataire à l’autre. Quant à l’achemineur de confiance, pour pouvoir l’être, il doit lui aussi être « approuvé ». C’est l’ANSSI qui est chargée de vérifier que la société répond bien à tous les critères imposés par le règlement eIDAS.

Une fois chose faite, la société se voit attribuer l’acronyme QeRDS (Qualified electronic registered delivery service) et est affichée sur la liste de confiance européenne (Trusted List France).

Désormais, les obligations sont plus rigoureuses pour garantir aux utilisateurs une prestation valide juridiquement lorsqu’ils font le choix d’utiliser la lettre recommandée sous un format électronique.

En définitive, les nouvelles réglementations viennent considérablement renforcer la confiance des utilisateurs pour l’utilisation quotidienne des lettres recommandées électronique pour leurs activités professionnelles, notamment avec l’obligation d’une vérification d’identité des parties. Ils peuvent alors se tourner vers des achemineurs qualifiés et validés pour acheminer plus rapidement et de manière plus économique leurs recommandés au quotidien. Des atouts qui favorisent un peu plus chaque jour la démocratisation de LRE auprès des professionnels.

*Tarif en vigueur au 13 février 2020.

Avant de procéder aux envois de documents sous une forme électronique, il est important de se renseigner sur les obligations liées à cette solution. La loi encadrant particulièrement bien ces procédures pour éviter les risques et les dérives. Ainsi, il est important de comprendre que l’envoi d’une LRE sous une forme dématérialisée est avant tout subordonné au consentement du copropriétaire, notamment pour une convocation d’assemblée générale. De plus, il faut noter la façon dont s’exprime cet accord afin de permettre aux syndics comme aux copropriétaires de prouver celui-ci. Ces informations sont données principalement par le décret pris en application de la loi ELAN datant du 27 juin 2019.

Sommaire :

1. Pas de LRE sans le consentement préalable des copropriétaires
2. Quelle forme doit prendre le consentement du copropriétaire ?

1. Pas de LRE sans le consentement préalable des copropriétaires

Les syndics doivent impérativement recueillir le consentement des copropriétaires particuliers, lorsqu’ils procèdent aux premiers envois des convocations aux assemblées générales sous le format recommandé électronique.

Une fois celui-ci récupéré une première fois, les syndics peuvent notifier les particuliers via LRE qualifiée. Ce consentement leur permet entre autres de prouver que la boite email destinatrice appartient et est bien consultée par le copropriétaire notifié.

Que ce soit pour un appel de fonds ou une convocation à une assemblée générale de copropriété, le courrier est :

• Soit envoyé sous une forme électronique, car le consentement a été récupéré,
• Soit envoyé sous forme papier en cas d’absence de consentement ;

Enfin, au niveau juridique, il faut noter que c’est au syndic d’apporter la preuve de l’accord du copropriétaire en cas de litige entre les parties. De cette façon, l’accord donné par le copropriétaire ne se présume pas. Il doit se prouver si les parties ne sont pas d’accord sur ce point.

2. Quelle forme doit prendre le consentement du copropriétaire ?

La loi impose des obligations qu’il est important de noter pour pouvoir les mettre facilement en application. En effet, le copropriétaire doit donner son accord pour recevoir son courrier sous un format électronique. Et il faut savoir que cet accord doit être donné de manière expresse.

L’article 64-1 du décret du 17 mars 1967 précise que la notification électronique de la part du syndic est possible à partir du moment où celui-ci reçoit au préalable « le consentement exprès du copropriétaire ». Ainsi, il faut noter que cet accord doit être :

• Ecrit (physique ou électronique) pour être valable,
• Mais aussi être réalisé, à une date certaine, en amont de la procédure.

Ces deux critères fondent alors la validité des convocations effectuées sous une forme électronique à l’assemblée générale.

De manière courante, il est demandé aux copropriétaires de remettre individuellement au syndic un document qui atteste de leur accord pour envoyer les notifications de courrier sous une forme électronique. Il n’y a ainsi aucune ambiguïté sur l’accord de ces derniers. Ces accords doivent bien être réceptionnés avant le début de l’envoi des convocations d’assemblées pour être valables.

Aujourd’hui, de nombreux syndics proposent à leurs copropriétaires de passer par l’achemineur de confiance AR24 pour réaliser les convocations d’assemblées générales.

La solution de lettres recommandées électroniques eIDAS qualifiée offrant des avantages non négligeables tel que :

• La réduction du volume d’impressions papier,
• Le gain de temps sur les délais d’acheminements,
• Les formalités de preuves simplifiées.

Enfin, en plus de la solution de LRE et des avantages qu’elle procure pour les parties qui l’utilisent pour simplifier leurs échanges, AR24 met à disposition des syndics, un module de recueil de consentements 100% automatisé.

Celui-ci leur permettant de recueillir en masse les consentements de leurs copropriétaires. Idéal quand les destinataires ne l’avaient pas encore donné !

Cela fait désormais plus d’un an que la LRE eIDAS d’AR24 est devenue le strict équivalent d’un courrier recommandé papier en droit interne français.

Pour dissiper tous doutes quant à son utilisation, nous avons pensé à un mode emploi qui guide l’expéditeur et le destinataire dans l’utilisation de ce produit novateur.

Sommaire :
1. Comment envoyer une LRE eiDAS ?

1. Les prérequis
2. J’effectue mon envoi de LRE

2. Comment réceptionner une LRE eIDAS ?

1.  S’identifier avec le procédé d’identification visuelle à distance
2.  Réceptionner les prochaines LRE avec les identifiants papier

1. Comment envoyer une LRE eiDAS ?

a. Les prérequis

Avant de procéder à votre premier envoi de LRE eIDAS il sera nécessaire de se poser quelques questions.

Quel est le statut de mon destinataire ?

Si votre destinataire est un particulier ou une administration, il vous faudra avoir recueilli son consentement à être notifié par voie électronique, avant de procéder à l’envoi.

S’il s’agit d’un professionnel, cela n’est pas indispensable d’un point de vue légal, mais nous vous suggérons tout de même de prévenir votre destinataire qu’il va recevoir un courrier recommandé électronique acheminé par AR24.

Dans tous les cas c’est une bonne pratique d’informer le mieux possible votre destinataire à propos de la modalité de réception de la LRE d’AR24 (détaillé dans le chapitre suivant). De cette manière, il réceptionnera votre courrier rapidement et aisément.

Possédez-vous un moyen d’identification ?

Une fois obtenu le consentement de votre destinataire, il faudra vous munir d’un moyen d’identification. Consultez notre page dédiée pour vérifier si vous en possédez déjà un.

Si vous n’êtes pas en possession d’un moyen d’identification vous pouvez en commander un auprès de notre service. Vous avez le choix entre la clé AR24 et un Identifiant papier.

Dernière étape avant d’effectuer votre envoi : la création de compte sur le site ar24.fr.

La création d’un compte a plusieurs avantages : cela sécurise vos envois, et vous permet de pouvoir les retrouver et les télécharger à tout moment, preuves comprises.

b. J’effectue mon envoi de LRE

Vous êtes maintenant prêts à envoyer votre première lettre recommandée électronique !

Connectez-vous avec les identifiants de votre compte, et cliquez sur l’onglet « Nouvel Envoi ». Sélectionnez ensuite « LRE eIDAS qualifiée ». Ceci fait, vous pourrez vous identifier à l’aide de votre moyen d’identification (certificat d’identification numérique, clé AR24 ou identifiant papier) et il ne restera plus qu’à renseigner les données de votre destinataire, le contenu de votre lettre, et éventuellement les pièces jointes, avant d’envoyer votre LRE eIDAS.

Vous recevrez dans les instants qui suivent une preuve de dépôt et d’envoi, qui vaut preuve de première présentation. Cette preuve signifie que votre envoi a bien été déposé sur nos serveurs sécurisés et envoyé à votre destinataire qui devra s’identifier à son tour pour pouvoir le réceptionner.

2. Comment réceptionner une LRE eIDAS ?

a. S’identifier avec l’identification visuelle à distance

AR24 est le seul prestataire qualifié à pouvoir envoyer des LRE à tout destinataire. En effet, pour réceptionner votre LRE, le destinataire devra vérifier son identité. Pour cela, il aura besoin seulement :

•       D’un document d’identité en cours de validité (CNI ou passeport)
•       D’un smartphone ou d’un ordinateur avec webcam et connecté à internet

Une fois son identité vérifiée par notre service, la LRE lui parviendra via mail et dans les instants qui suivent, vous recevrez la preuve de réception.

b. Réceptionner les prochaines LRE avec les identifiants papier

Vous savez que vous serez amené à envoyer d’autres LRE à ce même destinataire ?

Invitez-le à suivre les indications proposées par AR24 après réception de son premier courrier.

En effet, votre destinataire ayant son identité vérifiée sur notre service, il aura la possibilité, sous conditions, et dans les 24h suivant l’ouverture du courrier, de générer des identifiants OTP qui lui permettront d’accuser réception des prochaines LRE sans avoir à transmettre sa pièce d’identité. Pour cela il devra s’enregistrer sur ar24.fr et suivre les indications.

La création de compte permet aussi au destinataire de pouvoir télécharger à tout moment ses LRE (preuves, contenus et pièces jointes), qui seront stockés, pour lui et pour vous, pour une durée de 10 ans.

Comment attester quel est le contenu d’une lettre recommandée une fois celle-ci expédiée ? Entre le destinataire et l’expéditeur qui doit apporter cette preuve ? Comment l’expéditeur peut-il se protéger en cas de litige ?

Sommaire :

1. De l’importance de la preuve du contenu
2. La preuve du contenu sous format électronique

1. De l’importance de la preuve du contenu

La preuve de réception permet à l’expéditeur d’établir que le destinataire a bien réceptionné le courrier recommandé. Reste la question de la preuve du contenu de ce courrier, ce dont aucune preuve ne rend compte.

Apporter la preuve du contenu signifie pouvoir produire en justice le contenu même de la lettre recommandée. Cela peut se révéler fondamental en cas de contentieux.

En effet les expéditeurs de LRAR papier sont nombreux à être face à cette problématique :

« Je dois envoyer une lettre à une tierce personne. Comment faire pour avoir une preuve irréfutable du contenu de la lettre et non juste du fait que ce tiers l’a bien reçu ? Après tout, si j’écris X ce tiers peut assurer que j’ai au contraire écrit Y. Comment prouver qui a raison ? »

Il appartient au destinataire d’un envoi recommandé qui en conteste le contenu, d’établir l’absence des documents annoncés (Cass., civ. 2^ème, 6 nov. 2014, n°13-23568).

Cela signifie qu’il pèse sur le destinataire la charge de la preuve. Le cas échéant, le courrier apporté en justice par le destinataire est supposé être le courrier qui a été envoyé.

En cas de litige, 2 hypothèses sont donc possibles selon le Professeur Augustin Aynès*:

1. Le destinataire atteste que le contenu dans le courrier est différent de celui dont se prévaut l’expéditeur. Pour établir la fraude, il suffira au destinataire de produire le contenu en justice.

2. Le destinataire pourrait affirmer que l’enveloppe était vide. On peut penser que dans ce cas-là, le destinataire le ferait immédiatement remarquer à l’expéditeur dont il connaît l’identité. Lorsqu’il ne fait aucune objection, on peut présumer que l’enveloppe contenait quelque chose.

2. La preuve du contenu sous format électronique

A la lumière de ce qui a été dit précédemment, la Lettre Recommandée Electronique est le seul envoi recommandé qui peut vous garantir la preuve du contenu en tant qu’expéditeur.

En effet le contenu même de votre LRE étant certifié par un horodatage qualifié, il est présumé exacte et intègre ; donc immuable selon l’article 41 du Règlement eIDAS.

De plus, ce contenu sera aussi bien à votre disposition qu’à celle du destinataire. A savoir que vous pourrez le télécharger à tout moment depuis votre compte ar24.

C’est ainsi qu’une preuve particulièrement difficile pour vous à apporter, devient une preuve certaine et à votre disposition à tout moment.

En outre, du fait de l’article 1379 du code civil et son décret d’application n° 2016-1673, le contenu et les pièces jointes numérisées envoyés par LRE sont considérés comme des « copies fiables » de vos originaux, ayant la même force probante que ces derniers.

Ainsi, les contenus et pièces jointes étant des fichiers numérisés horodatés, ils pourront être copiés autant de fois que nécessaire, et pourront toujours être considéré comme originaux.

La preuve du contenu représente donc une protection non négligeable en cas de contestation de la part du destinataire et le format électronique est le seul qui peut vous la garantir.

*A. Aynès, Droit de la preuve (1), Dalloz 2016, p. 170

Aujourd’hui, les pro(s) utilisent de manière quasi quotidienne la lettre recommandée sous sa forme électronique ; cette solution numérique présentant de nombreux avantages entre gain de temps et diminution des coûts. Les professionnels du secteur immobilier, notamment les syndics, y voient un intérêt grandissant quant à son utilisation au sein de leurs copropriétés.

Afin de bien utiliser la LRE qualifiée, il est important de connaître les dernières obligations légales comme l’entrée en vigueur du décret relatif à la lettre recommandée électronique. De plus, il est important de sélectionner un achemineur de confiance qualifié, parmi les différents professionnels disponibles sur le marché pour envoyer ses LRE. Voici nos conseils pour tout comprendre.

Sommaire :

1. L’entrée en vigueur du décret relatif à la lettre recommandée électronique : un changement impactant les échanges entre syndics et copropriétaires
2. Comment s’y prendre pour choisir son prestataire de confiance ?

1. L’entrée en vigueur du décret relatif à la lettre recommandée électronique : un changement impactant les échanges entre syndics et copropriétaires

Depuis le 1^er janvier 2019, la LRE doit se conformer à de nouvelles règles si elle veut être strictement équivalent au courrier recommandé papier avec AR. L’entrée en vigueur du décret n° 2018-347 au 1^er janvier 2019 obligeant la lettre recommandée électronique à cocher plusieurs cases pour être qualifiée (horodatage, conservation des preuves, identification des destinataires à un niveau de confiance substantiel et des expéditeur à un niveau de confiance élevé etc…).

Une fois toutes les étapes validées, la lettre recommandée électronique est qualifiée de l’acronyme eIDAS ; elle devient ainsi à valeur probante (là où l’envoi recommandé électronique simple était uniquement à valeur juridique en cas de litige). L’utilisation de celle-ci dans les copropriétés vient renforcer la confiance des syndics dans le « tout numérique ».

Lors de son utilisation pour par exemple convoquer une assemblée générale, les syndics notifient les copropriétaires. Ceux-ci s’identifient à distance et peuvent accuser réception de leur LRE et de ses pièces jointes à toute heure de la journée, directement sur leur smartphone ou leur ordinateur. Un gain de temps considérable pour le destinataire.

Mais pour acheminer ces LRE eIDAS, les professionnels chargés de l’acheminement doivent se conformer à de nouvelles obligations pour être qualifiés de prestataires de confiance… Ne choisissez donc pas au hasard votre prestataire !

2. Comment s’y prendre pour choisir son prestataire de confiance ?

En tant que syndic, vous êtes convaincu que l’utilisation de cette nouvelle solution numérique est très avantageuse pour communiquer avec vos copropriétaires. Toutefois, il est important de bien choisir votre prestataire chargé de l’acheminement de vos LRE eIDAS.

Il faut savoir que l’acheminement de ces nouveaux envois recommandés électroniques est réglementé. En effet, les obligations juridiques instaurées par le règlement du 1^er janvier 2019 doivent être appliquées scrupuleusement pour garantir toute la valeur juridique de la mesure.

Lors du choix de votre partenaire (envoyeur de LRE), vous devez commencer par vous assurer que celui-ci est un prestataire de confiance qualifié. Pour cela, il doit être noté comme « prestataire de services de confiance qualifié » (QeRDS). Cette qualification permet de garantir sa conformité au règlement européen eIDAS.

Pour vous en assurer, vous devez vous rendre sur le site de la Commission européenne. Celle-ci publie la liste de l’ensemble des prestataires de services en fonction des pays de l’Union européenne qui se conforment au règlement européen. Cette liste vous permet de choisir votre « achemineur de confiance » en fonction du service d’envoi recommandé qu’il propose et en fonction des destinataires qu’il peut identifier : professionnels ou particuliers. Elle est mise à jour régulièrement.

Chez AR24, nous pouvons notifier les professionnels autant que les particuliers. C’est une des forces de notre société. Vous pouvez envoyer des lettres recommandées électroniques qualifiées eIDAS à tout type de destinataire. Nous sommes qualifiés QeRDS.

En conclusion, vous, syndics de copropriétés, disposez aujourd’hui de nombreux outils numériques pour simplifier leurs échanges avec vos copros.

Vous devez néanmoins vous assurer de faire le bon choix lorsque vous décidez de travailler avec un prestataire de confiance – un choix primordial qui vous permettra, en cas de litige, de fournir des preuves déterminantes.

Un des avantages de la Lettre Recommandée Electronique eIDAS qualifiée, réside dans la génération et l’envoi immédiat des différentes preuves. Disposant d’un horodatage qualifié, leur force probante est identique à celle des preuves au format papier ; de plus vous pourrez les retrouver à tout moment sur votre compte AR24. Voici les différentes preuves que vous, en tant qu’expéditeur, pourriez recevoir :

Sommaire :

1. Preuve de dépôt et d’envoi
2. Preuve de réception
3. Preuve de refus
4. Preuve de non réclamation

1. Preuve de dépôt et d’envoi

La preuve de dépôt et d’envoi est la première preuve que l’expéditeur reçoit. Elle est envoyée immédiatement après l’envoi de la LRE et elle indique à l’expéditeur que la LRE a été déposée sur nos serveurs sécurisés et envoyée à son destinataire.

Avec la preuve de dépôt et d’envoi les délais commencent à courir plus rapidement qu’avec une lettre recommandée électronique papier. Ceci est particulièrement intéressant dans les nombreux cas où la loi prescrit qu’un délai commence à courir à partir de la date de première présentation du courrier (ce qui correspond à l’avis de passage). C’est le cas dans la purge d’un délai SRU par exemple, où la LRE vous fera gagner du temps sur le délai de rétraction de l’acquéreur. Pour en savoir plus, lisez notre article sur la loi SRU et la lettre recommandée électronique.

2. Preuve de réception

Si vous recevez la preuve de réception, cela signifie que le destinataire a bien accusé réception de sa LRE dans les 15 jours qui suivent l’envoi. Il a donc achevé le procédé de vérification d’identité avec succès et il a pu ensuite réceptionner son courrier recommandé électronique qualifié.

AR24 met à disposition plusieurs moyens de vérification d’identité, mais le plus répandu parmi les destinataires particuliers reste la vérification visuelle à distance.

La preuve de réception reste importante dans les situations où la loi fait courir les délais à partir de l’accusé de réception. C’est le cas, par exemple, des procédures de divorce par consentement mutuel ou pour les cas de résiliation de bail.

3. Preuve de refus

Si vous recevez la preuve de refus, cela signifie que le destinataire a expressément refusé votre lettre recommandée électronique. Il ne s’agit pas de négligence, ou d’un oubli, car pour qu’il refuse la LRE, il est aussi nécessaire qu’il vérifie son identité, et qu’il choisisse expressément de refuser le courrier.

4. Preuve de non réclamation

La preuve de non-réclamation (appelée aussi preuve de négligence) indique que le destinataire n’a pas accusé réception de votre envoi dans les 15 jours qui suivent l’envoi, sans pourtant le refuser. Cela correspond par exemple à quelqu’un qui n’irait pas chercher son courrier recommandé au bureau de poste.

Si la loi énonce que les délais légaux commencent à courir à partir de la date de première présentation, c’est votre preuve de dépôt et d’envoi qui compte. En revanche, si la loi impose la réception de la LRE, vous devez à ce moment attendre d’obtenir la preuve d’A/R.

Nous vous conseillons cependant de prévenir votre destinataire qu’il recevra prochainement une LRE acheminée par AR24, et d’utiliser la fonctionnalité de pré-notification pour lui en faciliter la réception. AR24 dispose également d’une assistance téléphonique non-surtaxée pour les destinataires qui souhaiteraient être accompagnés dans leur démarche de réception de LRE.

En tant qu’expert du domaine de la lettre recommandée électronique qualifiée, AR24 est en mesure de vous donner quelques astuces pour améliorer votre taux d’A/R.

Sommaire :

1. Prévenir votre destinataire qu’il recevra une LRE par le biais d’AR24
2. Informer votre destinataire de la modalité de réception de sa lettre recommandée électronique eIDAS qualifiée
3. Bien renseigner les données du destinataire
4. Utiliser l’option « Pré-notification »
5. Inviter votre destinataire à s’inscrire sur ar24.fr

1. Prévenir votre destinataire qu’il recevra une LRE par le biais d’AR24

Vous l’aurez compris, pour pouvoir notifier votre destinataire non professionnel par voie électronique, il est impératif d’obtenir son consentement sur tout support prouvable.

Cependant, si vous ne notifiez pas le destinataire dans les jours qui suivent le recueil de son consentement, il pourrait ne plus se rappeler de cette clause et ainsi ne pas faire le rapprochement entre AR24 et vous.

Pour cette raison, il est toujours préférable de rappeler à votre destinataire, au préalable de l’envoi, qu’il va recevoir une lettre recommandée électronique par le biais d’AR24. De cette façon, il ne sera pas surpris de recevoir un e-mail provenant de notre adresse.

2. Informer votre destinataire particulier de la modalité de réception de sa lettre recommandée électronique eIDAS qualifiée

Bien que cela soit écrit à plusieurs reprises dans les mails d’information AR24, il est toujours préférable de prévenir son destinataire que pour réceptionner sa LRE il sera amené à effectuer une vérification d’identité pour réceptionner sa LRE. Pour cela il devra simplement être muni d’une pièce d’identité en cours de validité (CNI, passeport, ou titre de séjour), et d’un appareil électronique équipé d’une caméra et de connexion internet (smartphone, ordinateur ou tablette).

3. Bien renseigner les données du destinataire

Afin que votre destinataire s’identifie et réceptionne son courrier électronique ses données (nom, prénom, adresse e-mail) doivent être correctement renseignées.

Il est à noter que : si les nom et/ou prénom du destinataire ne correspondent pas à ceux indiqués sur la pièce d’identité, le destinataire pourra tout de même effectuer une demande de changement de nom, qui devra ensuite être validée par vous-même.

Au contraire, si l’adresse email est erronée, la LRE ne sera pas expédiée au bon destinataire, tout comme un envoi papier ne parvient pas dans la bonne boîte postale si l’adresse renseignée est incorrecte.

4. Utiliser l’option « Pré-notification »

Pour rassurer au maximum votre destinataire, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de pré-notification.

Au moment d’envoyer une LRE qualifiée eIDAS il vous suffit de cocher tout en bas de la page l’option « Envoyer un mail de pré-notification pour préparer votre destinataire à l’ouverture d’une LRE et ainsi avoir une meilleure expérience ». Ce faisant, AR24 lui enverra un email pour le prévenir que vous allez le notifier par voie électronique.

5. Inviter votre destinataire à s’inscrire sur ar24.fr

Si dans le cadre de la relation commerciale avec votre destinataire vous savez que vous serez amené à lui envoyer plusieurs lettres recommandées électroniques, vous pouvez lui conseiller de s’inscrire sur AR24.fr dans les 24h qui suivent la réception de son premier courrier recommandé électronique.

Il pourra alors obtenir un moyen d’authentification gratuit lui permettant de s’identifier avec un code à 6 chiffres pour réceptionner ses prochaines LRE. En s’inscrivant sur ar24.fr il aura également accès pendant 10 ans aux contenus et aux preuves des LRE reçues.

En mettant en pratiques ces astuces, les destinataires de vos lettres recommandées électroniques seront ainsi bien informés et rassurés, ce qui vous permettra d’augmenter le taux de réception de vos LRE eIDAS qualifiées.

Pour AR24, l’année 2019 aura été riche en nouveautés. En attendant de voir ce que nous vous réservons en 2020, petite rétrospective de ce qui s’est passé pendant l’année 2019.

Sommaire :

1. Janvier 2019 : la LRE eIDAS devient l’unique alternative au courrier recommandé papier
2. AR24 rend la LRE eIDAS accessible à tout le monde
3. Des fonctionnalités qui vous simplifient la vie
4. Le produit pour tous : la Lettre Recommandée Optimale (LRO)

1. Janvier 2019 : la LRE eIDAS devient l’unique alternative au courrier recommandé papier

AR24 commence son année avec un changement majeur dans le cadre législatif français. A partir de janvier 2019 la LRE eIDAS devient le strict équivalent de la lettre recommandée papier. Une sécurité supplémentaire pour les envois électroniques, car pour tout envoi il est nécessaire d’identifier aussi bien le destinataire que l’expéditeur du courrier.

AR24 s’était préparé en avance au changement. En avril 2018 il avait été le premier prestataire à obtenir la qualification eIDAS.

2. AR24 rend la LRE eIDAS accessible à tout le monde

En janvier 2019 AR24 devient aussi le seul prestataire à mettre en place un système d’identification qualifié, et donc de réception, pour tous : l’identification visuelle à distance.

Grâce à ce procédé le destinataire n’a besoin que d’un ordinateur ou d’un smartphone muni de camera et connecté à internet pour pouvoir s’identifier.

Il lui sera demandé d’envoyer une photo de sa pièce d’identité et d’effectuer une courte prise vidéo pour que le système puisse vérifier qu’il s’agit bien de la même personne, et lui donner accès ensuite à son courrier recommandé électronique.

Découvrez le procédé d’identification visuelle en vidéo.

3. Des fonctionnalités qui vous simplifient la vie

Autre nouveauté de l’année 2019 : le gestionnaire de consentement.

Le gestionnaire de consentement répond à un besoin croissant pour certains clients, de simplifier la demande et la gestion du consentement de leurs destinataires à recevoir un courrier recommandé électronique.

Grâce à ce module, AR24 se charge en effet de recueillir le consentement du destinataire pour l’expéditeur. L’expéditeur retrouvera la liste des destinataires qui ont donnés leur accord dans son gestionnaire de consentement, consultable à tout moment en se connectant à son compte ar24.

4. Le produit pour tous : la Lettre Recommandée Optimale (LRO)

Vous souhaitez envoyer un courrier recommandé et vous ne savez pas si votre destinataire particulier donnerait son accord pour le recevoir sous format électronique ?

La Lettre Recommandée Optimale est alors faite pour vous. Avec la Lettre Recommandée Optimale, AR24 demande au destinataire ses préférences de réception.

S’il donne son accord à recevoir une Lettre Recommandée Electronique, AR24 va lui envoyer votre courrier sous format électronique, vous recevrez alors rapidement la preuve de dépôt et d’envoi.

S’il ne donne pas son accord à être notifié par voie électronique, AR24 va lui envoyer le courrier en format papier, par voie postale.

De cette manière vous faite un maximum d’économies, et chaque destinataire est notifié au format qui lui convient.

Découvrez la Lettre Recommandée Optimale en vidéo.

Depuis le 1^er janvier 2019, la LRE qualifiée eIDAS possède la même valeur qu’un courrier recommandé AR acheminé par voie postale. Ainsi, les professionnels peuvent utiliser cette solution pour envoyer plus rapidement de manière numérique leurs recommandés. Toutefois, il faut savoir que la LRE qualifiée eIDAS mise en place depuis 2019 exige une qualification plus élevée que l’ envoi recommandé électronique simple (ERE). Il faut alors connaître les cas pour lesquels il est plus intéressant de se pencher sur la première solution que sur la seconde.

Sommaire :

1. La qualification requise pour l’envoi de LRE qualifiée eIDAS
2. Quand devez-vous utiliser la LRE simple et la LRE qualifiée eIDAS ?

1. La qualification requise pour l’envoi de LRE qualifiée eIDAS

Depuis 2019, la lettre recommandée électronique sous le format eIDAS est équivalente à un courrier recommandé envoyé par papier. Elle possède aussi les mêmes avantages que l’envoi recommandé électronique simple.

Avec ces deux solutions, vous pouvez :

• Éviter la mise sous pli et les déplacements au bureau de poste,
• Éviter les délais d’acheminement postaux,
• Permettre à votre destinataire de réceptionner son courrier recommandé électronique à n’importe quel moment.

Les risques de fraude sont beaucoup moins importants avec la solution de la LRE qualifiée eIDAS. En effet, la loi exige que l’on respecte plusieurs critères. Il faut veiller à l’authentification de l’expéditeur et du destinataire. Celle-ci est faite de manière hautement sécurisée pour garantir toute la confiance des utilisateurs dans ce procédé.

Les prestataires comme AR24 doivent aussi être qualifiés, pour procéder à l’envoi de vos lettres recommandées électroniques eIDAS. La présomption de fiabilité, dont les LRE eIDAS bénéficient, est particulièrement intéressante et les risques de fraude sont faibles grâce aux dernières dispositions mises en place par la loi.

2. Quand devez-vous utiliser l’ERE et la LRE qualifiée eIDAS ?

Pour faire distinctement la différence entre les deux solutions, il est important de connaître les situations pour lesquelles chaque procédé est particulièrement adapté.

L’utilisation de l’envoi recommandé électronique simple (ERE)

Vous avez besoin d’envoyer un courrier recommandé électronique pour vous assurer de la bonne réception de celui-ci par votre destinataire, mais la loi n’impose pas un envoi de lettre recommandée avec AR. Dans cette situation, vous n’avez pas spécialement de risques à envoyer votre courrier sous une forme simple. Cette solution vous rassure, et elle peut être mise en place très rapidement.

Il est aussi courant de choisir cette solution lorsque la date de réception du courrier doit vous servir de preuve. Dans cette situation l’ERE est également la solution à envisager sans passer forcément par une LRE qualifiée eIDAS.

Dans d’autres cas, il est plus avantageux d’utiliser une formule particulièrement fiable.

L’utilisation de la LRE qualifiée eIDAS

Dans le cas où la loi impose l’envoi d’un courrier recommandé, il faut opter pour la forme qualifiée de la lettre recommandée électronique : la LRE eIDAS qualifiée. En effet, avec ce format, vos recommandés électroniques possèdent la même valeur probante que les courriers recommandés papiers avec AR ; et en plus, ils gagnent en sécurité grâce aux normes imposées par la règlementation eIDAS reprises au 1^er janvier 2019 dans l’ordre juridique français.

En effet, depuis janvier 2019, il faut désormais procéder à la vérification de l’identité de l’expéditeur et du destinataire pour se conformer à chaque envoi. Cette procédure apporte une sécurité supplémentaire à la procédure tout en réduisant considérablement les risques d’éventuelles retombées légales. En plus, les organismes spécialisés dans les envois comme AR24 doivent aussi se conformer à une procédure de qualification afin de pouvoir devenir prestataire de services de confiance qualifiés. Il faut alors être qualifié par l’ANSSI (l’agence nationale de la sécurité des systèmes d’information).

En définitive, il est important de connaître les inconvénients et les avantages des deux solutions pour pouvoir choisir la plus adaptée lors de vos envois de courriers recommandés sous une forme électronique.

Le règlement eIDAS instaure un cadre législatif uniforme pour l’identification électronique pour l’ensemble des pays de l’Union européenne. Ainsi, les concurrents doivent s’aligner sur un système identique pour procéder à la vérification d’identité de l’expéditeur lors de l’envoi de lettres recommandées électroniques. C’est aussi le cas pour la vérification de l’identification du destinataire. Ces dispositions visent à faciliter la mise en place d’un marché unique au sein du secteur numérique dans l’Union européenne. Détails sur les dispositifs dans l’article suivant.

Sommaire :

1. Les dispositifs mis en place pour l’identification de l’expéditeur
2. Les dispositifs mis en place pour la vérification d’identité du destinataire

1. Les dispositifs mis en place pour l’identification de l’expéditeur

Le règlement eIDAS met en place un cadre précis au niveau de l’Union européenne pour obtenir une meilleure reconnaissance mutuelle des moyens de vérification d’identité entre Etats membres. Les concurrents doivent alors tous s’aligner sur les mêmes dispositifs. Cette reconnaissance concerne aussi les signatures électroniques notamment dans les échanges entre les organismes du secteur public et les usagers.

Pour procéder à la bonne vérification d’identité à distance, il faut suivre les dispositifs légaux. Ainsi, l’expéditeur doit être identifié au minimum par l’un des deux moyens :

• Le certificat numérique qualifié, aussi appelé clé RGS**,
• L’identifiant eIDAS.

La vérification d’identité chez l’expéditeur par le certificat numérique qualifié (clé RGS**)

Ce document numérique permet de procéder à la validation de l’existence du lien entre la signature électronique et la personne signataire. Ce certificat est alors demandé par des prestataires spécifiques qui souhaitent procéder au bon envoi de leur lettre recommandée sous un format électronique. L’ensemble des concurrents sont alors concernés par cette mesure.

Généralement, ces types de vérification sont utilisés par des professionnels particuliers comme les professionnels du droit (notaires, avocats) ou encore les banquiers qui souhaitent envoyer des documents importants à leurs clients sous la forme d’une lettre recommandée électronique (LRE).

La vérification d’identité pour l’expéditeur par l’identifiant eIDAS

Il existe des cas où l’expéditeur ne dispose pas d’un certificat. Pour autant, celui-ci peut toujours réussir à envoyer de manière légale sa lettre recommandée sous une forme numérique. Dans cette situation, il faut demander des identifiants uniques. Il faut alors nous commander ces identifiants uniques papier et ils seront ensuite envoyés et remis en main propre contre vérification de l’identité de la personne concernée.

Il est nécessaire d’anticiper un minimum cette demande puisqu’elle prend le plus souvent 48h à une semaine (cela dépend des délais postaux). Il est donc important d’anticiper vos besoins pour ne pas vous retrouver hors délais si vous souhaitez réaliser des lettres recommandées sous un format électronique.

La vérification de l’identité de l’expéditeur par l’identifiant eIDAS pour les entreprises

Dans certaines entreprises, plusieurs collaborateurs sont concernés par l’envoi des lettres recommandées numériques. Dans ce cas, il existe une solution pour éviter d’avoir à exiger des identifiants à chaque fois. Vous pouvez désormais utiliser un système de mise en file d’attente.

L’objectif est alors de renvoyer la lettre terminée à un collaborateur pour lequel la vérification de l’identité est faite.

De cette façon, le système d’AR24 notifie à heure fixe toutes les demandes de lettres recommandées numériques à envoyer pour simplifier la procédure tout en respectant parfaitement les règles imposées par le règlement européen. Les systèmes peuvent être différents chez les concurrents, mais ils doivent tous suivre ces dispositions.

2. Les dispositifs mis en place pour la vérification d’identité du destinataire

Il n’est pas suffisant de procéder à l’identification de l’expéditeur. Il faut aussi vérifier l’identité de la personne qui souhaite recevoir la lettre recommandée électronique. Mais alors, comment cette procédure s’exerce-t-elle chez AR24, mais aussi chez ses concurrents ?

La vérification d’identité pour le destinataire se réalise lorsque celui-ci souhaite lire le contenu de la lettre recommandée électronique eIDAS qu’il a reçu. Il faut alors suivre un lien envoyé par email afin de se rendre sur une page web sécurisée. À ce moment, le destinataire doit charger une photo de sa pièce d’identité pour suivre les dispositions légales mises en place par le règlement. Puis, il s’authentifie à l’aide d’une courte vidéo selfie ; avant de finir en prononçant 3 chiffres à voix haute. AR24 est à ce jour le seul prestataire à proposer un système de vérification visuelle à distance du destinataire.

Ces dispositions permettent de se conformer parfaitement au règlement européen pour l’envoi des lettres recommandées électroniques pour les professionnels comme pour les particuliers. Ainsi, l’uniformisation de cette procédure devrait s’appliquer à des concurrents de plusieurs secteurs d’activité.

Depuis 2015, les syndics utilisent des solutions numériques pour accélérer les échanges avec les copropriétaires. La dématérialisation s’est aussi renforcée avec l’entrée en vigueur de la loi Élan en 2018. Cette dernière apportant des précisions sur cette dématérialisation ; notamment sur la liste des documents obligatoires à fournir dans l’extranet.

Sommaire :

1. La dématérialisation des échanges
2. La liste des documents dématérialisés obligatoires

1. Loi Élan : choisir la dématérialisation des échanges entre syndics et copropriétaires

L’objectif de cette loi sur l’évolution du logement, de l’aménagement et du numérique est de rendre plus clair le droit de la copropriété. Pour cela, plusieurs mesures sont entrées en vigueur le 25 novembre 2018. Ces dernières venant modifier le droit des copropriétés.

La loi souhaite réduire le taux d’absentéisme aux assemblées générales des copropriétaires. Ainsi, depuis l’entrée en vigueur du décret 2019-650, elle autorise la participation de copropriétaires à ces réunions sous la forme d’une visioconférence. Ils peuvent alors participer au vote grâce à la mise en place d’un vote électronique.

De plus, pour faciliter les échanges entre syndics et copropriétaires, il est déjà instauré depuis 2015 un support extranet. Des documents peuvent maintenant y être envoyés pour faciliter la circulation de l’information entre les deux parties. Enfin, la loi va plus loin en instaurant une liste de documents obligatoires à déposer sur ce support extranet.

2. La liste des documents dématérialisés obligatoires précisés par la loi Élan

L’accès en ligne sécurisé à divers documents est obligatoire depuis le 1^er janvier 2015. Toutefois, aucune liste de documents n’est dressée à ce moment-là pour composer cet extranet. La loi Élan y répond par l’intermédiaire d’un décret.

Le décret n°2019-502 vient mentionner les documents obligatoires liés à la gestion de l’immeuble. Le syndic doit alors déposer ces derniers sur l’espace sécurisé pour qu’ils soient à la libre disposition des copropriétaires.

Il faut alors :

• Le règlement de copropriété et l’état descriptif de division,
• La fiche synthétique réalisée par le syndic,
• Le carnet d’entretien de l’immeuble,
• Les diagnostics techniques sur les parties communes en cours de validité,
• Les contrats d’assurance de l’immeuble en cours de validité,
• L’ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires.
• Les contrats d’entretien et de maintenance des équipements en cours,
• Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et les devis de travaux approuvés, le cas échéant.
• Le contrat de syndic en cours.

Il faut aussi pour les membres du conseil syndical :

• Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires et le relevé général des charges et des produits,
• Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires sur les procédures judiciaires en cours,
• La liste des copropriétaires,
• La carte professionnelle du syndic et son attestation d’assurance de responsabilité civile professionnelle et son attestation de garantie financière en cours de validité.

En plus, une autre liste a été dressée par la loi Élan par l’intermédiaire de son décret. Il s’agit des documents obligatoires relatifs au lot des copropriétaires. A compter du 1^er juillet 2020, le syndic professionnel doit mettre à disposition des copropriétaires des documents sur l’extranet sous une forme dématérialisée.

Il faut alors :

• Le compte individuel du copropriétaire après l’approbation des comptes par l’AG,
• Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget des deux derniers exercices comptables,
• S’il y a un fond travaux, il faut le montant de la part du fonds rattaché au lot du copropriétaire arrêté après l’approbation des comptes,
• Les avis d’appel de fonds envoyés aux copropriétaires sur les trois dernières années.

Grâce à cette précision apportée par la loi Élan, les échanges dématérialisés entre syndics et copropriétaires sont facilités. L’ensemble des documents importants sur la vie des immeubles sont à la libre disposition des copropriétaires par l’intermédiaire de l’espace extranet.

La fonctionnalité « file d’attente » proposée par AR24 dans le cadre d’envoi de LRE eIDAS qualifiées est très avantageuse. Cette fonctionnalité, une fois mise en place, vous permettra d’optimiser l’organisation de votre équipe et d’effectuer un suivi complet de tous les envois de LRE qualifiées programmés en file d’attente.

Sommaire :

1. Les avantages de la fonctionnalité de file d’attente pour l’envoi de LRE eIDAS qualifiées
2. Les différents rôles au sein des équipes expéditrices
3. Des relances par email à votre « validateur »

1. Les avantages de la fonctionnalité de file d’attente pour l’envoi de LRE eIDAS qualifiées

La fonctionnalité de file d’attente d’AR24 présente 3 points forts :

Tout d’abord, elle permet à tous les membres d’une équipe, de pouvoir soumettre à l’envoi des lettres recommandées électroniques eIDAS qualifiées. Seul l’expéditeur possédant un moyen d’authentification à niveau de sécurité élevé tel qu’une clé AR24, un identifiant papier, une clé Real, un certificat numérique RGS**, aura le « droit » de valider les envois de LRE qualifiées mises en file par les membres de son équipe.

La gestion de vos moyens d’authentification peut ainsi devenir plus simple et moins onéreuse, étant donné qu’un seul moyen d’authentification acheté, permet à l’ensemble de l’équipe de rédiger des LRE prêtes pour l’envoi.

Ensuite, cette fonctionnalité garantira un meilleur suivi des envois à effectuer par les personnes disposant d’un moyen d’authentification à niveau de sécurité élevé. Etant les seuls en mesure de valider l’envoi des LRE qualifiées, les expéditeurs authentifiés peuvent ainsi garder un œil sur les volumes d’envois.

2. Les différents rôles au sein des équipes expéditrices

Si vous utilisez AR24 au sein d’une organisation composée de plusieurs personnes susceptibles d’effectuer des envois de lettre recommandées électroniques qualifiées, nous vous conseillons d’utiliser la fonctionnalité d’équipe d’AR24 pour faciliter l’organisation de votre travail et de la facturation.

Il faut savoir qu’au sein d’une même équipe utilisant AR24, tous les membres n’ont pas l’obligation de détenir un moyen d’authentification pour effectuer des envois de LRE qualifiées.

Comme expliqué précédemment, les membres ne possédant pas de moyen d’authentification, ne pourront pas envoyer directement des lettres recommandées électroniques qualifiées. Cependant, ses collaborateurs pourront préparer à l’envoi des LRE eIDAS qualifiées ; lesquelles seront mises en file d’attente dans votre espace AR24, et donc soumises à la validation d’un membre authentifié de l’équipe : le « validateur ».

Le validateur doit lui, être en possession d’un moyen d’authentification expéditeur à niveau de sécurité élevé (clé RGS**, clé AR24, identifiant papier, clé REAL etc.). Après s’être connecté à son espace AR24 et avoir récupéré son moyen d’authentification, ce dernier pourra d’un seul clic valider l’envoi – voire plusieurs envois – en attente ; ainsi chaque LRE qualifiée validée pourra être acheminée à son destinataire.

Le validateur a 7 jours pour confirmer la LRE préparée par son collaborateur. Sans validation, la LRE sera annulée (et non facturée).

Pour pouvoir bénéficier de la fonctionnalité « file d’attente » il faudra donc :

• Posséder un compte AR24
• Faire partie d’une équipe AR24 ou en être l’administrateur
• Qu’au moins un membre de l’équipe soit en possession d’un moyen d’authentification expéditeur à niveau de sécurité élevé (clé RGS**, clé AR24, identifiant papier, clé REAL etc.)

3. Des relances par email à votre « validateur »

Pour que tous les envois soient pris en compte, AR24 transmet aux individus en mesure de valider les envois de LRE eIDAS qualifiées en attente, un rappel journalier par email. Ainsi, chaque jour pendant une durée de 7 jours, votre « validateur » recevra une relance par email.

Il est bien entendu possible de désactiver la réception de rappels automatiques depuis son propre compte AR24.

En conclusion, avec la fonctionnalité « file d’attente », vous ne limitez pas dans leur travail les membres non authentifiés de votre équipe ; vous respectez la réglementation eIDAS avec votre expéditeur authentifié « le validateur », et vous simplifiez la gestion des commandes de vos moyens d’authentification.

Pourquoi une API ?

Un grand nombre de professionnels des domaines juridique, immobilier ou public, utilisent un voire plusieurs logiciels métier parmi lesquels ils doivent jongler au quotidien.

C’est pour simplifier au maximum les démarches des utilisateurs qu’AR24 s’adapte à leurs habitudes de travail, permettant l’intégration de son service directement dans le logiciel métier qu’ils utilisent tous les jours.

De son coté, grâce à l’installation de l’API AR24, l’éditeur du logiciel pourra augmenter la satisfaction de ses utilisateurs en leur permettant de bénéficier d’une fonctionnalité supplémentaire, pratique et économique.

Comment mettre en place l’API AR24

Vous pouvez dès à présent demander un accès à l’API AR24 qui inclut :

• la création de vos accès en environnement de test,
• des envois de test illimités,
• un accès à toutes les fonctionnalités d’AR24,
• un manuel de démarrage et ressources d’aide en ligne,
• un suivi dédié de votre intégration avec l’aide de notre équipe technique et de notre Client Success Manager,
• un accompagnement lors du passage en production.

En seulement 5 étapes vous pourrez entre autres ajouter au flux de travail de votre logiciel l’envoi de LRE eIDAS Qualifiée. Vos clients pourront également effectuer des Envois Recommandés Electroniques simples (ERE), gérer la facturation des envois, organiser la liste des utilisateurs, ou utiliser le gestionnaire de consentements, directement depuis votre logiciel.
Le support technique pourra vous guider lors du développement et répondra à toutes vos questions. Chaque personne disposant d’un accès API pourra bénéficier sans surcoût de ce suivi technique. N’hésitez pas à consulter la documentation technique de notre API.

Saviez-vous qu’un document envoyé par LRE est légalement considéré comme une copie fiable de l’original ?
Sur le fondement de l’article 1379 du Code civil, « la copie fiable a la même force probante que l’original ».
Ainsi, il n’est plus nécessaire de conserver les originaux papier de vos documents si vous disposez de leur copie fiable numérisée. Découvrez dans cet article les caractéristiques d’une copie fiable.

Sommaire :

1. Comment obtenir une « copie fiable » ?
2. Des copies fiables grâce à la LRE

1. Comment obtenir une « copie fiable » ?

Selon le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies et pris pour l’application de l’article 1379 du code civil, la copie, pour être considérée fiable, doit être garantie intègre dans le temps par un procédé qui doit répondre aux critères suivants :

• Le fichier de la copie doit contenir la date de création de la numérisation.
• Une empreinte électronique (horodatage qualifié, signature électronique qualifiée, ou cachet qualifié) doit attester l’intégrité de la copie. Cette empreinte doit également garantir que toute modification éventuelle de la copie serait détectable.
• La copie électronique doit être conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu.
• L’empreinte électronique doit être conservée aussi longtemps que la copie électronique même.
• Les procédés de reproduction et de conservation doivent être sécurisés.

2. Des copies fiables grâce à la LRE

Si vous êtes familier avec la LRE d’AR24 vous aurez remarqué que le procédé de création et de conservation d’une LRE répond à tous les critères cités précédemment.
En effet, par le biais d’un horodatage qualifié et d’un cachet qualifié, AR24 appose une empreinte électronique à vos LRE, y compris leur contenu et les pièces jointes numérisées. C’est donc une double sécurité qui est apportée au contenu de vos LRE eIDAS qualifiées.
L’horodatage qualifié et le cachet électronique qualifié faisant partie de la LRE même (vous pouvez les trouver sur toutes les preuves), ils seront gardés pour une durée de 10 ans dans nos serveurs sécurisés. Ils seront également consultables à tout moment dans la section “Mes envois” de votre compte AR24.
De plus, grâce au cachet, aucune altération ne peut être apportée à vos LRE et à leur contenu.

Le contenu et les pièces jointes numérisées étant des « copies fiables », ils bénéficieront de la présomption de fiabilité et vous pourrez donc les présenter en justice en toute sérénité.

Pour la rentrée, AR24 vous présente ses deux derniers produits : le gestionnaire de consentements et la lettre recommandée optimale. Il s’agit de deux fonctionnalités que vous trouverez d’ores et déjà dans votre profil AR24 ; vous pouvez choisir de n’utiliser que l’une d’entre elles bien que leurs fonctionnements soient liés.

Sommaire :

1. Le gestionnaire de consentements
2. La Lettre Recommandée Optimale (LRO)

1. Le gestionnaire de consentements

Le gestionnaire de consentements vous permet de répertorier l’ensemble de vos destinataires ayant donné leur accord pour être notifiés par LRE ou préférant l’être par voie postale.

Pour accéder au gestionnaire de consentements il vous suffit de vous connecter à votre compte AR24 et de vous rendre dans l’onglet « Mes consentements ».

Vous pouvez ajouter manuellement ou via un fichier Excel un ou plusieurs destinataires dont vous avez obtenu le consentement, en cliquant sur le bouton « Ajouter un destinataire » ou « Ajouter une liste ». Vous pouvez aussi lister les destinataires qui n’ont pas donné leur consentement, pour vous rappeler de privilégier un envoi papier.

Vous aurez donc réparti au sein d’un même répertoire les destinataires qui ont consenti aux envois recommandés électroniques qualifiés et ceux qui préfèrent recevoir des envois papier. Il vous suffira de consulter le gestionnaire pour savoir en un seul clic quel envoi choisir pour vos destinataires récurrents.

2. La Lettre Recommandée Optimale (LRO)

La LRO est le choix idéal si vous voulez notifier votre destinataire par voie électronique mais que vous n’avez pas encore obtenu son consentement.

Lorsque vous optez pour la LRO, AR24 se charge de demander le consentement de votre destinataire pour vous. Si le destinataire donne son accord, AR24 lui notifiera votre courrier au format électronique (LRE eIDAS qualifiée) ; s’il ne donne pas son consentement, AR24 lui fera parvenir votre envoi recommandé par voie postale (LR papier). Et s’il ne répond pas dans le délai que vous aurez choisi, l’envoi partira par voie postale, le consentement n’ayant pas été obtenu.

Que vos destinataires soient notifiés par voie électronique ou postale, la valeur légale du recommandé reste absolument la même.

Notez que votre gestionnaire de consentements se mettra à jour à chaque fois que vous enverrez une Lettre Recommandée Optimale (LRO) à un destinataire.

N’attendez plus pour tester ces deux solutions qui ont été spécialement conçues pour répondre aux besoins spécifiques de chaque utilisateur.

AR24 a mis en œuvre des solutions techniques et organisationnelles pour sécuriser au maximum les données de ses utilisateurs. Découvrez de quelle manière AR24 garantit la sécurité de vos données.

Sommaire :

1. La conservation en France
2. Le stockage des données relatives à l’identification
3. Le visa de sécurité de l’ANSSI

1. La conservation en France

La conservation de documents numériques, tout comme celui de documents papier, nécessite un classement rigoureux et un espace numérique conséquent.

C’est pourquoi le contenu et les pièces jointes de vos envois, les preuves de dépôt et d’envoi, de réception/négligence/refus, sont conservées par AR24 pendant 10 ans sur 3 sites de conservation en France.

La conservation en France garantit la protection de vos données. En effet, contrairement aux Etats-Unis où le Patriot Act permet aux services de sécurité d’accéder aux données informatiques détenues par les particuliers et les entreprises sans autorisation préalable, les lois françaises garantissent la protection des données personnelles.

De votre côté, vous aurez accès à vos envois à tout moment pendant une durée de 10 ans en cliquant sur l’onglet “Mes envois” depuis votre espace personnel AR24.

2. Le stockage des données relatives à l’identification

AR24 a à cœur la sécurité des données des utilisateurs, et pour cela, les pièces d’identité ainsi que les vidéos d’identification que vos destinataires nous transmettent lors du procédé d’identification visuelle, sont utilisées uniquement dans le but de les identifier, afin de leur permettre de réceptionner votre lettre recommandée électronique. Ces données sont également stockées en France, pendant une très courte période : elles sont en effet effacées automatiquement 72h après réception.

3. Le visa de sécurité de l’ANSSI

Les Visas de sécurité que délivre l’ANSSI (l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information) permettent d’identifier facilement les solutions numériques les plus fiables. Elles sont reconnues comme telles à l’issue d’une évaluation réalisée par des laboratoires agréés selon une méthodologie rigoureuse et éprouvée.¹

AR24 a reçu son Visa de sécurité en juin 2018 : un gage de confiance, mais aussi une garantie de notre respect strict des règles de sécurité.

Pour en savoir plus sur le Visa de sécurité reçu par AR24.

Depuis le 1er janvier 2019, AR24 doit procéder à la vérification de votre identité, afin de vous permettre de réceptionner vos LRE Qualifiées. 

La première étape de cette démarche consiste pour vous à transmettre une copie de l’une de vos pièces d’identité, à savoir :  

–  carte nationale d’identité 

– passeport 

– titre de séjour  

Si AR24 ne peut pas accepter les permis de conduire, c’est parce que « le permis n’a pas la même valeur que la carte nationale d’identité ou le passeport, qui sont les seuls à certifier à la fois l’identité et la nationalité de leur titulaire ».[1] 

Quelles caractéristiques pour que ma pièce d’identité soit acceptée ? 

La pièce d’identité doit avant tout être en cours de validité : nous vous rappelons qu’une extension de validité de 5 ans s’applique aux cartes nationales d’identités françaises délivrées entre 2004 et 2013 aux personnes majeures à la date de délivrance de la pièce d’identité.[2] 

Les passeports, les titres de séjour et les cartes nationales d’identité étrangères ne bénéficient d’aucune reconduction de validité. La date d’expiration fera donc toujours foi dans ces trois cas. 

Le document présenté doit être une photographie ou un scan de l’original, être de bonne qualité et en couleur. La qualité de la copie devra permettre de bien visualiser votre photo d’identité, et de distinguer tous les caractères. Les photocopies et les captures d’écran ne sont pas acceptées. 

Le document doit être visible dans son intégralité, (y compris les marges) et en bon état (état permettant d’en assurer l’authenticité). 

Pas d’inquiétude, ces consignes vous seront rappelées au moment de prendre en photo votre pièce d’identité ; de plus vous pourrez contrôler la photo prise avant de l’envoyer, et la modifier au besoin. 

Dans tous les cas vous serez guidés pas à pas durant toute la procédure d’identification et notre équipe se tient à disposition pour vous accompagner si vous en ressentez le besoin. 

Découvrez la procédure d’identification complète.

Vous ne le saviez peut-être pas, mais avec le printemps une nouvelle fonctionnalité a vu le jour chez AR24 !

Lorsque vous envoyez une LRE eIDAS vous pouvez désormais choisir de transmettre une pré-notification aux destinataires de votre choix, gratuitement.

En sélectionnant la pré-notification, vous choisissez que le destinataire reçoive un e-mail personnalisé de la part d’AR24. Cet e-mail le préviendra d’une future LRE de votre part, « en lieu et place d’un recommandé papier ».

Attention : la pré-notification ne se substitue pas au recueil du consentement. Si votre destinataire est un particulier, vous devez recueillir son consentement avant tout envoi de LRE.

1. Pourquoi opter pour la pré-notification ?

Plusieurs semaines pourraient avoir passé entre le moment du recueil du consentement et celui de l’envoi. La pré-notification servira donc de rappel à votre destinataire et permettra de l’informer qu’AR24 est l’achemineur qualifié que vous avez choisi pour vos envois.

Ainsi votre destinataire ne sera pas étonné de recevoir un e-mail de notification de LRE en provenance d’AR24. Il sera plus enclin à réceptionner dès les premiers jours sa lettre recommandée et se sentira mieux accompagné dans le processus de vérification d’identité.

De plus, l’e-mail de pré-notification contient des explications permettant à votre destinataire de prendre connaissance par avance de ce dont il aura besoin pour son identification.

2. La pré-notification en un clic

Envoyer un e-mail de pré-notification est très simple. Au moment de l’envoi de la LRE, vous n’aurez qu’à cocher une case en bas de la page, et AR24 s’occupera du reste. En fonction du type d’envoi et du destinataire, nous lui enverrons les informations nécessaires pour la bonne réception de la LRE.

La fonctionnalité est disponible aussi bien sur notre site, que si vous faites vos envois via un logiciel intégrant notre service. Cette fonctionnalité est simple, gratuite et exclusive.
Comme toutes les fonctionnalités que AR24 met en place régulièrement, elle a pour but de vous faciliter la vie. N’hésitez pas à la tester dès à présent.

Une société tarde à vous payer ou refuse de le faire ? Un prestataire ne respecte pas son contrat ?

Après une voire plusieurs lettres de relance, la lettre de mise en demeure envoyée par lettre recommandée devient indispensable pour récupérer vos impayés ; elle constitue une étape essentielle afin de faire valoir vos droits en justice.

Sommaire :

1. Quel contenu pour une lettre de mise en demeure ?
2. Pourquoi recourir à une lettre recommandée électronique ?
3. Vers la saisine du tribunal digital

1. Quel contenu pour une lettre de mise en demeure ?

A la différence d’une lettre de relance, la lettre de mise en demeure produit de vrais effets juridiques. C’est pourquoi certains éléments doivent absolument y figurer, notamment :

• une mise en contexte de la situation
• la demande de règlement
• la fixation d’un délai maximal pour le règlement
• l’expression de votre volonté d’agir en justice en cas de non-respect de ce délai
• les coordonnées de l’expéditeur et sa signature
• l’expression « mise en demeure » explicitement mentionnée

2. Pourquoi recourir à une lettre recommandée électronique ?

Un envoi recommandé qualifié et avec avis de réception est indispensable dans ce type de situation.

Avec un envoi recommandé électronique qualifié d’AR24, le destinataire pourra accuser réception de votre envoi à n’importe quel moment et en tout lieu, depuis son ordinateur ou smartphone.

Sachez qu’en principe si votre débiteur refuse de régler sa dette, c’est à partir de la mise en demeure que les intérêts moratoires commenceront à courir.

En utilisant la LRE, vous pourrez ainsi gagner un temps non négligeable dans votre contentieux et également faire débuter les intérêts moratoires au plus tôt.

En outre, avec AR24 votre envoi recommandé sera 2 à 5 fois moins cher qu’avec le prestataire postal. Une copie de votre lettre sera par ailleurs conservée sur votre compte AR24 pendant 10 ans, ainsi que les preuves liées à votre courrier (preuve de dépôt et d’envoi et preuve de réception/refus/négligence).

3. Vers la saisine du tribunal digital

A la suite de la mise en demeure par lettre recommandée 100 % électronique, il est temps de recouvrer votre créance. Pour cela, il faut saisir le juge. Ne vous déplacez plus et saisissez le Tribunal digital depuis chez vous.

Le Tribunal digital vous ouvre une porte d’accès 100 % dématérialisée aux tribunaux de commerce français. Votre action en justice se fait ainsi entièrement en ligne, qu’il s’agisse d’une requête en injonction de payer, une assignation en référé ou au fond.

Concernant la demande en injonction de payer, doit être joint à votre demande notamment la copie de la mise en demeure adressée au débiteur. Quoi de plus simple quand la mise en demeure a été adressée par LRE ? En effet, contrairement au prestataire postal, AR24 conserve et classe tous vos courriers, preuves et pièces jointes incluses, sans surcoût, pendant une période de dix ans.

En combinant AR24 et le tribunal digital, vous opterez pour une solution 100% dématérialisée qui vous fera gagner du temps et de l’argent.

Vous l’aurez compris, depuis janvier 2019, lorsque vous souhaitez envoyer ou réceptionner une lettre recommandée électronique (LRE) eIDAS qualifiée, qui est l’équivalent absolu de son homologue papier, vous devez vous identifier auprès du prestataire de service de confiance qualifié. La loi et le Règlement « eIDAS » exigent que l’expéditeur d’une LRE « eIDAS » s’identifie avec un degré de confiance élevé et que le destinataire s’identifie avec un degré de confiance substantiel.

AR24 vous permet de vous identifier de plusieurs manières. Parmi les moyens acceptés vous retrouvez la clé RGS** également appelée “certificat d’identification électronique”. Son utilisation est répandue en particulier au sein des professions légales et para-légales.

Sommaire :

1. Qu’est-ce qu’une clé RGS** ?
2. Pour les notaires, mais pas seulement
3. Envoyer et recevoir une LRE sans délais grâce à votre certificat d’identification numérique
4. Et si je n’ai pas de clé RGS** ?

1. Qu’est-ce qu’une clé RGS** ?

La clé RGS** est délivrée par une autorité de certification. Elle correspond au référentiel général de sécurité deux étoiles (RGS**) et se présente sous la forme d’une clé USB remise en mains propres. Elle permet au porteur de s’authentifier avec un niveau élevé de sécurité.

2. Pour les notaires, mais pas seulement

Vous connaitrez probablement déjà la clé RGS** si vous êtes notaire, sous le nom de « clé Real ».

Si vous êtes avocat il est probable que vous possédiez également un certificat d’identification électronique comme la « clé avocat » ou la clé de certification « e-Barreau ». Avec cette clé vous serez en mesure d’avoir accès à des nombreux services, notamment signer électroniquement des documents ou envoyer et réceptionner des LRE d’AR24.

Ce type de clé est également répandu chez les administrateurs judiciaires, les liquidateurs judiciaires, ainsi que chez les entreprises répondant aux appels d’offres public.

3. Envoyer et recevoir une LRE sans délais grâce à votre certificat d’identification numérique

Avec votre clé RGS** pas besoin d’attendre qu’il vous soit livré un moyen d’identification. Il vous suffira de vous connecter directement à votre compte AR24 et de suivre la procédure d’identification via un certificat.

Avec votre clé RGS** vous pourrez également réceptionner vos LRE en suivant le lien dans le mail de notification.

Et voilà, vous êtes prêts à envoyer et à recevoir vos LRE.

4. Et si je n’ai pas de clé RGS** ?

Si vous ne possédez pas de clé RGS** deux autres possibilités s’offrent à vous :

• Vous pouvez vous identifier grâce à une clé USB AR24, ou
• Grâce à des identifiants papiers (codes OTP) commandé sur le site ar24.fr

Sur notre site vous retrouverez la liste des certificats acceptés. N’hésitez pas à nous contacter si vous possédez un certificat d’identification qui n’y figure pas.