La lettre recommandée électronique, le recommandé par email, le courrier recommandé électronique… il existe de nombreuses façons de désigner l’équivalent numérique de la traditionnelle lettre recommandée avec accusé de réception que nous connaissons tous (la LRAR).
Mais pour bénéficier d’une équivalence juridique parfaite, votre cabinet d’avocats doit s’assurer que le prestataire d’acheminement du courrier sélectionné dispose bien de la qualification eIDAS. C’est notamment le cas d’AR24 et de sa LRE qualifiée (lettre recommandée électronique). Dans cet article, découvrez les 4 bonnes raisons, pour les professionnels du droit, de faire confiance à AR24.
Sommaire :
La loi française consacre la fiabilité juridique de la lettre recommandée électronique qualifiée. En effet selon l’article L-100 du Code des postes et des communications électroniques, cette solution 100 % dématérialisée est considérée comme strictement équivalente au courrier recommandé papier avec accusé de réception (LRAR).
À noter que seul un prestataire de service de confiance qualifié peut acheminer une LRE bénéficiant de cette valeur légale. AR24 fut le premier en 2018 à obtenir une telle qualification.
Lors de l’envoi d’une Lettre Recommandée Électronique eIDAS qualifiée vous obtenez quasi immédiatement les différentes preuves utiles dans le cadre d’un éventuel litige.
L’horodatage qualifié, mis en œuvre par AR24, assure la force probante de tous les éléments relatifs au recommandé électronique au même titre que ceux disponibles pour la version papier.
Dans le cadre d’un litige, votre cabinet d’avocats disposera donc :
NB : lors de l’horodatage, le contenu de la LRE est certifié au complet (contenu textuel, photos, pièces jointes, etc.). A contrario, cette certification est strictement impossible à obtenir lors de l’envoi d’une LRAR en version papier. La LRE AR24 vous fournit donc une preuve supplémentaire, la preuve du contenu de votre courrier.
La LRE (eIDAS) qualifiée est moins chère que sa version papier équivalente (LRAR). Alors que le tarif d’un recommandé papier varie en fonction de son poids, de son niveau de protection et de sa destination, la LRE vous offre un tarif unique de 2.99€* H.T, peu importe le volume des pièces jointes (jusqu’à 256 Mo – soit environ 19.000 documents) et la localisation du destinataire (il reçoit sa LRE dans sa boîte email, même à l’autre bout du monde).
Grâce à la LRE, votre cabinet économise des frais de déplacement, d’impression, de poids à l’envoi, de personnel et de stockage. Mises bout à bout, on estime que ces économies permettent de réduire de 50 à 80 % les frais relatifs à l’envoi des courriers recommandés.
Notez également que cette solution dématérialisée participe à votre politique RSE. Elle permet en effet à votre étude de réduire son empreinte carbone.
Peu contraignante et facile à utiliser, la lettre recommandée électronique fait gagner un temps précieux à l’ensemble de vos collaborateurs, tout en vous offrant une sécurité juridique sans faille. En effet, une fois votre compte en ligne AR24 activé, l’envoi d’une LRE qualifiée à vos clients et confrères est aussi facile et immédiat que l’expédition d’un email.
Par ailleurs, les services de LRE proposés par AR24 sont disponibles 24h/24, 7j/7. Vos collaborateurs peuvent donc envoyer des courriers recommandés électroniques même en dehors des heures d’ouverture des bureaux de poste, et ce, quelle que soit leur localisation. Le destinataire du courrier est immédiatement notifié sur son adresse email, qu’il se trouve en France ou à l’étranger. Quelques minutes après l’envoi, une preuve de dépôt et d’envoi de la LRE vous est communiquée. Un gain de temps considérable pour votre étude et vos clients !
Rapide, économique, écologique et juridiquement fiable, la LRE qualifiée, acheminée par AR24, est parfaitement adaptée aux exigences du métier d’avocat. Conservée pendant 10 ans sur des serveurs sécurisés en France, elle assure par ailleurs une parfaite confidentialité de vos données et de celles de vos clients.
*Tarif en vigueur au 2 décembre 2020
Simplification de la résiliation des contrats d’assurance santé : avec le décret RIA 2020, les assurés peuvent maintenant résilier leur engagement avec leur assureur santé à tout moment. Retour sur le décret et son entrée en vigueur le 1er décembre 2020 ainsi que sur les modalités à respecter pour effectuer une résiliation infra-annuelle conforme.
Depuis le 1er décembre 2020, les assurés peuvent demander la résiliation de leur contrat de santé dès qu’ils le souhaitent. Ils ne sont plus dans l’obligation d’attendre « la date d’anniversaire de leur contrat » pour en demander la résiliation ; soit la date à laquelle ils ont souscrit leur contrat la première fois auprès de leur organisme d’assurance.
Le décret stipule que les assurés peuvent demander la résiliation de leur contrat de santé, sans frais, dès qu’ils le souhaitent à partir du moment où ils ont bien conservé leur contrat pendant au moins une année complète.
Le décret 2020-1438 du 24 novembre 2020 relatif au droit de la résiliation sans frais de contrats de complémentaire santé, est entré en vigueur le 1er décembre 2020. Retrouvez la publication au journal officiel et le décret 2020-1438.
Enfin, pour rappel, la Résiliation infra-annuelle en santé avait été adoptée dans le cadre de la loi du 14 juillet 2019 portant sur les droits à la résiliation sans frais d’un contrat de complémentaire santé.
1. Les contrats concernés sont ceux comportant des garanties quant au remboursement et à l’indemnisation de frais occasionnés par une maladie, un accident, une maternité.
2. Les contrats couvrant des risques liés à la santé et au remboursement de frais de santé (invalidité, incapacité de travail, risques décès + indemnités liées à une hospitalisation, à la nuptialité-natalité, à des garanties d’assistances, de protection juridique ou encore à la responsabilité civile).
Cette nouvelle réglementation concerne donc tous les contrats complémentaires santé individuels, collectifs entreprise et collectifs facultatifs, sans oublier ceux ayant des garanties accessoires de prévoyance, de protection juridique ou d’assistance.
NB : Attention, ce décret n’inclut pas les contrats de prévoyance lourde et les contrats de petites garanties de santé secondaire (assurances scolaires). Nous ne sommes donc pas à l’abri d’un travail prochain sur ce type de contrat RIA.
L’assuré, son courtier ou son nouvel assureur pourront effectuer la demande de résiliation auprès de l’ancien assureur santé. Les démarches étant simplifiées, vous n’êtes plus tenus de résilier votre contrat à une date donnée (la date d’anniversaire de souscription du contrat) mais vous pouvez effectuer la résiliation dès que vous le souhaitez après 1 an d’ancienneté sur le contrat actuel.
Vous pouvez donc trouver un nouvel assureur santé et ouvrir un contrat auprès de son organisme. Attention, le nouveau contrat ne pourra entrer vigueur qu’une fois l’ancien contrat de santé résilié. C’est l’ancien organisme qui couvre l’assuré durant toute l’opération de résiliation.
La nouvelle réglementation stipule qu’il est possible de notifier sa volonté de résiliation du contrat par lettre simple ou par email. Mais il est surtout précisé qu’il appartient expressément à l’ancien assureur de prouver avec une valeur probante la date d’envoi de la notification :
« La date de réception de la notification de dénonciation ou de résiliation est présumée être le premier jour qui suit la date d’envoi de cette notification telle qu’elle figure sur le cachet de la poste de la lettre recommandée ou, s’il s’agit d’une lettre recommandée électronique, sur la preuve de son dépôt selon les modalités prévues à l’article R. 53-2 du code des postes et télécommunications électroniques ». Art 2 – Décret n° 2020-1438 du 24 novembre 2020
Le délais d’un mois, pour le remboursement de l’assuré, court à partir du lendemain de la date de 1ère notification. La résiliation effective prend donc 30 jours maximum à partir du lendemain de la date de 1ère présentation du recommandé (« avis de passage physique » ou preuve de « dépôt et d’envoi électronique »).
Notre lecture de ce décret, en accord avec celle du cabinet K&L GATES, conclut que la résiliation est possible :
La LR Papier ou la Lettre recommandée électronique (LRE qualifiée eIDAS) semblent donc être les moyens privilégiés de résiliation infra-annuelle ; les plus sûrs et les plus économiques pour présenter une preuve probante. Avec cette preuve, la résiliation est juridiquement conforme et inattaquable.
Enfin, l’assureur devra communiquer un avis de résiliation à l’assuré, lequel mentionnera la date de prise d’effet de la résiliation et le remboursement des cotisations dans les 30 jours suivants. Avec une résiliation de contrat santé en milieu de mois, l’assureur devra rembourser les 2 semaines non « utilisées » par l’assuré ; la preuve de la date de résiliation faisant foi.
Suite à l’entrée en application du décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020 pris pour l’application de l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis et relatif à diverses mesures concernant le fonctionnement de la copropriété, les syndics de copropriété peuvent transmettre, par voie électronique et de manière très simple, certaines communications courantes en copropriété.
Il s’agit des convocations d’AG, des PV d’AG, et des mises en demeure : dans ces trois cas les copropriétaires peuvent être notifiés directement sur leur boîte email par le biais de l’avis électronique. Découvrez son fonctionnement.
1. Tout comme pour la Lettre Recommandée Electronique, le consentement du destinataire est indispensable avant de notifier un copropriétaire. Un syndic doit obtenir le consentement de tout destinataire (professionnel, particulier ou administration) avant de le notifier sur sa boîte email ; le consentement doit être obtenu à une date certaine et sur un support prouvable.
Le gestionnaire de consentements AR24 est idéal pour la gestion des consentements des copropriétaires.
2. Vous pouvez utiliser l’avis électronique directement depuis ar24.fr ou depuis votre logiciel métier si celui-ci a implémenté l’avis électronique AR24 en API.
Vous n’avez pas besoin de moyen d’identification pour envoyer votre avis électronique !
3. Le destinataire de l’avis électronique est immédiatement notifié sur sa boîte email. L’objet et l’identité de l’expéditeur sont visibles dans l’email de notification, ainsi le copropriétaire saura tout de suite de quoi il s’agit. Entretemps vous recevez la preuve de dépôt et de transmission, qui fait courir les délais légaux.
4. Le destinataire dispose de 21 jours pour réceptionner l’avis électronique ; il peut le faire simplement en cliquant sur le lien présent dans l’email de notification. Ce lien le dirigera sur une page web sécurisée où il pourra accéder au contenu de l’avis et le télécharger.
5. En tant qu’expéditeur, retrouvez à tout moment le contenu de votre avis sur votre compte AR24 – page « Mes Envois ». Le destinataire peut également créer un compte AR24 et il aura à sa disposition les avis électroniques reçus à tout moment. Conformément à le règlementation, AR24 conserve chaque avis pour une durée d’un an.
Intégrer AR24 en API : la solution pour les cabinets d’avocats.
Valeur juridique assurée, simplicité d’utilisation, gain de temps, réduction des coûts et diminution de votre impact environnemental, la lettre recommandée eIDAS qualifiée AR24 (LRE) présente de très nombreux avantages. Cette solution 100 % dématérialisée peut par ailleurs être intégrée dans le logiciel métier de votre cabinet d’avocats, ou dans tout autre logiciel utilisé par les professionnels du droit.
Voici donc pourquoi et comment intégrer les produits et les services AR24 « en API » dans le soft utilisé par votre cabinet d’avocats.
Pour améliorer la productivité de vos collaborateurs, il est important de mettre à leur disposition des outils performants qui optimisent leur temps de travail.
L’intégration d’AR24 en API est justement la solution parfaite pour simplifier au maximum les démarches de vos collaborateurs en s’adaptant à leurs habitudes de travail. C’est d’ailleurs vous qui choisissez les produits et les services AR24 qui seront accessibles directement depuis Agestia, Avosoft ou depuis tout autre logiciel métier utilisé par votre cabinet d’avocats.
Grâce à l’intégration d’AR24 en API dans votre logiciel métier, vous optimisez également la gestion de vos dossiers clients. Envoi de LRE qualifiées, gestion des consentements, les outils AR24 vous permettent de suivre la situation de chacun de vos clients et d’assurer une parfaite coordination entre vos différentes actions et votre facturation.
Vos collaborateurs et vos clients bénéficient par ailleurs d’une visibilité accrue de votre politique RSE. En envoyant des courriers recommandés 100 % digitalisés, vous réduisez considérablement le volume de vos impressions de papier. Une évolution majeure en faveur de l’environnement qui renvoie une image extrêmement positive de votre cabinet d’avocats à vos confrères, vos collaborateurs et vos clients.
Si vous souhaitez profiter d’AR24 en API pour votre logiciel métier, un service sur-mesure et un accompagnement à la carte vous seront proposés par les équipes AR24 tout au long des 4 étapes clés de l’intégration.
Pour intégrer AR24, commencez par contacter notre équipe commerciale à l’adresse suivante commercial@ar24.fr ou remplissez notre formulaire en ligne.
Un chargé de compte spécialisé dans votre secteur d’activité vous contactera rapidement afin de mieux évaluer vos besoins et répondre à toutes vos questions. Il pourra, après ce premier échange, vous proposer la solution la plus adaptée.
Une fois les besoins de votre cabinet d’avocats bien définis, vous serez mis en relation avec notre cheffe de produit. Cette dernière vous détaillera spécifiquement la partie technique ainsi que les différentes étapes de l’intégration API des services AR24. La cheffe de produit vous communiquera également l’ensemble des documents API et suivra avec vous l’intégration, de A à Z, de sa conception à sa phase de production.
Votre cabinet d’avocats aura alors accès à notre environnement de test. Certains de vos collaborateurs (ou votre équipe informatique) pourront ainsi manipuler, tester et évaluer l’utilisation de la lettre recommandée électronique AR24 en API.
Une fois l’ensemble des tests réalisés et validés avec nos équipes, la phase de production peut enfin démarrer. Nous vous fournissons alors un contrat de mise à disposition de l’API AR24 afin de bien définir le cadre de notre partenariat.
Une fois le contrat signé, vous êtes fin prêt à proposer des LRE qualifiées à vos clients. L’équipe produit AR24 met à votre disposition des ateliers de suivi et vous assiste en cas de problèmes techniques.
Par ailleurs, nos équipes commerciales et marketing accompagnent votre cabinet d’avocats dans le cadre de votre communication digitale auprès de vos collaborateurs et de vos clients. Notre objectif est que vous soyez en mesure de tirer pleinement profit de l’implémentation de la lettre recommandée AR24 en API.
Pour bénéficier d’une solution parfaitement adaptée aux besoins de votre cabinet d’avocats, vous pouvez décider d’intégrer en API l’ensemble des produits et services AR24 qui vous conviennent. Contactez-nous pour recevoir une offre sur-mesure et profiter d’un tarif dégressif sur vos envois en volume.
Avocats et professionnels du droit : savez-vous que vous pouvez réduire vos frais de fonctionnement grâce à la lettre recommandée électronique ?
La LRE qualifiée dispose de la même valeur légale que son homologue papier mais elle est plus écologique, plus rapide et plus sécurisée ! Mais ce n’est pas tout ! Cette solution 100 % dématérialisée présente un autre avantage qui devrait définitivement vous convaincre de l’utiliser : elle permet à votre cabinet d’avocats de réaliser des économies substantielles. Voici comment.
La LRE qualifiée (eIDAS) est tout d’abord moins chère que sa version papier équivalente (LRAR). L’envoi d’un courrier recommandé en version papier peut en effet aller de 5.20€ à 14.15€ (tarifs en vigueur au 15 Novembre 2020), selon le poids de votre envoi avec accusé de réception et son niveau de protection ; ces tarifs ne s’appliquant que pour les envois vers la France. Les frais augmentent automatiquement dès que votre pli est posté à destination d’un pays étranger. Notez enfin qu’avec les plis affranchis par La Poste, votre étude ne peut en aucune façon récupérer la TVA.
A contrario, la LRE dispose d’un tarif unique de 2.99€ HT*, peu importe le volume des pièces jointes que vous attacherez à votre recommandé qualifié eIDAS. Par ailleurs, Internet et les boîtes e-mail ne connaissent aucune frontière ! Les lettres recommandées électroniques peuvent ainsi être envoyées depuis n’importe quel pays et vers n’importe quelle destination.*²
En tant qu’avocat, il est souvent nécessaire de communiquer des dossiers volumineux à vos clients ou vos confrères. Un tel envoi, s’il se fait par courrier, peut vite s’avérer très coûteux !
Avec la LRE qualifiée, vous pouvez utiliser jusqu’à 256 Mo pour vos pièces jointes. Vous pouvez donc envoyer plusieurs milliers de documents (environ 19.000) sans aucuns frais supplémentaires. Par ailleurs, il peut s’agir de documents textuels mais également de tout autre format de fichier (images en haute définition, photos, vidéos, fichiers audios, etc.).
Lors de l’envoi d’une LRE, inutile d’imprimer des centaines de documents. Finis l’appel à un coursier ou les déplacements au bureau de poste pour procéder à l’envoi de vos recommandés ! Par ailleurs, AR24 vous offre 10 ans de conservation sécurisée des contenus envoyés et reçus (contenu de la LRE envoyée, preuves et pièces jointes comprises).
Déplacement, impression, main-d’œuvre, frais de stockage, la lettre recommandée digitale permet à votre cabinet de réaliser de nombreuses économies indirectes. Au final, la LRE est en moyenne 2 à 5 fois moins chère que son équivalent papier.
Malgré tout, en utilisant la LRE qualifiée, vous ne faites à aucun moment de concession quant à la sécurité, la confidentialité et la valeur juridique de vos recommandés.
En effet, au regard de l’article L-100 du Code des postes et des communications électroniques, la LRE eIDAS qualifiée possède strictement la même valeur juridique que son homologue papier recommandé (la LRAR).
Par ailleurs, depuis l’introduction du décret n° 2018-347 du 9 mai 2018 relatif à la lettre recommandée électronique du 1er janvier 2019, la LRE qualifiée est doublement sécurisée et encadrée par des normes bien précises. Son processus d’acheminement est notamment soumis à l’obligation d’identification à un degré de confiance élevé pour l’expéditeur, et à un niveau de confiance substantiel pour le destinataire. Seuls votre destinataire et vous avez donc accès aux contenus de la LRE. Comme pour une LRAR, l’expéditeur et l’objet de l’envoi sont anonymes jusqu’à l’accusé réception.
Enfin, tous les datacenters d’AR24 se situent en France, vos données sont hautement sécurisées et leur confidentialité est assurée.
Parfaitement adaptée à vos besoins en tant que professionnels du droit, la LRE qualifiée réduit donc les coûts de fonctionnement de votre étude sans jamais sacrifier la sécurité, la confidentialité et la valeur juridique de vos envois. Une solution 100 % digitale que votre cabinet d’avocats peut adopter sans plus tarder. Si vous disposez d’une clé RPVA, vous pouvez utiliser celle-ci pour vous authentifier et commencer tout de suite à envoyer des recommandés électroniques qualifiés !
Par ailleurs, la LRE d’AR24 est déjà intégrée dans plusieurs logiciels métiers : vérifiez dès à présent si le vôtre en fait partie ! Dans le cas contraire, vous pouvez demander une intégration en API ou utiliser directement AR24 depuis votre espace personnel sécurisé sur le site internet ar24.fr.
*Tarif en vigueur au 19 novembre 2020
*² Attention : selon le pays de résidence de votre destinataire, les textes de loi régissant la LRE peuvent évoluer. Toutefois vous pouvez notifier un destinataire résidant en Europe par LRE AR24. En savoir plus : https://www.ar24.fr/focus/lenvoi-dune-lettre-recommandee-electronique-en-dehors-de-france/
Dématérialiser certaines communications réglementées en copropriété n’est pas toujours aussi simple qu’il n’y paraît. Selon l’appétence à la technologie du copropriétaire, le syndic peut se heurter à des freins importants. Il fallait donc penser à simplifier encore plus les échanges syndics-copropriétaires.
C’est l’un des enjeux du décret 2020-834, entré en vigueur en juillet 2020, traitant de la réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis et du procédé électronique pour les syndics de copropriété. AR24 revient sur les changements apportés par ce décret.
Quand il est possible d’utiliser uniquement la LRAR (lettre recommandée avec avis de réception c’est-à-dire la lettre recommandée de La Poste historique) pour convoquer l’assemblée générale annuelle, les syndics de copropriété se heurtent à des contraintes de temps et d’argent. Pour que la convocation soit valable, il faut en effet scrupuleusement respecter le délai des 21 jours précédant l’AG. Il leur faut donc préparer les convocations bien en amont de l’AG et prévoir le délai d’acheminement et de réception pour les copropriétaires. Concernant les coûts, ceux-ci augmentent avec le volume de documents de chaque recommandé envoyé.
Avec la lettre recommandée électronique qualifiée, c’est la prise en main de la technologie du recommandé 100% dématérialisé qui pouvait ralentir certains copropriétaires pour récupérer les convocations. L’identification à distance avec une vidéo-selfie et une photo de leur pièce d’identité pour accuser réception depuis leur ordinateur ou leur smartphone (niveau d’identification de confiance substantiel imposée par le règlement européen eIDAS qui encadre les transactions électroniques sur le marché Européen) pouvant constituer un frein pour les copropriétaires moins à l’aise avec les outils technologiques.
Depuis l’arrivée du procédé électronique prévu dans le décret 2020-834 en juillet 2020, les syndics peuvent utiliser l’avis électronique pour convoquer les AG, transmettre les PV d’AG et envoyer les mises en demeure en copropriété.
Le décret 2020-834 a pour ambition de simplifier les 3 communications suivantes :
Il faut savoir que l’avis électronique est uniquement valable dans le cadre de ces trois communications ; il faudra utiliser le recommandé papier (LRAR) ou un équivalent électronique, pour les autres communications réglementées en copropriété.
Pour être juridiquement valable, l’utilisation du procédé électronique doit respecter plusieurs actions successives :
1. Le recueil du consentement du destinataire qui accepte d’être notifié par avis électronique
2. L’envoi d’une notification annonçant l’acheminement d’un avis électronique 15 jours plus tard
3. L’envoi de l’avis électronique et accès à son contenu, par le copropriétaire, pendant 21 jours
4. La réception de la preuve de dépôt et de transmission
5. Avec AR24: la réception de la preuve d’accusé réception de l’avis électronique (ou de la preuve de négligence si le destinataire n’ouvre pas l’avis envoyé par le syndic). Cette étape n’est pas obligatoire mais elle garantit au syndic la bonne réception ou non de l’avis.
6. L’hébergement pendant 1 an de l’avis, du contenu et des preuves associées.
Aussi facile à envoyer et à recevoir qu’un simple e-mail, l’avis électronique a une valeur juridique bien supérieure ; il suffit de bien respecter les étapes citées ci-dessus.
Pour les syndics qui avaient l’habitude de convoquer leur AG, d’envoyer leurs PV d’AG et les mises en demeure avec des lettres recommandées avec accusé de réception, le changement apporté par l’avis électronique est conséquent :
1. Tout est dorénavant 100% dématérialisé: plus d’impression papier ; inutile donc d’imprimer les documents accompagnant l’avis électronique car le copropriétaire pourra tout télécharger en quelques clics et en accuser directement réception depuis son mobile ou depuis son ordinateur.
2. Vous devez recueillir le consentement de votre copropriétaire à être notifié par avis électronique (destinataire particulier et professionnel).
3. L’envoi est instantané et ne requiert pas de temps d’acheminement: vous gagnez donc du temps dans tous vos envois.
4. Vous réalisez des économies car l’avis électronique ne coûte que 2,49 € HT * (peu importe le volume de pièces jointes ou le pays de résidence du destinataire).
5. Vous n’avez pas de limites de pièces jointes et vous pouvez envoyer jusqu’à 256 Mo de fichiers, ce qui correspond à plusieurs milliers de documents : le coût ne varie pas.
6. Vous recevez la preuve de dépôt et de transmission au format dématérialisé, instantanément après l’envoi de l’avis électronique.
7. AR24 vous fournit, en plus, une preuve d’accusé réception ou une preuve de négligence en fonction de l’action effectuée par votre destinataire.
8. Vos envois (les preuves, les pièces jointes et l’historique des envois) sont hébergés, sans surcoût, pendant 1 an : vous y avez accès gratuitement depuis votre compte AR24.
9. En éliminant l’impression papier de votre process de communication, vous réduisez votre empreinte carbone et vous faites un geste pour l’environnement.
Concernant les syndics de copropriété qui avaient déjà mis en place la lettre recommandée électronique qualifiée dans leurs copropriétés, ils bénéficient des mêmes avantages que ceux énoncés par rapport à la LRAR papier. La différence avec la LRE se fera surtout pour votre destinataire copropriétaire qui peut accuser réception de sa convocation d’AG, de son PV d’AG, ou de sa mise en demeure plus simplement : il n’a pas besoin de s’identifier pour accuser réception.
De plus, le tarif jouera également car l’avis électronique ne coûte que 2,49 € HT *
Du côté des copropriétaires, l’impact de la mise en place de l’avis électronique est encore plus important car il simplifie davantage l’accès à sa convocation d’AG, à son PV d’AG ou à la réception d’une mise en demeure.
1. Comme pour la LRE, le destinataire copropriétaire donne son consentement à être notifié par voie électronique. Il peut le faire directement lors de l’AG ou via le gestionnaire de consentement AR24.
2. L’expéditeur, son identité et l’objet de l’envoi sont visibles sur l’avis électronique, avant que le destinataire en accuse réception.
3. Pour accuser réception, le destinataire a juste à cliquer sur son avis électronique. Il peut d’ailleurs le faire depuis son mobile ou depuis son ordinateur, peu importe le lieu et l’heure à laquelle il décide d’accuser réception. Aucun contact humain n’est nécessaire.
4. Il n’a pas besoin de s’identifier pour récupérer le contenu de l’avis électronique.
5. Il récupère les documents associés à l’envoi en quelques clics.
6. Tous ces documents peuvent être téléchargés sur son ordinateur ou sur son mobile et sont donc 100% dématérialisés : pas besoin d’imprimer.
7. Après avoir accusé réception, le contenu de l’avis lui est également envoyé par email.
Par rapport à la LRAR et à la LRE, il est réellement beaucoup plus simple d’accuser réception et de récupérer l’avis électronique côté destinataire copropriétaire. Celui-ci peut le faire d’où il le souhaite, en quelques clics, sans identification préalable.
En résumé, l’avis électronique simplifie et accélère l’envoi des convocations d’AG, les PV d’AG et les mises en demeure en copropriété. Les éventuelles limites liées à l’utilisation des technologies pour accuser réception d’un courrier recommandé électronique sont supprimées et les copropriétaires savent immédiatement qui les notifie et ce que contient leur notification.
Et vous ? Suite à l’entrée en vigueur du décret, avez-vous commencé à utiliser l’avis électronique dans votre copropriété ?
Contactez nos conseillers spécialisés dès à présent et inscrivez-vous gratuitement à notre webinaire dédié pour en savoir plus sur l’avis électronique pour les copropriétés.
*tarif en vigueur au 04 avril 2023
Il existe deux formes d’assemblée générale de société : l’AG ordinaire et l’AG extraordinaire. Quels que soient la forme juridique de l’entreprise et le type d’AG concernées, les modalités de convocation répondent à un formalisme strict et à des délais précis. Dans le cas contraire, les décisions prises lors de ces assemblées peuvent être purement et simplement annulées par décision de justice.
La LRE qualifiée est la solution pour convoquer les associés d’une entreprise à une AG en toute simplicité, tout en supprimant les délais d’acheminement du recommandé. Explications.
Conformément à l’article L-100 du Code des postes et des communications électroniques, la LRE eIDAS qualifiée a strictement la même valeur juridique que son homologue papier (la LRAR). Elle a une force probante et vous protège en cas de litige.
Avec la LRE qualifiée, il est bien plus simple de respecter les délais de convocation aux AG ! Si, pour un envoi de LRAR, vous devez compter quelques jours pour l’acheminement de votre courrier, avec la lettre recommandée 100 % dématérialisée, l’envoi est instantané. Votre destinataire est notifié immédiatement sur sa boîte e-mail, peu importe où il se trouve lors de la réception de son courrier (il peut même accuser réception depuis son téléphone portable).
Avec la LRE vous disposez de toutes les preuves nécessaires en cas de litige concernant la convocation d’un des associés : horodatage qualifié, preuve de dépôt et d’envoi de la convocation (équivalente à l’avis de passage et reçue instantanément après l’envoi de la LRE), preuve de réception, de refus ou de non-réclamation de votre recommandé. Mieux, le contenu de votre courrier étant certifié, il sera facile de vérifier que votre convocation contient bien toutes les informations requises par la loi.
Grâce à la LRE, la conservation des convocations n’a jamais été aussi simple. Tout l’historique (LRE, preuves et pièces jointes) est conservé pendant 10 ans sur les serveurs sécurisés AR24, assurant ainsi une confidentialité absolue aux données concernées. Vous et votre destinataire (s’il créé un compte sur AR24) y avez accès pendant 10 ans, gratuitement.
La LRE qualifiée est une solution simple, rapide mais également économique. Une convocation dématérialisée revient en effet à 2,99 € HT par envoi*, incluant jusqu’à 256 Mo de pièces jointes (environ 19.000 documents). Vous économisez par ailleurs des frais en matière d’impression, de tri, d’envoi et de stockage. Mis bout à bout, vous réduisez énormément le coût des convocations des associés d’une entreprise aux AG.
1. Dans un premier temps, munissez-vous de l’adresse e-mail de l’associé concerné. À noter que si celui-ci est un particulier, vous devez au préalable obtenir son accord à lui notifier une convocation par LRE.
2. Créez ensuite votre compte en ligne AR24 et ajoutez votre moyen de paiement avant de commander votre moyen d’identification (obligatoire pour vous identifier à un niveau de confiance élevée comme le demande le règlement européen eIDAS).
3. Sur votre interface en ligne, rédigez votre convocation, ajoutez les pièces associées (ordre du jour, documents utiles pour l’assemblée, etc.) et les adresses e-mail des destinataires. C’est prêt : vous n’avez plus qu’à envoyer votre convocation électronique.
N’oubliez pas que l’envoi d’une convocation aux assemblées générales d’une entreprise par voie numérique doit impérativement respecter le même délai légal qui s’applique à la convocation papier.
Le prestataire d’acheminement qualifié AR24 avertit l’associé via un e-mail de notification qu’il va recevoir une LRE. Celle-ci n’affiche pas le nom et la raison sociale de l’expéditeur, ni l’objet de la communication (comme un courrier recommandé papier traditionnel). Il pourra alors l’accepter, la refuser ou l’ignorer.
À noter que l’associé dispose de 15 jours à compter de la réception de la convocation pour accepter et télécharger sa convocation. Une fois qu’il a pris connaissance du contenu du courrier, vous recevez la preuve de réception. S’il ignore l’e-mail de notification, vous recevez une preuve de négligence (pendant 15 jours, AR24 envoie plusieurs relances à votre destinataire).
Enfin, n’oubliez pas que comme pour une convocation papier, si un associé n’est pas convoqué conformément aux exigences légales, il est en droit de demander l’annulation de l’assemblée générale et des décisions prises à cette occasion.
Pour résumer, afin de convoquer les associés à une AG, vous devez :
Simple et rapide à mettre en place, la LRE est donc une solution sûre et efficace pour convoquer les associés à une assemblée générale.
*Tarif en vigueur au 13 novembre 2020.
L’avis électronique fait partie d’un récent procédé électronique parfaitement conforme à la nouvelle réglementation qui a pour objectif de simplifier les communications règlementées en copropriété. Utilisable depuis l’entrée en vigueur, le 2 juillet 2020, du décret 2020-834, les syndics de copropriété ont tout intérêt à s’en servir au quotidien afin de simplifier certains cas d’usage récurrents en copropriété.
Alors, l’avis électronique, qu’est-ce que c’est ? Pour quels types de communications syndics-copropriétaires l’utiliser ?
L’avis électronique fait partie des 4 étapes qui composent le nouveau « procédé électronique » encadré par le décret 2020-834. Si l’avis électronique représente 1 des 4 étapes qui sont listées ci-dessous, elle reste la plus importante car c’est elle qui permet aux copropriétaires de récupérer les documents envoyés par le syndic de copropriété.
Les 4 étapes composant l’envoi du procédé électronique sont :
1. Le recueil du consentement obligatoire du destinataire copropriétaire (professionnel, administration et/ou particulier) auprès duquel sera envoyé l’avis électronique. Comme pour le recueil de consentement d’une lettre recommandée électronique, celui-ci doit être effectué à une date exacte.
2. L’information du destinataire copropriétaire par le biais d’une notification lui indiquant de l’envoi très prochain d’un avis électronique. Réalisée dans les 15 jours qui précèdent l’envoi de l’avis, cette notification est conseillée par le décret, mais non obligatoire. Le syndic a tout intérêt à la respecter pour augmenter son taux d’accusé réception d’avis électronique.
3. L’envoi de l’avis électronique vers la boîte e-mail du destinataire ; l’avis sera disponible pendant 21 jours. Il contient un lien hypertexte qui redirigera le copropriétaire sur une page récapitulative et sécurisée lui permettant de télécharger les documents et pièces jointes envoyés par le syndic dans le cadre de sa communication (AG, PV d’AG ou mise en demeure).
4. La conservation et l’accès à l’historique d’envoi des avis électroniques (historique, éventuels accidents, avis, preuves et pièces jointes) pendant 1 an sur des serveurs sécurisés. L’expéditeur et le Syndic y ont accès pendant 1 an gratuitement. En ce qui concerne le destinataire, il a accès à son avis électronique et aux documents téléchargés de manière illimitée sur son ordinateur (une fois le téléchargement effectué, bien entendu).
Pour plus d’informations, rendez-vous sur notre page dédiée à l’avis électronique.
L’avis électronique fait partie d’un nouveau procédé électronique conforme à la nouvelle réglementation à destination des syndics de copropriété. Utilisable dans 3 situations distinctes, il est uniquement dédié à un usage en copropriété. L’utilisation de ce procédé dans d’autres cas d’usage n’est ni autorisée, ni réglementée et ne vous apportera aucune protection juridique en cas de litige, que ce soit en copropriété ou hors copropriété.
Les situations uniques dans lesquels vous pouvez utiliser l’avis électronique sont les suivantes :
Pour toutes les autres communications réglementées (demandant un suivi et des preuves d’envoi et de réception), les syndics, autant que les copropriétaires devront utiliser la lettre recommandée, dans sa version papier ou dans sa version 100% dématérialisée, laquelle devra être qualifiée eIDAS pour être à valeur probante.
Produit innovant pour communiquer en copropriété, l’avis électronique présente plusieurs avantages pour les syndics et leurs copropriétaires. Il faudra cependant faire attention à un point très précis :
AR24 est le 1er prestataire de confiance qualifié par l’ANSSI. Nous acheminons instantanément vos avis électroniques en toute sécurité, en leur apportant la valeur juridique dont ils ont besoin pour être parfaitement conformes au décret 2020-834.
Vous avez reçu un email de notification qui paraît provenir de nos services et vous voulez vous assurer que ça soit le cas ?
La protection de vos données est la priorité chez AR24. Cette liste de bonnes pratiques présente les bons réflexes à adopter lorsque vous n’êtes pas sûr de la provenance d’un email. Nous vous expliquons aussi comment vous assurer qu’un email provienne bien de nos services.
Toutes les notifications de lettre recommandée électronique AR24 sont envoyées depuis l’adresse email « notification@ar24.fr ».
N’agissez pas dans l’urgence et méfiez-vous d’un email provenant d’un nom de domaine autre que «@ar24.fr ».
Pour savoir avec certitude quelle est l’adresse de provenance d’un email, vous devez contrôler son entête. En fonction de votre client de messagerie la procédure peut varier, voici la procédure à suivre pour afficher vos entêtes d’email en fonction de votre messagerie.
Il est tout à fait normal que nous ne vous communiquions pas tout de suite l’identité de l’expéditeur de votre courrier recommandé électronique. Pour des raisons légales nous ne pouvons pas vous indiquer son identité avant que vous accusiez réception du courrier recommandé.
Tous les liens présents dans les emails de notification AR24 redirigent vers le site d’AR24 : sur « app.ar24.fr » ou « www.ar24.fr ». Méfiez-vous des emails qui contiennent des liens redirigeant sur d’autres sites web.
Vous pouvez vérifier l’adresse de destination d’un lien sans besoin de cliquer dessus. Effectuez un survol sur le lien avec votre souris et l’adresse de destination apparaîtra en bas de page :
Si vous consultez vos emails depuis votre smartphone vous pouvez effectuer la même vérification en maintenant appuyé sur le bouton « Lire mon courrier ». Une popin affichant l’URL en clair s’ouvrira.
Vous pourrez ainsi vérifier quelle est la page de destination avant de vous y rendre.
Prêtez attention aux fautes d’orthographe et de grammaire. Généralement, les emails envoyés par des entreprises dignes de confiance ne contiennent pas de fautes d’orthographe ou de grammaire. Si vous en relevez plusieurs, il s’agit probablement d’un email frauduleux.
De plus AR24 ne vous demandera jamais de communiquer des informations financières ou des coordonnées de connexion par email.
Nos emails de notification vous redirigeront toujours sur le nom de domaine ar24.fr, soit sur « app.ar24.fr » soit sur « www.ar24.fr ».
Vous pouvez vérifier que votre connexion au site est sécurisée en contrôlant la présence du certificat de sécurité. Vérifiez cela par :
Pour en savoir plus sur les indicateurs de sécurité d’un site web vous pouvez consulter le support Google à ce sujet.
Nous avons récemment mis en place un système de vérification d’avis de LRE. Tous nos emails transactionnels contiennent désormais une référence unique se situant tout en bas du corps de l’email.
Il vous suffit de vous servir de cette référence unique et de votre adresse email de réception, pour vérifier si l’email que vous avez reçu provient effectivement de nos services.
Pour cela rendez-vous à l’adresse : https://app.ar24.fr/fr/page/email
Pour en savoir plus sur la mise en place de ce formulaire, rendez-vous sur notre page dédiée à la vérification d’email AR24.
L’avis électronique apporte son lot d’avantages pour les Syndics de copropriété. De son expédition à sa réception, en passant par son acheminement exécuté par un prestataire de confiance qualifié par l’ANSSI. Facilitant certaines communications réglementées en copropriété, ce tout nouveau procédé électronique conforme à la règlementation en vigueur, présente aussi quelques points de vigilance à respecter lors de son utilisation. Entre avantages et points de vigilance, AR24 vous donne les clés pour optimiser la dématérialisation de vos notifications et mises en demeure en copropriété.
1. La facilité d’utilisation
Pour commencer à envoyer des avis électroniques, vous devez vous connecter sur AR24.fr (ou créer un compte et ajouter un moyen de paiement si vous n’en avez pas déjà un) et faire le point sur les consentements recueillis de vos copropriétaires particuliers et professionnels. Vous n’avez plus qu’à concevoir vos avis électroniques directement en ligne.
AR24 est peut-être déjà intégré dans votre logiciel métier ? Contactez-nous si vous souhaitez plus d’informations à ce sujet.
2. Un gain de temps
La transmission d’un avis électronique est instantanée. Vous n’êtes pas dépendant d’un acheminement papier qui prendrait plusieurs jours. Au moment où vous appuyez sur « envoyer » votre notification ou votre mise en demeure est acheminée instantanément et votre destinataire copropriétaire peut accuser réception.
3. Simplification de la réception par le destinataire
Le destinataire reçoit son avis électronique directement sur sa boîte email. Il accuse réception depuis son mobile ou depuis son ordinateur par un simple clic sur son email de notification. De plus, le nom de l’expéditeur et l’objet de l’envoi sont affichés en clair.
4. Pas d’identification du destinataire
Différemment du procédé de réception d’une lettre recommandée électronique, lors de l’ouverture d’un avis électronique, le copropriétaire n’a pas besoin de s’identifier pour accéder au contenu de la communication.
5. Preuve de dépôt et de transmission
Une fois l’acheminement réalisé, l’expéditeur reçoit instantanément une preuve de dépôt et de transmission. Attestant de la bonne remise de l’avis dans la boite email du destinataire, elle fait courir les délais légaux.
6. Des preuves supplémentaires avec AR24
Parce qu’il est important pour un syndic de savoir si ses copropriétaires ont bien réceptionné leur avis électronique, AR24 vous fournit une preuve associée à l’action effectuée par le destinataire : réception ou négligence.
7. Relances automatiques du destinataire
Si votre destinataire n’accuse pas réception dans les 48h suivant l’envoi de l’avis électronique, AR24 lui envoie régulièrement des relances automatiques pendant les 21 jours qui suivent l’envoi. De quoi améliorer simplement votre taux d’accusé réception.
8. Conservation sécurisée pendant 1 an
L’avis électronique, les pièces jointes et les preuves sont conservés pendant 1 an sur les serveurs d’AR24, situés en France. Vous avez accès à ces éléments dès que vous le souhaitez depuis votre compte AR24.
1. Recueillir le consentement du destinataire
Il est obligatoire de recueillir le consentement de votre destinataire copropriétaire. Que vous décidiez de notifier un particulier ou un professionnel avec un avis électronique, vous devez lui demander son consentement. Vous devez le faire à une date exacte (lors de la signature d’un contrat, lors d’une AG ou grâce au gestionnaire de consentements AR24).
2. Prévenir le destinataire 15 jours avant l’envoi
Il est préférable de prévenir le destinataire au moins 15 jours avant l’envoi. Le décret 2020-834 incite les Syndics à le faire. Cependant, vous pouvez envoyer l’avis électronique sans que cette formalité soit prescrite à peine d’irrégularité de l’acte – vous ne serez donc pas dans une situation irrégulière si vous envoyez directement vos avis électroniques sans prévenir vos copropriétaires dans les 15 jours qui précèdent l’envoi.
3. Sélectionner un achemineur qualifié
Afin que votre procédé électronique réponde parfaitement au décret l’encadrant (le décret 2020-834 du 2 juillet 2020), vous devez absolument choisir un prestataire qualifié eIDAS. Cela signifie qu’il doit avoir reçu la qualification QeRDS de l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information). AR24 est un prestataire achemineur de confiance qualifié QeRDS par l’ANSSI depuis 2018.
4. Respecter le décret 2020-834 (utilisation encadrée)
Enfin, le procédé électronique n’est valable que dans 3 situations en copropriété :
-lors des convocations d’assemblée générale,
-pour les PV d’AG,
-pour l’envoi de mises en demeure.
Pour toutes les autres communications règlementées, vous devrez utiliser la LRE qualifiée.
Syndics de copropriété, pour en savoir plus sur l’avis électronique, et pour commencer à en envoyer dès maintenant, rendez-vous sur notre page dédiée. Vous aurez notamment accès à des contenus vidéos et à des webinaires gratuits et vous pourrez contacter notre expert métier spécialiste de votre secteur d’activité.
Une lettre recommandée électronique est envoyée vers la boîte e-mail de son destinataire. Ce format 100% dématérialisé peut laisser penser à l’expéditeur ou au destinataire que celui-ci n’est ni réglementé, ni protégé, ni confidentiel.
Or, depuis janvier 2019, le décret d’application 2018-347 reprend le règlement européen eIDAS dans l’ordre juridique français et encadre parfaitement ce type d’envoi en France ; ce qui lui apporte une sécurité renforcée et une valeur probante.
Dès lors qu’elle est conforme à ce règlement, la LRE devient strictement équivalente à une lettre recommandée papier avec accusé de réception (LRAR) et respecte tous les éléments de législation et de confidentialité demandés par les expéditeurs.
La lettre recommandée électronique qualifiée acheminée par AR24 possède la même valeur juridique que la LRAR papier car elle répond en tous points au règlement européen eIDAS.
Ce règlement a pour but de renforcer la confiance et la sécurité des transactions électroniques au sein de l’Union Européenne en établissant un socle commun qui régit « les interactions 100% numériques » entre les citoyens, les autorités publiques et les entreprises.
Instaurant une confiance sur ce marché en forte croissance, le règlement eIDAS impose un certain nombre de critères pour qu’un envoi recommandé électronique qualifié ait une valeur probante.
NB : Les lettres recommandées électroniques acheminées ne respectant pas l’intégralité des points cités à la suite de ce paragraphe ne vous offriront donc pas la valeur juridique de la LRAR papier et ne vous apporteront pas la valeur probante que vous attendriez d’elles devant un juge.
Il faut donc veiller à bien choisir un prestataire cochant toutes les cases suivantes :
Lors de l’acheminement d’une LRE qualifiée eIDAS, le destinataire du courrier reçoit un e-mail lui indiquant qu’une lettre recommandée électronique est disponible sur sa boîte e-mail.
Le courriel d’information ne contient aucune donnée concernant l’identité de l’expéditeur ou encore le contenu de la LRE (Article R53-3 du CPCE).
Pour avoir accès à l’ensemble des informations confidentielles, le destinataire du recommandé doit d’abord s’identifier à un niveau de confiance substantiel, puis accuser réception de la lettre recommandée électronique.
Pour s’identifier, soit le destinataire possède un moyen d’authentification (Clé RGS**, Clé RPVA, code d’authentification fourni par une personne morale d’autorité et de droit), soit un moyen d’authentification lui est proposé par le prestataire achemineur qualifié. Ce moyen d’authentification à distance devra répondre aux conditions émises dans l’article R53-1 du CPCE, renvoyant au point 2.1. de l’annexe du règlement d’exécution (UE) 2015/1502 de la Commission du 8 septembre 2015 fixant les spécifications techniques et procédures minimales relatives aux niveaux de garantie des moyens d’identification électronique visés à l’article 8, paragraphe 3, du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur.
Aujourd’hui, AR24 est le seul prestataire en mesure de proposer une identification à distance du destinataire par le biais d’un système de scan de la pièce d’identité et de vidéo-selfie ; ce procédé a été validé par l’ANSSI, il correspond en effet au niveau d’identification substantiel exigé par la réglementation.
Avec un tel niveau de sécurité et d’autorisation, vous êtes certain qu’en passant par des envois 100% électroniques qualifiés, vos lettres sont confidentielles et ultra sécurisées et possèdent une valeur probante devant un juge.
AR24 est sans engagement et sans coûts cachés. Créez votre compte gratuitement dès à présent et profitez de votre première lettre recommandée électronique qualifiée offerte. Si vous souhaitez un devis pour votre projet, contactez directement nos équipes projets.
Responsable de la gestion de l’immeuble, le syndic peut obtenir quitus de la part des copropriétaires une fois par an. Le quitus au syndic peut être donné par les copropriétaires afin de prouver leur confiance au syndic choisi et également de décharger ce dernier de toute responsabilité sur les actions menées l’année passée. Ce type de décision ne doit donc pas être prise en vitesse et doit faire l’objet d’une réflexion de la part des copropriétaires. Alors qu’est-ce que le quitus au syndic ? À quel moment faut-il le donner ? Comment signifier cette décision ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir si vous souhaitez donner quitus à votre syndic de votre copropriété.
Lorsque plusieurs propriétaires font partie d’une copropriété, cette dernière est gérée par un syndic de copropriété. Il s’agit d’une personne physique ou morale en charge d’administrer, entretenir, gérer et valoriser l’immeuble. Le syndic représente donc l’ensemble des copropriétaires et peut mettre en place des actions concrètes dédiées à la gestion des lieux et notamment à la prise en charge des parties communes. Les décisions sont bien évidemment prises avec l’accord de l’ensemble des copropriétaires lors des Assemblées Générales.
Il y a les Assemblées Générales ponctuelles qui peuvent être organisées tout au long de l’année et qui ne sont pas obligatoires, et il y a également les Assemblées Générales annuelles et obligatoires. Ces Assemblées Générales doivent avoir lieu au moins une fois par an et permettent au syndic et aux copropriétaires de prendre les décisions qui s’imposent en ce qui concerne la gestion de l’immeuble.
Les convocations aux Assemblées Générales* sont d’ailleurs le plus souvent envoyées par lettre recommandée et peuvent l’être grâce à l’utilisation d’une lettre recommandée électronique.
Les questions obligatoires à aborder de façon annuelle seront notamment le renouvellement du mandat ou la désignation du nouveau syndic, le budget prévisionnel de l’année à venir, l’approbation des comptes de l’année passée et la bonne exécution des missions effectuées par le syndic de copropriété pour l’année achevée. C’est justement sur ce dernier point que le quitus au syndic pourra être donné.
*Depuis l’entrée en vigueur du décret 2020-834 le 2 juillet 2020, les syndics de copropriété peuvent également notifier les convocations d’AG, les PV d’AG et les mises en demeure aux copropriétaires avec un avis électronique. Celui vient simplifier ces 3 communications réglementées.
Lors de l’Assemblée Générale annuelle, plusieurs points seront donc évoqués par le syndic et les copropriétaires. Il est d’usage de la part des syndics de mettre à l’ordre du jour la bonne exécution des missions effectuées par le syndic pour l’année passée. Les copropriétaires vont alors pouvoir donner quitus au syndic, ce qui signifie qu’ils approuvent que le syndic ait bien effectué ses différentes missions tout au long de l’année.
Attention, donner le quitus au syndic décharge également ce dernier de ses responsabilités. En somme, en donnant quitus au syndic, les copropriétaires auront par la suite du mal à contester des actions qui auraient été effectuées par leur syndic ou à contester le fait que le syndic aura bien rempli son rôle. Lorsque les copropriétaires donnent quitus au syndic, les deux parties sont par définition quittes, cette décision doit donc être bien réfléchie en amont.
Qui plus est, il n’est pas obligatoire pour les copropriétaires de se prononcer. Refuser de donner le quitus au syndic de sa copropriété ne signifie pas non plus que le syndic sera révoqué.
Enfin, le quitus exonère le syndic de toute responsabilité s’il est donné sans réserve, mais il est tout à fait possible pour les copropriétaires de voter le quitus avec réserves afin de maintenir une relation de confiance avec son syndic tout en se protégeant. Il est également important de préciser que le vote du quitus et que l’approbation des comptes sont deux votes bien distincts qui n’ont pas les mêmes conséquences, mais qui peuvent tous les deux être votés de façon annuelle.
Donner quitus au syndic permet donc simplement de marquer la confiance des copropriétaires envers le syndic choisi en le déchargeant de toute responsabilité sur les actions menées l’année passée et dont l’ensemble des copropriétaires ont connaissance. En donnant quitus à leur syndic, les copropriétaires se privent donc de toute action en responsabilité contractuelle, c’est pour cette raison qu’il est préférable de peser le pour et le contre avant de rendre sa décision lors de l’Assemblée Générale annuelle.
Dans l’immobilier, il est important de respecter un certain nombre de règles. C’est notamment le cas lorsqu’il s’agit de résilier des contrats avec des fournisseurs (photographe, éditeur de logiciel, mandataires, architectes, etc.). Il faut respecter une série d’actions successives qui permettront d’éviter les situations litigieuses entre les parties.
Comment devez-vous vous y prendre pour résilier un contrat avec l’un de vos fournisseurs ? Quel type de courrier recommandé AR24 devez-vous utiliser ? Voici nos conseils !
Dans un premier temps, il est important de relire les conditions mentionnées dans le contrat avec votre fournisseur puisque c’est lui qui encadre les relations commerciales entre l’entreprise et le fournisseur.
Certains écrits contiennent des mentions particulières qu’il faut respecter lors d’une résiliation.
Par exemple, il est possible que vous ayez signé un contrat avec un photographe pour réaliser vos annonces immobilières, avec une agence digitale pour la fourniture de votre logiciel ou encore avec un réseau de mandataires. Ces contrats peuvent, parfois, imposer une période de préavis à respecter, des indemnités à verser, etc. Vérifiez donc les conditions !
La fin du contrat n’est pas toujours synonyme de mauvaise entente ou d’insatisfaction. Nous vous conseillons d’appeler d’abord votre fournisseur pour lui expliquer de vive voix les raisons qui vous amènent à vouloir rompre le contrat. Par exemple, une baisse de votre budget, un changement d’activité, etc.
De cette façon, la réception du courrier recommandé AR24 par votre destinataire ne sera pas une surprise. Il est aussi plus simple de gérer les obligations administratives au départ par téléphone avant de procéder aux différentes démarches obligatoires.
Une fois que le fournisseur est informé, il vous faut envoyer la lettre de rupture du contrat.
Ce document doit mentionner plusieurs points pour être valable, toujours selon les obligations du contrat.
Généralement, il faut préciser :
Il n’est pas toujours obligatoire de préciser le motif de la rupture du contrat. Tout dépend si c’est une condition obligatoire dans le contrat. Si tel est le cas il faut le préciser dans votre lettre. Évidemment, n’oubliez pas de signer cette dernière avant de procéder à son expédition.
Vous souhaitez gagner du temps et faire des économies ? Optez pour l’envoi de votre courrier par lettre recommandée électronique qualifiée (LRE) grâce à AR24.
Depuis le 1er janvier 2019, le décret n° 2018-347 du 9 mai 2018 relatif à la lettre recommandée électronique (décret d’application du Règlement européen eIDAS) a fait de ce courrier électronique le strict équivalent juridique du courrier recommandé papier avec accusé de réception (LRAR) acheminé par la Poste.
Aussi, depuis quelques années, la lettre recommandée électronique qualifiée a été adoptée par de nombreux professionnels qui souhaitent une solution fiable, rapide et pratique pour envoyer leurs documents.
En tant que professionnel de l’immobilier, comment envoyer votre lettre de rupture par LRE ?
La lettre recommandée électronique qualifiée AR24 (LRE) est reconnue comme l’équivalent juridique de la lettre recommandée avec accusé de réception traditionnelle, comme le précise l’article L100 du code des postes et des communications électroniques (l.100 CPCE).
Dans le cadre de relation avec un professionnel, vous n’êtes pas obligé de recueillir son consentement à être notifié par LRE (contrairement aux particuliers).
D’autre part, la LRE certifie l’identité de l’expéditeur et celle du destinataire, sécurisant ainsi parfaitement l’utilisation du courrier dématérialisé. Il est en effet stipulé dans le règlement européen eIDAS, encadrant l’acheminement de lettres recommandées électroniques qualifiées, que l’expéditeur doit être authentifié à un niveau de confiance élevé et que le destinataire doit l’être aussi mais à un niveau substantiel. La technologie d’AR24 garantit tous ces types d’authentifications.
Comment s’y prendre pour envoyer une lettre recommandée électronique qualifiée (LRE) ?
Commencez par créer un compte sur AR24.fr. Vous devrez ensuite ajouter un moyen de paiement et vous munir d’un moyen d’identification afin de pouvoir envoyer votre lettre recommandée électronique qualifiée. Si vous ne possédez pas de clé RGS**, vous pourrez commander votre clé AR24 ou votre code d’authentification OTP après avoir créé votre compte sur ar24.fr, directement depuis votre espace.
La procédure est simple et vous permettra de faciliter vos obligations administratives au quotidien.
Une fois identifié, vous pourrez créer votre courrier recommandé directement en ligne, puis l’envoyer. Celui-ci sera acheminé instantanément par AR24, 1er prestataire qualifiée IDAS.
Vous recevrez quelques minutes plus tard une preuve de dépôt et d’envoi (équivalente à l’avis de passage).
En utilisant AR24 vous gardez à disposition une trace de vos échanges de LRE avec vos fournisseurs.
Là où le règlement européen eIDAS impose aux prestataires qualifiés une conservation des LRE (contenu, pièces-jointes et preuves) pendant 7 ans, AR24 conserve tous vos envois pendant une durée de 10 ans. Vous n’avez plus qu’à profiter de cet conservation de longue durée qui est compris dans l’offre LRE d’AR24.
En définitive, la LRE AR24 100% dématérialisée est idéale pour simplifier toutes vos procédures quotidiennes comme la rupture de contrat avec vos fournisseurs. Dans le domaine immobilier, il est courant de devoir changer de prestataire. Pensez-y pour rendre vos obligations administratives plus rapides, moins chères et surtout plus simples !
Comment utiliser une LRE dans le cadre d’un divorce par consentement mutuel ? La lettre recommandée électronique (LRE) permet, en toute légalité, de notifier les parties sur les conditions d’un contrat ou d’une affaire. Plus fiable, simple et rapide que le courrier recommandé papier, elle est aujourd’hui largement plébiscitée par les professionnels du droit. Découvrez comment utiliser une LRE AR24 lors d’un divorce par consentement mutuel.
La LRE est un courrier recommandé avec accusé de réception 100 % numérique, reconnue en droit français comme équivalente à la lettre recommandée envoyée par voie postale.
À l’heure actuelle, il existe deux types d’envois recommandés à votre disposition.
Rapide, performante, fiable et sécurisée, la LRE qualifiée est donc parfaitement adaptée à une procédure de divorce par consentement mutuel, dans laquelle l’identification du destinataire est indispensable.
En tant qu’avocat, vous devez vous assurer de la confidentialité des informations que vous envoyez. La lettre recommandée électronique qualifiée vous assure une sécurité sans faille de la transmission de vos données.
La LRE qualifiée va plus loin que la version papier de la lettre recommandée avec accusé réception. Elle ne se contente pas de garantir les identités de l’expéditeur et du destinataire. Grâce à l’horodatage, elle assure également la preuve du contenu de votre courrier. En cas de litige, la LRE qualifiée (courrier, preuves et pièces jointes) pourra donc être présentée comme preuve devant un tribunal. Son contenu ainsi que l’ensemble des informations attachées à l’envoi bénéficient d’une présomption de fiabilité et ont donc une valeur probante.
Par ailleurs, l’expédition de votre courrier électronique eIDAS qualifié est soumise à une vérification réglementée de l’identité de l’expéditeur mais également de son destinataire. Si vous êtes avocat, vous avez la possibilité de vous identifier avec une clé RPVA ou avec un autre moyen d’identification électronique (Clé RGS**, identifiants papier, etc.).
En effet, l’expéditeur est authentifié à un niveau élevé de confiance et le destinataire à un niveau substantiel. Sur ce dernier point, AR24 permet aux destinataires particuliers ne possédant pas de moyen d’authentification de s’identifier à distance, facilement et en toute sécurité, grâce à un procédé unique de vidéo-selfie – qui garantit l’identification à un niveau substantiel de confiance imposée par le règlement eIDAS.
<span data-mce-type="bookmark" style="display: inline-block; width: 0px; overflow: hidden; line-height: 0;" class="mce_SELRES_start"></span>
Enfin, AR24 vous offre une conservation gratuite, pendant 10 ans, de l’ensemble des preuves et du contenu de vos LRE, sur des serveurs sécurisés, tous situés en France. Seuls l’expéditeur et le destinataire ont accès à ces informations.
Dans le cadre d’une procédure de consentement mutuel, en tant qu’avocat, vous allez devoir adresser à l’époux que vous assistez, un projet de convention. Celui-ci prend la forme d’un acte sous signature privée, contresigné par chacun des avocats des époux, en trois exemplaires. Elle doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception. Pour gagner du temps et vous assurer un envoi fiable et sécurisé, optez pour la LRE qualifiée proposée par AR24.
Il ne faut pas oublier de recueillir le consentement des époux à être notifiés par recommandé électronique. Celui-ci est en effet obligatoire et peut être obtenu par le biais d’une clause d’accord insérée dans un contrat, ou grâce au gestionnaire de consentements AR24.
Les époux disposent alors d’un délai de 15 jours incompressibles avant de signer leur convention de divorce. Chaque époux conserve un original de la convention ainsi que de l’ensemble des annexes qui y sont rattachées.
Un des originaux doit être communiqué au notaire en charge du divorce par consentement dans un délai de 7 jours, suivant la date de signature de la convention par les époux. Le notaire doit s’assurer que la convention contient bien l’ensemble des éléments légaux nécessaires et que le délai de réflexion de 15 jours a bien été respecté par les époux.
Une fois la convention de divorce par consentement mutuel validée, celle-ci obtient une date certaine et est immédiatement applicable, sauf disposition contraire indiquée par les époux.
Reste à faire mentionner le divorce en marge de l’acte de mariage et de l’acte de naissance de chacun des époux. Pour cela, l’époux ou son avocat communique la convention à la mairie de son lieu de résidence. Un officier d’état civil se charge alors de la formalité.
Accélérez vos procédures et réduisez vos coûts grâce à la LRE qualifiée d’AR24. La solution idéale pour les avocats et tous les professionnels du droit !
La lettre recommandée électronique eIDAS (LRE) est le seul équivalent juridique, 100% électronique, du recommandé postal (LRAR) depuis le 1 janvier 2019 ; eIDAS étant le nom du Règlement européen qui définit le nouveau cadre réglementaire des envois recommandés électroniques qualifiés. Sur AR24 sa création se fait très facilement. Nous vous expliquons comment.
1. Une fois la LRE rédigée dans l’interface AR24, elle est envoyée directement par email au destinataire.
2. Le destinataire reçoit une notification de LRE directement sur sa boîte email, tandis que vous, expéditeur, vous recevez la preuve de dépôt et d’envoi. Le destinataire aura 15 jours pour confirmer la réception de la LRE, c’est à dire accéder à son contenu, en passant par un procédé d’identification visuelle à distance.
3. Le procédé d’identification à distance se fait à l’aide d’une carte d’identité, d’un passeport ou d’un titre de séjour en cours de validité, ainsi que d’un smartphone ou d’un ordinateur équipé d’une webcam. Une fois son identité vérifiée, le destinataire pourra accéder au contenu de son courrier. Et côté expéditeur, vous recevrez une preuve de réception.
4. Rassurez-vous, le contenu de la LRE eIDAS, ainsi que les preuves et les pièces jointe, sont stockés pendant 10 ans sur les serveurs sécurisés d’AR24 et consultables à tout moment depuis votre compte. Bien entendu, seulement vous et votre destinataire y avez accès.
5. L’expéditeur et le destinataire ont donc accès à la LRE, aux pièces jointes et autres preuves quand ils le souhaitent, directement depuis leur compte AR24.
En conclusion, la lettre recommandée électronique vous apporte des avantages non négligeables.
Entré en application le 2 juillet 2020, le décret n°2020-834 introduit le « procédé électronique » comme moyen de notification, des syndics vers les copropriétaires, pour les assemblées générales, les procès-verbaux d’assemblée générale et les mises en demeures.
Cette notification 100% dématérialisée vient simplifier les communications réglementées en copropriété en se positionnant au même niveau que la lettre recommandée électronique ou LRAR traditionnelle (sur les envois de convocations, de PV ou de mises en demeures). AR24 revient sur ce décret pour vous.
Le Décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020 pris pour l’application de l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis et relatif à diverses mesures concernant le fonctionnement de la copropriété a récemment simplifié les communications électroniques réglementées entre Syndics et copropriétaires.
En effet, depuis juillet 2020, pour notifier à vos copropriétaires les convocations d’AG ou des procès-verbaux d’assemblée générale, voire des mises en demeure, les Syndics de copropriété ont le choix et peuvent utiliser :
Afin d’accompagner les Syndics de copropriété dans une transition vers des communications réglementées 100% dématérialisées, avec leurs copropriétaires, AR24 propose dorénavant l’ensemble des produits mentionnés ci-dessus ; dont l’avis électronique : dernier né et conforme au décret n° 2020-834.
L’article 64-2 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967 pris pour l’application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, est clair quant au fait que l’avis électronique doit être acheminé par un prestataire de services de confiance qualifié :
« Toutes les notifications et mises en demeure peuvent également être faites soit par lettre recommandée électronique dans les conditions prévues par les articles R. 53 à R. 53-4 du code des postes et des communications électroniques, soit au moyen d’un procédé électronique mis en œuvre par l’intermédiaire d’un prestataire de services de confiance qualifié et garantissant l’intégrité des données, la sécurité, ainsi que la traçabilité des communications ».
AR24 est un prestataire de services de confiance qualifié depuis 2018 ; il est donc parfaitement apte à acheminer, en toute légalité, des avis électroniques pour les syndics de copropriétés.
La liste des prestataires qualifiés eIDAS est disponible à l’adresse suivante : https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/tl/FR.
La notification de vos copropriétaires avec un avis électronique se compose de 3 étapes distinctes. Simple et rapide à mettre en place – Il vous faudra quelques minutes pour commencer à envoyer vos premiers avis électroniques :
1. En premier lieu, vous devez vous munir de l’adresse email de votre destinataire copropriétaire.
NB : Veillez bien à recueillir le consentement de votre copropriétaire, particulier ou professionnel, avant de le notifier par voie électronique. Si vous ne l’avez pas encore fait, vous pouvez tout à fait utiliser le gestionnaire de consentement AR24 qui vous permettra de l’obtenir, conformément à la loi, à une date certaine.
2. Vient alors l’étape de création de votre compte AR24
A la différence d’un courrier recommandé électronique, vous n’aurez pas besoin de vous identifier auprès de nos services.
Créez tout simplement un compte sur ar24.fr et ajoutez votre moyen de paiement. Sur votre espace personnel, vous pourrez avoir accès à différents services comme : un gestionnaire de consentements, un tableau de bord récapitulatif de vos avis envoyés, ainsi que de leur statut d’envoi et des preuves associées (en fonction des actions effectuées par votre destinataire).
3. Concevez et envoyez vos avis électroniques en quelques minutes depuis notre interface intuitive en ligne (composition de l’objet et du message et ajout de pièces jointes éventuelles). Vous pourrez ajouter les destinataires 1 par 1 ou alors télécharger un fichier CSV comportant toutes vos adresses.
Vous recevez, immédiatement après l’envoi, une preuve de dépôt et de transmission.
Il s’agit de la preuve légale qui atteste de la bonne remise au destinataire et de la validité de votre envoi. Elle correspond à la preuve de dépôt et d’envoi d’une LRE ou à la preuve de première présentation d’un courrier recommandé papier avec A/R.
Cette notification affiche en clair le nom et la raison sociale de l’expéditeur et l’objet de la communication réglementée. Le destinataire pourra prendre connaissance du contenu de la communication avec un simple clic sur le lien présent dans la notification. Il n’aura pas besoin de s’identifier.
Le destinataire dispose de 21 jours (à compter du jour de la transmission de l’avis) pour cliquer sur le lien hypertexte de l’avis électronique. Cependant, si au bout de 48h le destinataire n’a toujours pas cliqué sur le lien hypertexte contenu dans l’envoi, AR24 lui enverra une relance automatique.
Conformément à la loi, AR24 conserve l’historique des transmissions pendant une durée d’un an ; cet historique comprend l’avis électronique, les preuves et les éventuels incidents.
En choisissant l’avis électronique AR24, vous :
– Profitez d’un gestionnaire de recueil de consentements simple et conforme à la loi.
– Bénéficiez d’un tarif unique (sans coûts cachés).
– Envoyez votre courrier sans besoin de vous identifier (pas besoin de posséder un certificat électronique).
– Recevez immédiatement la preuve de dépôt et de transmission.
– Êtes informé du statut de votre envoi grâce à la preuve de réception ou négligence (en fonction de l’action du copropriétaire).
– Bénéficiez de la même sécurité technique et légale que la LRE vous apporte.
A savoir qu’AR24 relance automatiquement pour vous votre destinataire qui n’ouvrirait pas son avis.
De plus vous permettez à votre copropriétaire de :
– Connaitre tout de suite l’identité de l’expéditeur de l’avis.
– Prendre immédiatement connaissance du sujet de l’avis.
– Accuser réception simplement depuis chez lui, sur son smartphone et/ou son ordinateur, d’un simple clic ; il n’aura pas besoin de s’identifier, ni de se déplacer !
Depuis le 1er janvier 2019, la transposition en droit français du règlement européen eIDAS a permis la dématérialisation de l’envoi recommandé électronique qualifié. Pour les professionnels, utiliser cette possibilité est un choix innovant et efficace. Mais quelle est la valeur légale de la lettre recommandée électronique qualifiée ? Quelles sont les garanties en cas de litige devant un tribunal ? AR24 fait le point.
Selon l’article L-100 du Code des postes et des communications électroniques, entré en application au 1er janvier 2019, la LRE qualifiée est considérée comme strictement équivalente au courrier recommandé papier avec accusé de réception. Elle dispose donc devant un tribunal de la même valeur juridique et pourra être produite comme preuve dans le cadre d’un litige.
La lettre recommandée électronique qualifiée va même plus loin. Elle est en effet le seul envoi recommandé à vous garantir la preuve du contenu de votre courrier. Certifié par un horodatage qualifié, ce dernier est en effet présumé exact, intègre et immuable en vertu de l’article 41 du règlement eIDAS. C’est également le cas de l’ensemble des pièces jointes à la lettre recommandée électronique envoyée.
Seul un prestataire de services de confiance qualifié, peut acheminer une LRE qui bénéficie de cette valeur légale. AR24 a obtenu cette qualification en 2018.
Cette valeur juridique n’est cependant accordée que sous certaines conditions :
Pour que la LRE bénéficie de toute sa valeur juridique, les prestataires en charge de son acheminement doivent impérativement obtenir une qualification de la part de l’ANSSI (l’Agence Nationale des Systèmes d’Information).
L’achemineur doit également suivre une procédure stricte qui assure l’intégrité du contenu et la fiabilité du processus.
Il doit tout d’abord informer le destinataire par e-mail qu’une lettre recommandée électronique lui a été envoyée. Cette information doit indiquer clairement qu’il dispose d’un délai de 15 jours à partir du lendemain de l’envoi pour accepter ou refuser ce document. À ce stade, le destinataire ne doit pas être informé de l’identité de l’expéditeur.
Une fois le destinataire identifié à un niveau substantiel de confiance, la LRE qualifiée lui est communiquée. En cas de refus, ou s’il ne se manifeste pas dans le délai de 15 jours, le prestataire doit en informer l’expéditeur et mettre à sa disposition une preuve de ce refus ou de la négligence. Les preuves, les pièces jointes, ainsi que le courrier, doivent être conservés pendant au moins 7 ans par le prestataire de services.
En utilisant les services d’AR24, vous avez l’assurance de disposer d’une lettre recommandée électronique juridiquement équivalente à une LRAR. En cas de litige, vous êtes certain(e) de pouvoir la présenter comme preuve devant un juge.
En voici les raisons :
Rapide et économique, la LRE qualifiée acheminée par AR24 vous procure toute la protection et la valeur juridique dont vous avez besoin en cas de litige. C’est une solution sans engagement et sans coûts cachés.
Par ailleurs, toutes vos données sont conservées dans des serveurs situés exclusivement sur le territoire français. Bien entendu, AR24 est RGPD compliant et efface dans un délai de 72h maximum les données d’identification recueillies par vidéo selfie. AR24 conserve uniquement les données vous donnant accès pendant 10 ans à vos recommandés, preuves et pièces jointes, qui sont disponibles côté expéditeur et coté destinataire.
Envoyer un courrier recommandé est obligatoire dans plusieurs situations bien définies par la loi. Par exemple lors de la résiliation d’un contrat avec un client, un prestataire ou un collaborateur, lors d’une mise en demeure, pour réaliser un acte d’achat immobilier en VEFA, pour faire courir les délais de rétractation conformément à la loi SRU etc.
Envoyer un recommandé est simple, mais lorsqu’il s’agit de procéder à des envois multiples à des destinataires différents, tout en vous assurant de bien suivre les envois et de réceptionner les preuves liées à chaque courrier, vous pouvez très vite vous retrouver débordés. Afin de répondre efficacement à ce type de situation, votre espace personnel AR24 vous permet d’accéder à un tableau de bord dédié dans lequel vous pouvez retrouver et suivre l’ensemble des courriers recommandés électroniques que vous avez envoyés.
Les avantages de pouvoir suivre le statut de vos envois recommandés (LRE ou envois recommandés simples) sont nombreux et ne manqueront pas de simplifier la gestion de vos procédures au quotidien.
Vous pouvez notamment :
Depuis votre espace personnel AR24, la page « Mes envois » vous présente un tableau de bord regroupant l’ensemble des lettres recommandées envoyées. Tous vos courriers, les pièces jointes et les preuves associées et les consentements (obtenus ou refusés) y sont conservés gratuitement pendant une durée de 10 ans.
Ce tableau de bord présente des informations pour chaque envoi telles que :
Non seulement vous y retrouvez toutes vos lettres recommandées qualifiées envoyées, mais aussi vos envois recommandés électroniques simples et vos demandes de consentements.
Pour chaque élément (LRE, envoi simple ou consentement), vous disposez d’un identifiant unique ainsi que de la référence dossier ou client associée. Grâce à la barre de recherche il vous est possible de retrouver facilement un courrier acheminé : il vous suffit d’y taper un des éléments mentionnés (référence dossier ou référence client, adresse de votre destinataire, etc.).
Nous avons tout conçu pour que vous ayez un suivi optimal de vos courriers et pour que l’organisation de votre travail soit la plus simple possible.
Enfin, si vous êtes également destinataire de courriers recommandés électroniques, vous pouvez aussi y retrouver les envois que vous avez réceptionnés. Pour cela, rendez-vous dans votre espace dédié en cliquant sur Mon Compte > Mes courriers reçus.
Le règlement eIDAS impose au prestataire qualifié, achemineur de LRE, de conserver et de rendre disponible au destinataire et à l’expéditeur, l’ensemble des courriers 100% électroniques qualifiés envoyés ou réceptionnés, les pièces jointes ainsi que les preuves associées pendant 7 ans.
Chez AR24, marque de Docaposte, nous avons décidé d’appliquer cette règle aux LRE et aux envois recommandés simples, tout en vous donnant accès à l’ensemble des contenus mentionnés ci-dessus pendant 10 ans. Il n’y a bien entendu aucun coût supplémentaire.
Ainsi, vous réalisez des économies d’acheminement, d’impression et d’hébergement électronique tout en réduisant votre empreinte carbone.
Le délai légal pour récupérer une lettre recommandée est strictement le même entre une lettre papier et une lettre 100% électronique. Au-delà de 15 jours, le courrier, ainsi que les documents envoyés, ne seront plus disponibles pour votre destinataire. Malgré ce délai confortable de plus de 2 semaines, une bonne partie des recommandés sont non réclamés de façon volontaire ou par négligence. Alors, comment faire pour diminuer les délais de réception de votre lettre et ainsi éviter la négligence ?
Nous avons déjà tous eu l’occasion d’envoyer une lettre recommandée LRAR (R1, R2 ou R3) depuis un bureau de poste ou directement grâce au service courrier de notre entreprise ou de notre cabinet.
Une fois les documents et le courrier recommandé envoyés, votre destinataire dispose alors de 15 jours de délai pour récupérer son recommandé. Si celui-ci est chez lui lorsque le facteur sonne, il peut en accuser réception directement.
Sinon, il trouvera, en fin de journée, un petit papier jaune affichant « avis de passage » dans sa boîte aux lettres. A partir de ce moment-là, le délai pour récupérer le recommandé est enclenché : le destinataire du courrier dispose de 15 jours maximum, à compter de la date affichée sur l’avis de passage, pour se rendre dans le bureau de poste indiqué.
Faute de se rendre sur place pour récupérer le courrier, ce dernier sera considéré comme non réclamé à l’issue du délai de 15 jours.
Il existe une différence entre la réception d’une LRAR et la réception d’une lettre recommandée électronique qualifiée (ou LRE). Alors qu’il faut le plus souvent se déplacer pour récupérer un courrier recommandé papier, pour accuser réception d’une lettre recommandée 100% électronique, il suffit de se munir de son smartphone ou de son ordinateur (avec webcam).
Le procédé n’est pas compliqué et ne prend que quelques minutes ; de quoi réduire largement les délais de réception, ainsi que les volumes de courriers recommandés non réclamés par négligence.
Tout d’abord, en ayant recours à un prestataire de confiance qualifié (comme AR24) vous êtes certain de transmettre des LRE 100% légales, disposant de la même valeur juridique que la LRAR papier, reconnue comme tel devant le juge.*
Réceptionner une LRE est simple et ne prend que quelques minutes, peu importe l’heure et le lieu, car étant 100% dématérialisée, la LRE peut être réceptionnée sans délais, et sans sortir de chez soi.
Le destinataire, ayant reçu un e-mail lui annonçant un recommandé électronique en attente, n’a plus qu’à cliquer sur “réceptionner mon courrier” pour le récupérer.
Pour ce faire, il doit prendre une photo recto/verso de sa pièce d’identité (carte nationale d’identité ou passeport – le permis de conduire n’ayant pas la même valeur légale) puis effectuer une courte vidéo selfie au cours de laquelle il doit prononcer à voix haute 3 chiffres.
Ces données d’identification permettent à AR24 de s’assurer que la personne désirant réceptionner son courrier recommandé est le véritable destinataire (de quoi sécuriser à 100% la réception du recommandé électronique envoyé). Ce process est conforme aux lois relatives à la protection des données, ces données d’identification sont automatiquement supprimées après 72h.
Le délai de réception du recommandé via une LRE est donc simple et rapide, il reste néanmoins l’argument du “j’accuserai réception plus tard” ou “je récupérerai mon courrier ce soir” ou encore, « je ne veux pas le récupérer »… De quoi oublier et donc potentiellement négliger son recommandé.
A cela, AR24 répond par des relances e-mails régulières qui servent de rappel au destinataire. Ce dernier reçoit, pendant 15 jours, des alertes régulières lui rappelant qu’une lettre recommandée électronique qualifiée à son attention est en attente de réception.
Il n’a plus qu’à suivre l’un de ces rappels en réalisant son authentification à distance pour accuser réception de son recommandé dématérialisé.
En conclusion, pour diminuer les délais de réception de vos recommandés et éviter les volumes de lettres négligées, misez sur la disponibilité de vos destinataires en facilitant leur réception grâce à la lettre recommandée électronique qualifiée et à ses relances par e-mail.
*Voir – l’article L100 du code des postes et des communications électroniques, ainsi que par le règlement européen eIDAS et son décret d’application.
Gain de temps, réduction des coûts, utilisation 100% digitale et valeur légale strictement équivalente à celle d’un recommandé papier. Vous connaissez peut-être déjà les nombreux avantages de la lettre recommandée électronique eIDAS qualifiée AR24 (LRE). Mais saviez-vous qu’elle peut être directement intégrée en API dans votre logiciel ou solution métier ?
Peu importe le secteur d’activité dans lequel vous travaillez, vous avez probablement affaire tous les jours à différents logiciels et applications.
Vous le savez probablement déjà, mais un travail efficace passe forcément par une optimisation du temps de travail et des outils à disposition de vos collaborateurs.
C’est pour simplifier au maximum les démarches des utilisateurs finaux qu’AR24 s’adapte à leurs habitudes de travail, permettant l’intégration d’AR24 en API ; c’est vous qui choisissez les produits et les services AR24 qui seront accessibles directement depuis le logiciel métier que vos collaborateurs utilisent au quotidien.
En implémentant la lettre recommandée électronique qualifiée AR24 dans votre logiciel, vous offrez à vos utilisateurs un service supplémentaire, pratique et innovant ; surtout, ils n’auront pas besoin de souscrire à d’autres services pour rapidement commencer à envoyer des recommandés en ligne.
Votre politique RSE gagnera aussi de la visibilité : les consommateurs étant de plus en plus sensibles à l’impact environnementale d’une société, la possibilité d’envoyer des recommandés de manière 100% dématérialisée, en évitant toute impression de papier, ne manquera pas de marquer vos partenaires.
Pour les revendeurs qui souhaitent commencer l’intégration d’AR24 en API, tout se déroule de manière bien structurée, et surtout, chaque client bénéficie d’un suivi tout au long du projet d’intégration.
Le parcours d’intégration est constitué de 4 étapes :
Si vous êtes intéressé par notre solution, vous pouvez contacter notre équipe Commerciale à l’adresse commercial@ar24.fr ou remplir notre formulaire en ligne.
Un chargé de compte spécialisé dans votre secteur d’activité reviendra vers vous pour mieux comprendre votre besoin, répondre à vos questions, et pour vous proposer l’offre la plus adaptée à votre situation.
Une fois votre besoin défini, vous serez mis en relation avec notre chef de Produit qui vous expliquera plus en détail la partie technique et les différentes étapes de l’intégration API.
Le chef de Produit vous enverra notre documentation API et suivra avec vous l’intégration produit du début de la mise en place à la phase de recette.
Suite à ce point technique, vous aurez accès à notre environnement de test. Votre équipe Technique pourra ainsi commencer à tester et à manipuler l’API.
Une fois les tests finalisés et validés avec nos équipes, nous préparerons le passage en production. Un contrat de mise à disposition de l’API AR24 vous sera fourni afin de bien définir le cadre du partenariat.
Ensuite, il ne restera plus qu’à signer le contrat de prestation avant que vous passiez en production.
Le contrat signé, vous pourrez passer en production quand vous le souhaitez.
Au besoin, notre équipe Produit peut organiser avec vous des ateliers de suivi, d’intégration et vous aider en cas de contraintes techniques.
En parallèle, nos équipes commerciales et marketing pourront vous accompagner dans la mise en place d’une stratégie de communication digitale auprès de vos utilisateurs et de vos collaborateurs. Cette option n’est pas obligatoire mais vous permettra de tirer pleinement profit de l’implémentation d’AR24 dans votre logiciel métier.
De la lettre recommandée électronique eIDAS qualifiée au gestionnaire de consentements, tous les produits et services AR24 peuvent être intégrés en API, directement dans votre solution. Contactez-nous pour recevoir une offre sur mesure.
Lettre recommandée en ligne, courrier recommandé électronique, LR 100% digitale… les appellations qui définissent le parfait équivalent numérique de la lettre recommandée avec avis de réception sont nombreuses.
Mais afin d’envoyer un recommandé électronique qui soit parfaitement équivalent (juridiquement parlant) à un courrier LRAR, vous devez vous assurer que le prestataire achemineur de confiance soit qualifié eIDAS.
Tel est le cas d’AR24. Dans cet article nous faisons ainsi référence à la LRE eIDAS qualifiée d’AR24, strict équivalent numérique et juridique d’un courrier recommandé avec accusé de réception. Dix avantages à découvrir.
Au regard de l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques, la LRE eIDAS qualifiée a strictement la même valeur juridique que son homologue papier (la LRAR).
Seule condition à respecter dans vos communications avec un non-professionnel : il faudra avoir recueilli son consentement à être notifié à une adresse email spécifique, au préalable de votre envoi.
Au 1er janvier 2019 le décret n° 2018-347 du 9 mai 2018 relatif à la lettre recommandée électronique entre en vigueur. La LRE électronique se voit donc doublement sécurisée et encadrée par des normes bien précises, parmi lesquelles l’obligation d’identification pour l’expéditeur à un degré de confiance élevé, et pour le destinataire à un niveau de confiance substantiel.
La LRE a un tarif unique de 3,99€* HT, peu importe le volume des pièces jointes que vous attacherez à votre recommandé. Vous avez jusqu’à 256 Mo à disposition pour vos pièces jointes, ce qui correspond à des dizaines de milliers de documents.
De plus vous pouvez non seulement envoyer des documents textuels mais également tout autre format de fichier (images en haute définition, photos, vidéos, fichiers audios, etc.).
De par sa nature numérique, la lettre recommandée électronique est la seule à pouvoir vous garantir la preuve du contenu envoyé. Avec la LRE le destinataire et l’expéditeur ont accès à tout moment au contenu horodaté (et donc immuable) de la lettre. Le preuve du contenu peut se révéler cruciale en cas de contentieux. Il est donc très important de l’avoir à disposition au besoin.
Aucun besoin d’impression papier pour envoyer une lettre recommandée électronique qualifiée. La lettre recommandée en ligne AR24 est 100% dématérialisée. Tout se fait en ligne : de la rédaction du contenu de la lettre, à l’envoi, en passant par la réception par le destinataire.
Si pour un envoi de LRAR vous devez compter quelques jours pour l’acheminement de votre courrier — qui peut être plus ou moins important en fonction du jour de la semaine et de l’adresse de destination — avec la lettre recommandée en ligne, l’envoi est instantané. Votre destinataire sera notifié immédiatement sur sa boite e-mail, peu importe où il se trouve lors de la réception de son courrier.
Du fait que l’envoi de votre LRE est immédiat, la réception de la preuve de dépôt et d’envoi l’est aussi. En effet vous recevrez dans les minutes qui suivent votre envoi, une preuve de dépôt et d’envoi qui est la preuve officielle de la bonne notification de votre destinataire sur son adresse e-mail.
La preuve de dépôt et d’envoi est très importante car elle correspond à la preuve de première présentation d’un courrier recommandé avec AR — plus couramment appelé avis de passage ; ainsi, c’est à partir de la date apposée que les délais légaux commencent à courir dans de nombreux cas d’usage.
Le destinataire du courrier n’aura besoin que d’un appareil connecté à internet, équipé d’une caméra, pour s’identifier à l’aide de sa pièce d’identité. Les passeports, cartes nationales d’identité et titres de séjour en cours de validité sont acceptés par les services AR24.
Une fois son identité vérifiée il pourra accuser réception du courrier recommandé sans sortir de chez lui, d’un simple clic. L’identification du destinataire et la réception de la LRE peuvent être faites à tout moment dans les 15 jours qui suivent l’envoi du courrier.
Le règlement eIDAS impose que le prestataire de confiance qualifié conserve les LRE, preuves et pièces jointes pendant au moins un an. AR24 vous offre 10 ans de conservation sécurisée des contenus envoyés et reçus (preuves et pièces jointes comprises). A savoir que tous les data center AR24 se situent en France : de cette manière AR24 protège au maximum la confidentialité de vos données.
Avec la lettre recommandée en ligne AR24 la confidentialité de vos envois est garantie. Uniquement vous et votre destinataire aurez accès au contenus de la LRE. Avec le procédé d’identification visuelle, pas de risque de remettre le courrier recommandé à la mauvaise personne. Si le destinataire ne télécharge pas le contenu de la lettre dans les 24 heures qui suivent l’accusé réception, il devra procéder à la création d’un compte pour accéder à nouveau à son contenu. Une protection supplémentaire pour le contenu de votre LRE.
* Tarif en vigueur au 1er septembre 2025.
La lettre recommandée électronique qualifiée (LRE) dispose de nombreux avantages avec entre autres sa fiabilité, sa facilité d’utilisation ou encore son coût plus faible que celui du courrier recommandé traditionnel. Elle possède aussi la même valeur juridique qu’une LR traditionnelle.
Mais comment fonctionne l’acheminement d’une LRE ? Sous quel délai est acheminée une lettre recommandée en ligne ?
Afin de tirer pleinement profit de la lettre recommandée électronique qualifiée, il est important d’en connaitre le fonctionnement et les avantages.
Côté expéditeur, envoyer une LRE est semblable à l’envoi d’un e-mail :
La LRE AR24 s’inscrit dans un processus entièrement électronique, de l’envoi à la réception, en passant par l’acheminement.
Le délai d’acheminement de la LRE AR24 est inexistant.
Peu importe la date, l’heure, la situation géographique de l’expéditeur ou du destinataire, l’envoi d’un recommandé électronique se déroule toujours de la même manière. Etant 100% dématérialisé, le courrier voit son délai d’acheminement supprimé, car celui-ci est instantané.
Lors d’un envoi physique, depuis un bureau de poste, le délai d’acheminement de votre courrier peut prendre jusqu’à plusieurs jours. Celui-ci pouvant varier en fonction de la date d’envoi et de la destination (en France ou encore à l’étranger).
Les délais s’allongent donc inexorablement lors de l’envoi d’une LRAR.
Une fois l’acheminement effectif, l’expéditeur reçoit de son côté une preuve de dépôt et d’envoi dans les minutes qui suivent l’envoi ; cette preuve atteste que son courrier est bien parvenu dans la boite email du destinataire.
D’un point de vue juridique, la preuve de dépôt et d’envoi 100% électronique correspond à l’avis de passage du facteur (également appelé : preuve de première présentation d’une LRAR) ; la preuve de première présentation, ou l’avis de passage, sont fondamentales car, dans de nombreux cas d’usages, c’est à partir de la date apposée que les délais légaux commencent à courir.
Réduire le délai d’acheminement lors d’un envoi électronique permet également de faire courir immédiatement les délais légaux.
En effet, avec la lettre recommandée en ligne, vous recevez la preuve de dépôt et d’envoi immédiatement après l’acheminement. Dans les nombreux cas pour lesquels la preuve de première présentation fait courir les délais légaux, vous accélérez facilement vos procédures.
Supprimer le délai d’acheminement de vos communications par lettres recommandées vous permet en parallèle de gagner un temps précieux dans toutes vos procédures. Surtout lorsque la preuve de dépôt et d’envoi (ou preuve de première présentation) fait courir les délais légaux.
Avocats, syndics de copropriétés, notaires et professionnels de tous secteurs, la LRE vous offre toutes les garanties dans vos démarches administratives. N’attendez plus et commencez dès maintenant à dématérialiser vos envois recommandés électroniques qualifiés avec AR24.
Pour rappel, la lettre recommandée électronique qualifiée possède exactement la même valeur juridique que la LRAR traditionnelle ; tout en vous apportant les avantages du tout numérique et un engagement supplémentaire dans votre politique RSE.
Jeudi 25 juin, Docaposte prend une participation majoritaire dans AR24. Une acquisition stratégique pour Docaposte qui vient compléter sa gamme de produits et de services numériques de confiance proposés par la filiale du Groupe La Poste, à destination des entreprises et du secteur public. Cette association permettra notamment à la startup AR24 de continuer à développer le marché de la lettre recommandée électronique qualifiée tout en profitant du rayonnement du Groupe La Poste.
Filiale numérique du Groupe La Poste et Tiers de confiance, Docaposte accompagne les entreprises et le secteur public dans leur transformation.
En 2020, c’est avec plus de 6400 collaborateurs répartis sur près de 70 sites en France et à l’étranger, que Docaposte permet aux entreprises et aux administrations d’accélérer leur transformation avec une large gamme de solutions et services de confiance et des plateformes numériques ; la filiale accompagne les professionnels dans la digitalisation de leurs processus métier et parcours de relation clients, employés, fournisseurs et citoyens.
Plus d’informations sur www.docaposte.com
AR24 est le premier prestataire achemineur de lettre recommandée électroniques (LRE) à avoir obtenu la qualification eIDAS en France. Nombreux sont les professionnels qui lui font aujourd’hui confiance comme les notaires, les avocats, les syndics de copropriétés, les professionnels de l’immobilier, les services bancaires, etc.
AR24 est d’ailleurs l’unique acteur Français sur le marché de la dématérialisation du courrier recommandé, capable de proposer une solution d’identification universelle à distance.
En effet, pour accuser réception de votre courrier recommandé électronique, vous avez seulement besoin d’un ordinateur ou d’un smartphone équipé d’une connexion internet et d’une caméra.
« Grâce à l’intégration d’AR24, Docaposte poursuit son développement stratégique dans les services numériques de confiance dont l’utilité et la pertinence ont été renforcées par la période de confinement. Ce rapprochement ajoute une brique technologique innovante à la gamme des solutions digitales que nous proposons à nos clients, entreprises, collectivités et administration. » indique Olivier Vallet, Président directeur général de Docaposte, dans le communiqué de presse publié par le groupe en date du 25 juin 2020.
Du côté d’AR24, Guillaume de Malzac, cofondateur d’AR24, précise dans le même communiqué :
« Le rapprochement avec Docaposte est l’aboutissement logique des travaux que nous avons mené depuis 2016 pour mettre en œuvre la solution de référence de dématérialisation des recommandés en France. En faisant le choix de rejoindre Docaposte, nous allons accélérer notre développement sur le marché français et attaquer le marché européen. »
Les deux sociétés ont déjà entamé une collaboration en mai 2020, avec l’intégration de l’identification visuelle à distance de la LRE qualifiée d’AR24, dans le parcours de création en ligne de L’Identité Numérique La Poste.
AR24, sous l’aile de Docaposte, ambitionne de continuer à apporter son expertise et ses compétences sur le marché de la dématérialisation des courriers recommandés. D’ailleurs, d’autres projets sont encore à venir, avec l’émergence de nouveaux besoins en termes d’identifications et d’accélérations des flux et des procédures 100% numériques.
Les clients et les utilisateurs actuels et futurs de la lettre recommandée électronique AR24 ne verront pas de changements dans leurs habitudes. Les produits et les services restent les mêmes.
De plus, les équipes commerciales ainsi que les équipes clients AR24 continueront d’accompagner et de conseiller tous les futurs professionnels intéressés par la dématérialisation de leurs flux recommandés.
Il sera donc toujours possible d’implémenter l’API AR24 dans vos logiciels métier ou de continuer à utiliser le recommandé 100% électronique AR24 directement depuis votre espace personnel sur ar24.fr.
A long terme, ce partenariat permettra à AR24 de consolider sa position sur le marché de la lettre recommandée électronique tout en accompagnant un nombre croissant d’utilisateurs dans la dématérialisation de leurs démarches administratives et dans la simplification de leur quotidien.
Retrouvez ici le communiqué de presse du 25 juin 2020.
Il est parfaitement possible d’adresser une lettre recommandée électronique qualifiée (LRE) à un destinataire copropriétaire qui serait un professionnel / une entreprise. Sur le plan légal, la LRE possède la même valeur juridique que son équivalent papier la LRAR. Elle est aussi simple à utiliser qu’un e-mail. Afin de vous aider à y voir plus clair et pour vous permettre d’adopter les bons réflexes pour envoyer une LRE à un copropriétaire professionnel (une entreprise), retrouvez ci-dessous quelques informations pratiques.
Au même titre qu’une lettre recommandée papier, la LRE est reconnue par la loi française (Article L.100 du CPCE) et doit aujourd’hui répondre à la réglementation européenne eIDAS, et au Décret n° 2018-347 du 9 mai 2018 relatif à la lettre recommandée électronique entré en vigueur le 1er Janvier 2019 ; elle bénéficie d’une présomption de fiabilité et possède la même valeur juridique que son homologue papier.
Tout comme la lettre recommandée papier traditionnelle, la lettre recommandée électronique qualifiée vous permet de notifier une entreprise (ici votre copropriétaire professionnel) en toute sécurité et en toute légalité.
Toutes les situations dans lesquelles vous utiliseriez la lettre recommandée papier (LRAR) sont bonnes pour utiliser la lettre recommandée électronique qualifiée comme par exemple :
– Les convocations d’assemblées générales – Le procès-verbal d’AG – Les communications entre syndics et copropriétaires – Les notifications de travaux ou d’interventions d’un professionnels tiers dans la copropriété, – Etc.
Après accord du copropriétaire pro, vous pouvez lui faire parvenir tous vos documents suivis par lettre recommandée électronique eIDAS qualifiée.
– Aussi rapide à envoyer qu’un simple email, les délais légaux sont de fait raccourcis puisque la présentation au destinataire est consécutive à l’envoi. Celui-ci reçoit un avis de passage sous forme d’email et dispose de 15 jours pour accuser réception. Plus besoin de se préoccuper des délais lors des notifications entre professionnels, les envois sont instantanés.
– Elle est économique car son coût est 2 à 5 fois moindre que la lettre recommandée papier, car la LRE n’a pas de frais indirects (coût du papier, de l’encre, du stockage, de l’affranchissement, etc). La solution proposée par AR24 ne contient aucun frais caché.
– Ne nécessitant pas de papier, d’encre ou encore de transport, elle est plus écologique. En l’utilisant, l’entreprise améliore sa politique RSE et s’engage un peu plus dans la réduction de sa consommation carbone.
– La LRE d’AR24 donne la possibilité d’envoyer jusqu’à 256 Mo de pièces jointes, soit l’équivalent de plusieurs dizaines de milliers de pages au format électronique, mais aussi des photos, des vidéos, etc.
– Les services de LRE d’AR24 sont disponibles 24h/24, 7j/7. De quoi envoyer des notifications à tout moment lorsque vous devez tenir des délais serrés.
– Le contenu de vos envois de LRE est certifié par deux organismes indépendants, rendant impossible toute contestation en justice du contenu de vos notifications. Par ailleurs, vos envois sont parfaitement confidentiels. Ni l’achemineur AR24, ni personne d’autre que votre entreprise ou celle destinataire (après avoir accusé réception) n’a accès au contenu de vos recommandés électroniques.
– L’offre d’AR24 permet de conserver durant 10 ans les preuves, contenus et pièces jointes de vos LRE en toute sécurité et sans frais cachés. Le syndic expéditeur et les copropriétaires destinataires y ont accès.
– Avec AR24, vous bénéficiez d’un suivi de vos envois. Ainsi, vous recevez chaque semaine un compte rendu de vos LRE envoyées et en attente d’accusé-réception. Tandis que le destinataire reçoit de son côté des notifications de relance jusqu’à ce que la LRE soit considérée comme négligée s’il décidait de ne pas la réceptionner.
Par rapport à ce dernier point, une fois le recommandé envoyé, vous recevez la preuve de dépôt/envoi qui commence à faire courir les délais légaux dans des nombreux cas. Si l’entreprise destinatrice décidait de négliger sa LRE, inutile de lui faire parvenir un recommandé papier : la preuve de dépôt/envoi fait foi en ce qui concerne les convocations d’assemblée générale ou les notifications de PV d’AG.
Pour commencer, il vous faut créer un compte en ligne sur le site d’un prestataire d’acheminement qualifié tel qu’ AR24 et vous authentifier via des identifiants numériques que vous aurez également commandés auprès de votre prestataire AR24.
Ensuite, il suffit que vous prépariez en ligne, depuis votre espace personnel, votre courrier comme vous le feriez pour une version papier, en renseignant l’ensemble des informations demandées (nom, prénom, adresse mail, raison sociale). Pensez à télécharger les pièces jointes avant d’envoyer votre LRE à votre destinataire.
La facture détaillée présente pour chaque LRE : l’expéditeur, le destinataire, la date d’acheminement et les références si elles sont renseignées.
A noter qu’ AR24 permet l’envoi des LRE par équipe afin qu’un seul compte utilisateur soit en charge de la facturation globale pour toute la structure qu’il administre ; idéal si vous devez de votre côté vérifier les courriers avant qu’ils ne soient acheminés.
Enfin, en conformité avec l’article 42-1 de la Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, vous êtes tenus de demander le consentement de votre copropriétaire à être notifié par voie électronique, peu importe son statut (particulier ou professionnel).. N’hésitez pas à retrouver plus d’informations au sujet du gestionnaire de consentements d’AR24.
Avocats, professionnels du droit, et si nous vous disions que vous pouvez accélérer vos démarches administratives grâce à la lettre recommandée électronique ?
Simple à utiliser, la lettre recommandée électronique (eIDAS qualifiée) semble alors tout indiquée. Dotée de la même valeur légale que son homologue papier, elle est plus écologique, économique, rapide et plus sécurisée. On vous explique en détails en quoi cette alternative dématérialisée a de fortes chances d’améliorer votre vie professionnelle en facilitant et en sécurisant vos flux, même les plus sensibles.
Durant de nombreuses années, la lettre recommandée avec accusé réception (LRAR) version papier était la seule solution qui s’offrait à vous lorsque vous souhaitiez envoyer un courrier important, avec des garanties et un suivi.
Mais ça c’était avant que l’envoi recommandé électronique (ou ERE) fasse son apparition et obtienne une valeur légale dès 2011 en France. Mieux, depuis le 1er janvier 2019, c’est la LRE eIDAS qualifiée qui est devenue l’équivalent absolu de son pendant postal.
Ce type de lettre recommandée 100 % dématérialisée répond aux exigences du règlement européen eIDAS du 23 juillet 2014. Lequel a pour vocation de redonner confiance aux usagers dans les transactions électroniques au sein de l’Union européenne.
Le respect de la confidentialité des informations envoyées est évidemment extrêmement important, surtout en tant qu’avocat. C’est pourquoi la lettre recommandée électronique qualifiée a placé la sécurité de la transmission de vos données au cœur même de sa technologie.
De plus, grâce à l’horodatage vos envois sont qualifiés. Ce qui vous permet d’en prouver le contenu devant un tribunal en cas de litige.
L’expédition d’une lettre recommandée électronique eIDAS qualifiée est également soumise à une vérification réglementée de l’identité de l’expéditeur et du destinataire. Si vous êtes avocat vous pouvez vous identifier avec votre clé RPVA ou votre « certificat d’identification électronique ».
Enfin, la conservation – minimum d’un an d’un point de vue légal – des preuves et du contenu de vos LRE est effectué sur des serveurs parfaitement sûrs et sécurisés. AR24 offre une conservation gratuite d’une durée de 10 ans.
Lors de l’envoi d’une LRE vous réduisez votre consommation de papier ou d’encre tout en supprimant les délais d’acheminement. Résultat, ce courrier 100 % numérique se révèle plus écologique que la LRAR.
Idéal pour améliorer la politique RSE de votre cabinet d’avocats.
Pour les mêmes raisons, la LRE se montre particulièrement économique. Sans compter que la main d’œuvre liée au tri, au stockage, à l’acheminement est inexistante. Dépourvue de tous ces frais indirects, la LRE est 2 à 5 fois moins chère que la version papier.
Par ailleurs, si vous devez envoyer un dossier volumineux, la LRE vous permettra de réaliser des économies substantielles. En effet, avec AR24 notamment, vous pouvez transmettre jusqu’à 256 Mo de pièces jointes, soit plusieurs dizaines de milliers de pages électroniques.
D’ailleurs, vous n’êtes pas obligés de vous cantonner à des envois de documents ; vous pouvez également transmettre des photos ou des vidéos, etc.
Peu contraignante à mettre en place et facile d’utilisation, la lettre recommandée électronique a de quoi vous faire gagner un temps précieux, tout en conservant sa valeur juridique. Une fois inscrit sur le site du prestataire d’acheminement qualifié que vous aurez choisi, l’envoi d’une LRE est aussi simple et instantané que l’expédition d’un email.
En outre, vous pouvez profiter des services de la LRE 24h/24, 7j/7. Par conséquent, il vous est possible d’envoyer un courrier recommandé électronique à tout moment, peu importe ou vous vous trouvez. Votre destinataire est aussitôt notifié sur son adresse e-mail, qu’il se trouve en France ou à l’étranger.
De votre côté, vous recevrez quelques minutes plus tard les preuves de dépôt/envoi de votre courrier recommandé.
Professionnels du droit, avocats indépendants et cabinets internationaux, la lettre recommandée électronique qualifiée s’adapte parfaitement à vos besoins et vous permet en tout temps de réduire vos coûts tout en accélérant vos procédures.
Désormais reconnue par la législation française, autant que le recommandé avec accusé réception papier (LRAR), la lettre recommandée électronique ne cesse de faire parler d’elle. C’est notamment le cas dans le secteur de l’immobilier où ses nombreux avantages, pour les vendeurs comme pour les acheteurs, convainquent toujours plus, les professionnels soucieux de proposer des services plus pratiques et plus innovants.
Les envois 100% électroniques proposés par AR24 sont :
– L’Envoi Recommandé Electronique simple qui vous permet d’expédier en quelques clics, à n’importe quel moment et sans vérification d’identité, un courrier dématérialisé sur une adresse e-mail. Le tout en profitant d’un suivi jusqu’à réception par votre destinataire. Il n’est en aucun cas le strict équivalent d’un courrier recommandé avec AR.
– La Lettre Recommandée Electronique eIDAS, qui est le strict équivalent d’un courrier recommandé avec accusé de réception (LRAR) et bénéficie d’une présomption de fiabilité. Seul un prestataire qualifié par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI) rattaché au ministère de l’Intérieur – comme c’est le cas d’AR24 depuis 2018 – est en mesure d’acheminer une telle missive. Cette solution, qui implique qu’expéditeur et destinataire soient identifiés de façon sécurisée par le prestataire, est le strict équivalent juridique du courrier recommandé avec AR.
– Rapide : l’expédition d’une lettre recommandée électronique est aussi instantanée que l’envoi d’un email. La présentation au destinataire étant consécutive à l’envoi – que le destinataire soit en France ou à l’étranger – les délais légaux sont raccourcis.
– Economique : son coût est 2 à 5 fois moins cher que son équivalent postal. La raison ? Pas de frais indirects liés au prix du papier, de l’encre, du stockage, de la main d’œuvre, etc. Avec AR24, vous n’avez aucun frais caché, tout est compris dans un tarif unique.
– Plus écologique : ne nécessitant ni impression papier, ni encre, ni transport, elle est une alternative plus écologique. Un détail important pour accompagner la politique RSE des professionnels de l’immobilier toujours plus soucieux de l’environnement.
– Efficace : avec AR24, vous pouvez envoyer jusqu’à 256 Mo de pièces jointes. Ce qui correspond à plusieurs milliers de pages électroniques. Par ailleurs, vous recevez un compte-rendu hebdomadaire de vos LRE envoyées et en attente. De son côté, votre destinataire reçoit jusqu’à 4 notifications de relance durant les 15 jours qui suivent l’envoi, avant que la lettre soit considérée comme négligée.
– Disponible : les services d’AR24 étant accessibles 24h/24 et 7j/7, vous pouvez expédier des notifications quand bon vous semble. Un point particulièrement intéressant lorsqu’il vous faut tenir des délais précis.
– Fiable : vos envois – parfaitement confidentiels – sont horodatés par deux organismes, indépendants et qualifiés, sélectionnés par AR24. Résultat : vous bénéficiez de la preuve du contenu de votre LRE qualifiée.
– Sûre : alors que la loi impose une conservation d’un an minimum, AR24 permet de conserver pendant 10 ans les preuves, les contenus et les pièces jointes de vos lettres recommandées électroniques sur des serveurs sécurisés situés en France.
Si la transaction immobilière concerne une Vente en l’État Futur d’Achèvement (VEFA) – dont l’acte d’acquisition doit forcément être établi par un notaire, la LRE peut s’avérer particulièrement appropriée.
En effet, le contrat de réservation en VEFA doit être transmis par lettre recommandée avec AR au futur acheteur du bien, au moins un mois avant la date prévue pour la signature de la vente définitive.
Ce contrat doit obligatoirement mentionner plusieurs éléments importants tels que le prix prévisionnel, la date prévisionnelle de signature du contrat de vente chez le notaire, une date de livraison, et comprendre en annexe le projet de l’acte, la notice technique, un plan des lots vendus et la copie de tous les documents nécessaires à la conclusion de la vente.
L’impression et l’acheminement d’une telle quantité de documents représente un coût non négligeable, pour chaque transaction immobilière de ce type.
Avec la lettre recommandée électronique, vous pouvez transmettre par voie électronique la totalité de ces documents, à un prix fixe de 2.99€* HT. De son côté, l’acheteur en immobilier pourra accuser réception du contrat à tout moment, sans avoir à sortir de chez lui.
*Tarif en vigueur au 16 juillet 2020.
Reconnue légalement depuis 2011, la lettre recommandée électronique qualifiée est entrée dans les mœurs de nombreux syndics de copropriété. Il faut dire que ce courrier entièrement dématérialisé possède des avantages qui permettent d’améliorer significativement l’échange avec les propriétaires. Fiable, rapide, économique, on vous explique plus en détail les bienfaits de la LRE en matière de communication.
En 2011, l’État français a mis fin au monopole de la lettre recommandée papier avec accusé de réception en reconnaissant la valeur juridique de la lettre recommandée électronique qualifiée. Huit ans plus tard, c’est à la LRE eIDAS qualifiée d’être considérée comme le strict équivalent légal de son homologue papier, en France comme au sein de l’Union européenne. Un statut qui renforce encore sa force juridique.
Et pour cause : la LRE eIDAS 100 % numérique à valeur probante répond aux exigences du règlement européen du 23 juillet 2014. Lequel a pour ambition d’accroître la confiance des usagers dans les transactions électroniques. Résultat, l’envoi d’une LRE eIDAS qualifiée implique forcément :
– La vérification de l’identité des expéditeurs à un degré de confiance élevé et celle des destinataires à un niveau de confiance substantiel ;
– Un horodatage, qui permet de garantir la preuve du contenu de l’expédition à la réception ;
– La conservation durant un an minimum des contenus et preuves d’envoi, de réception, de refus, etc. par un prestataire de services de confiance qualifié.
Le niveau de sûreté de ce service numérique a l’avantage de rassurer sur la sécurité de la communication et ainsi d’assurer un échange optimal entre syndics et propriétaires.
A noter que, conformément à l’article L100 du Code des postes et des communications, chaque propriétaire peut accepter ou non de recevoir des notifications par lettre recommandée électronique. En effet, un syndic à l’obligation d’obtenir un consentement au préalable.
L’impact de la LRE sur les échanges entre syndics et propriétaires se fait également sentir en termes de temps gagné ! En effet, via l’interface du prestataire d’acheminement de votre choix, l’envoi d’une LRE est aussi simple et rapide à réaliser que l’expédition d’un simple mail. De même, la réception est quasi instantanée.
Par exemple, dans le cas d’une convocation des propriétaires à une assemblée générale de copropriété, les destinataires reçoivent la notification de réception aussitôt l’envoi effectué. Il n’y a aucun délai logistique, contrairement à la version papier. Ce qui permet d’accélérer et de fluidifier grandement les échanges.
En plus, l’envoi d’une LRE peut se faire à toute heure du jour et de la nuit puisque le service d’acheminement en ligne se fait 24h/24 et 7j/7. Il en va de même pour la réception. Les propriétaires destinataires peuvent facilement prendre connaissance de la lettre recommandée numérique quand ils le souhaitent sur leur ordinateur ou leur smartphone.
Enfin, grâce à une innovation mise au point spécialement par AR24, les destinataires peuvent s’identifier en quelques minutes à distance pour récupérer le contenu de la LRE.
La lettre recommandée électronique est une alternative économique au courrier recommandé papier. En effet, elle ne nécessite ni encre, ni papier, ni transport.
Par ailleurs, il n’y a pas non plus de surcoût lié à la quantité de documents envoyés. Chez AR24, vous pouvez transmettre jusqu’à 256 Mo de pièces jointes avec une LRE, soit des milliers de pages électroniques. Ainsi, avec des frais indirects éliminés, l’éventuel frein financier est levé. Il devient alors plus aisé de communiquer fréquemment en fonction de vos besoins.
Du côté des propriétaires, nulle nécessité d’imprimer les documents tels que les convocations aux AG de copropriété. De fait, le recommandé 100 % numérique se révèle également plus respectueux de l’environnement. Un point important à l’heure où la population est de plus en plus sensible au sort de la planète.
Vous voulez en savoir plus sur le fonctionnement de l’envoi de LRE, découvrez les offres et services d’AR24.
Lorsque vous envoyez vos communications suivies à une entreprise par le biais d’une lettre recommandée électronique vous bénéficiez d’un gain de temps et d’argent non négligeable.
Pour faire en sorte que votre destinataire soit correctement notifié et puisse accuser réception de la manière la plus aisée possible, et aussi pour que la protection juridique propre à la LRE vous soit garantie, nous vous donnons ici quelques recommandations simples à suivre lorsque vous souhaitez notifier une entreprise, ou un membre de la société, par LRE.
Si vous souhaitez envoyer une lettre recommandée électronique à une entreprise, mais que vous ne connaissez pas le nom et le prénom de la personne destinataire qui effectuera la procédure de réception, vous pouvez :
Exemple Email : contact.ar24@docaposte.fr Société : AR24
Toute personne ayant accès à l’adresse de réception pourra commencer la démarche de réception en soumettant un extrait KBIS ou le SIRET de l’entreprise.
Ensuite toute personne physique dont le nom apparaît sur l’extrait KBIS de l’entreprise pourra s’identifier pour accuser réception de votre courrier.
L’extrait KBIS contient des informations relatives au dirigeants de l’entreprise mais aussi aux divers administrateurs et aux éventuels commissaires aux comptes.
Si vous souhaitez notifier un salarié de l’entreprise dans le cadre de son activité au sein de l’entreprise, deux possibilités s’offrent à vous :
Exemple Email : marieleblanc@ar24.fr NOM : LEBLANC Prénom : Marie Société : AR24
Exemple Email : contact.ar24@docaposte.fr NOM : LEBLANC Prénom : Marie Société : AR24
Dans ces deux cas de figure seul le destinataire dont vous avez renseigné le NOM et prénom pourra accuser réception du courrier recommandé, pour le compte de l’entreprise. Le destinataire accédera directement au procédé d’identification visuelle à distance pour faire vérifier son identité ; la présentation du KBIS ou du numéro de SIRET ne sera donc pas nécessaire.
Si vous connaissez les noms et prénoms de la personne qui pourra réceptionner votre courrier (et éventuellement son email professionnel privé), nous vous suggérons de privilégier ce mode de fonctionnement. Dans les deux cas n’oubliez pas de cocher la case attribuant à votre destinataire un statut de professionnel.
Lorsque vous êtes employeur et que vous souhaitez notifier un salarié de votre propre entreprise dans le cadre de votre relation de travail, vous vous adressez à lui en tant que non-professionnel.
Dans ce cas de figure il est donc nécessaire de recueillir son accord à être notifié par lettre recommandée électronique qualifiée, même si vous le notifiez sur son adresse professionnelle. L’obtention de l’accord préalable d’un destinataire particulier est une étape indispensable d’un point de vue juridique (au regard de l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques) ; elle doit précéder l’envoi de LRE et vous permet de bénéficier de la protection juridique que la LRE garantit.
Vous êtes syndic de copropriété, gestionnaire de biens ou promoteur ? Depuis quelque temps, la lettre recommandée électronique (LRE) a su faire valoir ses atouts auprès des professionnels de l’immobilier, toujours plus nombreux à l’utiliser. En effet, cette alternative 100 % numérique et parfaitement légale est sécurisée, économique, facile d’accès et rapide. Si vous aussi, vous êtes tenté de l’adopter, on vous détaille en quoi elle peut vraiment vous être utile.
La lettre recommandée électronique bénéficie exactement du même statut légal que son homologue papier. Ainsi, vous pouvez utiliser comme bon vous semble cette alternative 100 % numérique pour envoyer vos courriers sensibles en tant que professionnel de l’immobilier.
Par ailleurs, la LRE est l’assurance de profiter d’un service sûr et sécurisé. De fait, ce recommandé numérique est soumis à des règles strictes. Parmi elles, l’horodatage qui permet d’envoyer du contenu – en toute confidentialité – de façon certifiée. Cette contremarque de temps érigée par la loi assure ainsi la valeur probante de la datation d’une action et vous permet un suivi précis en temps réel de l’acheminement de votre courrier.
De même, la lettre recommandée électronique garantit l’identité de l’émetteur et du destinataire. Selon le règlement européen eIDAS du 23 juillet 2014, le prestataire d’acheminement doit en effet les vérifier avec le plus grand soin dans le cas de l’envoi d’une LRE eIDAS.
Enfin, la conservation d’un an minimum, comme le stipule la loi, est assuré sur des serveurs parfaitement sécurisés.
Il va sans dire que les courriers en recommandé dans le secteur de l’immobilier peuvent être volumineux. Comme dans le cadre de transactions immobilières tel qu’un achat en VEFA. Effectivement, le contenu – conforme au contrat de réservation – doit alors comprendre le projet de l’acte, un plan des lots vendus, la notice technique ainsi que la copie des documents nécessaires à la conclusion de la vente. Résultat : des centaines de pages à expédier.
La LRE offre la possibilité d’envoyer d’importantes quantités de documents (jusqu’à 256 Mo de pièces jointes avec AR24, soit des milliers de pages électroniques). Le tout à moindre coût (2 à 5 fois moins cher que lettre recommandée papier avec AR24), en évitant les frais indirects liés au prix du papier, de l’encre, du stockage, de la main d’œuvre, etc. En plus, elle est écologique.
Les acteurs de l’immobilier sont régulièrement soumis à un certain nombre de délais légaux dans le cadre de la relation contractuelle qui les unis à leurs clients et leurs partenaires. C’est notamment le cas pour une mise en demeure, la convocation d’une assemblée générale de copropriété ou bien encore la vente d’un bien.
La lettre recommandée électronique apparaît alors comme la solution appropriée. Son expédition est en effet aussi instantanée que pour un simple courriel. Sans compter que les délais légaux sont raccourcis puisque la présentation au destinataire est immédiatement consécutive à son envoi. Ceci, que vous ou lui vous trouviez en France ou à l’étranger.
Pour couronner le tout, il vous est possible d’envoyer une LRE et de notifier votre destinataire chaque jour de l’année et à toute heure. Les services d’AR24 sont disponibles 24h/24 et 7j/7. Un avantage certain lorsqu’il faut tenir des délais serrés.
Devenue une norme dans l’immobilier, la lettre recommandée électronique offre de nombreux services parfaitement adaptés aux besoins des professionnels du secteur. Si vous aussi vous souhaitez adopter cette alternative numérique, découvrez les offres d’AR24.
L’Identité Numérique La Poste est une clé numérique universelle qui permet à son utilisateur de s’identifier et de s’authentifier de manière sécurisée à plus de 700 services en ligne qui vont du renouvellement de sa carte grise au suivi de remboursement de l’Assurance Maladie, en passant par la gestion de ses impôts. L’Identité Numérique La Poste permet donc de gagner du temps dans de nombreuses démarches administratives mais aussi de se protéger de l’usurpation d’identité.
L’Identité Numérique La Poste a été attestée conforme en France au niveau de garantie substantiel du règlement européen eIDAS par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI).
Une étape essentielle dans le parcours de création de son Identité Numérique La Poste est la vérification de l’identité de l’utilisateur. Initialement, la vérification était effectuée uniquement en face à face par un facteur à domicile ou en bureau de poste.
Avec le confinement et l’application des mesures barrières, La Poste a dû suspendre temporairement la procédure de vérification d’identité en face à face. Cette modalité reprendra dans les semaines à venir avec le retour progressif à la normal.
Alors, quelle alternative à la vérification d’identité en face à face qui soit à la fois compatible avec les contraintes de distanciation physique et permette de conserver le niveau de garantie substantiel de L’Identité Numérique La Poste ?
La Poste a décidé de proposer un nouveau parcours 100% digital de création d’une Identité Numérique intégrant le service de lettre recommandée électronique qualifiée eIDAS AR24.
Toute personne majeure possédant une pièce d’identité française en cours de validité et un smartphone peut créer gratuitement son Identité Numérique La Poste sur le site : https://lidentitenumerique.laposte.fr/
Comment se déroule le parcours de création 100% digital ?
Ainsi, grâce au procédé d’identification visuelle à distance et à la LRE eIDAS AR24, les utilisateurs de L’Identité Numérique La Poste peuvent finaliser la création de leur identité électronique de niveau de garantie substantiel sur leur smartphone.
Avec L’Identité Numérique La Poste, solution recommandée par l’État, accéder aux services administratifs, bancaires, de santé et postaux en ligne devient simple, rapide et sécurisé.
Pour créer la vôtre, rendez-vous sur : https://lidentitenumerique.laposte.fr/
La législation française avait reconnu la légalité contractuelle de la lettre recommandée électronique (LRE). Une évolution majeure du cadre législatif européen a mené à une sécurisation de la LRE qui, depuis 2019, peut être définie comme telle uniquement si elle répond à plusieurs critères légaux et si elle est acheminée par un prestataire de services de confiance qualifié. Dans ce cadre, pas étonnant qu’un nombre toujours plus important de professionnels, se laissent séduire. Les professionnels du droits, tels que les avocats doivent-ils l’utiliser ? Valeur juridique, garanties de sécurité, modalités : on vous en dit plus sur cette alternative accessible à tous !
La valeur légale de la LRE, qui permet d’expédier un courrier en quelques clics par Internet sur une adresse mail, est reconnue par l’État français depuis 2011.
Le 1er janvier 2019, selon l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques, la LRE eIDAS qualifiée est devenue le strict pendant 100 % numérique du recommandé papier avec accusé réception. Conforme à un règlement européen dont l’objectif est de booster la confiance des usagers dans les transactions électroniques de l’UE, cette solution s’inscrit dans un cadre juridique bien précis, reconnu à l’échelle française et européenne.
Toutefois, pour être certain de demeurer dans les clous de la loi et expédier vos lettres recommandées électroniques en toute conformité et sécurité, il faut que vous fassiez appel aux services d’un prestataire d’acheminement qualifié et certifié comme AR24.
Pourquoi ? Car seul un tel prestataire est en mesure de vous garantir des services répondant à la réglementation avec :
– l’horodatage, une contremarque de temps définie par la loi qui assure la valeur probante de la datation d’une action (expédition et réception).
– la vérification d’identité de l’expéditeur et du destinataire, conformément au règlement eIDAS qui instaure un cadre législatif unique pour l’ensemble des pays de l’Union européenne concernant l’identification électronique.
– la conservation durant un an minimum des preuves et contenus de vos lettres recommandées électroniques.
A noter que le consentement préalable du destinataire est requis si celui-ci n’est pas un professionnel, conformément à l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques.
La praticité, l’efficacité et la fiabilité de la lettre recommandée électronique répondent particulièrement aux besoins des notaires et clercs de notaires, des avocats, des juristes, des syndics de copropriété, des entreprises et des prestataires informatiques. Autant de domaines d’activités qui se servent de plus en plus de cette nouvelle alternative 100% légale et sécurisée.
Pour autant, quiconque est intéressé par les avantages de la LRE peut parfaitement en envoyer à tout moment, comme bon lui semble. En effet, ses services s’adressent à tous les secteurs du droit et de la vie courante.
Elle peut ainsi facilement et en toute sécurité être utilisée par des professionnels comme des particuliers. Il faudra bien entendu respecter les différentes étapes de la procédure.
1. Pour commencer, il vous faut créer un compte en ligne sur le site internet du prestataire d’acheminement de votre choix (AR24, par exemple). Pour cela, commandez vos identifiants numériques auprès de votre prestataire avant la date d’envoi de votre LRE eIDAS (ou utilisez votre clé RPVA ou RGS** si vous en possédez une).
Si vous contactez un particulier, la loi vous impose d’obtenir son consentement de manière expresse avant l’envoi de votre courrier recommandé électronique. Dans le cas d’un destinataire professionnel, vous n’avez pas à recueillir son consentement.
2. Grâce à vos identifiants, connectez-vous et authentifiez-vous à la plateforme en ligne de votre prestataire. Indiquez les informations demandées (nom, prénom, adresse mail, etc) relatives au(x) destinataire(s) à qui vous désirez envoyer votre LRE.
Rédigez le corps de votre courrier. Pensez aussi à télécharger les potentielles pièces jointes, et envoyez.
3. Votre destinataire reçoit une notification pour le prévenir qu’un courrier lui est adressé. L’identité de l’expéditeur ne lui est pas révélée. Il peut alors choisir d’accepter ou refuser la LRE dans un délai de 15 jours. S’il ne fait rien, votre courrier sera considéré comme négligé, et une preuve de négligence vous sera envoyée. Dans les cas où les délais légaux courent à partir de la preuve de première présentation, avec la LRE ils courront immédiatement, c’est à dire à partir de l’envoi du courrier recommandé électronique (preuve de dépôt et d’envoi).
4. Le paiement pour les frais d’acheminement se fait en ligne par prélèvement automatique SEPA ou carte bancaire. La facture indique l’expéditeur, le destinataire, la date d’envoi et les références si elles sont renseignées.
La LRE eIDAS est donc une très bonne alternative dans le cadre des contentieux traités par les avocats.
Comme l’exige la loi, chaque assemblée générale de copropriété se conclut par la rédaction d’un procès-verbal par le syndic. Si l’envoi de la notification de ce compte rendu aux copropriétaires n’est pas forcément nécessaire la plupart du temps, il est toutefois obligatoire dans certains cas, comme lorsque ceux-ci sont opposants ou défaillants. Il doit bien entendu être envoyé par LRAR ou par courrier recommandé électronique.
Le PV d’assemblée générale de copropriété, rédigé par le syndic, a pour but de résumer les décisions adoptées au cours de la réunion entre les copropriétaires. Il doit indiquer :
– Le résultat du vote sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour de l’AG, – Le nom des copropriétaires qui se sont opposés ou abstenus à une décision et leur nombre de voix, – Les réserves des copropriétaires opposants sur la régularité des décisions, – Les incidents techniques ayant empêché un participant qui a eu recours à un moyen de communication électronique (visio ou audioconférence notamment) de faire connaître son vote, – L’indication du mandat de vote distribué par le président du conseil syndical ou de séance de l’AG en cas de mandat de vote donné par un copropriétaire sans indication de l’identité du mandataire.
Paraphés par le président de l’assemblée, le secrétaire et le ou les scrutateurs, les procès-verbaux sont inscrits dans un registre tenu par le syndic de copropriété. A noter que ce registre peut être créé au format électronique. La feuille de présence, les PV et les signatures peuvent alors aussi être réalisés de façon numérique.
L’envoi du PV aux copropriétaires n’est pas systématique, car la loi ne l’impose pas. Cela étant, dans tous les cas, le syndic doit pouvoir en adresser une copie ou un extrait à tout copropriétaire qui en fait la demande.
Si un syndic n’est pas tenu d’envoyer une notification du PV d’assemblée générale aux propriétaires participants, il existe néanmoins des exceptions.
Ainsi, le décret du 17 mars 1967 exige qu’une telle notification soit expédiée par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou lettre recommandée électronique qualifiée (LRE) – lorsque les intéressés ont donné leur consentement au préalable – aux copropriétaires opposants et aux copropriétaires défaillants (ceux qui n’étaient ni présents, ni représentés à l’assemblée générale).
Depuis la loi ELAN du 23 novembre 2018, il est impératif que cette notification soit envoyée dans une délai d’un mois maximum suivant l’organisation de l’assemblée générale. La commission relative à la copropriété conseille même que cela soit fait le plus rapidement possible, afin que le délai de recours contre la décision prenne effet au plus vite.
Car, suite à la notification du procès-verbal, les copropriétaires opposants ou défaillants ont un mois pour contester la décision devant le tribunal. En revanche, si celle-ci s’avère irrégulière, la décision contestée pourra l’être dans un délai de 5 ans.
Par ailleurs, le recours en contestation d’une décision d’AG doit obligatoirement être engagé dans un délai de 2 mois à compter de sa notification.
Dans de telles circonstances, la lettre recommandée électronique paraît toute indiquée pour expédier la notification du procès-verbal d’assemblée générale aux copropriétaires opposants ou défaillants. La raison ? Elle apporte des garanties de sécurité supplémentaires par rapport à son homologue papier. Par exemple, l’horodatage assure la preuve du contenu de l’envoi à la réception de votre recommandé. De même, le contenu, les pièces jointes et les preuves sont conservés sur des serveurs sécurisés durant 10 ans avec AR24.
Surtout, la lettre recommandée électronique vous permet de gagner du temps. Vous pouvez en effet l’expédier depuis votre ordinateur, tablette ou smartphone, à tout moment de l’année, de la journée et de la nuit, aussi facilement qu’un simple e-mail. En plus, dans ce cas d’usage, les délais légaux courent directement après l’envoi de la LRE. Une option idéale lorsqu’il s’agit de tenir des timing imposés et serrés.
Vous souhaitez en savoir davantage sur le fonctionnement et les avantages de la LRE ? Découvrez sans plus attendre les offres et services d’AR24.
Comment savoir si le courrier recommandé électronique que vous songez à utiliser est juridiquement équivalent à un courrier recommandé papier (LRAR) ?
Dans cet article vous retrouverez les principaux aspects légaux qui caractérisent la lettre recommandée électronique qualifiée (LRE).
Avant de notifier votre destinataire particulier par courrier recommandé électronique vous devez obtenir le consentement exprès de votre destinataire non professionnel à recevoir des envois recommandés à une adresse email précise (article L100 du Code des postes et des communications électroniques). L’obtention du consentement du destinataire non professionnel est une étape indispensable qui doit précéder vos envois de LRE.
En fonction de votre métier et de votre relation avec le destinataire vous pouvez obtenir son consentement de plusieurs manières :
Nous vous suggérons de prévenir aussi vos destinataires professionnels que vous allez recourir à la lettre recommandée électronique pour vos communications avec eux ; toutefois leur consentement n’est pas indispensable pour les notifier par LRE.
Si vous souhaitez qu’ AR24 demande le consentement de vos destinataires non professionnels pour vous, nous vous invitons à découvrir notre gestionnaire de consentements.
Pour être certain de recourir à un envoi dématérialisé qui soit 100% équivalent à la LRAR d’un point de vue juridique, il vous faut avant tout vous assurer de recourir aux services d’un prestataire de confiance qualifié eIDAS.
Depuis le mois de janvier 2019 seulement un prestataire de confiance qualifié peut acheminer des courriers recommandés électroniques strictement équivalents aux lettres recommandées papier acheminées par voie postale (LRAR).
Il existe encore à ce jour des prestataires achemineurs de courriers recommandés dématérialisés qui ne possèdent pas de qualification eIDAS. Recourir aux services de l’un de ces prestataires signifie qu’en cas de contentieux, la partie adverse pourra discuter la valeur juridique de votre courrier recommandé électronique et ce, à bon escient.
C’est seulement en passant par un prestataire de confiance qualifié eIDAS et en choisissant d’envoyer une lettre recommandée électronique qualifiée, que vous serez complètement sûr d’utiliser le strict équivalent d’une LRAR, et à ce moment là vous bénéficierez de toute la protection juridique que ce type d’envoi apporte.
Les articles 53-1 et suivants du Code des postes et des communication électroniques indiquent les exigences de conformité requises pour la lettre recommandée électronique ; nous en citons deux ici.
Afin de pouvoir envoyer une LRE qualifiée, l’expéditeur doit faire vérifier son identité avec un degré de confiance élevé.
Pour cela plusieurs solutions s’offrent à l’expéditeur : utiliser une clé RGS** (clé RPVA, clé REAL etc.) ou commander un moyen d’identification qui lui sera remis par voie postale.
Le destinataire devra également faire vérifier son identité, même si dans son cas un degré substantiel de confiance est suffisant (article R. 53-1 du Code des postes et des communications électroniques).
AR24 permet à tout destinataire (particulier ou professionnel) de s’identifier et d’accuser-réception de son courrier recommandé 100% à distance.
Si le prestataire achemineur ne demande pas à l’une des deux parties de s’identifier, l’envoi en question n’est pas qualifié ; sa valeur juridique est donc susceptible d’être remise en cause.
Un des atouts majeurs du courrier recommandé électronique est la mise à disposition immédiate des preuves. En effet le prestataire qualifié a l’obligation de transmettre à l’expéditeur du courrier, de manière efficace et rapide, des preuves dématérialisées qui attestent de :
ou
La preuve de dépôt et d’envoi est transmise à l’adresse email de l’expéditeur dans les minutes qui suivent son envoi électronique. L’immédiateté de cette transmission se révèle particulièrement intéressante pour l’expéditeur. Cette preuve correspond en effet à la « preuve de première présentation » postale et c’est à partir de sa datation – assurée par un horodatage qualifié – que des nombreux délais légaux commencent à courir.
L’expéditeur bénéficie ainsi d’un gain de temps remarquable donné par l’absence de délais d’acheminement de la LRE et par la transmission immédiate de cette preuve.
L’article 53-2 du CPCE détaille tous les éléments qui doivent figurer sur cette preuve.
Cette preuve, ainsi que les autres, doivent être conservées par le prestataire de confiance pendant au moins un an. Pour en savoir plus, retrouvez notre article dédié aux preuves AR24.
Nombre de syndics se sont d’ores et déjà emparés de la lettre recommandée électronique pour transmettre les convocations aux assemblées générales de copropriété. Économique, rapide, fiable, sécurisée, écologique, ses atouts ont effectivement de quoi séduire. Mais pour que votre démarche numérique soit bien valide, encore faut-il suivre avec précaution les modalités d’usage. Découvrez notre tour d’horizon des subtilités pour que votre utilisation de la LRE se passe aussi sereinement que possible.
En France, la lettre recommandée électronique (LRE) est reconnue comme étant parfaitement légale depuis 2011 pour la formation et l’exécution de contrats.
C’est toutefois avec la loi ALUR du 24 mars 2014, complétée par le décret n°2015-1325 du 21 octobre 2015 – relatif à la dématérialisation des notifications et des mises en demeure concernant les immeubles soumis au statut de la copropriété des immeubles bâtis – que la LRE peut faire son entrée dans les communications entre Syndics et copropriétés.
Dès lors, les syndics sont autorisés à convoquer les assemblées générales de copropriété par voie 100 % numérique.
En tant que syndic, pour que vous puissiez expédier en toute légalité une convocation à une assemblée générale de copropriété par lettre recommandée électronique, l’accord préalable des copropriétaires particuliers est obligatoire.
Pour obtenir cette autorisation, trois choix s’offrent à vous :
– soit le copropriétaire vous accorde son consentement durant une assemblée générale,
– soit le copropriétaire vous adresse son accord par écrit à une date exacte (signature de contrat, lettre recommandée, etc.),
– enfin, vous pouvez également utiliser le module de recueil de consentements proposé par AR24.
Vous devez ensuite consigner le consentement de chaque copropriétaire et l’inscrire au registre du procès-verbal des séances d’assemblée générale de copropriété.
Dès lors, vous serez autorisé à convoquer par LRE les copropriétaires qui ont accepté ce procédé. A noter que ce consentement n’est pas irrévocable. En effet, à tout moment, un copropriétaire est en droit de notifier au syndic par LRAR ou lettre recommandée électronique qualifiée son souhait de ne plus accepter les LRE (article 64-2 du décret du 17 mars 1967). Ce choix prend alors effet dès le lendemain de la réception par le syndic du courrier recommandé.
Par ailleurs, les copropriétaires n’ont aucunement l’obligation d’accepter cette dématérialisation. Dans le cas d’un ou plusieurs refus, vous devrez convoquer les concernés par lettre recommandée avec accusé réception par voie postale – vous pourrez utiliser la LR papier proposée par AR24.
Tout d’abord, l’envoi d’une convocation aux assemblées générales de copropriété par voie 100 % numérique doit impérativement respecter le délai légal qui s’applique au recommandé papier. Ainsi, les copropriétaires doivent réceptionner leur convocation à l’assemblé générale au moins 21 jours ouvrés avant la date de celle-ci.
Les convocations par lettre recommandée électronique se font en trois étapes :
– le syndic de copropriété envoie la convocation aux copropriétaires dans un espace électronique sécurisé ouvert auprès d’un prestataire d’acheminement qualifié, comme AR24 par exemple.
– Le prestataire d’acheminement avertit le copropriétaire via une notification qu’il va recevoir une LRE. Il pourra alors l’accepter, la refuser ou la négliger.
– Le copropriétaire a dès lors 15 jours pour accepter et télécharger le courrier électronique (Décret n°2018-347 du 9 mai 2018 – art. 2).
Au final, si le copropriétaire refuse sa lettre recommandée électronique de convocation d’AG (ou l’ignore / la néglige) dans le délai de 15 jours qui lui est imparti pour l’accepter ou non, le syndic de copropriété n’a pas besoin de renvoyer un courrier recommandé électronique supplémentaire. C’est la preuve de première présentation qui fait foi.
Vous n’avez donc pas besoin de doubler l’envoi électronique par un autre courrier recommandé (LRAR ou LRE).
La lettre recommandée électronique devra idéalement être envoyée au moins 22 jours avant la date de l’assemblée générale de copropriété afin d’être certain de convoquer le copropriétaire dans le délai légal de 21 jours.
A retenir que si un copropriétaire n’est pas convoqué dans le bon respect des démarches à suivre, il est en droit de demander l’annulation de l’assemblée générale.
Lorsque plusieurs personnes sont propriétaires collectivement d’un même bien immobilier, on dit qu’elles sont en indivision. C’est souvent ce qui arrive dans le cadre d’une succession, d’une donation, d’un achat en couple, lors d’un divorce, etc. En tant que Syndics, vous connaissez bien ce genre de situation. L’indivision peut être conventionnelle ou légale. Dans les deux cas, cette situation peut comporter certains risques. On vous en dit davantage afin de pouvoir prendre vos précautions et pour contacter les coindivisaires par lettre recommandée en toute légalité.
L’indivision est une situation juridique dans laquelle plusieurs individus détiennent collectivement un ou plusieurs biens immobiliers et exercent les mêmes droits, à quotes-parts égales ou inégales, sur la totalité de ceux-ci. Sans pour autant que leurs parts respectives ne soient matériellement identifiables.
Ce cas de figure, reposant sur le Code civil, peut résulter de l’achat d’un bien dans le cadre d’un Pacs ou d’un mariage, mais aussi être la conséquence d’un divorce, d’une donation ou d’un héritage suite à un décès, etc.
En tant que Syndics de copropriété, et dans la situation dans laquelle vous devez contacter par recommandé une indivision, vous devrez envoyer une lettre recommandée à chaque individu. En effet, un individu ne peut pas accuser réception du courrier recommandé d’un autre ; même dans le cadre d’une indivision.
Pensez à la lettre recommandée électronique eIDAS qualifiée pour les contacter. Elle est strictement équivalente à la LRAR papier tout en étant bien moins onéreuse.
L’indivision et la copropriété sont deux notions juridiques strictement différentes. Cette dernière désignant l’organisation d’un immeuble dont la propriété – divisée en lots – est répartie entre plusieurs personnes.
Cela étant, le régime de l’indivision peut entrer dans les principes de la copropriété.
Un lot de copropriété peut être acquis en indivision suite à une donation ou une succession. Dans ce cas, sa gestion peut poser certains problèmes pour les héritiers qui ont tous les mêmes droits sur le lot, alors même que les instances de la copropriété ont besoin d’un seul et unique interlocuteur pour assister aux assemblées générales. Un mandataire commun peut alors être désigné pour représenter l’ensemble des indivisaires.
L’indivision comprend des contraintes. La principale d’entre elles étant l’unanimité exigée pour les prises de décisions les plus importantes. Ce qui en cas de désaccord peut entraîner des situations de blocage.
Par exemple, selon l’article 815 du Code civil, « nul ne peut être contraint à demeurer dans l’indivision ». Si l’un des coindivisaires désire donc vendre sa quote-part, il en a le droit. Il doit alors proposer aux autres indivisaires de racheter sa part. S’il propose ce rachat à un tiers, il doit en informer tous les membres de l’indivision par acte extra-judiciaire. Après notification, les tiers ont alors un droit de préemption et disposent d’un délai d’un mois pour répondre à l’offre de vente.
De même la vente d’un bien indivis dans sa totalité nécessite l’accord de tous les indivisaires qui doivent décider du prix de vente et de la règle de partage. Lorsque la vente d’un bien indivis est bloquée par l’un des indivisaires, l’autorisation de vendre peut être demandée au tribunal de grande instance.
En outre, dans le cadre d’un achat, les indivisaires doivent chacun régler les dettes de l’indivision (impôts ou travaux sur le logement par exemple), à proportion de sa quote-part. Il est donc essentiel de bien évaluer les risques de mésentente avant de vous lancer dans une telle démarche.
Pour éviter au maximum tout risque, le mieux est de signer une convention d’indivision. Laquelle doit lister les biens indivis et préciser les droits de chaque indivisaire.
Lorsqu’elle s’applique à un bien immobilier, elle doit obligatoirement être rédigée par un notaire et faire l’objet d’une publication au Service de publicité foncière.
Son but est d’organiser la bonne gestion de l’indivision et de fixer les règles à respecter par les coindivisaires. Elle doit notamment indiquer les conditions d’attribution des parts si l’un des ex-conjoints décède, les modalités de partage des frais d’indivision ou encore faire part de la nomination d’un gérant pour la prise en main de l’indivision.
La convention d’indivision peut ensuite être transmise par un notaire aux différentes personnes concernées, par lettre recommandée électronique eIDAS en parfaite conformité avec la législation. Pour en savoir plus sur comment notifier correctement vos coindivisaires via lettre recommandée électronique eIDAS, découvrez notre article de blog dédié.
Alors qu’il venait de reprendre sa production, le site automobile de Renault-Sandouville est obligé de suspendre à nouveau son activité dès le 11 mai, suite à une décision du tribunal du Havre, saisi par la CGT.
Dans l’ordonnance, la CGT dénonce des problèmes de forme, argumentant que certains courriels de convocation aux CSE de l’entreprise n’auraient pas été reçus par plusieurs membres du CSE, ce qui en compromet la régularité.
« […]un comité social et économique d’établissement (CSE) s’est tenu le 23 avril 2020. En raison de la pandémie et des problèmes de livraison de courrier, il a été convoqué par l’entreprise par voie électronique. Cela n’est pas n’interdit par le Code du travail, comme relève le tribunal judiciaire.
Cependant, la CGT estime que la procédure n’a pas été « régulière ». Le syndicat « verse aux débats des attestations de plusieurs membres du CSE qui affirment ne pas avoir eu connaissance de l’existence d’une adresse mail professionnelle à leur nom ou ne pas y avoir eu accès depuis leur domicile, de sorte que leur convocation ne leur pas été remise de manière effective ». Le tribunal en déduit que la convocation est « irrégulière ». »
A noter que la décision de justice « porte principalement sur des modalités de présentation de l’ensemble des mesures de prévention aux institutions représentatives du personnel et ne remet pas en cause le référentiel sanitaire défini par Renault ». 1
En synthèse, le tribunal du Havre sanctionne dans ce cas le groupe Renault pour un vice de forme. Les salariés ayant été informé du CSE via email : « la procédure n’a pas été régulière ».
En effet la convocation aux CSE doit être envoyée par écrit et individuellement aux membres (Soc. 25 nov. 2015, no 14-16.067) et doit être accompagnée d’un ordre du jour, qui est régi par des règles spécifiques.
Aurait-il suffit de transmettre d’une autre manière les convocations au CSE pour éviter au groupe automobile toute sanction ?
Ce qui est certain, c’est que des moyens bien plus efficaces que la simple notification par email existent à ce jour ; et ils existent spécifiquement pour éviter ce type de situation.
Ce cas pratique est la concrétisation du pourquoi le recours à la lettre recommandée électronique eIDAS est à préconiser en alternative à la LRAR classique.
Strictement équivalente à la LRAR d’un point de vue juridique (article L100 du CPCE) – la LRE fournit à son expéditeur toute la protection juridique nécessaire en cas de contentieux.
Seul point de vigilance : avoir obtenu le consentement exprès du destinataire particulier à être notifié à une adresse email spécifique.
La lettre recommandée électronique qualifiée garantit :
Si ces preuves ont l’avantage d’être dématérialisées, elles trouvent une équivalence dans la procédure d’envoi recommandé sous forme papier (LRAR). Or, on ne peut pas dire la même chose de la preuve du contenu.
Seul la LRE fournit à l’expéditeur la preuve du contenu envoyé. “Apporter la preuve” du contenu signifie pouvoir produire en justice le contenu même de la lettre recommandée et cela peut se révéler fondamental en cas de contentieux. Avec la LRE l’expéditeur aura à disposition le contenu, les preuves et les pièces jointes de la LRE envoyée, directement sur son compte AR24 pendant 10 ans. Le contenu même de la LRE étant certifié par un horodatage qualifié, il est présumé exacte et intègre, et donc « immuable » selon l’article 41 du Règlement eIDAS.
Avec la LRE vous vous prémunissez au mieux de tout risque de contentieux, avec des garanties juridiques égales, voir supérieures, à celles de la LRAR.
1 Source : https://www.lepoint.fr/economie/covid-19-la-cgt-parvient-a-faire-fermer-l-usine-renault-de-sandouville-08-05-2020-2374682_28.php
Depuis l’adoption de la loi ALUR le 24 mars 2014 le quotidien des copropriétés a été modifié et leur a permis d’entrer dans l’ère du « tout numérique ». En effet, dorénavant, elle permet entre autres la dématérialisation des convocations aux assemblées générales des copropriétaires. Une véritable alternative qui peut s’avérer pratique, d’autant plus que les lettres recommandées électroniques eIDAS qualifiées ont strictement la même valeur juridique que leur équivalent papier, la LRAR.
Depuis le 24 octobre 2015, un syndic de copropriété a la possibilité de convoquer ses copropriétaires à l’assemblée générale ; il peut aussi adresser les procès-verbaux aux copropriétaires par voie 100 % électronique.
Toutefois, il doit au préalable recueillir le consentement de ses copropriétaires, indiquant qu’ils acceptent de recevoir toute notification recommandée par voie dématérialisée.
Les convocations par lettre recommandée électronique se font en trois temps :
Si le copropriétaire refuse sa LRE ou l’ignore dans le délai de 15 jours qui lui est imparti pour l’accepter ou non, le syndic de copropriété n’a pas besoin de renvoyer un courrier recommandé électronique. C’est la preuve de première présentation qui fait foi.
Et à ce stade, il est important de préciser une chose : le passage au tout numérique ne modifie en aucun cas le délai légal de 21 jours s’appliquant au courrier recommandé (papier ou électronique). Ainsi, le syndic de copropriété a toujours l’obligation de respecter un délai de 21 jours minimum entre le lendemain de l’envoi de la convocation aux copropriétaires et la date de l’assemblée générale. Précisons aussi que lorsqu’on recourt à la LRAR il faut compter 21 jours ouvrés, alors qu’avec la lettre recommandée électronique il faut compter 21 jours calendriers (les jours chômés et fériés sont donc pris en compte). Vous bénéficierez donc d’un gain de temps remarquable en passant par la voie électronique.
Dans le cas où le délai légal de 21 jours n’est pas respecté en bonne et due forme, l’assemblée générale risque, tout bonnement et simplement, d’être annulée.
En utilisant la LRE eIDAS qualifiée, le syndic de copropriété réduit ses frais et ses délais d’envoi ! Vous pouvez donc envoyer vos convocations par lettre recommandée électronique 22 jours avant l’assemblée générale – L’envoi de la LRE étant instantané, les délais de 21 jours seront respectés.
C’est bien la date de première présentation qui fait foi.
Ainsi, pour éviter les erreurs, il existe des astuces toutes simples à adopter par les syndics.
Cela peut sembler évident, mais la première d’entre elles consiste à se référer à un calendrier. Ceci afin de bien compter 21 jours à partir du lendemain de l’envoi de la première convocation, en prenant en considération tous les jours fériés et chômés. Sachant que le 21e jour compte jusqu’à 24 heures.
A retenir que le délai de convocation est irrégulier si l’assemblée générale – qui ne peut en aucun cas se tenir au cours du 21e jour – se tient avant le 22e jour.
Pour se faciliter la tâche, la meilleure solution est sans doute de compter à rebours. Par exemple, si l’AG doit se tenir le 30 juin 2020, les convocations électroniques doivent être adressées au copropriétaire au plus tard le 8 juin 2020.
Pensez donc à récupérer en avance les consentements de vos copropriétaires. Le module d’AR24 est accessible depuis votre espace personnel et confère une date certaine à ces autorisations de notification par LRE.
Avec vos consentements et vos convocations prêtes, il ne vous restera plus qu’à envoyer en quelques secondes, par lettre recommandée électronique qualifiée, toutes vos convocations d’AG, même 22 jours avant la date de l’assemblée générale.
Du secteur bancaire, à celui de la santé en passant par la cryptomonnaie, la blockchain est une technologie de pointe pouvant être utilisée en complément de nombreux services. Elle vient accompagner aussi un des produits d’AR24 : le gestionnaire de consentement.
Le gestionnaire (ou module) de consentement est un outil mis en place par AR24 afin d’optimiser le recueil et la gestion des consentements des destinataires particuliers à leurs expéditeurs.
La jurisprudence veut qu’avant de notifier un destinataire particulier à une adresse donnée, ce dernier ait donné son consentement exprès à l’expéditeur (conformément à l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques).
Le module de consentement se présente sous la forme d’un carnet d’adresses où les consentements obtenus et/ou refusés peuvent être :
1. Renseignés manuellement par l’expéditeur,
2. Délégués à AR24 qui se chargera pour l’expéditeur de demander le consentement de son destinataire ; une fois celui-ci obtenu ou refusé, il remontera automatiquement dans le carnet.
Pour chaque consentement obtenu via son service (option 2), AR24 génère une preuve de consentement. Il s’agit d’une preuve horodatée, qui atteste de la date et de l’heure du consentement, téléchargeable à tout moment par l’expéditeur.
Cette preuve est une garantie du consentement exprès du destinataire à recevoir des recommandés électroniques de la part de l’expéditeur. De cette manière, vous serez 100% conformes à l’article L100 du CPCE et vous bénéficierez de toute la protection juridique nécessaire.
AR24 souhaitait sécuriser au maximum les consentements obtenus par l’intermédiaire de son service.
Les lettres recommandées électroniques d’AR24 sont doublement protégées par un système d’horodatage et de cachet électronique, assurant leur véracité et leur non-altération. Dans le cadre des preuves de consentement d’AR24, l’objectif était le même : attester de l’authenticité et de l’impossibilité d’altérer ces preuves.
Comment le faire de manière sûre, automatisée et simple ? AR24 s’est tourné vers la technologie de la blockchain.
« La blockchain est une technologie de stockage et de transmission d’informations, transparente, sécurisée, et fonctionnant sans organe central de contrôle.
Par extension, une blockchain constitue une base de données qui contient l’historique de tous les échanges effectués entre ses utilisateurs depuis sa création. Cette base de données est sécurisée et distribuée : elle est partagée par ses différents utilisateurs, sans intermédiaire, ce qui permet à chacun de vérifier la validité de la chaîne. » (Définition de Blockchain France)
La mise en place de la blockchain dans le processus de recueil du consentement via le gestionnaire d’AR24 propose ainsi le mécanisme suivant :
AR24 se fait encore une fois véhicule d’innovation : l’amélioration quotidienne de ses services faisant appel à des solutions novatrices, transparentes et sécurisées, pour répondre aux besoins de ses utilisateurs.
Pour que l’envoi d’une lettre recommandée électronique au sein de votre copropriété soit véritablement sécurisé, il est essentiel de suivre les bonnes démarches et de faire appel à un prestataire achemineur de confiance, qualifié par l’ANSSI (tel que AR24). Uniquement sous cette condition, vous pourrez bénéficier d’un service de qualité, conforme aux normes légales et capable de vous protéger en cas de litige.
Si vous souhaitez éviter toute mauvaise surprise lors de l’envoi de vos LRE dans vos copropriétés, préférez les services d’un prestataire d’acheminement des envois reconnu et qualifié. Il vous garantira alors un envoi fiable et sécurisé de vos recommandés électroniques, dans le respect du règlement eIDAS. Vos copropriétaires vous seront reconnaissants.
Ainsi, un prestataire tel que AR24 vous assurera un acheminement en toute sécurité et des services répondant à la réglementation :
1. L’horodatage, une contremarque de temps, définie par la loi, qui assure la valeur probante de la datation d’une action. Les LRE acheminées par AR24 sont horodatées et garantissent la fiabilité de des courriers recommandés électroniques envoyés par votre Syndics de copropriété. A cet égard, AR24 certifie également la date de première présentation, qui fait courir les délais légaux dans des nombreux cas.
2. La qualification eIDAS: issue d’une réglementation européenne dont l’ambition est d’accroître la confiance dans les transactions électroniques au sein de l’UE. Dans le cas d’une LRE qualifiée eIDAS, l’expéditeur doit s’identifier avec un degré de sécurité élevé avant de procéder à l’envoi. Le destinataire doit lui s’identifier avec un degré de confiance substantiel.
Seul un prestataire de confiance, certifié par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI), est habilité à acheminer une LRE eIDAS qualifiée. Cette qualification permet notamment de recevoir toutes les preuves classiques nécessaires (dépôt/envoi, réception, refus, négligence). A noter qu’AR24 a été le premier prestataire de service qualifié par l’ANSSI dès avril 2018.
3. AR24 garanti la parfaite confidentialité des contenus de vos LRE envoyées à vos copropriétaires. Seuls peuvent y avoir accès votre équipe Syndics, pendant 10 ans depuis votre espace personnel sur ar24.fr , et votre destinataire de LRE, s’il en a accusé réception. Les contenus envoyés (preuves, lettre et PJ) par LRE AR24 sont tous conservés durant dix ans sur des serveurs ultra-sécurisés situés en France.
Lorsque vous souhaitez adresser une LRE qualifiée eIDAS à un destinataire non professionnel, la loi vous impose de recueillir, au préalable, son consentement (conformément à l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques).
En d’autres termes, en tant que Syndic de copropriétés, et pour écrire par lettre recommandée électronique qualifiée à vos copropriétaires particuliers, vous devez recueillir leur consentement à une date exacte. Plusieurs options s’offrent à vous : module de recueil de consentement d’AR24, contrat signé avec le copropriétaire, récupération des consentements pendant une AG…
En ce qui concerne les destinataires professionnels, vous n’avez pas besoin de leur consentement pour leur envoyer une LRE qualifiée.
Dans ce contexte, votre prestataire d’acheminement AR24 vous simplifie la tâche pour obtenir ce prérequis via son gestionnaire de consentements (aussi appelé module de recueil de consentements).
Cet outil a été mis en place afin de faciliter l’accès à ces consentements demandés par la loi.
Vous pourrez ainsi :
– Recueillir le consentement de vos destinataires particuliers de façon homogène et efficace,
– Insérer les consentements ou refus des copropriétaires déjà obtenus,
– Posséder une liste à jour, modifiable à tout moment, de vos destinataires et de leurs consentements à être notifiés par voie électronique.
Ce gestionnaire de consentement, disponible depuis votre espace personnel AR24, vous permet aussi une bascule automatique sur un envoi papier dans le cas où le destinataire ne donne pas son consentement dans le délai imparti par vos soins.
Pour l’utiliser rapidement et en grand nombre, vous aurez à copier / coller le lien d’accès au module de recueil de consentement d’AR24 (disponible sur la page du module et propre à votre compte Syndics).
Puis vous pourrez envoyer ce lien par email à vos copropriétaires.
Ceux-ci n’auront plus qu’à cliquer dessus et compléter leur nom, prénom et adresse email, sur la page de redirection, pour vous donner leurs accords à recevoir des lettres recommandées électroniques eIDAS qualifiées.
Toute notre équipe est fière de vous annoncer qu’en avril 2020 AR24 a obtenu de la part de l’ANSSI le renouvellement de sa qualification eIDAS ; cette qualification nous permettant d’acheminer des lettres recommandées 100% électroniques qualifiées, sécurisées et strictement équivalentes aux LRAR.
Notre qualification est renouvelée pour une durée de deux ans.
En avril 2018 AR24 était le premier prestataire achemineur de LRE qualifiées eIDAS en France. Cette qualification arrivant à échéance, une opération de renouvellement était au rendez-vous.
En effet la qualification eIDAS nécessite d’un renouvellement tous les deux ans, chez tout prestataire de services qualifié. Pour définir si celle-ci peut être renouvelée, chaque prestataire est soumis à une évaluation qui établit si tous les critères de qualification sont toujours respectés.
AR24 respectant plus que jamais les critères techniques, de sécurité, ainsi que le cadre légal du règlement eIDAS, a obtenu le renouvellement de sa qualification.
Ainsi nous pouvons continuer à remplir notre mission numérique consistant à acheminer des lettres recommandées électroniques eIDAS qualifiées pour tous nos expéditeurs actuels et futurs.
Le Règlement eIDAS est un règlement de l’Union Européenne entré en application pendant l’année 2016 avec le but d’accroître la confiance des utilisateurs dans les transactions numériques et d’homogénéiser les éventuelles jurisprudences des pays européen à cet égard.
L’Etat français a repris le règlement européen, dans l’ordre juridique interne avec le décret d’application de la loi pour une République Numérique, entré en vigueur en Janvier 2019. Depuis cette date, seule une LRE eIDAS qualifiée constitue le strict équivalent juridique de la lettre recommandée électronique avec avis de réception (plus communément nommée LRAR).
Seul un prestataire de services de confiance ayant obtenu la qualification eIDAS est autorisé à acheminer des LRE eIDAS qualifiées, et donc équivalentes aux LRAR. L’ANSSI (l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information, rattachée au cabinet du Premier Ministre français) est l’organisme chargé d’attribuer les qualification eIDAS en France.
Afin d’obtenir et de renouveler la qualification eIDAS, chaque prestataire de service qualifié doit respecter des critères très précis, qui sont évalués au cours d’un audit technique.
Quels sont ces critères ?
Le prestataire de services de confiance qualifié doit :
En respectant tous ces critères, gage de la fiabilité de nos services, AR24 continuera à acheminer des lettres recommandées électroniques qualifiées pour ses expéditeurs, tout en restant à l’écoute de leurs besoins et suggestions qui nous permettent d’améliorer constamment nos services.
Retrouvez ici la qualification eIDAS d’AR24.
La lettre recommandée électronique (LRE) est un courrier numérique qui permet de notifier légalement auprès d’une ou plusieurs parties les conditions d’une affaire ou d’un contrat. Ainsi, à la demande des conjoints, la LRE peut être utilisée dans le cadre d’une indivision. Découvrez quelles sont les conditions de mise en place d’une LRE lorsqu’elle est envoyée dans le cadre d’une indivision.
Équivalent reconnu par la loi française de la lettre recommandée par voie postale, la LRE est un courrier 100 % numérique, avec accusé réception, envoyée directement sur internet vers une adresse mail. Cette solution est plus rapide, économique, écologique, performante, fiable et sécurisée que son pendant papier.
Il existe aujourd’hui 2 formats de courriers recommandés électroniques :
L’ERE simple, (ou envoi recommandé électronique simple) qui trouve son fondement dans l’article 43 paragraphe 1 du Règlement eIDAS, peut être envoyé à chaque fois que la loi n’impose pas l’utilisation d’une « lettre recommandée ». Il ne nécessite pas de vérification d’identité lors de la remise au destinataire. Cet envoi n’est pas le strict équivalent d’une LRAR papier.
La LRE eIDAS qualifiée est issue du règlement eIDAS dont l’ambition est d’accroître la confiance dans les transactions électroniques dans l’UE. Elle implique pour le prestataire de service de confiance qualifié (AR24), une vérification de l’identité de l’expéditeur au moment de l’envoi et du destinataire lors de la réception. Elle est le strict équivalent électronique de la LRAR papier traditionnelle.
Dans le cadre d’une indivision, pour faire parvenir une LRE eIDAS qualifiée, il est nécessaire de recueillir l’accord des destinataires au préalable. De plus, il vous faudra bien envoyer une LRE à chaque indivisaire.
Avec le temps, la lettre recommandée électronique a fait preuve de ses nombreux atouts. Aujourd’hui, sa valeur probante est même plus forte que celle d’un courrier recommandé postal classique.
Pourquoi ? Parce qu’avec AR24 notamment – un prestataire reconnu par l’État français, chaque envoi est certifié par horodatage (équivalent à un cachet de poste pour document numérique). De plus, la lettre recommandé électronique est la seule à pouvoir vous garantir la preuve du contenu transmis.
En outre, l’assentiment préalable auprès du destinataire – comprenant son adresse mail – qui doit être recueilli pour pouvoir lui envoyer une LRE, garanti l’inopposabilité de la remise de la lettre à la bonne personne.
Dans le cadre d’une indivision (détention du bien immobilier par des personnes différentes, appelées « coïndivisaires », sans qu’il y ait division matérielle de leurs parts), il vous faut 2 adresses e-mail distinctes à inscrire sur le contrat, une pour chaque propriétaire ; vous devrez alors envoyer une LRE eIDAS qualifiée à chacun.
L’indivision d’un bien vous impose de notifier par LRE chaque adresse email inscrite sur le contrat (vous adressez votre courrier à une personne distincte).
Dans la situation où les époux auraient décidé de ne choisir qu’une seule adresse email qu’ils consultent à deux, il faut penser à envoyer deux LRE en renseignant dans l’une le nom et prénom du premier indivisaire, et dans l’autre le nom et prénom du deuxième indivisaire. Grâce à l’identification visuelle à distance, les deux coïndivisaires pourront s’identifier chacun pour réceptionner leur propre LRE.
Dans cette situation particulière, il vous faut :
1) Déterminer ensemble les actes d’administration (réalisation de travaux non nécessaires à la conservation du bien, conclusion ou renouvellement d’un bail, conduite de toute action destinée à gérer le bien immobilier dans sa destination prévue).
2) Vous mettre d’accord sur les actes de conservation (réparation de toiture, réfection d’un système électrique défectueux, etc).
3) Décider à deux des actes de dispositions (vente, transformation du bien en local commercial, mise en place d’une hypothèque, etc).
4) Vous entendre sur les conditions de jouissance du bien immobilier.
5) Établir une convention d’indivision, un acte notarié par lequel les coïndivisaires s’engagent à suivre une certaine ligne de conduite. Elle doit notamment indiquer la durée de cette indivision, les conditions d’attribution des parts si l’un des ex-conjoints décède, les modalités de partage des frais d’indivision ou encore la nomination d’un gérant pour la prise en main de l’indivision.
La convention d’indivision pourra ensuite être transmise par un notaire aux ex-époux par lettre recommandée électronique qualifiée en toute conformité avec la législation : une LRE eIDAS qualifiée par adresse email et dans tous les cas une pour chaque propriétaire.
Vous souhaitez envoyer votre première lettre recommandée en ligne (LRE) mais vous ne disposez pas de moyen d’identification reconnu par nos services ? Ou peut-être ne l’avez-vous pas avec vous en cette période de confinement ? Dans le contexte actuel, AR24 a obtenu l’accord de l’ANSSI pour délivrer de manière 100% digitale les moyens d’identifications qui sont habituellement délivrés par voie postale.
Sur simple demande AR24 vous remettra votre moyen d’identification papier en pièce jointe d’une LRE eIDAS qualifiée.
Il s’agit d’une dérogation temporaire et exceptionnelle ; pour cette raison, passée la période de confinement, tout moyen d’identification transmis via LRE sera révoqué et substitué avec un autre moyen d’identification, directement envoyé à votre adresse postale, sans frais supplémentaire, et sans besoin d’action de votre part. Vous pouvez consulter notre article concernant la dérogation de l’ANSSI pour en savoir plus.
Suivez notre guide d’utilisation pour commencer à envoyer des lettres recommandées électroniques d’ici quelques minutes.
Pour commander votre moyen d’identification papier, qui est le seul dont la délivrance est assurée en période de confinement, vous pouvez suivre les étapes suivantes.
1. Créez votre profil sur ar24.fr
2. Rendez-vous sur « Mon compte » puis sur « Mon Identité électronique » pour commander votre moyen d’identification.
3. Vous allez recevoir, à l’adresse email indiquée pour la création de votre compte, une notification de le LRE qui contient votre moyen d’identification.
4. Identifiez-vous à distance, pour réceptionner la LRE et avoir accès à votre moyen d’identification. Pour vous identifier à distance vous aurez besoin d’une CNI ou d’un passeport (en cours de validité et en bon état) et d’un smartphone ou ordinateur équipé d’une caméra.
5. Une fois votre vérification d’identité validée, vous recevrez par email la LRE contenant en PJ votre identifiant.
6. Suivez les instructions sur le documents ou en ligne pour obtenir vos codes d’identification (également appelés codes OTP). Veuillez noter qu’il vous faudra utiliser un code pour chaque identification.
Et voilà, vous êtes prêt à envoyer votre première LRE eIDAS qualifiée !
NB : N’oubliez pas que, en accord avec l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques, vous devez avoir obtenu le consentement exprès de votre destinataire particulier à être contacté par voie électronique, avant de le notifier d’un documents ou d’une information par lettre recommandée électronique qualifiée. Pour cela vous pouvez utiliser le module de recueil de consentement directement depuis votre espace personnel AR24. Concernant les destinataires professionnels, vous n’avez pas besoin de recueillir leur consentement.
Etant d’habitude délivré par voie postale (remise en main propre de votre courrier par un facteur contre vérification de votre identité), ce moyen d’identification est aussi nommé « papier ». Il s’agit d’un document qui contient :
Vous avez le choix entre l’utilisation du QR code ou de la clé d’identification, pour générer des codes à usage unique (codes OTP).
C’est un de ces codes à usage unique (OTP) qui vous sera demandé dans l’interface d’envoi de LRE au moment d’effectuer votre envoi qualifié.
Le moyen d’identification est votre pièce d’identité numérique chez AR24. Veillez à le garder précieusement ; grâce à lui vous pourrez envoyer et réceptionner toute lettre recommandée électronique qualifiée acheminée par AR24.
Pour vous assurer de recevoir votre moyen d’identification définitif une fois passée la période de confinement, veillez d’ores et déjà à bien renseigner sur votre profil AR24 l’adresse postale à laquelle vous souhaitez recevoir votre moyen d’identification définitif.
Plus simple, fiable et rapide que la lettre recommandée papier dont elle a désormais la même valeur juridique, la LRE a fait ses preuves. Les syndics et les copropriétaires ne s’y sont d’ailleurs pas trompés et l’utilisent de plus en plus afin de faciliter leurs échanges. Toutefois, afin de profiter de compétences et de services optimaux, il demeure essentiel d’accorder une importance particulière au choix du prestataire d’acheminement de LRE. Dans ce cadre, découvrez pourquoi AR24 est aujourd’hui un des meilleurs prestataires pour servir les syndics et les copropriétaires.
Créée en 2015, AR24 a, au fil des années et à force d’audace, su rendre compte de l’efficacité de son courrier recommandé 100 % dématérialisé. Avant-gardiste dans le domaine, la start-up française a en effet été la première dans l’hexagone à proposer un tel service après qu’un décret ait mis fin en 2011 au monopole de La Poste. Un pari réussi au vu du nombre de clients toujours plus important à lui faire confiance.
Il faut dire que le leader tricolore d’envoi de LRE propose, avec sa technologie 100 % française et dématérialisée, un outil breveté, universel et ergonomique qui permet de transférer tout type de document sous n’importe quel format. De façon simple, rapide, économique, écologique, confidentielle et parfaitement sécurisée.
Fort de son expérience, AR24 est même devenu le premier prestataire de LRE en France à obtenir la qualification eIDAS dès avril 2018 par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI). A ce jour, AR24 est la seule société qualifiée et autorisée à identifier à distance les destinataires particuliers ; gage de la sécurité et de la fiabilité de ses services. Le règlement européen eIDAS du 23 juillet 2014 ayant pour but d’accroître la confiance dans les transactions électroniques au sein de l’Union européenne.
Loin de vouloir s’arrêter en si bon chemin, en mars 2020, AR24 a obtenu un renouvellement de sa qualification eIDAS par l’ANSSI. Une nouvelle reconnaissance pour une innovation conçue par le prestataire qui permet aux copropriétaires, et à tous les destinataires d’une LRE de pouvoir s’identifier à distance, en toute simplicité, via une webcam (ordinateur, tablette ou smartphone).
Par ce biais, l’identification pour récupérer une LRE ne nécessite que quelques secondes. Il suffit de télécharger la photo d’une pièce d’identité ou de la scanner et d’enregistrer une courte vidéo « selfie ». Ensuite, AR24 vérifie la correspondance entre le prénom et le nom du destinataire renseignés par l’expéditeur et celui inscrit sur la pièce d’identité ; la conformité de cette dernière (date de validité, numéro de carte, points de sécurités, etc) et la concordance entre les points biométriques de la photo d’identité et le visage enregistré via la webcam.
Ce dispositif inédit, également conforme aux critères imposés par le règlement général sur la protection des données (RGPD) combine niveau de fiabilité élevé et accessibilité pour tous.
Une première de plus, reconnue par l’État français, qui témoigne du professionnalisme d’AR24, de son avance dans le domaine et de sa volonté de toujours progresser pour proposer les meilleures prestations possibles aux syndics et aux copropriétaires, et globalement à tous ses clients.
D’ailleurs, ce savoir-faire n’a pas manqué de retenir l’attention. Ainsi, AR24 se positionne en France comme le leader des LRE sur le marché de l’immobilier et des syndics de copropriétés. Un plébiscite qui démontre la praticité et la qualité des services du prestataire pour faciliter les démarches entre syndics et copropriétaires.
Autre preuve, s’il en fallait, de la rigueur avec laquelle AR24 s’évertue à acheminer les lettres de la façon la plus optimale possible, plus de 6 000 notaires et clercs de notaire de France utilisent ses LRE au quotidien. C’est également le cas de milliers de professionnels de l’immobilier, de l’assurance, etc. De façon générale, la clientèle d’AR24 va de l’indépendant aux groupes du CAC40, en passant par les TPE/PME, les administrations et les collectivités. De quoi illustrer son agilité.
Face à la crise sanitaire actuelle, les entreprises françaises ont été obligées de repenser en vitesse leur organisation professionnelle autant que les outils et les services qu’elles avaient l’habitude d’utiliser. Parmi ces outils : les lettres recommandées. Obligatoires dans de nombreux cas, leur volume d’envoi représente chaque année environ 250 millions de courriers avec AR.
Seulement voilà, aujourd’hui, nous connaissons un ralentissement inévitable des services de distributions postaux ; la santé des facteurs en dépendant par rapport à leurs contacts directs avec des milliers de citoyens lors de leurs tournées de distribution de courriers.
La lettre recommandée électronique qualifiée (LRE) est strictement équivalente à la LRAR.
A la seule différence que lorsque vous décidez d’envoyer une LRAR sur internet, celle-ci est généralement rédigée et envoyée en ligne avant d’être imprimée et distribuée pour être remise en main propre par un facteur. Vous recevez alors la preuve d’AR quelques jours plus tard dans votre boîte aux lettres.
Tandis que pour une lettre recommandée électronique, tout est 100% dématérialisé : de l’envoi à l’accusé réception. Vous recevez les preuves de dépôt et d’envoi, de réception ou de négligence, voire de refus, par email. Votre destinataire peut récupérer son courrier recommandé depuis chez lui sans se déplacer en bureau de poste et sans aucun contact avec un facteur.
Le processus complet ne prend qu’une dizaine de minutes de l’envoi à la réception.
Si le procédé paraît simple, il doit cependant respecter strictement les règles de sécurité imposées par l’Union Européenne avec la réglementation eIDAS. A ce sujet, l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information) veille au respect du règlement eIDAS et qualifie uniquement comme prestataire de service de confiance qualifié les sociétés qui cochent toutes les cases en utilisant les technologies :
Aujourd’hui et grâce aux avancées technologiques de sécurité informatique, seules quelques sociétés françaises sont en droit d’acheminer de façon 100% légale des lettres recommandées électroniques qualifiées eIDAS. Attention, lors du choix de votre prestataire, celui-ci doit apparaître sur le portail de la commission européenne pour prouver sa certification.
Attention : tous les achemineurs qualifiés ne peuvent pas notifier des LRE à tous types de destinataires.
Dans la majorité des cas, l’acheminement n’est possible que d’une société vers une autre société. Sauf pour AR24 qui est aujourd’hui le seul achemineur de confiance en France à pouvoir notifier par LRE des professionnels et des particuliers.
L’envoi de lettres recommandées électroniques qualifiées est un service qui s’adresse essentiellement aux expéditeurs professionnels. Cependant, les particuliers peuvent aussi en profiter à partir du moment où ils effectuent les 2 actions suivantes avant d’envoyer une LRE :
Ces 2 actions peuvent prendre un peu de temps pour un particulier et l’envoi d’une seule lettre recommandée électronique n’est pas forcément intéressant dans ce contexte. Les particuliers n’envoyant généralement que quelques LRE chaque année.
Alors que côté professionnel, une fois ces actions effectuées, ceux-ci peuvent envoyer autant de lettres recommandées électroniques qualifiées qu’ils en ont besoin. Sociétés et professionnels envoyant pour certains quelques milliers de recommandés chaque année.
NB : Pour notifier une information à un professionnel par LRE, vous n’avez besoin que de son adresse email. Tandis que pour notifier une même information à un particulier il vous faudra au préalable recueillir son consentement.
AR24 est l’unique prestataire qualifié eIDAS à pouvoir authentifier de façon 100% légale un destinataire particulier.
Face à la crise sanitaire que subit actuellement la France, l’ANSSI a donné, par l’intermédiaire d’un courrier officiel, l’autorisation temporaire à AR24 d’authentifier de façon 100% dématérialisée les expéditeurs de courriers recommandés ne possédant aucun moyen d’identification.
Ainsi, pas besoin d’un facteur et d’une remise d’identifiants en main propre lors de la première identification pour l’expéditeur de LREQ. Les codes OTP sont envoyés par lettre recommandée électronique qualifiée eIDAS et en suivant la procédure d’authentification digitale unique d’AR24 ; l’expéditeur peut alors faire partir ses recommandés en quelques minutes.
Cette dérogation est importante pour l’ensemble des entreprises françaises à l’heure où les délais d’acheminement de LRAR sont impactés par la période de confinement.
Avec la LRE, l’acheminement n’est pas compromis et la distribution est assurée car 100% dématérialisée. Cette technologie permet aux sociétés françaises de ne pas subir de ralentissements dans leurs habitudes de travail. Elles peuvent continuer à effectuer leurs communications par recommandés avec leurs partenaires et leurs clients professionnels et particuliers.
Le recommandé est indispensable pour bon nombre de professionnels et aujourd’hui, grâce à la lettre recommandée électronique et à la technologie d’authentification développée par AR24, la continuité de service est assurée à 100%.
En savoir plus sur la dérogation de l’ANSSI
Consulter le courrier de l’ANSSI
Si vous souhaitez recevoir plus d’informations, des conseillers dédiés et spécialisés sur votre secteur d’activité sont disponibles pour vous accompagner dans la mise en place de la LRE dans votre société. N’hésitez pas à les contacter directement depuis le formulaire de contact AR24 ou par email à l’adresse commercial@ar24.fr.
Dans ce contexte de crise sanitaire liée au COVID-19, AR24 s’est demandé comment rendre accessible son service d’acheminement de lettres recommandées électroniques eIDAS qualifiées à tout le monde.
Comment expédier des courriers recommandés électroniques de manière efficace, 100% légale et digitalisée, dans ce moment où des mesures restrictives au déplacement des personnes ont été mises en place ? Nous avons aujourd’hui une solution pour tous.
Au titre de l’article 44 §1 b) du règlement eIDAS et de l’article R. 53-1 du code des postes et des communications électroniques, l’expéditeur doit s’identifier à un degré de confiance élevé, avant de pouvoir procéder à l’envoi d’une lettre recommandée électronique. Ce degré de confiance élevé est assuré par une vérification d’identité en face à face physique. C’est pour cette raison que les moyens d’identifications que nous proposons sont habituellement envoyés par voie postale, et remis contre signature par un facteur.
Dans ces circonstances de limitation des déplacements et de forte perturbation de la distribution postale, cela représentait évidemment une contrainte pour toute personne désirant passer à la dématérialisation de ses envois, et une procédure peu sécurisée pour la santé des acteurs concernés (facteurs, personnes devant réceptionner l’identifiant).
C’est pour cette raison qu’AR24 a demandé à l’ANSSI (organe détaché du Premier Ministre, qui attribue le statut de prestataire de confiance qualifié), une dérogation quant à la modalité de remise des identifiants aux futurs expéditeurs.
C’est avec plaisir que nous vous annonçons que l’ANSSI a répondu favorablement à notre demande.
Cela signifie qu’à partir du 24 mars, et pour une période de temps limitée à la durée des mesures restrictives au déplacement des personnes, les identifiants papier (codes OTP) nécessaires pour devenir expéditeur de LRE eIDAS qualifiées, seront remis à qui en fait la demande, par voie électronique, en pièce jointe d’une LRE envoyée par nos soins. L’identification du futur expéditeur doit tout de même avoir lieu : elle sera effectuée grâce à notre service d’identification visuelle à distance, qui garantit un niveau de confiance substantiel.
La délivrance des identifiants papier via LRE étant une mesure exceptionnelle mise en place suite aux mesures restrictives au déplacement des personnes, AR24 délivrera à nouveau les identifiants par voie postale une fois ces mesures levées.
Pour la même raison, tout identifiant papier transmis via LRE sera révoqué et substitué avec un autre identifiant, directement envoyé à votre adresse postale, sans frais supplémentaire, et sans besoin d’action de votre part. Veillez cependant à bien renseigner dans votre profil AR24 l’adresse postale à laquelle vous souhaitez recevoir vos identifiants après le confinement.
Nous veillerons à vous prévenir en amont de cette étape, et à faire en sorte que le passage d’un identifiant à l’autre soit le plus fluide possible, pour vous assurer l’accès à notre service en continu.
La communication complète de l’ANSSI disponible à la lecture.
Accuser réception de sa lettre recommandée électronique qualifiée peut être extrêmement simple à partir du moment où votre destinataire copropriétaire effectue les bonnes actions. Celles-ci sont très détaillées, que la réception soit faite sur mobile ou sur ordinateur… Mais il y a des réticences, qui, pour une part, ne proviennent pas de la solution électronique, mais plutôt des aprioris du destinataire de LRE.
Alors, quelles sont les meilleurs pratiques pour faciliter la réception de lettres recommandées électroniques qualifiées par vos copropriétaires ?
Envoyer des lettres recommandées électroniques qualifiées est aussi simple que d’envoyer un email. Il suffit de configurer son message, y ajouter ses pièces jointes puis terminer en ajoutant les informations personnelles du destinataire copropriétaire. Une méthode très efficace, que vous passiez par votre prestataire éditique intégrant notre solution ou que vous utilisiez directement ar24.fr pour envoyer vos recommandés sécurisés 100% dématérialisés.
Pour rappel, si vous décidez de notifier par LRE un destinataire copropriétaire particulier, vous devez au-préalable lui demander son consentement. C’est une obligation légale dont vous ne pouvez pas vous passer. Le recueil de consentement doit être effectué de manière expresse de la part du copropriétaire comme le dispose l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou encore l’article 64-1 du décret du 17 mars 1967.
Vous pouvez d’ailleurs récupérer le consentement de celui-ci à différents moments de votre relation professionnelle Syndic / Copropriétaire : lors de la signature d’un contrat, pendant une assemblée générale ou encore grâce au module de consentement proposé par AR24. Ce module de recueil de consentements est disponible en ligne et vous permettra de récupérer ceux de vos destinataires particuliers en leur conférant une date certaine.
Facile d’utilisation pour vos copropriétaires, ceux-ci recevront une note d’information sous forme d’email leur demandant s’ils sont d’accord de recevoir des notifications électroniques de la part de leur Syndic. Pour y répondre favorablement, il leur faudra y consentir.
En suivant le lien contenu dans l’email, ils arriveront sur une page web leur demandant de compléter 3 champs : nom, prénom et adresse e-mail. Une fois ces informations complétées et envoyées, ils auront donné leur consentement et vous pourrez les notifier avec des lettres recommandées électroniques qualifiées.
Rien ne vous empêche d’envoyer, en parallèle de votre campagne de recueil de consentements, un email d’information à l’attention de vos copropriétaires. Ainsi vous les rassurerez quant à cette étape importante du processus.
Réceptionner une LRE sur son mobile ou sur son ordinateur est plus simple que de devoir se déplacer en bureau de poste pour récupérer son courrier un soir avant 19h00 ou un samedi matin avant 13h00. Le recommandé électronique arrivant sur la boite email du destinataire, il pourra accuser réception dès qu’il le souhaite, à toute heure de la journée.
Mais pour cela, il faut au préalable que l’expéditeur effectue un travail d’information. En informant vos copropriétaires des différentes démarches à effectuer, de la facilité d’utilisation et des avantages que procure la notification par lettre recommandée électronique, vos copros n’auront qu’une envie : passer au recommandé AR24 100% dématérialisé.
Vous pouvez, par exemple, leur apporter toutes les informations nécessaires pendant la signature des contrats. Lors de cet échange, le copropriétaire sera surement très intéressé à l’idée de savoir qu’il peut recevoir de façon 100% dématérialisée (l’ensemble de) la convocation d’assemblée générale et les pièces jointes l’accompagnant.
L’identification pour ouvrir sa lettre recommandée électronique est d’ailleurs facilitée et très sécurisée. AR24 répondant à toutes les exigences de la Réglementation Européenne eIDAS.
Enfin, une autre solution consiste à aborder le sujet de la lettre recommandée électronique lors d’une assemblée générale. Vous prendrez ainsi le temps de répondre à toutes les questions que peuvent se poser vos copros. Vous pourrez les rassurer et les accompagner. Cette dernière solution sera excellente pour accompagner les derniers copropriétaires plus réfractaires au tout numérique.
Le plus important du côté des syndics étant surtout de casser les aprioris et de rassurer vos destinataires. Tout est beaucoup plus sécurisé et bien plus pratique avec la LRE qualifiée. Plus besoin d’imprimer des kilos de papiers ni même de devoir les classer dans des trieurs toujours plus volumineux. Tout est digitalisé, accessible sur un ordinateur et téléchargeable à tout moment par l’expéditeur ou le destinataire pendant une durée de 10 ans.
AR24 est depuis 2015 un précurseur dans le domaine de la dématérialisation des envois recommandés.
En tant que spécialiste des envois recommandés en ligne, les solutions proposées sont aujourd’hui diverses et chacune est plus ou moins adaptée à la situation de l’expéditeur et du destinataire.
Pour aller à la rencontre des exigences de ses utilisateurs, mais aussi pour répondre proactivement aux changements majeurs du cadre légal français, les types d’envois recommandés en ligne proposés par AR24 ont en effet évolué au fil du temps.
Avant l’entrée en vigueur du Règlement eIDAS, l’envoi recommandé électronique simple (ERE simple) était le produit phare des envois en ligne 100 % dématérialisés.
Les ERE simples ont été introduits par la loi française en 2005 avec un décret d’application en Février 2011, jusqu’à ce que la loi pour une République Numérique abroge leur cadre législatif en Octobre 2016.
Pour la facilité de son envoi et de sa réception, ce type d’envoi fonctionne de manière très similaire à un envoi par e-mail : l’expéditeur renseignera son envoi depuis son compte sur ar24.fr et le destinataire n’aura qu’à cliquer sur un lien de notification reçu sur son adresse email pour réceptionner l’envoi.
Aujourd’hui, vous pouvez continuer à utiliser des envois « simples » pour certifier de l’ouverture d’un document envoyé, ou pour certifier d’une date, mais l’envoi de recommandé électronique simple n’est plus le strict équivalent de la lettre recommandée classique.
En effet, depuis l’entrée en application de l’article L100 CPCE en janvier 2019, les conditions pour pouvoir définir une lettre recommandée en ligne strictement équivalente à la « lettre recommandée » classique ont changé.
Pour tous les cas où la loi requiert un « envoi par courrier recommandée A/R », vous devez donc choisir la lettre recommandée électronique eIDAS qualifiée parmi les envois de lettre recommandée en ligne proposés par AR24.
La lettre recommandée électronique eIDAS qualifiée (LRE eIDAS ou LRE qualifiée) est aujourd’hui la lettre recommandée en ligne qui est 100% équivalente à un courrier recommandé classique.
Seulement les prestataires de confiance qualifiés peuvent l’acheminer ; AR24 en fait partie, et a été le premier à recevoir la qualification de l’ANSSI.
Les principales différences entre un envoi recommandé simple et un envoi recommandé eIDAS résident dans :
Afin de pouvoir effectuer un envoi de LRE eIDAS il faudra donc se munir d’un moyen d’identification. Les professionnels du domaine juridique en disposent souvent déjà et si ce n’est pas le cas, AR24 vous offre plusieurs solutions.
Le destinataire devra également prouver son identité avant de pouvoir accéder au contenu de son recommandé. Le moyen le plus répandu et à la portée de tout le monde est l’identification visuelle à distance, conçue par AR24 pour qu’un destinataire s’identifie à l’aide d’un smartphone ou d’un ordinateur muni de camera.
Il est important de savoir qu’avant de notifier par voie électronique un destinataire particulier, il faut avoir obtenu son accord exprès ; peu importe le type de recommandé électronique choisi.
La lettre recommandée papier (LR papier) proposée par AR24 peut aussi être considérée une lettre recommandée en ligne. En effet, si c’est vrai que son fonctionnement n’est pas 100% dématérialisé, elle simplifie tout de même le procédé d’envoi, en évitant à l’expéditeur l’impression, la mise sous pli, et le déplacement pour aller envoyer son recommandé.
Quel est son fonctionnement ?
La lettre recommandée papier permet donc au destinataire d’avoir le recommandé sous forme papier, en offrant tout de même un gain en termes de temps et de praticité à l’expéditeur.
La lettre recommandée optimale (LR optimale) est la dernière arrivée parmi les produits AR24. Elle est la combinaison de deux produits vus précédemment (LRE eIDAS qualifiée et LR papier). Cette lettre recommandée en ligne est « optimale » dans le sens où le contenu de la lettre – que l’expéditeur renseigne directement en ligne depuis son compte AR24, comme toujours – parviendra au destinataire sous format papier ou sous format électronique en fonction de sa préférence.
Cela représente ainsi le choix idéal si l’expéditeur ne connaît pas les préférences de son destinataire, car en effet AR24 se charge de lui demander son accord à être notifié par voie électronique pour l’expéditeur. Si le destinataire accepte d’être notifié par voie électronique, l’envoi sera transmis via LRE eIDAS qualifiée, autrement, il s’agira d’une LR Papier.
Les courriers recommandés en ligne proposés par AR24 sont de différents types, chaque expéditeur n’a qu’à choisir l’envoi qui répond le mieux à ses exigences. Consultez notre comparateur de lettres recommandées en ligne pour plus d’informations.
Pour accuser réception de sa lettre recommandée électronique qualifiée, un copropriétaire doit prouver qu’il est bien destinataire de celle-ci. Cela se fait tout d’abord en transmettant une photo de la pièce d’identité. En effet, il faut que celui-ci fournisse la copie d’un document d’identité : une photo de son passeport ou de sa carte d’identité depuis le processus d’identification d’AR24.
Toutefois, il arrive que le destinataire ne souhaite pas fournir « cette photo » pour plusieurs raisons qui lui son propres. Il est alors important pour vous de déterminer les raisons de cette réticence de la part de votre copropriétaire, et de le rassurer.
En effet, il peut arriver que certaines personnes ne souhaitent pas fournir de photo de leur pièce d’identité depuis une application ou directement par e-mail, pour finaliser un contrat ou récupérer un document.
Cette réalité est assez commune sur une cible qui n’a pas l’habitude de travailler avec des nouvelles technologies et il est compréhensible de rencontrer ce type de réticences face à la dématérialisation des services.
Il est néanmoins important de comprendre que le passeport ou carte nationale d’identité sont les seuls documents légaux pouvant attester de l’identité et de la nationalité d’un individu – Attention, le permis de conduire ne fait pas partie des documents légaux d’identification acceptés par AR24, n’ayant pas la même valeur que les autres deux documents.
Dans le cas où votre copropriétaire refuse de faire parvenir une copie de son document d’identité pour une raison ou une autre, vous devez tout d’abord en connaître sa motivation. En général, il s’agit de la peur de se faire voler son identité, que celle-ci soit publiée sur internet, etc. Mais ça peut être tout autre chose.
Posez simplement la question à votre destinataire : contactez-le par e-mail ou par téléphone et prenez le temps d’échanger avec lui. Rassurez-le quant au fait que chez AR24 nous ne gardons aucune trace des documents d’identités, ceux-ci étant automatiquement supprimés dans les 72H qui suivent la vérification d’identité du destinataire.
Le meilleur moyen d’anticiper le refus d’un copropriétaire reste de lui expliquer en amont tous les éléments qu’il aurait besoin de connaître. Prenez le temps d’échanger avec vos destinataires avant l’envoi de vos LRE afin de les préparer.
Bien souvent, un simple email suffit pour rassurer vos copropriétaires et casser leurs aprioris concernant l’action de fournir une copie de leur pièce d’identité à un prestataire de services de confiance tel qu’AR24.
Profitez « d’évènements obligatoires » pour communiquer avec vos copropriétaires.
Vous savez que vous devez recueillir le consentement de vos destinataires particuliers avant de pouvoir les notifier avec des lettres recommandées électroniques qualifiées eIDAS.
En utilisant le module de recueil de consentements proposé par AR24, vos contacts reçoivent un email les informant du fait qu’ils doivent donner leur accord avant de recevoir des LRE par voie dématérialisée.
Lors de cet envoi, tout vous autorise à envoyer un email supplémentaire, rédigé par vos soins, afin de les prévenir des actions qu’ils devront entreprendre pour la réception de leur recommandé électronique.
Autre possibilité bien en amont : lors de la signature d’un contrat (ou d’un document concernant la copropriété), vous pouvez évoquer le sujet et répondre à toutes les questions que vos copropriétaires pourraient se poser.
Le fait d’aborder le sujet à ce moment vous permet de mettre également en avant votre volonté d’être prévenant et à l’écoute. Vous mettez tout en œuvre pour réduire les coûts et l’impression de papier et il est certain que vos interlocuteurs ne seront pas insensibles à vos arguments.
Enfin, si vous rencontrez plusieurs personnes qui ont des réticences quant à la lettre recommandée électronique car elles ne souhaitent pas passer par l’identification à distance, n’hésitez pas à rassurer vos destinataires lors de l’AG ; vous avez énormément d’avantages à utiliser un service de courriers recommandés 100% dématérialisés, et eux également.
N’oubliez pas que la grande majorité des destinataires porte à terme avec succès le procédé d’identification. De plus, du moment où vous avez recueilli le consentement de vos copropriétaires à être notifiés par LRE, c’est la preuve de dépôt et d’envoi qui fait foi, notamment pour vos convocations d’AG.
Au titre de l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques, la lettre recommandée électronique eIDAS qualifiée est strictement équivalente à la lettre recommandée papier. En effet, le législateur français a choisi d’instaurer cette stricte équivalence du fait de la présomption de fiabilité dont la lettre recommandée électronique eIDAS bénéficie.
Cependant, la lettre recommandée au format électronique présente de nombreux atouts par rapport à son homologue papier.
Le gain de temps et la praticité de l’envoi au format électronique sont incontestables.
Différemment d’un courrier recommandé papier, pour lequel l’expéditeur doit se tenir aux horaires d’ouverture des bureaux de poste, la lettre recommandée électronique peut être envoyée n’importe quel jour, y compris un jour férié, à n’importe quelle heure, sans avoir à se déplacer de son poste de travail ou de chez soi.
Les délais d’envoi d’un recommandé papier avec AR dépendent de plusieurs critères. Il faut compter la logistique de se rendre au bureau postal, le délai d’acheminement du courrier (qui peut aller de 1 à plusieurs jours en fonction aussi des jours fériés) et le temps que le facteur effectue la remise en main propre ou laisse un avis de passage chez le destinataire.
Avec la lettre recommandée électronique, tous ces délais sont réduits à néant.
Un envoi recommandé au format électronique représente donc un gain de temps remarquable, surtout pour tous les cas où les délais courent à partir de la preuve de première présentation.
Cette dernière correspond en effet à la preuve de dépôt et d’envoi, qui est envoyée à l’expéditeur sous format électronique immédiatement après l’envoi.
Autre avantage non négligeable : le tarif de la lettre recommandée électronique.
Un courrier recommandé papier a un tarif de départ de 4.30€* pour un envoi vers la France, le prix augmentant rapidement en fonction du poids de votre lettre et du Pays vers lequel vous l’envoyez. L’option « accusé de réception » est également payante.
En revanche, un courrier recommandée électronique d’AR24, comprend dans tous les cas une preuve de réception, et a un coût fixe de 2.99€*² indépendamment du nombre de documents joints, et du Pays de destination de l’envoi. Avec une LRE vous pouvez expédier des milliers de documents, atteignant les 256 Mo de pièces-jointes.
Pour accuser réception d’un courrier recommandé papier AR le destinataire doit être présent au passage du facteur. Si ce n’est pas le cas il devra aller récupérer le courrier au bureau de poste pendant les horaires d’ouverture.
Avec la LRE le destinataire peut réceptionner à n’importe quel moment et depuis n’importe où son courrier recommandé électronique. Pour cela, il n’aura besoin que d’un smartphone ou d’un ordinateur muni de caméra.
Une fois celui-ci expédiée, vous n’aurez aucune preuve concrète du contenu de votre lettre recommandée papier, ce dernier étant physiquement en transit ou en possession du destinataire.
La Lettre Recommandée Électronique est le seul envoi recommandé qui peut vous garantir la preuve du contenu en tant qu’expéditeur.
Une fois vos courriers recommandés envoyés ou réceptionnés, il faut aussi les stocker, qu’ils soient au format papier ou électronique.
C’est pour cette raison qu’ AR24 vous garantit 10 ans de stockage sécurisé pour vos LRE (y compris preuves et pièces jointes) sans aucun surcoût. De quoi faire des économies de papier et de place dans votre bureau ! De plus, les serveurs d’AR24 étant situés en France, vos données bénéficient de toute la protection et confidentialité nécessaires.
*Prix au 20/02/2020 : https://www.laposte.fr/tarifs-postaux-courrier-lettres-timbres
*²Tarif en vigueur au 16 juillet 2020.
Les syndics de copropriétés sont aujourd’hui plus nombreux à avoir recours à la lettre recommandée électronique (LRE) pour échanger avec les copropriétaires, notamment dans le cadre des convocations aux assemblées générales. Aujourd’hui, il existe une solution qui permet de sécuriser un peu plus ces échanges : la LRE eIDAS (I.). Le choix d’une LRE par rapport à un format papier présente de nombreux avantages pour les parties (II.). Le numérique permet aux entreprises comme aux particuliers de simplifier l’ensemble des procédures.
Depuis le 1er janvier 2019, il est possible d’envoyer des recommandés électroniques avec une « mention » eIDAS. Cette solution trouve sa place à côté de la LRE simple (sans qualification eIDAS) ; la réglementation eIDAS ayant pour objectif de renforcer la sécurité mais aussi la confiance des utilisateurs dans les communications numériques avec force probante.
Pour cela, de nouvelles obligations sont mises en place pour garantir un échange optimal entre les deux parties. La vérification de l’identité de l’expéditeur (à un niveau élevé) et de celle du destinataire (à un niveau substantiel). Le choix d’une LRE qualifiée est généralement favorisé par la sécurité que cette dernière procure aux parties ; elle est à valeur probante et strictement équivalente au courrier recommandé papier avec AR.
Le prestataire doit toujours vérifier l’identité de l’expéditeur et du destinataire lorsqu’il a la charge de l’acheminement d’une lettre recommandée qualifiée eIDAS. Il doit aussi être qualifié comme prestataire de service de confiance « QeRDS » pour pouvoir envoyer ces LRE.
Depuis le 1er janvier 2019, le prestataire chargé de l’acheminement des lettres recommandées doit respecter certains critères pour pouvoir acheminer des LRE eIDAS qualifiées : horodatage, preuves électroniques, vérification d’identité, etc.
Ces mesures viennent alors considérablement renforcer la confiance des utilisateurs dans ces envois. En utilisant ce service, les syndics renforcent ainsi la sécurité des communications au sein de leurs copropriétés ; ils font également gagner du temps à leur destinataires copropriétaires en leur permettant de s’identifier à distance.
La LRE présente de nombreux avantages pour les syndics de copropriété.
En premier lieu, cette solution numérique facilite les échanges en les rendant plus rapides. Les délais d’acheminement sont raccourcis avec cette solution. Plus besoin de faire passer en impression, en direct ou à distance, tous les courriers recommandés papiers à envoyer ; ceux-ci sont dorénavant 100% dématérialisés ; ils sont créés et envoyés en quelques clics, depuis le site d’AR24 ou depuis votre solution éditique (à condition que celle-ci nous ait intégré en API).
De plus, les coûts liés aux envois sont aussi diminués : les frais postaux réduits sont très rapidement appréciables. Il n’y a pas de surcoût lié au volume de documents envoyés.
Enfin, le choix d’une LRE démontre la volonté du syndic de faire évoluer les échanges avec les copropriétaires afin de les rendre plus simples et plus rapides. Avec le choix du numérique, il n’est pas nécessaire d’imprimer les convocations d’assemblée générale. Les copropriétaires pourront faire le choix eux-mêmes de les imprimer ou non.
La LRE eIDAS, est une solution particulièrement intéressante à mettre en avant pour réduire vos frais et votre emprunte carbone : les copropriétaires étant aujourd’hui sensibles à ces engagements tarifaires et écologiques de la part des syndics de copropriétés.
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